6 معايير رئيسية لاختيار أفضل نظام ERP لشركات المقاولات

لم تعد البرامج المحاسبية التقليدية كافية لإدارة شركات المقاولات؛ نظرًا لتعدد المشروعات، وتشعب البنود، والتغير المستمر في الأسعار، فضلًا عن شدة المنافسة بين الشركات، ومن هنا تأتي الحاجة إلى اختيار نظام ERP متكامل يغطي دورة العمل بشكل كامل ويربط أقسام الشركة ببعضها البعض، ولكن يبقى السؤال الأهم: ما المعايير التي تضمن لشركتك اختيار نظام فعّال يحقق أقصى استفادة؟ في هذا المقال نستعرض ستة معايير رئيسية لاختيار أفضل نظام ERP لشركات المقاولات، مع ترشيح نظام يحقق هذه المعايير.

6 معايير رئيسية لاختيار أفضل نظام ERP لشركات المقاولات

في شركات المقاولات، لا يمكن تصنيف قرار اختيار نظام الـERP كقرار تقني عابر؛ فهو بمثابة خطوة استراتيجية تؤثر في كفاءة العمل وربحية المشروعات بشكل مباشر، ورغم تنوع الأنظمة المتاحة في السوق، لا ينجح إلا القليل منها في تلبية احتياجات قطاع المقاولات؛ لذلك يصبح من الضروري الاعتماد على ستة معايير عند تقييم أي نظام والتحقق من فعاليته في هذا المجال:

1. التكامل وشمولية دورة العمل

تٌعرف مشروعات المقاولات بطول مدتها، تعدد مراحلها، وتشعب تفاصيلها، وأي خلل في إدارة إحدى هذه المراحل قد يؤدي إلى خسائر مالية جسيمة؛ لذلك يجب أن يوفر نظام الـERP أدوات تغطي جميع مراحل العمل وتربط بعضها ببعض، من كراسة الشروط وتقديم العطاءات، مرورًا بالتنفيذ والمتابعة، وحتى التقارير الختامية وتسليم المشروع، ولا يقتصر الأمر على الجوانب المالية فحسب، بل ينبغي أن يشمل أيضًا الجوانب الفنية والإدارية.

وفي حال غياب هذا التكامل والشمولية، ستضطر الشركة إلى استخدام برامج أخرى مكملة؛ الأمر الذي يزيد من التكاليف، ويعقد عملية تتبعها، ويزيد احتمالية حدوث الأخطاء وتضارب البيانات، ويؤخر عملية اتخاذ القرار؛ لذا ينبغي أن يتيح النظام وظائف رئيسية مثل:

• تسجيل بنود الأعمال وربطها بفرق تنفيذها
• تخطيط التكاليف والإيرادات
• إعداد مخطط زمني
• إدارة العقود والمستخلصات
• إصدار الفواتير ومتابعة التحصيل إلكترونيًا

فمثلًا، عند قيام مهندس الموقع بإعداد مستخلص لمقاول باطن على النظام، ينشئ النظام قيدًا محاسبيًا تلقائيًا، وعند إصدار فاتورة إلكترونية للمالك استنادًا إلى هذا المستخلص، يحدث النظام حساب العميل بشكل تلقائي.

تعرف على رؤوية السعودية ل 2030

2. التكامل المالي والامتثال القانوني

يتعامل قطاع المقاولات مع فواتير معقدة، ودفعات مقدمة، إلى جانب التأمينات؛ ما يفرض ضرورة تبني نظام ERP مالي متكامل يؤتمت جميع العمليات المحاسبية؛ فيجب أن يوفر النظام إمكانات مثل إنشاء القيود المحاسبية تلقائيًا لأي مستخلص أو دفعة مقدمة، وإنشاء تقارير مالية شاملة ودقيقة، مثل كشوف الحسابات وتقارير تقادم الديون، لضمان الحصول على صورة واضحة عن الموقف المالي في أي لحظة.

علاوة على ذلك، ينبغي أن يلتزم النظام بالقوانين المحلية، مثل متطلبات نظام الفوترة الإلكترونية ولوائح الضرائب والزكاة؛ لتفادي الغرامات والعقوبات ولتسهيل خطوات المراجعة والتدقيق من قِبل الجهات الرقابية.

3. تحقيق رقابة داخلية عالية

حتى يكون النظام فعالًا، يجب أن يتضمن صلاحيات تفصيلية تحدد مسئوليات كل مستخدم، إلى جانب وجود موافقات إلكترونية إلزامية تضمن عدم تمرير أي خطوة دون مراجع. علاوة على ذلك، يجب أن يسمح النظام بوضع حدود دقيقة للكميات والتكاليف مسبقًا، بحيث يتم رفض أي عملية تتجاوز الكميات المخططة تلقائيًا، مع إرسال إشعارًا فوريًا للمسئولين. علاوة على ذلك، يجب أن يتضمن النظام أرشيفًا رقميًا شاملًا لكافة العقود والمستندات والصور والتقارير؛ ما يسهل عملية تتبعها ومراجعتها عند الحاجة.

4. مرونة النظام وقابلية تخصيصه

تختلف شركات المقاولات في حجمها وتخصصها (مشاريع تجارية، مشاريع سكنية، طرق، بنية تحتية)، كما أن لكل شركة طريقة فريدة في العمل؛ لذا فإن نظام الـERP ينبغي أن يكون مرنًا وعمليًا للتكيف مع احتياجات كل شركة دون أن يفرض طريقة عمل محددة؛ فيجب أن يدعم دليل حسابات وشجرة مراكز تكلفة قابلين للتخصيص لتكييفه مع طبيعة كل مشروع. فعلى سبيل المثال، ينبغي أن يكون النظام مناسبًا لإدارة مشاريع البنية التحتية كما هو مناسب لإدارة مشاريع الإسكان، دون الحاجة لتعديلات برمجية إضافية.

