تمثل شركات المقاولات شريحة كبيرة من الشركات العاملة بالسوق سواء فى مصر او فى الوطن العربى وذلك نتيجة التوسع العمرانى فى المدن الجديدة فهناك الاف من شركات المقاولات التي تقوم بأعمال الإنشاء والتشييد وبما انة لا يوجد أي نشاط إلا وتواجدت معه الحسابات الخاصة به ، كان لابد أن تأخذ محاسبة المقاولات هذه الحيز من الاهتمام .

تعريف محاسبة المقاولات

تعرف محاسبة المقاولات على انها احد فروع محاسبة التكاليف والمتعلقة بحساب تكاليف المشروع بدئاً من رسو العطاء (المشروع) وحتى التسليم النهائي للمشروع ، ولمحاسبة المقاولات مجموعة من المراحل التى لابد ان يمر بها المشروع بدء من شراء كراسة الشروط وحتى التسليم النهائي للمشروع  ولكن قبل البدء فى شرح المراحل التي يمر بها المشروع لابد اولاً من التعرف على مجموعة من المصطلحات / الأطراف الخاصة بالمشروع خلال مراحله المختلفة .

اطراف المشروع 

1- العميل / وهي الجهة المالكة للمشروع والتى تقوم بطرح المناقصات وإسناد المشروع للمقاول العام. 

2- المقاول العام / هى شركة المقاولات المنفذة للمشروع والمسؤولة عنه أمام العميل (المالك).

3- مقاول الباطن / هى شركة مقاولات اقل حجماً (فئة) يسند إليها المقاول العام  تنفيذ بعض بنود المشروع ولا يكون لها مسئولية امام المالك وإنما تكون مسئولة أمام المقاول العام فقط.

4- كراسة الشروط / هى كراسة تحتوى على كافة الاشتراطات الفنية والمالية وجداول الكميات والمخططات الفنية الخاصة بالمشروع ويقوم العميل بطرحها بالتزامن مع طرح المناقصة لتعريف شركات المقاولات الراغبة بالدخول في المشروع بتفاصيل المشروع .

5- التأمين الابتدائى / هو مبلغ يسدد على سبيل الضمان من شركة المقاولات الراغبة فى  تقديم العروض المالية والفنية قبل حضور جلسة المناقصة ويكون فى حدود 1-2 % من قيمة العملية ، وقد يسدد نقداً او بخطاب ضمان بنكى، ويتم رد التأمين الابتدائى للشركات التى لم يرسو عليها المناقصة .

6- التأمين النهائى / هو مبلغ يحتجز على سبيل الضمان من  المقاول العام (شركة المقاولات المنفذة للمشروع) ويكون غالباً فى حدود 5 % من قيمة المشروع  ويسمى بضمان حسن التنفيذ ..

7- ضمان الأعمال / هو مبلغ يحتجز من مستخلصات المقاول العام على سبيل الضمان ويكون غالباً فى حدود 5% ويتم رده بمجرد التسليم الابتدائى للمشروع .

8- الدفعة المقدمة / هى نسبة من العقد يسددها العميل " المالك " للمقاول العام مقدماً قبل بدء المشروع وبمجرد التسلم الابتدائى للموقع وذلك لتوفير السيولة اللازمة للمقاول العام لتنفيذ المشروع على أن تستقطع هذه الدفعات المقدمة من مستخلصات المقاول العام. 

9- المستخلص / هو عبارة عن جداول تشتمل على كميات واسعار البنود المنفذه طبقا للعقد المبرم وهو يعتبر بمثابة فاتورة يقدمها المقاول العام للعميل لصرف مستحقاته .

شاشة توضح اطراف المشروع فى برنامج محاسبة مقاولات اكفليكس

وبعد التعرف على اهم الاطراف والمصطلحات التي تتميز بها شركات المقاولات عن غيرها ، نستعرض الان مراحل تكاليف حسابات المقاولات

أولاً : مرحلة طرح المناقصة

يقوم العميل (المالك) بعمل مناقصة لتنفيذ مشروع ويقوم بطرح كراسة الشروط للشراء ويحدد قيمة التأمين الابتدائى للدخول فى المناقصة، فتقوم شركات المقاولات بشراء كراسة الشروط  ودفع قيمة التأمين الابتدائى نقدا او بخطاب ضمان وتقديم العروض الفنية والمالية الخاصة بتنفيذ المشروع ويحدد العميل ميعاد لجلسة فتح المظاريف الفنية والمالية لشركات المقاولات ثم يقوم بالمفاضلة بين العروض المقدمة من شركات المقاولات باختيار شركة المقاولات صاحبة اقل سعر و المستوفية لكافة الاشتراطات الفنية " المقاول العام ". 

