مميزات برامج مجموعة التوزيع الحسابات والمخازن والمشتريات

تعد برامج مجموعة التوزيع هى منظومة مخزنية متكاملة متخصصة في إدارة ورقابة كافة عمليات التوزيع والأنشطة المخزنية واللوجيستية المختلفة بسهولة، وتمكنك مرونة برنامج حسابات ومخازن من تخصيصه وهيكلته وفقًا لمتطلبات وحجم النشاط، ويُسهل عليك البرنامج التعرف على كافة البيانات والأصناف، وتسجيل كل حركة في المخزون، بالإضافة إلى احتوائه على مجموعة كبيرة جدًا من التقارير التي تغطى كافة العمليات على المخزون، كما يتيح البرنامج عمليات جرد المخازن والتسويات وعمليات التحويل بين المخازن بسهولة.

فهو منظومة مخزنية متكاملة متخصصة فى إدارة ورقابة كافة عمليات التوزيع  والأنشطة المخزنية واللوجيستية المختلفة بشكل سهل ومرن يمكن تخصيصه وهيكلته وفقا لمتطلبات وحجم النشاط، يقدم برنامج حسابات ومخازن وعمليات التوزيع نظام متكامل لإدارة جزء هام وجوهري من نشاط أي شركة على اختلاف حجمها وطبيعة عملها مع الترابط التام مع برامج حسابات منظومة أكفليكس المتكاملة.

كيف يتم ربط الفاتورة الإلكترونية ببرنامج المبيعات 

- يتم التكامل عن طريق ربط الـ API  بالبورتال الخاص بالعميل عن طريق مفتاح الهاش والتوقيع الإلكتروني وذلك للتأكد من بيانات العميل ثم شاشة التزامن لارسال الفواتير لمنظومة مصلحة الضرائب مع امكانية التعديل او الحذف واعادة المزامنة.

شاهد دورة عمل برنامج حسابات ومخازن

الفاتورة الإلكترونية و ربطها مع برامج مجموعة التوزيع:

- إعداد و تجهيز البيانات للربط بمنظومة الفاتورة الإلكترونية

يتم تكويد الأصناف بناءًا على الأكواد المحددة من مصلحة الضرائب و تسجيل بيانات العملاء بالسجل التجاري و الربط مع مصلحة الضرائب من خلال API الخاص بالتكامل و إعداد شاشة إرسال الفواتير و مزامنتها.

أهم ما يميز برنامج حسابات ومخازن

يتميز برنامج حسابات ومخازن بعدة خصائص ومميزات من أهمها:

- تعريف وتوصيف عدد لانهائي من المخازن، والمستودعات باختلاف الغرض منها وباختلاف موقعها الجغرافي.

- إدارة متكاملة للعمليات المخزنية المختلفة مثل جرد المخازن، والتسويات، وعمليات التحويل بين المخازن.

- إدارة الأصناف وتعريفاتها وإنشاء قوائم الأسعار وعروض الأصناف المختلفة.

- دورة مشتريات متكاملة «داخلية وخارجية»، ومرنة يمكن تخصيصها على حسب حجم النشاط.

- منظومة مبيعات متكاملة تَدعم كافة أشكال البيع «نقاط بيع - تطبيق مندوبين المبيعات - دورة مبيعات».

- يقوم البرنامج آليًا بإنشاء كافة القيود.

- الربط بين الصنف ومكوناته وبدائله وملحقاته عند الاضافة أو الصرف بالمخزن.

- إنشاء الأصناف بشكل شجري.

- أكثر من 14 كود للصنف لسهولة البحث عنه. 

- إضافة الصنف بأكثر من وحدة والتحويل بينهما عند الاضافة أو الصرف.

- ربط الصنف بأكثر من مخزن، وتحديد سعر الصنف بكل مخزن.

- برنامج حسابات ومخازن يتناسب مع كافة الأنشطة (صناعية – زراعية – تجارية – تعدين – مقاولات ... ).

- نسخ الأصناف من مخزن إلى مخزن آخر آليًا في جزء من الثانية.

 - إمكانية إنشاء عدد لا نهائي من الأصناف في جزء من الثانية.

- اضافة كميات الأصناف بقارئ الباركود.

