أصبحت البرامج المحاسبية ضرورة لابد منها فى شركاتنا، فلا يمكن لشركة ان تقوم بادارة أعمالها بدون البرامج المحاسبية لما تقدمه هذه التطبيقات من سهولة وسرعة فى توفير المعلومات اللازمة لاعمال الادارة والرقابة واتخاذ القرارات ، ولذلك فلابد للشركات ان  تتعرف على طبيعة مطلباتها واحتياجاتها من البرامج المحاسبية وغيرها من أجل اختيار افضل البرامج التى تساعد الشركة فى انجاز اعمالها بأفضل ما يكون، ولعلنا نقدم نموذجاً لواحد من أفضل البرامج المحاسبية فى مصر والشرق الاوسط والذى اثبت نجاحاً كبيراً فى كثيراً من الشركات مع تنوع انشطتها وذلك لتميزه بالشمولية فالبرنامج يقدم نموذجاً رائعا لبرنامج الحسابات العامة والذى يتناسب مع مختلف الشركات سواء كانت صغيرة ام متوسطة ام شركات كبيرة الحجم وفيما يلى سوف نستعرض دورة عمل برنامج الحسابات العامة أكفليكس.

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

يعتبر برنامج الحسابات العامة أكفليكس بمثابة برنامجين فى برنامج واحد فالبرنامج يحتوى على جزء خاص بإدارة الاصول الثابتة للشركة وتبدء دورة عمل برنامج الحسابات العامة أكفليكس بالاعدادات العامة 

أولاً: قائمة الاعدادات العامة  

تعتبر قائمة الاعدادات العامة هى أهم القوائم فى دورة عمل برنامج الحسابات العامة أكفليكس اذ من خلالها يتم تهيئة البرنامج للعمل بالنظام المتبع داخل الشركة وادخال البيانات الاساسية للشركة ، وتنقسم الى عدة شاشات 

1- شاشة الاعدادات الاساسية 

ومن خلالها يتم ادخال البيانات الاساسية للشركة مثل  (أسم الشركة – رقم التليفون – رقم الفاكس – عنوان الشركة - ايميل الشركة - شعار الشركة – العملة الاساسية للشركة - رقم البطاقة الضريبية – مأمورية الضرائب التابع لها )  وكذلك تحديد تاريخ بداية السنة المالية للشركة وتاريخ نهايتها و التاريخ الافتراضى للتقارير و مسار حفظ التقارير  والرقم التقريبى للعملات والحساب الخاص بضريبة القيمة المضافة على المدخلات وضريبة القيمة المضافة على المخرجات ونسب ضريبة الارباح التجارية والصناعية وكذلك السماح باضافة ملحقات بالقيود و السماح باضافة معامل عملة فى الحركات .

2- شاشة المستخدمين

ومن خلالها يتم انشاء عدد لا نهائى من المستخدمين وتحديد صلاحيات كل مستخدم سواء ( بالاضافة – التعديل – الحذف - ... ) ويمكن جعل المستخدم " مدير للنظام " لدية كل الصلاحيات أو تحديد مستخدم معين ك"بروفايل " و نسخ صلاحياته لأكثر من مستخدم .

3- شاشة الفترات المحاسبية والضريبة

ومن خلالها هذه الشاشة يتم تقسيم الفترات المحاسبية حسب السياسة المالية المتبعة بالشركة فيسمح لك البرنامج بتقسيم السنة المالية الى ( فترة واحدة – فترتين – اربع فترات – 12 فترة ) كما يتيح لك حرية التحكم فى الفترات المحاسبية من حيث ( اغلاق الفترة – اهلاك اصول الفترة – ترحيل ارصدة الفترة – اغلاق الايرادات والمصروفات للفترة ) ، كما يتم تقسيم فترات ضريبة الخصم الاضافة الى 4 فترات " فترة كل 3 شهور " كما هو متبع ويتيح لك امكانية اغلاقها وادخال بيانات السداد ( المبلغ – التاريخ – رقم الشيك – فرع البنك – العملة ) وطباعة نموذج 41 الضريبى . 

4- شاشة الفروع

ومن خلالها هذه الشاشة يتم انشاء شجرة الفروع للشركة اذا كان الشركة لها أكثر من فرع فيتم انشاء الفرع الرئيسى والفروع التابعة له ويتيح لك البرنامج امكانية انشاء عدد لا نهائى من الفروع وربط كل فرع بمراكز التكلفة التابعة له . 

5- شاشة مراكز التكلفة

ومن خلالها هذه الشاشة يتم انشاء مراكز التكلفة الموجودة بالشركة بشكل شجرى وربطها بالفروع والحسابات المرتبطة بها ويمكن انشاء عدد لا نهائى من مراكز التكلفة.