ثانياً : تنفيذ المشروع 

بمجرد اختيار العميل للمقاول العام (شركة المقاولات الموكل إليها تنفيذ المشروع) يتسلم المقاول العام المشروع بموجب مذكرة تسليم ابتدائى للموقع ثم يقوم بالبدء بالأعمال وتنقسم هنا تكاليف المقاول الى

كيفية حساب تكاليف المقاولات 

أ- تكاليف المشروع : 

وهى أى نفقات يتم صرفها على المشروع من أجل الحصول على الايراد وتنقسم الى 

1 – الاجور 

سواء كانت أجور عمالة يومية مؤقتة يتم الاستعانة بهم في المشروع او عمالة الشركة وكذلك أجور عاملين بالمشروع كمهندسى الموقع والإداريين والفنيين والسائقين العاملين بالموقع وغيرهم

2- المواد:

هى كافة المواد المشتراة  لإتمام المشروع من مواد بناء  (كالرمل – اسمنت – زلط – طوب – مواد نجارة – مواد سباكة – مواد كهرباء - ....).

3- المصروفات الغير مباشرة

وهى المصروفات الخاصة بإيجار المعدات ، مصروفات النقل للموقع ، الأمن والحراسة للموقع ، كهرباء ومياة الموقع و تكلفة مقاولى الباطن والمصروفات العمومية والادارية  ... وغيرها ويمكن توضيح بعض المصروفات كالتالى 

- مقاولى الباطن: يقوم المقاول العام بالاستعانة ببعض شركات المقاولات المتخصصة في احد بنود المشروع (اعمال الرخام والسيراميك) مثلا فيقوم مقاول الباطن بتنفيذ هذا البند ويقوم المقاول العام بالسداد لمقاول الباطن طبقاً للعقد المبرم بينهم.

- المصروفات العمومية والإدارية : وهى المصروفات الخاصة بالجهاز الادارى للشركة من اجور موظفين وعاملين و م . سيارات و اهلاك الاصول و ايجار للمركز الإداري و م . كهرباء ومياة ... الخ ، والتي تتحملها الشركة من اجل اعمال الادارة  والاشراف والرقابة للمشروع.

ب- إيرادات المشروع :

يقوم المقاول العام أثناء تنفيذ المشروع حصر الأعمال المنفذه ثم يقوم بعمل مستخلص لهذه الاعمال الكميات المنفذه متضمنا الكميات السابقة " إذا كان هناك كميات سابقة " و يقوم باحتساب أسعار هذه الكميات بالسعر المتفق علية مع العميل طبقا للعقد الموقع بينهم ويرفعه للعميل الذى يقوم بصرف المستخلص بعد خصم ( الدفعات المقدمة – ضمان الأعمال – التأمينات الاجتماعية – ضرائب الأرباح التجارية والصناعية – خصومات اخرى ).

شكل يوضح مستخلص مقاول عام

الهيئة العربية للتصنيع

رقم المستخلص : 3                                 اسم العملية : انشاء مبنى للهيئة بالعاصمة الادارية

المقاول العام : شركة الفتح للمقاولات

المدة من " 1-1-2020 حتى 31-12-2020            

وبعد تنفيذ المقاول العام للمشروع بشكل كامل يقوم برفع المستخلص الختامى للعميل  ثم يبدأ في استرداد المبالغ المحتجزة على سبيل الضمان سواء كان ضمان الأعمال والذى يرد بمجرد التسليم الابتدائى للمشروع ، وكذلك الضمان النهائى الذى يرد بعد التسليم النهائي للمشروع .

ولمحاسب المقاولات دور كبير في احتساب تكاليف شركات المقاولات والذى يمكن ذكره فيما يلى :

مهام محاسب المقاولات

1- مراجعة وتسجيل مستخلصات العملاء:

فيقوم المحاسب بمراجعة المستخلصات من حيث مراجع الكميات مع المستخلصات السابقة وكذلك مراجعة الأسعار مع بنود العقد ومراجعة خصومات العميل طبقا للنسب المتفق عليها وتسجيل المستخلص محاسبياً ومراجعة صرف العميل لصافى المستخلص المستحق وإثبات سداد المستخلص بتسجيل دفعات العميل وتوريد الضرائب الخاصة بالمستخلص لمصلحة الضرائب.