 - إضافة أرصدة أول المدة لكافة الأصناف المخزنية من ملف إكسّيل.

- استيراد البيانات من ملف إكسّيل ( الأصناف المخزنية – فواتير الشراء أو البيع – بيانات العملاء أو الموردين ......).

- المميز داخل برنامج حسابات ومخازن هو التعامل مع ملفات الإكسّل بما يوفر الوقت والجُهد.

- جرد الأصناف مهمة سهلة للغاية.

- البرنامج يقوم بإنشاء التسويات الجردية أليًا.

- ضبط التكاليف المخزنية آليًا من خلال برنامج حسابات ومخازن.

- دورة نموذجية لعمليات البيع والشراء.

- الربط بين المخازن وعمليات البيع والشراء.

- تقارير مميزة تُغطي كافة المعلومات عن الأصناف المخزنية. 

- تقارير مميزة تغطي كافة المعلومات عن الموردين، وعمليات الشراء. 

- تقارير مميزة تغطي كافة المعلومات عن العملاء، وعمليات البيع. 

- رسائل تحذيرية عند الخطأ، ورسائل تنبيه للتذكير، وشاشات مُساعدة لسهولة الأداء.

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

الربط مع المتاجر الالكترونية ومواقع الإنترنت

يتميز برنامج إدارة الحسابات والمخازن بخاصية الربط مع النظم الأخرى، ومواقع الإنترنت المختلفة، فإذا كان لديك متجر إلكتروني مُعين أو تطبيق مبيعات أو أي نظام مبيعات آخر، يُمكنك الأن بسهولة ربط نظام erp المحاسبي آكفليكس بمتجرك الإلكتروني والحصول على المعلومات أولًا بأول في حالة تنفيذ أي عملية بيع أو تحصيل أو حجز تتم من خلال الموقع، على سبيل المثال إذا قام العميل بطلب كمية معينة من خلال متجرك الإلكتروني يقوم النظام تلقائيًا بتنبيهك إذا كانت الكمية متوفرة لديك أم لا، وإذا أتممت عملية البيع يقوم برنامج المبيعات بتسجيل الفاتورة والتحصيل تلقائيًا.

تعريفات الأصناف والمخازن في برنامج حسابات ومخازن آكفليكس

صُمم برنامج حسابات ومخازن وإدارة، ومراقبة الحركات المخزنية من آكفليكس لخدمة الشركات الكبرى، والمتوسطة لما يشتمله من تفاصيل دقيقة ومعالجة شاملة للحركات المخزنية المختلفة في ضوء نظام صلاحيات متكامل على مستوى الشاشات، والتقارير، والبيانات الداخلية ويتسم برنامج حسابات المخازن بالمزايا التالية :

- إضافة وتسجيل عدد لا محدود من المخازن.

- إضافة وتسجيل بيانات الأصناف في شكل شجري.

- تسجيل الخصائص التفصيلية للأصناف بأكثر من وحدة، ولون، ومقاس بالإضافة إلى المكونات المعيارية للأصناف.

- إمكانية ربط الصنف بأكثر من مخزن، وتحديد سعر الصنف بناءً على المخزن والفرع.

- إمكانية تعريف الصنف بتاريخ الصلاحية ورقم التشغيلة وغيرها.

- ربط الصنف الواحد بالتوجيهات المحاسبية المختلفة مثل حسابات الإيرادات وتكلفة المبيعات.

إدارة عمليات الجرد الذكي

يُمكّنك برنامج حسابات المخازن والمستودعات من إدارة عملية الجرد بسهولة، وفاعلية حيث يُمكنك إدخال الجرد الفعلي من خلال ملفات الإكسّيل أوالجرد مباشرة من خلال قارئ الباركود بعد إدخال الكميات الفعلية الناتجة عن الجرد يقوم النظام بحساب فروقات الكميات مع إمكانية توجيه الفروقات محاسبيًا على حساب معين في شجرة الحسابات.

إدارة المشتريات وعمليات التوريد في برنامج حسابات ومخازن

1)  دورة مشتريات مرنة:

يُقدم برنامج إدارة المخازن وعمليات التوريد والتوزيع نظام رقابة مخزنية يُتيح لك التحكم الكامل بإدارة الاحتياجات من المخزون وعمليات المشتريات بسهولة ويسر.

