تعرف على نظام ERP

تم النشر بواسطة اكفليكس
تاريخ النشر 2019 December 11

تعرف على نظام ERP واهميته لشركتك

ان النمو الكبير فى عالم الاعمال بمختلف مجالاته وأنشطته فى الفترة الاخيرة يحتاج الى ادارة هذه الموارد العملاقة حتى تستمر الشركات فى نمو ولكن مانراه من انهيار للعديد من الشركات الكبيرة و اغلاق وعدم استمرارية الكثير من الشركات الصغيرة والمتوسطة لو امر يحتاج الى المزيد البحث والتحليل عن الاسباب التى ادت الى انهيار هذه الشركات وعدم استمرارية الاخرى ، ولعل من ابرز الاسباب التي تم اكتشافها هو غياب أساليب الإدارة السليمة و عدم تطبيق نظام erp فى الشركات.
 

(تخطيط إدارة موارد الشركات ) نظام Enterprise Resource Planning .. ERP

المشكلة  والعلاج

مع توسع الشركات ظهرت الحاجة الى ضرورة توافر المعلومات اللازمة لأعمال الرقابة والتخطيط واتخاذ القرار ونظراً لصعوبة تنفيذه هذه العمليات بالطبع باستخدام النظام الورقى 

كان لابد من الاستعانة بنظام كمبيوتر يجعل كافة أقسام الشركة فى قسم واحد وهو نظام ERP (تخطيط ادارة موارد الشركة) وهو يهتم بجميع العمليات الاساسية فى المؤسسات من بيع 

وعمليات مالية ومحاسبية وادارة المخازن وادارة الأصول وادارة المشاريع وكذلك ادارة الاستفادة القصوى بالموارد البشرية وإدارة الإنتاج ... ألخ بحيث يجعل كل هذه الأقسام تبدو للادارة 

وكانها منظومة واحدة ( نظام واحد ) يسهل ادارته والقيام بالرقابة عليها ومن ثم سهولة وسرعة اتخاذ القرارات فى صالح المنشأة وبالتالي ادارة موارد المنشأة افضل وانسب الطرق 

الممكنة بما يؤدى الاستمرارية والتوسع للشركات الكبيرة والنمو وعدم الانهيار للشركات الصغيرة والمتوسطة .

تعرف على نظام ERP وأهم فوائده للشركه


الفهم الخاطئ لنظام ERP

هو مجرد برنامج كمبيوتر سيحول المنشأة ERP يتبادر لاذهان الكثيرين ان نظام من شركة عشوائية لا تطبق أساسيات الادارة الى شركة نموذجية تحقق كل ما تتمناه من نمو وازدهار ولعل هذا المفهوم الخاطئ يحتاج الى تصحيح كبير فان نظام ( تخطيط ادارة موارد المنشأة ) فى نشأته كان فى ثلاثينيات القرن الماضى ولم يكن يعرف وقتها الكمبيوتر ولكن نظر لتوسع الأعمال ظهر الحاجة الملحة لنظام يساعد فى ادارة المنشأة وهو بالاساس عبارة عن " مجموعة من اللوائح والقوانين المنظمة لكافة العمليات داخل الشركة " توضع فى شكل قوالب جاهزة للتنفيذ وبدخول الكمبيوتر ادى ذلك لصياغة هذه النظم فى شكل برنامج " كوحدة واحدة " يسهل عليها ادارة موارد المنشأة "  بتطوير الشركة ما بتطوير الشركة ما لم يتفهم الموظفين والادارة العليا ضرورة تطبيق النظم والقوانين لن يقوم نظام ERP المالى ومن ثم فإن نظام بالشكل السليم قبل البدء فى تطبيقه.


معوقات تطبيق نظام ERP

نظام ERP تكمن أهم هذه المعوقات كما سبق وان ذكرت فى الفهم الخاطئ لمنظومة كذلك من أهم المعوقات هو مقاومة موظفى الادارة للتغيير خوفاً منهم لفقد بعض وظائفهم وكذلك التشخيص الخاطئ لاحتياجات الشركة ولعل من أهم أساليب التغلب على هذه المشكلة هو استشارة شركة البرمجيات المسند إليها تطبيق نظام ERP باعتباره خبير يقدم حلول للمشكلات التى تواجه الشركة وليس مورد لنظم برمجية لأنه على دراية اكثر بنظم الادارة وكذلك فان لدية خبرة فى التعامل مع العديد من الشركات المماثلة والتى قدم إليها العلاج لنقاط الضعف فيها.
 

كذلك من المعوقات عدم التدريب الكافي لموظفي الشركة على نظام ERP بما يؤدى لعدم تطبيقه بشكل سليم ومن ثم لا يعطى النتائج المرجوة منه، بما يجعل الشركة تقرر الاستعانة بنظام آخر وتستمر هذه الحلقة المفرغة بما يؤدى فى النهاية الى ضياع المزيد من الوقت والجهد وإهدار موارد الشركة  دون جدوى او تحقيق لاى من اهداف الشركة.
 