2- مراجعة وتسجيل مستخلصات مقاولى الباطن:

فيقوم المحاسب بمراجعة المستخلصات من حيث مراجع الكميات مع المستخلصات السابقة وكذلك مراجعة الأسعار مع بنود العقد  وكذلك التأكد من خصم الضمانات وكافة الخصومات على مقاول الباطن والتأكد من صرف صافى المستخلص لمقاول الباطن وإثبات صرف الدفعات لمقاول الباطن وكذلك توريد الضرائب المستحقة لمصلحة الضرائب.

3- تسجيل كافة تكاليف المشروع  

من أهم مهام محاسب المقاولات هو احتساب تكاليف المشروع باعتباره مركز للتكلفة باحتساب كافة النفقات الخاصة بالمشروع سواء كانت اجور عمالة او مهندسين او اداريين بالموقع وكذلك احتساب كافة المشتريات من المواد للمشروع وكذلك كافة المصروفات سواء كانت مباشرة او غير مباشرة بما يضمن احتساب كافة التكاليف الخاصة بالموقع.

4- مراجعة العهد النقدية للمشروع 

تعتبر العهد النقدية لمسئولي المواقع بمثابة خزينة الموقع والتى يتم الصرف منها على كافة المصروفات العاجلة التى لا تتحمل المزيد من الوقت لصرفها ، فيقوم المحاسب بمراجعة الدفعات المنصرفة للعهد النقدية للمشروع وكذلك يقوم بتسوية هذه العهد النقدية بتسجيل كافة المصروفات المنصرفة من العهدة.

 5- توزيع المصروفات العمومية والادارية على المشروع :

أن عدم توزيع المصروفات العمومية والادارية على مراكز التكلفة بشكل صحيح قد يتسبب فى حدوث خسائر للشركة وبالتالى فان تسجيل كافة المصروفات العمومية والادارية مثل المصروفات البنكية ومصروفات التمويل و الاجور و المرتبات و ايجار المكتب الرئيسى و المياه و الكهرباء وكذلك اهلاك الاصول الثابتة وتحميل كل مشروع بالنسبة الخاصة به يجعل تكاليف المشروع أدق ما يكون ومن ثم يقلل فرص حدوث خسائر للشركة. 

أنظمة محاسبية لشركات المقاولات 

مما لاشك فيه أن التكنولوجيا الحديثة وبخاصة برامج محاسبة المقاولات كان لها دور كبير في إحداث طفرة فى إدارة حسابات المقاولات فى برنامج محاسبة مقاولات تجعل الشركة تعمل كانها وحدة واحدة وتجعل الترابط والتكامل بين جميع الأقسام بما يؤثر فى تزويد كل الأقسام بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ويمكننا  ذكر أهم مميزات برنامج محاسبة مقاولات فيما يلى.

أهم مميزات برنامج محاسبة مقاولات

هناك العديد من المزايا التى يمكن تحقيقها بالاستعانة بأحد برامج محاسبة المقاولات والتى منها 

1- الربط بين المواقع واقسام الشركة:

من اهم المتطلبات لاتمام الاعمال داخل  شركة المقاولات هو توافر المعلومات بين الموقع وأقسام الشركة فإذا احتاج الموقع لاى من المواد اللازمة لأعمال البناء والتشييد استعلم عن توافر المواد بالمخزن أو طلب شراء المواد من قسم المشتريات او طلب عهدة نقدية لخزينة الموقع من الإدارة المالية فبرنامج محاسبة المقاولات يجعل الشركة تعمل كانها وحدة واحدة ومن ثم يزود كل قسم بالتقارير اللازمة لإنهاء أعماله.

2- سهولة ودقة احتساب تكاليف المقاولات

في وجود معلومات دقيقة عن الموقع بوجود اجهزة بصمة حضور وانصراف للعمالة وربطها ببرنامح محاسبة المقاولات يمكن قسم الشئون الإدارية من سهولة احتساب أجور العاملين والموظفين بالموقع، وكذلك رفع مستخلصات مقاولي الباطن على برنامج محاسبة مقاولات يسهل من مراجعتها وصرفها فى اسرع وقت وبادق ما يكون، كذلك ربط المخازن بالموقع يسهل معرفة المواد المنصرفة ومن ثم دقة احتساب التكاليف الخاصة بالمواقع، وقيس على ذلك كافة أقسام الشركة.