أ‌) طلب إحتياج: وهو طلب يمكن أن يقوم به القسم أو الإدارة المعنية بإنشاء طلب احتياج لمجموعة معينة من الخامات، والمستلزمات.

ب‌) إستلام عروض الأسعار: وهي مرحلة آخرى بعد اعتماد طلب الاحتياج حيث يقوم مسؤولي المشتريات بتسجيل عروض الأسعار المُستلمة من الموردين على النظام تمهيدًا لاختيار أفضل العروض.

ج ) مقارنة عروض الأسعار: بعد استلام عروض الأسعار من الموردين وتسجيلها على النظام يقوم البرنامج تلقائيًا بمقارنة عروض الأسعار، وتمييز العرض الأفضل ماليًا بلون مختلف ويمكن تمييز أكثر من عرض حسب الأصناف الأقل سعرًا في كل عرض.

د) طلب شراء: بعد تحديد عروض الأسعار الأقل سعر والأفضل جودة يتم إنشاء طلبات شراء تلقائيًا بحيث يتم اعتمادها من إدارة المشتريات، والادارة المالية.

هـ) أمر توريد: بعد اعتماد طلب الشراء يمكن إصدار أمر توريد مخزني للموردين تمهيدًا لعملية التوريد والاستلام.

و) الفحص المخزني والاستلام: بعد مرحلة إصدار أمر التوريد يُمكن إثبات عمليات الاستلام بموجب أذونات استلام يتم التوقيع عليها من مسؤول المخزن .

ي) إصدار الفاتورة: وهي المرحلة الأخيرة من دورة المشتريات حيث يتم إثبات القيد المٌحاسبي لعملية التوريد واستحقاق المديونية للمورد.

ويُمكن من خلال برنامج المبيعات والمخازن العمل على دورة المُشتريات من أي مرحلة، ولا يشترط التقيد بمرحلة معينة لإتمام عمليات الشراء.

إدارة المشتريات الخارجية وعمليات الاستيراد في برنامج حسابات ومخازن آكفليكس

يقدم البرنامج دورة مشتريات خارجية يُمكنك من خلالها تتبع تكاليف الشحنة الاستيرادية حتى وصولها إلى مقر الشركة، بالإضافة إلى التعاملات البنكية المختلفة من خلال إثبات عمليات الاعتماد المُستندي (الربط مع برنامج إدارة النقدية)، وتتيح دورة المشتريات الخارجية الخصائص التالية :

- إثبات تكلفة الشحنة، وما تضمنه من تكاليف شحن، ورسوم جمركية، وإنزال، وتحميل، وفحص جمركي، وغيرها.

- إثبات استحقاق تكلفة بنود تكاليف الشُحنة الاستيرادية للمورد بحيث يتم إثبات تكاليف الجمارك لهيئة الجمارك، وتكاليف الشحن لمُورد الشحن، وهكذا.

- توزيع تكاليف الشحنة الاستيرادية على مكوناتها من الأصناف باستخدام أساس توزيع مناسب.

- إثبات المُعاملات الضريبية المختلفة واستحقاقها لهيئات الضرائب.

دورة المبيعات المرنه في برنامج حسابات ومخازن آكفليكس

تقدم مجموعة برامج حسابات منظومة آكفليكس المتكاملة نظام مبيعات قوي يُمكّنك من مراقبة، وإدارة عمليات البيع بسهولة، كما أنها دورة مبيعات مرنة تناسب جميع القطاعات بمختلف تخصصاتها ( قطاعات التجزئة، والجملة، والمطاعم، والقطاع الخدمي ...) حيث يوفر النظام آليات البيع المناسبة لكل نشاط كالتالي:

1) عروض الأسعار: يمكن أن تبدأ دورة المبيعات لدى الشركة بتقديم عروض أسعار للعملاء يتم من خلالها تتبع حالة العرض ( معلق أو مرفوض أو مقبول ..).

2) أمر بيع: وهي المرحلة التالية من مراحل دورة المبيعات الاختيارية حيث يقوم مُدير المبيعات بإصدار أمر بيع لقسم المبيعات تمهيدًا لتسليم العميل أو إصدار الفواتير .

