مطابقة أرصدة الموردين والدائنين من أهم الوظائف التى لابد أن يقوم بها محاسب الموردين خلال كل فترة مالية وهذا من اجل  المراجعة والتدقيق والتأكد أن رصيد الموردين الذى يظهر فى الميزانية صحيح ولابد من عمل نموذج مطابقة برصيد كل مورد على حدة واعطائه الى مسئول المشتريات بالشركة ليقوم بمطابقتها مع المورد ويقوم المورد بختم  المطابقة ولو هناك فروقات يقوم بكتابتها  ويفضل أن يحصل مسئول المشتريات من كل مورد على كشف حساب عن الفترة الزمنية وفى حالة وجود فروق فى الرصيد بين حسابات الشركة وحسب المورد يتم المراجعة ومعرفة أسباب الفرق ولكن 

لابد ان يكون هناك كشف حساب من المورد عن الفترة الزمنية التى يتم فيها عمل المطابقة مع كشف حساب المورد لنفس الفترة 

تعرف على مهام محاسب الموردين (payable accountant)

يتم التاكد انه الرصيد الافتتاحى مطابق في حسابات الشركة وحسابات المورد ويتم مراجعة الفواتير وتاريخها  وايضا يتم مراجعة المرتجعات وايضا المدفوعات للمورد وعند المراجعة لابد وان تكون المراجعة بشكل دقيق لمعرفة أسباب  الفروقات بمعنى  انه يتم مراجعة قيمة كل فاتورة مسجلة في حسابات الشركة وقيمتها فى كشف حساب المورد  لانه ممكن يكون الفرق فى الفواتير عبارة عن خطأ في تسجيل الفواتير سواء لدى شركتك أو لدى المورد وايضا ممكن يكون الفرق في قيمة ضريبة القيمة المضافة المحسوبة (الضريبة مثلا تحسب بعد الخصم إن وجد)

وايضا  يمكن ان يكون الفرق فى قيمة ضريبة الخصم والتحصيل  بمعنى أنه الموردين فى الغالب يقوم بتسجيل الفاتورة بدون خصم  قيمة ضريبة الخصم والتحصيل والفرق ايضا ممكن ان يكون فى قيمة مرتجع مسجل في دفاتر الشركة بقيمة مختلفة عن دفاتر المورد وهذا يكون خطأ لدى أحد الطرفين واما ان الفرق يكون في اختلاف الكمية المرتجعة أو الفرق في قيمة السعر الذي تم تسجيل المرتجع به  فلابد من  مراجعة كل المرتجعات والرجوع الى أذون الارتجاع التى تمت ومعرفة هل الخطأ من الشركة أم من المورد

تعرف على ضريبة القيمة المضافة ومدى تأثيرها على المبيعات بالتقسيط

وايضا من اهم اسباب الفرق فى الرصيد بين حسابات الشركة وحسابات  المورد وهى قيمة المدفوعات المسجلة سواء فى حسابات الشركة أو حسابات المورد وبالتالي لابد من مطابقتها والتأكد من أنها مسجلة بشكل صحيح  وايضا ممكن ان يكون الفرق نتيجه انه الشيك المدفوع مثلا  تاريخ تحريره 25/10/2019 ولكن تاريخ استحقاق الشيك 25/11/2019 وبالتالى يظهر هنا فرق نتيجه تسجيل الشيك فى حسابات الشركة  في شهر أكتوبر بقيمة 50000 مثلا بالقيد التالى

50000 ح/ المورد 

50000 ح/ اوراق الدفع   

ولكن فى دفاتر المورد عندما يتم تحصيل الشيك  سوف يتم تسجيله فى تاريخ الاستحقاق وهو 25/11/2019  وهذه واحد من الاسباب التى تجعل الرصيد غير مطابق فى بعض الفترات وبالتالي لابد من المراجعة بشكل دقيق لمعرفة أسباب الفرق فى الأرصدة  وهو فى الغالب بيكون فرق فى تاريخ التسجيل لدي حسابات الشركة وحسابات المورد.

