الحل الأمثل للتحول الرقمي في صناعة المقاولات

الحل الأمثل لادارة شركات المقاولات

مجموعة أدوات برمجية متكاملة مخصصة لنشاط المقاولات تمكنك من الأتمتمة المتكاملة لعمل الأقسام بمرونة وكفاءة عالية علي منصة سحابية موحدة.

برامج مصممة خصيصًا لقطاع أعمالك

منظومة الحسابات العامة :

يقدم دورة مستندية ومحاسبية متكاملة من تأسيس دليل الحسابات وحتي استخراج القوائم المالية بما يتناسب مع قطاع المقاولات.

نظام إدارة النقدية :

يتيح دورة رقابية لكافة المعاملات النقدية والبنكية وخطابات الضمان والشيكات ,ويوفر العديد من التقارير لمتابعة أرصدة النقدية والسيولة وارتباطها بالمشاريع.

نظام المقاولات :

يغطي دورة عمل المشروع المتكاملة بداء من تسجيل بنود الاعمال والتخطيط للمشروع وحتي تنفيذ الاعمال ذاتيا او من خلال مقاولي الباطن.

برنامج ادارة المخازن :

يمكنك من تتبع ارصدة المخزون وعمليات الصرف علي بنود الاعمال الخاصة بالمشروع مع الرقابة التامة علي الكميات المخططة.

نظام الموارد البشرية :

انشاء الملفات الوظيفية وتتبع عمليات الموظفين مثل الاجازات والعقود وكذلك الامور المالية ومستحقات الموظفين مع ربط العمالة بالمشروع.

نظام الموافقات الالكترونية:

يساعدك علي الرقابة الكاملة للمعاملات مثل طلب صرف النقدية وطلبات الشراء من خلال الموافقة الكترونيا علي  الطلبات .

دورة عمل الصناعة :

يقدم اكفليكس طرح كامل لدورة العمل  المتكاملة لشركات المقاولات لكافة الاقسام مثل المكتب الفني والادارة المالية وادارة المشتريات وغيرها .

المزايا والفوائد

دورة مستندية متكاملة

يتيح نظام أكفليكس دورة مرنة لجميع أقسام المقاولات مثل المالية والمشاريع والمشتريات. يتميز بسهولة التخصيص لتناسب احتياجات الشركات، مع توفير خبرات الفريق المتراكمة لتطبيق أفضل الممارسات.

إدارة المشاريع بكفاءة

يمكن نظام أكفليكس شركات المقاولات من إدارة مشاريعهم بكفاءة عالية من خلال التخطيط والمتابعة الدورية لتكاليف المشاريع والتقارير التحليلية لتتبع الإنجاز ومقارنة الانحرافات.

تحسين إدارة المخزون

يضمن أكفليكس الرقابة الكاملة على العمليات المخزنية وتوفير المواد للمشاريع في الوقت المناسب، مع ربط تام بين المشاريع، المخازن، المشتريات والمالية.

منصة سحابية مرنة

يتيح نظام أكفليكس العمل عبر البيئة السحابية بسهولة وأمان، مما يوفر الوصول السريع للمعلومات من أي موقع، ويوفر التكاليف المرتبطة بتأسيس بنية تحتية داخلية.

تقارير ودعم اتخاذ القرار

يوفر أكفليكس أدوات دعم القرار من خلال تقارير متنوعة وتحليلات دقيقة تغطي كافة الأقسام، مما يساعد متخذي القرار على التصرف في الوقت المناسب بناءً على معلومات دقيقة.

منظومة أكفليكس لادارة قطاع  المقاولات

الادارة الفنية:

• تسجيل بنود الاعمال وتحليلها.
• تسعير وتخطيط المشروع ماليا.
• التخطيط الزمني للمشروع.
• متابعة تنفيذ الاعمال.
• المستخلصات التمهيدية للمقاولين والمالكين.

إدارة  المشتريات : 

• متابعة طلبات المواد في المواقع .
• اصدار طلبات عروض الاسعار.
• مقارنة عروض الاسعار واختبار الافضل.
• اصدار اوامر التوريد المخزنية.

إدارة   المخازن :

• ادارة الاستلامات المخزنية .
• متابعة ارصدة المخزون .
• اصدار طلبات الاحتياج.
• تحويلات المخزون للمواقع .