وهذا بالاساس يرجع Customize ERP كذلك من معوقات التطبيق فى كثرة التغيير الى التشخيص الخاطئ من الشركة بالمشكلات التي تواجهها فى الادارة والتخطيط ومن ثم علاج خاطئ ففي بعض الأحيان يكون القوالب الجاهزة للنماذج الادارية والمالية وغيرها هى افضل الطرق لإتمام الرقابة و التنظيم للشركة.

 

مميزات تطبيق نظام ERP

ادى استخدام التكنولوجيا الهائلة لعالم الكمبيوتر والشبكات فى نظام ERP الى إحداث العديد من المزايا على مستوى الشركات ويمكننا تقسيم هذه المزايا إلى مميزات على مستوى الأقسام ومميزات على مستوى الشركة
 

 ككل ويمكن ذكرها على النحو التالى: 
 

 على مستوى الادارة المالية ادى الى سهولة ادخال نظام ERP الادارة المالية 

تطبيق نظام

البيانات المالية سابقا كان يتم ادخال البيانات المالية بشكل يدوى بواسطة اكثر من موظف ثم يتم ترحيلها للاستاذ العام وعمل أستاذ مساعد لكل حساب بما يحتاج للعديد من الموظفين وكذلك

 صعوبة استخراج المعلومات المالية ، تخيل معى لو ان الشركة بها العديد من الفروع فكيف يمكن استخراج المعلومات المالية لو افترضنا أن شركة الفرع الرئيسى لها فى القاهرة وفرع بطنطا مثلا 

وأراد المدير المالى صرف دفعة لأحد الموردين من فرع القاهرة لمراجعة حساب هذا المورد أمر صعب بضغطة واحدة يمكن نظام ERP لاستدعاء المحاسب من فرع طنطا لمراجعة رصيد المورد ولكن مع   

للمدير المالى مراجعة الرصيد وكذلك اذا أراد المدير العام استعراض احد القوائم المالية لاتخاذ قرار دخول مناقصة جديدة من عدمة فيمكنة بكل سهولة استعراض التقرير ( القوائم المالية ) والتعرف على ذلك ساهم بشكل كبير فى توفير الوقت والمجهود فى ادخال البيانات المالية اى من نظام ERP المالى 

من انظمة رقابة وكذلك سرعة استعراض التقارير المالية وبالتأكيد ما يوفره نظام ERP لتفادى وقوع أخطاء محاسبية زاد من الثقة فى كفاءة ودقة المعلومات الصادرة منه .


على مستوى الشؤون الإدارية  غير كثير نظام ERP لاإدارة الموارد البشرية 

تطبيق نظام

من مفهوم إدارة الموارد البشرية لدى الشركات في وجود نظام البصمة وربطها بانظمة نظام ERP ادى لزيادة انضباط الموظفين والعمال ومن ثم ساهم بشكل كبير فى زيادة الانتاجية

مما ادى لمكافأة الموظفين الاكفاء والاستفادة منهم وترقيتهم  كذلك وضع نماذج لتقييم الأداء ودمجها في النظام 

وكذلك ساعد الشركة بشكل كبير فى وضع كل موظف فى المكان الذى يستحقة ويبدع فيه كما أنه  قد وفر الوقت والجهد ويقلل من فرص إهدار الوقت أثناء العمل  

فمثلا اذا اراد احد موظفي فرع السويس مثلا مراجعة راتبة أو رصيد اجازاته او حتى تقديم طلب اجازة لظرف ما لا يحتاج للقدوم الى الادارة بالقاهرة لتقديم الطلب والحصول 

على الموافقة عليه يكفيه فقط تقديم هذا الطلب او الشكوى من خلال النظام ويمكن الحصول على الرد فوراً بما لا يؤدى لتوقف العمل او تعطيله كذلك فإن تطبيق النظم الجديدة من إدارة الجودة الشاملة

 اساليب ادارة الوقت و غيرها من الانظمة التى ترقى بموارد الشركة  وتمكن المنشاة من ادارة ( العنصر البشري ) والاستفادة من قدرات لا يمكن استغلالها والاستفادة منها الا  بوجود نظام ERP وبذلك 

 قد أحدث نقلة نوعية بمجال ادارة الموارد البشرية.