ميزان المراجعة للموردين ومتابعة المديونية

اغلب او كل البرامج المحاسبيه لابد فى نظام حسابات الموردين ان يكون مرن وفعال بحيث يكون هناك كشف حساب المورد (الأستاذ المساعد) ويكون مفصل بشكل جيد بحيث يكون مسجل به تاريخ كل فاتوره او مراجع او خصم من المورد أيضا المدفوعات للمورد ولابد أن يكون موضح في البيان شرح لكل عملية مسجلة فى كشف حساب المورد حتى يمكن الرجوع اليها فى اى وقت ممكن  ولابد ان يكون حساب الاستاذ المساعد (كشف حساب المورد) مرتبط بميزان المراجعة  الفرعي للموردين بشكل صحيح للتأكد من الأرصدة فى اى وقت وميزان المراجعه للموردين مهم جدا ان يتم مراجعته بشكل يومى من محاسب الموردين والتأكد من أن القيود والمعالجات المحاسبية لليوم السابق مثلا تم تسجيلها بشكل صحيح في حسابات الأستاذ المساعد وتم ترحيلها إلى ميزان المراجعة للموردين.

تعرف على أهمية  نظام ERP فى الشركات 

وميزان المراجعة الصحيح يمكن الإدارة المالية من إعداد موازنة نقدية بشكل صحيح ولابد  لمحاسب الموردين ان يتابع المدفوعات المستحقة للموردين عن طريق متابعة فترات الائتمان والحد الائتماني الممنوح من الموردين لصالح الشركة  وأن يتم الدفع فى ميعاد الاستحقاق.

 موردين دفعات مقدمة

 طبيعة حسابات الموردين انه فى الالتزامات المتداولة وأنه يظهر دائن ولكن فى بعض الحالات يمكن أن يظهر حساب الموردين مدين فى ميزان المراجعة وهذا يمكن أن يكون بسبب انه فى بعض الحالات يشترط المورد أن يتم الدفع مقدما مثلا وحتى نهاية الفترة المالية لم يقوم المورد بتوريد البضاعة وبالتالي مازال رصيده مدين بقيمة الدفعة التي يم سدادها إليها  ومن مهام محاسب الموردين ان يراجع الارصده المدينه للموردين ويتابع مع قسم المشتريات أسباب عدم قيام المورد  بتوريد البضاعة وأسباب تأخيرها ولابد له من ابلاغ الادارة العليا بذلك وبالنسبة الارصده المدينه للموردين عند نهاية العام لابد من إقفالها في حساب موردين دفعات مقدمة ضمن الارصده المدينه الاخرى  فى الاصول المتداولة وذلك لابد أن يكون رصيد ميزان المراجعة للموردين عبارة عن المديونية فقط للموردين يعنى لابد ان تكون ارصده دائنه على الشركة.

القيود 

ح/ الارصده المدينه الاخرى

موردين دفعات مقدمة

إلى 

ح/ الموردين (أرصدتهم مدينة)

المورد ******

وفى العام الجديد يتم عكس القيد ورد الرصيد الى  فى حساب المورد.

محاسب الموردين والتقارير

لابد محاسب الموردين ان تكون لديه  مجموعة من التقارير الخاصة المشتريات والمدفوعات  فلابد أن تكون هناك تقارير بكمية المشتريات لكل بند من بنود المخزون سواء خامات او تعبئه وتغليف وقطع غيار ومهمات وايضا أسعار هذه الأصناف واتجاهها الى الارتفاع او الانخفاض أيضا تقارير بكمية المسحوبات من كل مورد على حده وتحليل وبيان الموردين الأساسيين للشركة.

من أهم التقارير الى محاسب الموردين التى لابد وان  يعملها هو تقرير الالتزامات التي على الشركة بتواريخ استحقاقها وهذه تطلبها منه ادارة الموازنات بالشركه او المدير المالى لمعرفة الالتزامات المطلوبة على الشركه خلال الفترة القادمة والتقارير الخاصه أعمار الديون حسب شروط الدفع 30 / 60 /90 يوم.