ما هو سند القبض؟ أنواعه وطريقة استخدامه في المعاملات اليومية

ما هو سند القبض (Receipt Voucher)؟

يُصنف سند القبض كوثيقة مالية رسمية تصدرها الشركة، بصفتها الطرف المستلم، لإثبات استلامها مبلغًا ماليًا محددًا من جهة أخرى، مثل العميل أو المورد، وذلك في تاريخ معين نظير خدمة مقدمة أو بضاعة تم تسليمها؛ أي أنه يعتبر بمثابة إيصال قانوني يثبت عملية القبض ويوثق تفاصيلها، سواء تمت نقدًا أو بأي وسيلة أخرى مثل الشيكات أو التحويلات البنكية؛ بما يضمن حفظ حقوق الطرفين ويقدم مرجعًا دقيقًا للمعاملات المالية

المكونات الأساسية لسند القبض

حتى يُعتد بسند القبض كوثيقة معتمدة، يجب أن يتضمن عدة مكونات، نذكرها فيما يلي:

1. عنوان واضح يشير إلى كونه "سند قبض" 
2. رقم السند، وهو رقم تسلسلي فريد تصدره الشركة لأهداف التتبع والتنظيم
3. تاريخ القبض الفعلي
4. بيانات الجهة المستلمة مثل الاسم، العنوان، الشعار، الرقم الضريبي، ووسائل الاتصال
5. اسم الجهة الدافعة مثل اسم العميل، المورد، أي طرف آخر
6. قيمة المبلغ المستلم مكتوبة بالأرقام مرة والحروف مرة لضمان الدقة وتجنبًا للتحريف
7. وسيلة الدفع سواء نقدًا، شيك، تحويل بنكي، أو غيرها
8. سبب القبض، مثل سداد فاتورة، دفع مقدم، أو استرجاع بضاعة
9. التوقيعات المطلوبة: أهمها توقيع المستلم والمحاسب، وقد يُضاف توقيع المدير

أشهر أنواع سندات القبض

لسندات القبض دور بالغ الأهمية في توثيق الأموال المستلمة داخل الشركات والمشاريع، سواء كانت نقدية أو عبر وسائل دفع إخرى كالشيكات، التحويلات الإلكترونية، أو الدفع الإلكتروني، وتختلف سندات القبض المستخدمة داخل الشركات حسب طبيعة العمل، فيما يلي نذكر أبرز أنواع سندات القبض:

ا. سند القبض النقدي

وهو يمثل سند القبض الذي يُصدر لتوثيق استلام الشركة لمبلغ نقدي فوري من عميل أو من أي طرف آخر، وعادة ما يُستخدم عند الدفع النقدي المباشر دون وسطاء، وخاصةً في المعاملات السريعة، ومن أبرز حالاته بيع البضائع النقدي في المتاجر، الدفع الفوري نظير تقديم خدمة، المبيعات اليومية النقدية، استلام أقساط شهرية نقدًا، ويمتاز هذا النوع بكونه بسيطًا لا ينطوي على تفاصيل بنكية معقدة

2. سند القبض البنكي 

وهو سند القبض الذي يُصدر لتوثيق استلام الشركة لمبلغ مالي عبر البنك، سواء كان من خلال تحويل إلكتروني أو شيك، وعادة ما يتضمن بيانات مثل اسم البنك المحول منه، رقم الحساب، رقم وتاريخ التحويل، قيمة المبلغ، ويعد هذا النوع أكثر أمانًا وسهولة في التتبع من السندات النقدية، ويندرج تحته نوعان رئيسيان:

• سند قبض الشيك: وعادةً ما يستخدم عند سداد عميل لفاتورة بواسطة شيك، سداد دفعات بين الشركات، أو سداد الأقساط طويلة الأجل.
• سند قبض التحويل البنكي: يستخدم عند استلام تحويلات من العملاء عبر البنك، وفي حالة التحويلات الداخلية بين حسابات الشركة، وعند السداد الإلكتروني للمدفوعات.

3. سند قبض الإيجار 

وهو سند القبض الذي يُصدر لتوثيق استلام الشركة لقسط الإيجار الشهري أو السنوي من مستأجري العقارات السكنية، المحلات والمستودعات، المكاتب، والمجمعات والمراكز التجارية، وعادةً ما يصدر بشكل دوري منتظم، ويتضمن بيانات العقار بالتفصيل من رقم العقار والعنوان والموقع، مبلغ الإيجار، مع تبيان فترة الإيجار، ورقم العقد وتاريخه.

4. سند قبض الاسترداد 

وهو سند القبض الذي يُصدر لتوثيق استرداد أموال نتيجة إلغاء معاملة، إنهاء خدمة، أو إرجاع بضاعة، ويصدره الطرف المستقبل للبضاعة المستردة (البائع) للطرف الدافع (المشتري) لتوثيق رد المبلغ واسترداد البضاعة، ويشار في هذا السند إلى السند الأصلي أو الفاتورة الأصلية، مع تبيان سبب الاسترجاع سواء الكلي أو الجزئي، إضافة إلى تاريخ وطريقة الاسترجاع (نقدًا أم تحويل بنكي)

5. سند قبض دفعة مقدّمة

وهو سند القبض الذي يُصدر لتوثيق استلام الشركة لدفعة مقدمة من العميل قبل تسليم السلعة أو استكمال الخدمة بالكامل، وعادةً ما يستخدم في الطلبات المخصصة والمصنعة حسب الطلب، ومشروعات المقاولات، والعقود طويلة الأجل، ويوضح فيه المبلغ المقدم، والمبلغ المتبقي، وموعد التسليم المتوقع، وشروط الدفع والاسترجاع