على مستوى المخازن قد احدث فارق كبير وملحوظ نظام ERP لإدارة المخازن 

تطبيق نظام 

فى اعمال الادارة والرقابة وسرعة اتخاذ القرار فى ادارة المخازن ونقاط البيع ففى النشاط الانتاجى نجد أن هناك العديد من المخازن ( مخزن مواد خام – مخزن قطع غيار – 

مخزن مواد مصنعة – مخزون إنتاج تام -.... ألخ ) ولادارة هذه الكم من المخازن نحتاج الى العديد من العنصر البشرى المدرب وذلك لأحكام الادارة والسيطرة على هذه المخازن ولن يكون القرار فى

 اعادة الطلب أو تخطيط الإنتاج بالسرعة المطلوبة ولكن بوجود نظام ERP  نستطيع تسجيل كافة اذون الصرف والاضافة فورا وبكل سهولة وتوفير هذا العدد من الموظفين وكذلك يمكن لأي ادارة ترغب فى معرفة رصيد المخزن من التعرف على الرصيد فورا

وكذلك يمكننا عمل جرد مستمر والتعرف على العجز بالأصناف بشكل لحظى بما يؤدى لسرعة إعادة الطلب وعدم توقف عملية الإنتاج واحكام الرقابة على الأصناف المخزنية وتقليل نسبة الخطأ البشرى ضف الى ذلك دقة تخطيط الانتاج لسرعة ودقة توافر المعلومة بما يقلل من فرص الهدر و الركود للاصناف المخزنية 

وفيما يتعلق بالنشاط التجاري فعد دخولك سوبر ماركت وتشتري الكثير من الأصناف وتملأ عربة المشتريات

 فتخيل معى عدم وجود نظام ERP لكن الأمر غاية في الصعوبة والتعقيد ولامتلاء الهايبر ماركت  يستطع محاسبة العميل ليس ذلك فقط ولكن لفترات طويلة ولكن بتطبيق نظام ERP تمكن الكاشير بكل سهولة من 

هنا أكثر من قسم تؤثر فى نفس الوقت ( فبمجرد وضع الكاشير للمنتج على الماسح الضوئى ) قام النظام بعمل إذن صرف للمنتج دفاتر المخزن و تاثر ايضا الإدارة المالية بصرف البضاعة فزادات تكلفة البضاعة المباعة وزاد

 المبيعات وايضا التكاليف وتاثر الانتاج فأعاد الطلب لبعض منتجات استعداداً لشرائها حتى لا ينقص المخزن منها كل هذا فى لحظة فقط دون تدخل من العنصر البشرى ودون أدنى شك فى وجود أخطاء بشرية وهذا من أهم

ما يميز نظام ERP بأنه يجعل المنشأة تعمل وكأنها برنامج واحد ( وحدة واحدة ) .


على مستوى إدارة الإنتاج غير كثير من أساليب إدارة نظام ERP لادارة الانتاج 

تطبيق نظام 

الإنتاج في تخطيط وهندسة الانتاج تحتاج بالأساس إلى التكلفة التاريخية للمنتج حتى يتمكن المصنع من إعطاء تصور لافضل حجم انتاجى يحقق اقصى ربح ممكن باقل خسائر واقل هادر ممكن وحتى يحدث هذا لابد من

 التناسق بين ادارة التكاليف والموازنات وربطها بادارة الإنتاج  ولذلك كان لابد من وجود نظام ERP موحد يمد ادارة الانتاج بالمعلومات والتقارير اللازمة لتخطيط عملية الإنتاج بما يساهم فى الوصول الى اقصى تحقيق 

ممكن للموازنة التخطيطية وكذلك حساب دقيق جدا للتكاليف بكافة أشكالها الثابتة والمتغيرة والغير مباشرة

بما يؤدى فى النهاية لاستبعاد التكلفة الغير مجدية وتخطيط الإنتاج بشكل سليم .


على مستوى إدارة الأصول المملوكة للشركة وكذلك نظام ERP لادارة الأصول 

تطبيق نظام 

المؤجرة يساهم بشكل كبير فى معرفة التكاليف الخاصة بهذه الاصول ومدى جدواها وكذلك معرفة كافة النفقات التى تتحملها هذه الأصول وتحميلها على مركز التكلفة الخاص بها 

بما يساهم فى دقة توجيه التكاليف من حيث ( مراكز التكلفة ) ومساعدة الادارة بشكل كبير فى اتخاذ القرارات اللازمة بشراء الأصول أو استبعادها ، تملكها او من الافضل استئجارها.