3- سهولة ودقة احتساب المستخلصات

الربط بين الموقع وقسم المكتب الفنى من خلال برنامج محاسبة مقاولات يسهل من معرفة الكميات التى يتم حصرها ومراجعتها ومن ثم دقة عمل المستخلصات .

4 – إدارة حسابات العملاء ومقاولي الباطن:

من خلال برنامج محاسبة التكاليف يسهل  تسجيل و مراجعة ارصدة العملاء ومراجعة الدفعات الواردة بمستخلصات العملاء وكذلك مراجعة الدفعات المنصرفة لمقاولى الباطن بمستخلصات مقاولى الباطن المنفذة بالمشروع .

5 – إدارة أصول الشركة :

تعتبر الاصول فى شركات المقاولات بمثابة عمودها الفقرى فهى المعدات والأدوات والسيارات اللازمة لتنفيذ المشروع وحتى يتم احتساب تكاليف هذه الأصول بشكل دقيق لابد من تحميل كل بند من المصروفات الخاصة بهذه الأصول على مركز التكلفة الخاص ومتابعة ساعات العمل الخاصة بكل اصل وتسجيلها على مركز التكلفة الخاص بها، الى غير ذلك من الأساليب التى تمكنا من احتساب تكاليف الأصول  والتي لا يمكن تحقيقها إلا بالاستعانة ببرنامج محاسبة التكاليف .

6 – دقة احتساب المصروفات العمومية والادارية :

لا يمكن لشركة مقاولات ان تعمل بدون هيكل ادارى لادارة المشروع  فهناك العديد من المصروفات العمومية والإدارية كمصروفات إهلاك الأصول المملوكة لشركة المقاولات وغيرها من المصروفات التى يصعب احتسابها بشكل دقيق إلا بالاستعانة ببرنامج محاسبة التكاليف الذى بدورة يقوم بتوزيع المصروفات العمومية والادارية على كل موقع  بما يجعل تكاليف المشروع أدق ما يكون.

من ثم نجد أن الاستعانة ببرنامج محاسبة مقاولات يسهل اعمال ادارة حسابات المقاولات كما أنه يحتسب التكاليف بأدق ما يكون ، ومن ثم فإن تكلفة الاقتناء لمثل هذه البرامج لا تساوى باى حال من الأحوال الأرباح الناتجة عن الوفورات في التكاليف التي تتحقق باقتناء برنامج محاسبة تكاليف، وفيما يلى سوف نعرض نموذج لأفضل برنامج محاسبة مقاولات.

مميزات برنامج محاسبة مقاولات اكفليكس 

هناك مجموعة من المزايا التى يتميز بها برنامج محاسبة مقاولات اكفليكس والتى يمكن ذكرها فيما يلى 

1- التقسيم الرائع لأطراف شركة المقاولات

يتميز برنامج محاسبة مقاولات اكفليكس بالتنظيم والتقسيم الرائع لشاشات برنامج محاسبة المقاولات فهناك شاشة خاصة بالمالكين وشاشة لمقاولى الباطن وكذلك شاشة لإدارة المشروع وشاشة لاعداد المستخلصات بالإضافة إلى شاشات التقارير بما يجعله من السهل التعامل مع البرنامج واستحالة حدوث أخطاء.

2- ميزة تحديد الخصومات والاضافات

يتميز برنامج محاسبة مقاولات اكفليكس بامكانية تعريف الخصومات (دفعات مقدمة – ضرائب – تأمين اعمال ...) التى يتم خصمها من مقاول الباطن او لصالح المالك وكذلك الاضافات التى يتم من خلالها إضافة ضريبة القيمة المضافة لبنود الأعمال من شاشة الإعدادات بما يسهل من عمل المستخلص بشكل تلقائي دون الحاجة لإدخال هذه الخصومات او الاضافات بشكل يدوي.

3- تقسيم بنود الاعمال بالعقد

يتميز برنامج محاسبة مقاولات اكفليكس بوجود شاشة لربط كل مقاول بالاعمال الخاصة فيمكن تقسيم البنود كما بالعقد وربط كل مقاول باطن بالأعمال الخاصة به.

4- الربط بين شاشة المدفوعات وحسابات مقاولى الباطن

يتميز برنامج محاسبة مقاولات اكفليكس بوجود شاشة لربط كل ما يتم دفعة للمقاول وبين المستخلصات المستحقة له فعند السداد يتم اختيار المستخلص الذى نرغب بسدادة بما يجعل من المستحيل تكرار السداد او حدوث سداد خاطئ كذلك ربط السداد برقم الايصال ورقم المستخلص.