6. أنواع سندات القبض الأخرى

هناك أنواع أخرى من سندات القبض تستخدم حسب احتياج الشركة، مثل:

• سند القبض الإلكتروني: ويصدر عند استلام قيمة منتج أو خدمة عبر وسيلة دفع رقمية مثل البطاقة الائتمانية، والمحفظة الإلكترونية، ويمتاز هذا النوع بسهولة التتبع وقابلية الربط مع الأنظمة المحاسبية
• سند القبض الداخلي: يصدر داخل الشركة فقط بعيدًا عن العملاء، بهدف توثيق حركة الأموال بين الأقسام أو الموظفين، مثل تسوية سلفة قصيرة الأجل، استرداد عهدة من موظف، تحويل مبالغ بين فروع الشركة.
• سند قبض التسوية: يصدر لتوثيق استلام مبلغ مالي في إطار تسوية الحسابات مع طرف آخر، مثل تسوية المستحقات بين شركتين، أو تسوية دفعات زائدة أو ناقصة.

أهمية سند القبض

تبرز سندات القبض في الشركات كوثائق فعالة في تنظيم المعاملات والمستحقات وتحقيق الشفافية والحماية القانونية، فيما يلي نذكر أبرز فوائدها:

• توثيق المعاملات المالية: إذ يعمل سند القبض كسجل رسمي يوثق استلام الأموال، ويقدم مرجعًا يمكن الرجوع إليه لاحقًا لأغراض المراجعة والتتبع والتخطيط المالي
• حماية الحقوق: إذ يعتد به كدليل قانوني في حالة حدوث أي خلاف بين الطرفين؛ مما يسهم في توفير الحماية القانونية، ويعزز من شفافية المعاملات وثقة الطرفين.
• تعزيز الرقابة الداخلية: فمن خلال توثيق المعاملات بسندات قبض؛ يصعب وقوع السرقة والاختلاسات، ويسهل اكتشاف أي تجاوزات مالية.
• تنظيم السجلات المحاسبية: إذ تعد سندات القبض بمثابة مرجعًا أساسيًا عند تجميع وثائق الدورة المستندية، ويضمن التسلسل الرقمي للسندات حفظ المعاملات بشكل منظم ومرتب زمنيًا.

كيف يستخدم سند القبض في المعاملات اليومية في الشركات؟

للاستفادة من سندات القبض بشكل فعال في الشركات، هناك 5 خطوات رئيسية يجب اتباعها:

1. تحديد نوع سند القبض المناسب: قبل إصدار أي سند قبض، حدد ما إذا كان نوع السند المناسب نقدي، شيك، تحويل بنكي، دفعة مقدمة، أم سند إيجار، أم غير ذلك.
2. تعبئة السند: قم بتسجيل البيانات الأساسية لسند القبض، مثل تاريخ القبض، اسم الدافع، قيمة المبلغ بالأرقام والأحرف، سبب القبض، وأي تفاصيل أخرى مهمة
3. احصل على توقيعات الأطراف المعنية: مثل توقيع المحاسب، وتوقيع المدير إذا تطلب الأمر
4. الاحتفاظ بأصل السند وإعطاء نسخة للطرف الآخر: يُعطى العميل نسخة من سند القبص ويتم الاحتفاظ بالأصل في سجلات الشركة للاستعانة به في توثيق المعاملات.
5. تسجيل السند: يُسجل السند في دفتر اليومية أو في نظام المحاسبة؛ لتظهر قيمته ضمن الإيرادات أو المستحقات المستلمة.

بعد ذلك، يُستخدم السند في متابعة السيولة، تتبع المدفوعات، كما يعتد به كمرجع مالي وقانوني عند الحاجة لمراجعة المعاملات سواء من قبل المدققين الخارجيين أو عند مراجعة الحسابات الداخلية.

الملخص

يعتبر سند القبض وثيقة مالية رسمية تصدرها الشركة (الطرف المستلم) لإثبات استلامها مبلغًا محددًا من جهة أخرى نظير خدمة أو بضاعة، سواء بشكل نقدي أو عبر شيكات أو تحويلات بنكية، ويُعد سند القبض بمثابة دليل قانوني يحفظ حقوق الطرفين ويوثق وينظم المعاملات المالية. 

ويحتوي السند على عناصر أساسية مثل عنوان السند، رقم تسلسلي، تاريخ الاستلام، بيانات الطرفين، المبلغ بالأرقام والحروف، وسيلة الدفع، سبب القبض، والتوقيعات المطلوبة، وهناك أنواع متعددة من سند القبض لتلبي مختلف احتياجات الشركات، أبرزها سند القبض النقدي، البنكي، الإيجار، دفعة مقدمة، وسند الاسترداد، إضافة إلى الإلكتروني والداخلي وسند التسوية، وكلها تهدف إلى تنظيم السجلات، تعزيز الرقابة الداخلية، حماية الحقوق، وتعزيز الثقة بين الطرفين، ويمكن استخدام سندات القبض في الشركات عبر اختيار نوع السند المناسب، تعبئة السند، توقيعه، الاحتفاظ بالأصل وتسليم نسخة للطرف الآخر، ثم الاحتفاظ به لأغراض المتابعة، التدقيق، والتخطيط المالي.