على مستوى ادارة الإنتاج والتسويق  نظام ERP لادارة المبيعات والتسويق

تطبيق نظام 

أدى نظام ERP لإحداث طفرة فى نظام المبيعات والتسويق على حد سواء في توافر المعلومات الخاصة بالعميل وتسجيلها على النظام ساهم بشكل كبير فى الاحتفاظ بقاعدة بيانات عملاقة للعملاء

ومن ثم استهداف العملاء بما يساهم فى حصول الشركة على حصة سوقية أكبر ، كذلك فى نظام ادارة مناديب المبيعات من خلال نظام ERP ساهم فى معرفة رجل المبيعات الأكفاء من خلال التقارير الواردة من النظام 

وكذلك تقارير البيع ساعدت الادارة فى تحديد اى الامكان تحتاج للتوسع فى المبيعات واى الأماكن ضعيفة من حيث تسويق المنتج ، أن وجود قاعدة عملاقة من بيانات العملاء ومعرفة بيانات العملاء وحجم مشترياتهم

 لم يفيد فقط الادارة المالية ولا ادارة المخازن ولا الانتاج فقط ولكن وجود وحدة متكاملة للمنشأة مترابطة 

الأطراف تمد بعضها البعض بالبيانات والتقارير يفيد بشكل كبير فى المدخلات السليمة لاى ادارة ومن ثم تقارير سليمة وفى الاخير زيادة حصة بيعية وتحسين جودة منتج بالتالى استحواذ أكبر على حصة سوقية .


على مستوى ادارة خدمة العملاء كان له دور نظام ERP لادارة خدمة العملاء

تطبيق نظام 

كبير فى تزويد الإدارات المختلفة بما يطلبه العميل فإن خدمة العملاء هى من اهم الادارات الموجودة باى شركة لأن رأى العميل وخدمة ما بعد البيع هى أضمن وسيلة لتسويق المنتج فكلما كان العميل راض 

عن المنتج وكلما كانت خدمته باسرع ما يكون كلما ادى ذلك لاستمرارية الشركة وزيادة حصتها السوقية وحتى يحدث ذلك لابد من نقل مقترحات العميل الى الادارات الاخرى من اجل تحسين المنتج بما يتناسب

 ورغبة العميل بوجود قاعدة بيانات هائلة يمكن لكافة الإدارات الاطلاع على بياناتها وتقاريرها بشكل لاحظ يساهم فى تحقيق ذلك ، كذلك وجود نظام الكتروني لخدمة العملاء يساهم فى سرعة الاستجابة للعميل وازالة اى وجهة نظر سلبية عن المنتج .


على مستوى الشركة ككل مميزات تطبيق نظام  ERP

فى الشركات يغير من الشركة ككل ،فقد سبق وان ذكرنا دوره فى أن تطبيق نظام ERP

يجعل الشركة تعمل باحدث اساليب التطوير والتحسين على مستوى الأقسام ولان نظام ERP

وحدة واحدة ( كبرنامج واحد ) فيما يتحقق على مستوى الأقسام سينعكس بالضرورة على مستوى الشركة ككل وهذا يحقق ما يلى :

1- سرعة وسهولة ودقة إدخال البيانات سواء كانت ( مالية – ادارية – هندسية ....).
 

2- سرعة وسهولة ودقة الحصول على مخرجات ( تقارير ) .
 

3- سرعة وسهولة ودقة اتخاذ القرارات من قبل الادارة العالية بما يخدم الشركة.
 

4- تحقيق وفرة فى التكاليف بشكل كبير من خلال تجنب التكاليف الخاطئة والمصروفات عديمة الجدوى فتكلفة برنامج erp اى كانت اقل بكثير جدا من ما تخسره الشركة بسبب سوء الإدارة .
 

5- الحفاظ على أصول المنشآت وصيانتها واستمراريتها .
 

6- تحقيق العدالة بين موظفي الشركة ( الأفضلية للأكفاء) واستبعاد الموظفين التى قد تعطل الشركة او لا تساهم فى تقدمها .
 

7- زيادة الحصة السوقية للشركة وتوسعها واستمراريتها .
 

إن المزايا عديدة جداً ولا يسعنا المجال لحصرها ، ولكن ينبغى علينا إدراك شيء هام جدا

تلخيص لاهمية نظام ERP للشركات 

 لا يعنى برنامج كمبيوتر يغير الشركة ولكن لابد لاى شركة ترغب فى شراء  نظام ERP أن مفهوم نظام ERP أن تستعد للتغيير وتطبيق معايير الادارة النموذجية حتى يسهل عليها تطبيق نظام ERP  في الشركات المصرية الصغيرة والمتوسطة أمامها فرصة كبيرة للتغيير من أسلوب الإدارة في الإدارة النموذجية ليست مفيدة فقط للشركات الكبيرة ولكن الشركات الصغيرة والمتوسطة ستسهل عليها المهمة.

ومن ثم تحقيق مزاياها والاستفادة من قدراته الهائلة بنظام ERP باتباعها نظم حديثة للادارة قبل اختيار فى تطوير الشركات وتحسين بيئة الأعمال ومن ثم التوسع للشركات الصغيرة والمتوسطة واستمرارية الشركات الكبيرة .

طلب عرض سعر
أضف تعليقاً