6- شاشة شجرة الحسابات

ومن خلالها هذه الشاشة يتم انشاء شجرة حسابات الشركة ويأتى البرنامج بشجرة حسابات افتراضية بها الحسابات النموذجية ويمكن للشركة اضافة الحسابات الخاصة بها ومن خلال هذه الشاشة يتم تحديد (اسم الحساب – رقم الحساب – طبيعة الحساب -...) وكذلك يمكن انشاء حساب رئيسى واضافة حسابات تابعة له بنفس الخصائص ويوجد العديد من المزايا بشاشة شجرة الحسابات التى تتميز عن اى برنامج أخر فيمكن اضافة عدد لا نهائى من الحسابات فى اقل وقت ممكن ويمكن إعادة حساب خطأ بالشجرة لمكانة الصحيح بأسهل ما يكون وكذلك تحويل القيود من حساب الى حساب وربط حساب بفرع معين او بمركز تكلفة معين بالاضافة الى امكانية جعل حساب يظهر فى شاشات دون غيرها  واظهار رصيد الحساب والحركات المدينة والدائنة التى تمت عليه هذا بالاضافة الى العديد من المزايا الاخرى بشاشة شجرة الحسابات.

7- شاشة أرصدة أول المدة

ومن خلالها هذه الشاشة يتم ادخال رصيد أول المدة لكل حساب ويتيح لك امكانية ادخال رصيد كل حساب على حدى او ادخال جميع ارصدة الحسابات فى جزء من الثانية من خلال استيراد ارصدة حسابات أول المدة من ملف أكسيل . 

8- شاشة مجموعات الحسابات

ومن خلالها هذه الشاشة يتم انشاء عدد لا نهائى من مجموعات الحسابات التى تساهم فى زيادة درجة الرقابة على الحسابات و تحديد اختصاصات كل محاسب بالادارة المالية فيمكن انشاء ( شاشة المقبوضات – شاشة للمدفوعات – شاشة للخزينة – شاشة للبنك .... ) وتحديد مجموعة الحسابات التى تظهر فى كل شاشة .

ثانياً: قائمة التعاملات الاساسية 

 ومن خلال هذه القائمة يتم اجراء العمليات المحاسبية اليومية المتكررة وتنقسم هذه القائمة الى عدة شاشات

1- شاشة القيود

 من خلال شاشة القيود يمكنك انشاء القيود المحاسبية  وتتميز هذه الشاشة بوجود اكثر من رقم مرجعى للقيد الواحد يسهل من عمل البحث عن القيد بالاضافة الى امكانية استيراد القيد المحاسبى من ملف أكسيل و اضافة مرفق للقيد و عند تكرار انشاء القيد يتيح لك البرنامج امكانية تحديد قيد نموذج لاستخدامة فيما بعد ، كما يوجد العديد من المزايا فى شاشة القيود.

2- شاشة القيود العكسية

 من خلال هذه الشاشة يتم الغاء القيود بمجرد اختيار القيد المحاسبى المراد الغاؤه والضغط على حفظ فيتم ألغاء القيد .

3- شاشة مراجعة القيود

من خلال هذه الشاشة يمكن مراجعة القيود واستعراضها بكافة التفاصيل الخاصة بها .

4- شاشة ضريبة خصم من المنبع (موردين / عملاء)

من خلال هذه الشاشة يمكن انشاء اشعار خصم ضريبى بضريبة الخصم من المنبع سواء للمورد او للعميل بتحديد الفاتورة و المورد / العميل ويقوم البرنامج بانشاء الاشعار أليا.

5- شاشة لاشعار ضريبة القيمة المضافة

من خلال هذه الشاشة يتم عمل اشعار بضريبة القيمة المضافة فبمجرد تحديد الفترة التى نرغب بانشاء ضريبة القيمة المضافة فيقوم البرنامج تلقائياً باحتساب الضريبة ويعرض لك  اشعار ضريبة القيمة المضافة نموذج ( 10 ) الضريبى كما هو متبع فى مصلحة الضرائب .

ثالثاً: الاصول الثابتة

وهو عبارة عن جزء خاص بالاصول الثابتة يمكن للشركة من خلاله من ادارة اصولها الثابتة (اضافة اصول – ادخال بيانات الاصول – استبعاد الاصول – تخفيض – بيع ......) وينقسم الى 

1- شاشة أنواع الاصول 

من خلال هذه الشاشة يتم انشاء عدد لا نهائى من الاصول فى شكل شجرى فيتم اضافة مجموعة اصول الالات والمعدات وادخال اكثر من نوع اساسى وفرعي تحته وتحديد حسابات الشراء والاستبعاد والاهلاك الخاصة بكل مجموعة .

2- شاشة اضافة الاصول 

من خلال هذه الشاشة يتم اضافة عدد لا نهائى من الاصول فى جزء من الثانية من خلال ملف أكسيل .

3- شاشة الاصول 

من خلال هذه الشاشة يتم ادخال بيانات الاصل وتحديد كافة خصائصه وتحديد هل الاصل جديد أم مستعمل وقيمته و طريقة اهلاكه  وادخال مستندات الاصل وتحديد المسئول عن العهده ، كما يمكن اجراء مختلف العمليات على الاصل من (اهلاك – تجديد للاصل – تخفيض للاصل – استبعاد – بيع)