أهم ما يميز برنامج الحسابات العامة وكيفية تطبيقه فى الشركات

يعتبر الاختيار المناسب للبرنامج المحاسبى هو أهم خطوة لضمان نجاح البرنامج المحاسبى فأختيار برنامج محاسبى يتناسب مع طبيعة شركتك من حيث الحجم والنشاط وطبيعة الاعمال هو أول خطوة فى طريق تحقيق التطوير الشامل للشركة وتحولها من النظام الورقى الى النظام الالكترونى و ادارة موارد الشركة بالشكل الامثل ، ولذلك فلابد من تحليل متطلبات الشركة بشكل جيد ومعرفة أوجه القصور بها بالاضافة الى الاستعداد الى التغيير بما يضمن نجاج البرنامج المحاسبى وتطبيقه بالشركة ، وفيما يلى سوف نستعرض أهم مميزات واحد من أفضل برامج الحسابات العامة فى الشرق الاوسط والذى حقق نجاح باهراً عند تطبيقه على عدد كبير من الشركات بمختلف الانشطة ( زراعية – صناعية – تجارية ) و اياً كان حجم الاعمال فالبرنامج مصمم ليناسب جميع الشركات هذا بالاضافة الى منظومة التطوير والتحديث المستمر التى تقوم بها شركة أكفليكس بما يجعل البرنامج دائما متوافق مع المعايير المحاسبية الدولية ، بالاضافة  الى سهولة التطبيق التى يتمتع بها البرنامج فى عملية الادخال ، و تغطيته لكافة التقارير التى يحتاجها كافة الاطراف المرتبطة بالشركة سواء كانت اطراف داخلية ( ادارات واقسام الشركة – الادارة العليا ) وكذلك الاطراف الخارجية ( العملاء – الموردين – البنوك – وغيرهم ).

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

مميزات برنامج الحسابات العامة أكفليكس

1- سهولة الادخال 

من أهم النقاط التى تحقق نجاح للبرنامج المحاسبى هو السهولة ، فالاساس فى تصميم البرنامج المحاسبى هو أن يجعل العمل المحاسبى أسهل ، ففى النظام الورقى قد تحتاج الى العديد من الخبرات المحاسبية والعمليات المعقدة من أجل التوجيه السليم للمصروفات والايرادات والتكاليف وغيرها ، وكذلك الى العديد من الدفاتر الورقية ، كما أن احتمالية الخطأ تكون اكبر ، ولكن من خلال ما يقدمة برنامج الحسابات العامة أكفليكس من التوجيه التلقائى للقيود المحاسبية و كذلك من التوجيه الدقيق للتكاليف والمصروفات وربطهم بمراكز التكلفة والفروع بالاضافة الى عمليات المراجعة وارشفه القيود التى يستحيل من خلالها حدوث فقد لاى حركة مالية ، هذا بالاضافة الى منظومة الرسائل التحذيرية والتنبيهية عند الاخطاء المحاسبية والتى تجعل من المستحيل حدوث خطأ مالى عند انشاء القيود وشاشة القيود العكسية يجعل العمل المحاسبى أسهل وأدق ما يكون .

2- توفير الوقت والمجهود 

فى الشركات الكبيرة يكون حجم الاعمال أكبر وعندما يكون نظام العمل ورقى  أو عند اختيارك برنامج محاسبى غير مناسب غالبا ما تحتاج الى عدد كبير من الموظفين لادخال البيانات المالية والمحاسبية ، ولكن ما يميز برنامج الحسابات العامة أكفليكس هو خاصية " الاستيراد من ملف الاكسيل " التى يقدمها فى معظم شاشات الادخال مثل ( شاشة ادخال القيود – شاشة ادخال ارصدة أول المدة – شاشة ادخال بيانات الاصول وغيرها )  والتى توفر المزيد من الوقت والمجهود فتتيح لك ادخال عدد لا نهائى من البيانات المالية والمحاسبية فى جزء من الثانية من خلال أختيار ملف الاكسيل و تحديد الاعمدة التى تحتوى على البيانات داخل ملف الاكسيل ويقوم البرنامج تلقائياً بإدخال البيانات داخل البرنامج . 

3- الشمولية فى برنامج الحسابات العامة

ان أحد عوامل فشل البرنامج المحاسبى هو أن يكون مبنى على اساس نشاط معين أو شركة معينة والعكس صحيح فأن أحد أهم عوامل نجاح برنامج الحسابات العامة أكفليكس هو أنة مصمم ليتناسب مع أى شركة مهما كان نشاطها ومهما كان حجمها فالبرنامج مبنى اسس نموذجية تعتمد على المعايير المحاسبية  الدولية المتعارف عليها ، هذا بالاضافة الى قاعدة العملاء الضخمة التى ساعدت البرنامج فى اضافة كافة الشاشات التى قد يحتاج اليها انشطة معينة دون غيرها .