5. توليد تقارير تحليلية

حتى يكون نظام الـERP فعالًا، يجب أن يكون قادرًا على إنتاج تقارير مفصلة وفورية تدعم اتخاذ قرارات سريعة ودقيقة؛ فإدارة مشروعات تتكلف ملايين الريالات أو الجنيهات تحتاج إلى بيانات آنية تسهم في توجيه الموارد بكفاءة واتخاذ قرارات سليمة في الوقت المناسب؛ لذا يجب ان يكون النظام قادرًأ على توليد تقارير أساسية توضح:

• الانحراف الزمني بين الجدول المخطط والتفنيذ الفعلي
• تتبع التنفيذ الفعلي لبنود المشروع
• تفاصيل التحصيل والديون المتأخرة

6. الأمان والوصول السحابي

في عالم تتبنى فيه الشركات نظام العمل عن بعد والعمل الهجين، أصبح من الضروري إتاحة الوصول إلى البيانات من أي مكان، ولأن البيانات في عصرنا الحالي تعتبر أثمن أصول الشركات، فيجب أن يعمل نظام الـERP على بيئة سحابية آمنة لتمكين الفرق المختلفة من الوصول للبيانات من المكاتب، مواقع التنفيذ المختلفة، أو حتى من المنزل بمرونة، ودون التضحية بأمان البيانات.

وداعًا لتعدد البرامج: نظام ERP مخصص للمقاولات من أكفليكس

يمثل نظام أكفليكس لمحاسبة المقاولات الحل المثالي لكل شركة مقاولات تسعى لتوفير إدارة متكاملة وذكية لمشروعاتها؛ فهو نظام سحابي يحقق معايير الشمولية، المرونة، الامتثال، والأمان؛ فنرى أن النظام يغطي دورة العمل كاملة دون فجوات.

يبدأ النظام بتسجيل بنود الأعمال بالاستناد إلى كراسة الشروط، مع إمكانية توصيفها وتحليلها إلى رئيسية وفرعية، كما يتيح تخطيط التكاليف والإيرادات للمشروع، وكذلك وضع المخطط الزمني وربط بنوده بالفرق المنفذة؛ حيث يتم رصد الانحرافات بشكل تلقائي، كما يوفر النظام شاشات مخصصة لإدارة مستخلصات المالكين، مستخلصات المقاولين، وشاشة لإرسال الفواتير الإلكترونية.

علاوة على ذلك، فإن النظام معتمد رسميًا من هيئة الزكاة والضريبة بالسعودية ومصلحة الضرائب المصرية، وهو يدعم الفوترة الإلكترونية ويوفر ميزة مزامنة الفواتير مع الهيئة؛ مما يجنب الشركة المشاكل مع الجهات الحكومية. ولدعم اتخاذ القرارات المستنيرة، فإن النظام يوفر تقارير تفصيلة حول:

• مستخلصات المقاولين
• مستخلصات المالكين
• كشف حساب المقاولين
• تقادم دين المالكين.
• تقادم دين المقاولين
• كشف حساب تأمين مقاولين
• كشف حساب تأمين مالكين
• الانحراف الزمني بين المخطط والتنفيذ
• تتبع التنفيذ الفعلي للبنود

ويطبق البرنامج رقابة داخلية صارمة؛ حيث يدعم الموافقات الإلكترونية في كل خطوة من خطوات العمل، كما يتيح ضبط حدود التكاليف والكميات ومنع تجاوزها. إلى جانب ذلك، يوفر النظام أرشفة إلكترونية لجميع المستندات حتى يسهل مراجعتها وتتبعها فيما بعد.

ومن أبرز مميزات البرنامج مرونته العالية وقابليته للتخصيص، بحيث يناسب الشركات بمختلف أحجامها واحتياجاتها؛ فهو يدعم دليل حسابات شجري غير محدود وقابل للتخصيص وفقًا لهيكل الشركة، كما يتميز بواجهة استخدام سهلة، مع إتاحة الاستضافة الداخلية لقواعد البيانات.

الملخص

عند اختيار شركات المقاولات لنظام ERP، هناك ستة معايير لا بد أن يوفرها النظام: التكامل وشمولية دورة العمل ليغطي النظام جميع المراحل حتى تسليم المشروع، التكامل المالي والامتثال القانوني لتجنب الغرامات والعقوبات، وتحقيق رقابة داخلية عالية عن طريق صلاحيات تفصيلية وموافقات إلكترونية ووضع حدود للتكاليف والكميات.

كما يجب أن يتميز النظام بالمرونة والقابلية للتخصيص بما يتناسب مع حجم وتخصص كل شركة، إلى جانب القدرة على توليد تقارير تحليلية فورية تدعم اتخاذ القرارات السليمة، وأخيرًا توفير مستوى عال من الأمان وإمكانية الوصول السحابي لحماية البيانات وإتاحة الوصول إليها من أي مكان.

وهنا يبرز برنامج أكفليكس المحاسبي للمقاولات ليجمع كل هذه المعايير في نظام واحد، بحيث يضمن التكامل، يحقق أعلى مستويات الأمان والامتثال، ويوفر مرونة وتقارير تحليلية تدعم نمو الشركة وتعزز كفاءتها.