3) صرف المبيعات: وتتم بموجب إذن صرف المبيعات حيث يتم إصدار أذونات صرف للعميل وفي نهاية أذونات الصرف يتم إصدار فاتورة مبيعات للكميات المصروفة.

4) إصدار الفاتورة: ويُمكن أن تتم عملية إصدار الفواتير بشكل مباشر أو من خلال إصدار فواتير مُستدعاة من أي مرحلة من المراحل السابقة.

5) صرف الفواتير: وتتم في حالة تسليم العميل في مرحلة لاحقة من إصدار الفاتورة بمعنى أن الفوترة تتم أولًا ثم تتم عمليات الصرف في مرحلة لاحقة.

وكما لاحظنا في المراحل السابقة، يوجد أكثر من سيناريو لعمليات البيع، إلا أنه يُمكنك من خلال النظام تخصيص سيناريو العمل المناسب لنشاطك إذ يمكن البدء من أي مرحلة من المراحل السابقة واستكمال المراحل التالية بسهولة بدون الحاجة الى إدخال بيانات الأصناف المُباعة مرة أخرى.

نظام إدارة العملاء والمُوردين في برنامج حسابات ومخازن آكفليكس

يُوفر البرنامج وسلسلة التوزيع معالجات للعملاء والمُوردين بما يتيح إدارة رقابية للمُعاملات الإدارية والمالية المُتعلقة بهم ويتيح النظام المزايا العامة التالية:

- تسجيل بيانات العملاء، والمُوردين في شكل شجري غير محدود.

- تسجيل بيانات تفصيلية عن العملاء، والموردين من حيث الاسم والعنوان والتليفون.

- تسجيل الحدود الائتمانية للعملاء، والموردين بحيث يتم تحذير المستخدم أو منعه من إتمام عمليات البيع أو الشراء إذا تم تعدي هذه الحدود الائتمانية.

- إمكانية ربط أصناف مُحددة لعملاء أو موردين مُحددين لغرض الرقابة.

- توفير تقارير تحليلية عن العملاء، والموردين، وكشوف الحساب، والربحية المُعلقة، وأصنافهم، وتعاملاتهم.

- نظام إشعارات مُتطور يُمكّن العملاء من الحصول على العروض الترويجية المختلفة في الوقت المُناسب وكذلك كشوف الحسابات وتقارير التعاملات المختلفة من خلال الإيميل والرسائل القصيرة. 

التقارير داخل برنامج حسابات ومخازن

يتميز البرنامج بإحتوائه على مجموعة من التقارير التى تغطي كافة احتياجات الإدارة من المعلومات عن الأصناف المخزنية وعمليات البيع، والشراء مما يساعد الشركة في التخطيط، والرقابة، واتخاذ القرارات ومن المميز في برنامج حسابات ومخازن إمكانية تصدير التقارير بأكثر من صيغة فيمكن عرضها بصيغة “Excel – Word – PDF” وكذلك إمكانية تعديل تصميم التقرير حسب رغبة كل مستخدم وتنقسم هذه التقارير إلى:  

أ - تقارير المخازن

1- تقرير حالة المخزن.

2- تقرير إجمالي حركات المخزن.

3- تقرير أسعار البيع.

4- تقرير التحويل بين المخازن.

5- تقرير حركات الصرف والرد.

ب- تقارير الأصناف

1- تقرير كارت الصنف.

2- تقرير الأصناف المعدلة.

3- تقرير الأصناف التى تعدت حد الطلب.

4- تقرير انتهاء صلاحية الأصناف.

5- تقرير مخزون الأصناف في كل مخزن.

ج- تقارير العملاء والمبيعات

1- تقرير فواتير البيع لعميل.

2- تقرير حالات أمر البيع.

3- تقرير فواتير العملاء الغير مُحصلة.

4- تقرير مصادقة كشف حساب العميل.

5- تقرير تقادم دين العميل.

د- تقارير الموردين والمُشتريات

1- تقرير فواتير الشراء تفصيلي.

2- تقرير حالة إذن الاستلام.

3- تقرير مُرتجعات إلى المُورد.

4- تقرير كشف حساب المُورد بالفروع.

5- تقرير صافي المُشتريات الشهرية للموردين.