4- الترابط

الهدف الاساسى للبرامج المحاسبية هو الربط بين اقسام وادارات الشركة وجعل الشركة تعمل وكأنها وحدة واحدة ، فبرنامج الحسابات العامة أكفليكس يعتبر جزء من منظومة برامج حسابات أكفليكس فجميع الحركات التى تحدث ببرنامج ( ادارة المخازن – ادارة الخزينة والبنوك – ادارة الموارد البشرية – المقاولات ... وغيرها ) تؤثر مباشرة فى برنامج الحسابات العامة بقيود محاسبية ، كما أن كافة الاعدادات و التسويات المحاسبية التى تتم من خلال برنامج الحسابات العامة تؤثر ايضاً فى البرامج الاخرى ، وكذلك يمكن استعراض تقارير برنامج الحسابات العامة اكفليكس من جميع اجزاء برنامج حسابات اكفليكس الاخرى . 

5- ادارة الاصول الثابتة

فى معظم البرامج الاخرى عندما تحتاج الى برنامج لادارة الاصول الثابتة للشركة فأنت بحاجة الى شراء برنامج جديد بعيد تماماً عن برنامج الحسابات العامة ، وقد لا يكون مرتبط ببرنامج الحسابات العامة ، ولكن ما يقدمة برنامج الحسابات العامة أكفليكس من جزء خاص بالاصول الثابتة داخل برنامج الحسابات العامة هى أحد أهم المميزات والاضافات التى تميز برنامج الحسابات العامة أكفليكس عن غيره من البرامج الاخرى ، فوجود برنامج لادارة الاصول الثابتة يمكن من خلاله انشاء شجرة الاصول الموجودة بالشركة (أصول رئيسية – أصول فرعية) وريطها بالفروع ومراكز التكلفة وشاشة لادخال بيانات الاصول وربطها بالحسابات وكذلك شاشة لادخال عدد لا نهائى من الاصول من خلال ملف أكسيل بالاضافة الى امكانية اجراء العمليات المختلفة على الاصول من ( أهلاك – تخفيض – استبعاد – بيع - ... ) و يقوم البرنامج تلقائياً بانشاءالقيود المحاسبية لكافة حركات الاصول ، اضف الى ذلك التقارير المميزه التى تغطى كافة احتياجات الادارة عن اصولها الثابته، بما يجعل من البرنامج قيمة رائعة مقابل سعر .

6-المرونة

عندما يكون البرنامج أكثر مرونة فهو أكثر قابلية للتطبيق وبالتالى فهو أكثر أعتمادية وبرنامج الحسابات العامة أكفليكس مرن لدرجة أنة فيمكن تهيئة البرنامج ليناسب جميع الانشطة والسياسات المحاسبية المتبعة داخل الشركة فمن خلال البرنامج يمكن تحديد الفترات المحاسبية ( فترة  - فترتين – 4 فترات – 12 فترة ) وكذلك امكانية تحويل القيود الخطأ من حساب الى حساب بكل سهولة دون الحاجة لالغاء القيود ،وكذلك تحويل القيود من مركز تكلفة/ فرع لاخر بكل سهولة  ، وكذلك المرونة فى تصميم شاشات معينة لادخال الحركات كشاشات ( المقبوضات – المدفوعات – الخزينة ... وغيرها ) حسب طبيعة كل نشاط هذا بالاضافة الى العديد من الخصائص الاخرى التى تزيد من درجة الرونة والاعتمادية بالبرنامج .

7- التقارير 

عندما نريد أن نحكم على برنامج محاسبى فأننا بحاجة الى استعراض المخرجات ( التقارير ) التى يقدمها البرنامج المحاسبى ومدى دقتها وتغطيتها لكافة احتياجات المستخدمين للحكم على البرنامج المحاسبى ، ولعل التقارير التى يقدمها برنامج الحسابات العامة أكفليكس هى أحد أهم نقاط القوه بالبرنامج فالبرنامج يغطى كافة التقارير المحاسبية سواء على مستوى (القيود – الاستاذ العام – الاستاذ المساعد – مراكز التكلفة – الفروع – الحسابات الختامية كالميزانية – قائمة الدخل – المركز المالى – الموازنات التقديرية – الاصول الثابتة – وغيرها ) فالبرنامج يغطى كافة احتياجات المستخدمين الداخليين والخارجيين من التقارير ولا يوجد تقرير قد تحتاج الية اقسام الشركة او الادارة العليا للشركة الا ويقدمه البرنامج وبدرجة عالية من الدقة . 

كيفية تطبيق برنامج الحسابات العامة أكفليكس بالشركة

يعتمد تصميم البرنامج المحاسبى  الجيد على  تحقيق  اقصى استفادة لموارد الشركة ولذلك فلابد من تهيئة بيئة الاعمال لهذا التطوير فلا يمكن أن يحدث النجاح فى الشركة ما لم يتم تغيير السياسات الخاصة بها فى كافة الادارات و البدء فورا ً فى تطبيق المعايير الدولية للاداء سواء كان للسياسات والاجراءات المالية والمحاسبية المتبعة أو انظمة الجودة الشاملة و كفاءة الاداء بما يجعل مهمة البرنامج المحاسبى اسهل وبالتالى يحقق النجاح فى بيئة الاعمال ، وبالتالى لابد من التطبيق الفعلى للسياسات والاجراءات الخاصة ببرنامج الحسابات العامة أكفليكس قبل التحول الالكترونى وتطبيقها على الحاسب .