إدارة الموارد البشرية :

• إدارة الملفات الوظيفية.
• إدارة الأجور والمستحقات.
• احتساب العمولات السائقين.
• إدارة الإجازات .
• إدارة المستندات الوظيفية.
• تنبيهات للمستندات المنتهية .
• نظام الخدمة الذاتية للموظفين.

• .

الإدارة المالية : 

• نظام محاسبي متوافق مع قطاع  المقاولات .
• استخراج التقارير والقوائم المالية.
• استخراج تقارير مقارنة التكاليف الفعلية بالمخطط .
• تسويات العهد ومتابعة طلبات الصرف.
• المعاملات البنكية والشيكات .

الدورة التشغيلية للمشتريات وربطها بالمشاريع في منظومة اكفليكس

تعد ادارة المشتريات والتوريدات من الادارات الهامة في قطاعات المقاولات وادارة المشاريع , لدورها الهام في تأمين احتياجات المشاريع في الوقت المناسب وباقل تكلفة , ولان شركات المقاولات دائما ماتكون ذات طبيعة خاصة حيث تطلب سرعة في التوريد لضمان عدم التاخير , ولذلك يتلائم نظام اكفليكس مع طبيعة  العمل من خلال توفير دورة مرنة يمكن تحديدها حسب كل شركة

تسجيل طلبات المواد  :

تتم بمعرفة قسم المشاريع ( او الاقسام الاخري التي لها احتياج معين ) , ويتم تسجيل احتياج المشروع من المواد الخام علي سبيل المثال , علي ان يتم ربط المواد المراد توريدها بالبنود الخاصة بالمشروع , ومن هنا يقوم النظام بمقارنة المخطط بالكمية المراد توفيرها , مع الاخذ بالاعتبار ان الطلب يمر بسلسة موافقة بين الاقسام مثل مدير المشروع – مدير المشاريع – ادارة المشتريات – الادارة المالية وغيرها  .

ادارة طلبات الاصناف :

ومن هنا يتم ما اذا كانت المواد المطلوب توريدها متوفره بالفعل  في مخازن الشركة   ام لا , فاذا كانت متوفرة يتم انشاء طلب تحويل مخزني, واذا كانت غير متوفرة يتم انشاء طلب شراء , ويتوقف الامر هنا علي حسب سياسة الشركة وما اذا كانت تتطلب التخزين ام الشراء المباشر.

. ادارة طلبات الشراء :

وهنا يمكن لمدير المشتريات الحصول علي موافقة بطلبات الشراء المنشأة تلقائيا بناءا علي الخطوة السابقة , مع العلم انه يمكن البدأ من خطوة طلبات الشراء مباشرة اذا كانت سياسة الشركة لاتعمتد علي التخزين ويتم الشراء مباشرة للمشروع .

• اصدار طلبات عروض الاسعار :

ويتم هنا اصدار طلب عرض سعر للموردين المعتمدين لدي الشركة ( وذلك في حالة ان سياسة الشركة تطلب تجميع العروض ) , وذلك تمهيدا لتسجيل عروض الاسعار علي النظام

• تسجيل عروض الاسعار :

وهنا يتم تسجيل وادراج عروض الاسعار المستلمة من الموردين تمهيدا لعملية المقارنة لاختيار افضل العروض للنظام .ويتم في تلك المرحل تسجيل الاسعار المعروضة من المورد بالاضافة الي فترات التوريد.

• مقارنة عروض الاسعار  

وتعد من المراحل الهامة جدا في مراحل عمل قسم المشتريات , حيث يتم مقارنة العروض واختيار العرض الافضل . ويوفر النظام العديد من المعلومات الهامة التي تساعد متخذ القرار في اختيار العرض الافضل مثل:

-        سعر الشراء من المورد

-        اخر سعر شراء من المورد

-        اخر سعر شراء مسجل علي النظام

-        ايام التسليم المتوقعة.

وغيرها من المعلومات الهامة المساعدة للمستخدم.

• اصدار اوامر التوريد :

وتاتي تلك المرحلة تلقائيا بعد اختيار الموردين في المرحلة السابقة , ومن ثم يتم فقط الموافقة عليه وارسالة للمورد ليتولي عملية التوريد سواء علي المشروع مباشرة , أو توريد مخزني

• ادارة الاستلامات المخزنية

وهنا يتم  اثبات عملية الاستلام المخزني في مخازن الشركة او المشاريع , لاستخدامها للاغراض  المختلفة , وتتم عملية الاستلام بمعرفة امين المستودع او مسؤلي الاستلامات عموما .

• مطابقة فواتير الموردين

وهنا يتم  تسجيل الفواتير الصادرة من الموردين , وكذلك السعر الوارد من المورد ( الذي ربما يختلف عن امر التوريد ) لاي سبب من الاسباب ومن هنا يمكن اتمام المطابقة  وتسجيل الفروقات , وتتم عملية فوترة الموردين بناءا علي الاستلامات الفعلية التي تمت.

• مرونة الدورة المستندية :

تتيح منظومة اكفليكس المورنة التامة لادارة عمليات الشراء في الشركة بما يتوافق مع حجم الشركات ونشاطها حيث يمكن تصميم الدورة ومراحل العمل بمرونة وليس بالضروري الالتزام بكل مراحل العمل , اي يمكن تبسيط  المراحل في حال عدم توفر ادارة مشتريات معنية في الشركة

الاسئلة الشائعة

1.      كيف يمكنني متابعة تكاليف المشاريع بدقة؟
يمكنك متابعة التكاليف باستخدام تقارير أكفليكس التي تقارن التكاليف الفعلية بالتكاليف المخططة مع تحليل الانحرافات بشكل دوري.

2.      هل يمكن تخصيص النظام حسب حجم الشركة؟
نعم، يوفر أكفليكس مرونة لتخصيص الدورة المستندية حسب احتياجات الشركة، سواء كانت متوسطة أو كبيرة، مع خيارات رقابية وتشغيلية.

3.      هل يدعم النظام إدارة العقود ؟
نعم، يسمح أكفليكس بإدارة العقود بدءاً من تسجيل العروض وحتى المتابعة والتنفيذ، مما يضمن تتابع العمل بدقة.

4.      هل يدعم النظام التخطيط الزمني للمشروع

يتيح النظام ادوات تخطيط المشروع من الناحية الزمنية حيث يمكن اختيار البنود المراد تخطيطها ووضع الاطار الزمني مع متابعة الانحرافات الزمنية

5.      كيف يمكن تحسين إدارة المخزون باستخدام النظام؟
يتيح أكفليكس مراقبة شاملة للمخزون، وتوجيه الطلبات الداخلية للمخازن أو المشتريات بناءً على احتياجات المشروع، مما يقلل الهدر.

6.      هل يدعم النظام العمل من المواقع المختلفة؟
بالتأكيد، يمكنك الوصول إلى أكفليكس عبر السحابة من أي مكان، ما يسهل متابعة المشاريع وإدارة الموارد بمرونة وأمان.

7.      كيف يساعد النظام في اتخاذ القرارات؟
يوفر أكفليكس تقارير تحليلية دقيقة تشمل كافة أقسام الشركة، مما يساعد متخذي القرار في تحديد الاتجاه الأنسب بناءً على بيانات موثوقة.

8.      هل يمكن للنظام التعامل مع مقاولات الطرق؟
نعم، أكفليكس مخصص لدعم مقاولات الطرق  وتم تنفيذة في العديد من شركات مقاولات الطرق، مع توفير حلول مخصصة لتغطية احتياجات كل نوع من المقاولات.

9.      هل يتطلب النظام أجهزة معينة للعمل؟
لا، أكفليكس يمكن تشغيله عبر أي متصفح ويب حديث، ، دون الحاجة إلى بنية تحتية خاصة.

10.  كيف يساعد النظام في إدارة المشاريع المتعددة؟
يسمح النظام بإدارة عدة مشاريع في وقت واحد، مع إمكانية تتبع التقدم لكل مشروع على حدة وإدارة التكاليف والموارد بشكل متكامل.

11.  هل النظام مناسب للشركات الكبيرة والصغيرة؟
نعم، تم تصميم أكفليكس ليكون قابلاً للتكيف مع متطلبات الشركات المختلفة، سواء كانت كبيرة الحجم أو  متوسطة، مما يضمن سهولة الاستخدام.