أفضل برنامج حسابات مشتريات للحفاظ على نظام إدارة المشتريات للشركات

كانت ولا تزال إدارة المشتريات أحد أهم الإدارات الهامة والحيوية داخل الشركات لما لها من دور عظيم في شراء إحتياجات الشركة بأفضل جودة وبأقل سعر ممكن من خلال المفاضلة بين عروض الأسعار من الموردين والمقاولين و توقيع العقود التي تضمن للشركة تدفق احتياجاتها من المواد بأقل سعر لأطول فترة ممكنة بما يؤدي لتحقيق وفورات في التكاليف ومن ثم زيادة أرباح الشركات في إدارة المشتريات لها دور كبير في تحقيق الأرباح للشركات بما لا يقل أهمية عن أي إدارة أخرى للشركة وإدارة المبيعات  ؛ فكيف للشركة أن تحقق أكبر قدر من المبيعات ما لم تحصل على أقل أسعار المواد الخام التي توفر لها ميزة تنافسية تمكنها من الحصول على حصة سوقية كبيرة في بيئة الأعمال ؛ ولذلك تولي الشركات أهمية قصوى في تطوير وتنظيم إدارة المشتريات بدئا من إختيار أفضل العناصر المدربة لإدارة المشتريات والعمل على رفع كفاءتهم لتحقيق أهدافها ؛ ولكن مع التقدم التكنولوجي في بيئة الأعمال وزيادة حجم التجارة الإلكترونية و زيادة حجم التبادل التجاري بين الدول أصبح من الضروري على الشركات  الاعتماد على التكنولوجيا الحديثة في إدارة المشتريات والتي لا غني عنها من أجل شراء أفضل المواد وتحقيق أفضل العقود بأقل سعر من خلال الشراء محليا أو بالاعتماد علي الاستيراد من الخارج بما يضمن للشركة تحقيق وفورات هائلة في التكاليف ومن ثم تعظيم الأرباح ؛ و لمواكبة هذا التقدم التكنولوجي والتطور في بيئة الأعمال كان من الضروري الإستعانة بأحد البرامج المحاسبية في إدارة المشتريات ؛ وقبل التعرف علي أفضل البرامج المحاسبية في إدارة المشتريات لابد من التعرف علي دورة الشراء النموذجية المتبعة في الشركات .

دورة إدارة المشتريات 

تعتمد دورة إدارة الشراء على مجموعة من الخطوات الهامة التي لابد من إتباعها من أجل شراء المواد بأفضل جودة وأقل سعر ممكن وهي : 

تبدأ دورة الشراء أولا بطلب إحتياج من الموقع أو الموظف طالب المواد وبدوره يقوم باستيفاء التوقيعات اللازمة من المدير المباشر لتقديم طلب الشراء لإدارة المشتريات التي تقوم بإعادة صياغة طلب الشراء في صورة ( طلب عرض سعر) وإرساله إلى الموردين لديها للحصول على أكثر من سعر من الموردين ثم يقوم الموردين / المقاولين بإرسال عروض الأسعار لإدارة المشتريات التي تقوم  أولا بالتأكد من مطابقة العروض للمواصفات الفنية المطلوبة ثم تقوم بالمفاضلة بين عروض الأسعار من الموردين لإختيار أقل الأسعار ثم ترسل أمر توريد للمورد / المقاول صاحب أقل سعر ؛ الذي يقوم بتوريد المواد المخازن الشركة بمستند (إذن تسليم للمخازن ) ويرفق مستند تسليم المواد المخازن بفاتورة المشتريات وهنا يقوم المحاسب بالتأكد من إضافة المواد للمخزن / للموقع ويراجع الأسعار مع أمر التوريد ثم يقوم بمراجعة الفاتورة للتأكد من قيمتها ويراجع شروط السداد و الملف الضريبي للمورد من أجل سداد قيمة الفاتورة.

كانت هذه دورة الشراء النموذجية التي يجب على الشركات إتباعها للحصول على أفضل أسعار المواد ، كما تتولى إدارة المشتريات أيضا توقيع العقود مع الموردين / المقاولين لتلبية إحتياجاتها المستمرة من مادة / صنف معين ضروري لعملية الإنتاج / التشغيل وقد تتعطل الشركة عن عملها حال إنخفاض رصيد هذا الصنف ؛ فتقوم إدارة المشتريات بالبحث عن أفضل الموردين داخليا وخارجيا عن طريق طرح المناقصات أو الممارسات توريد أكبر كمية ممكنة من هذا الصنف بأفضل جودة ممكنة وبأقل سعر وكذلك بأفضل الشروط التي تحقق لها وفورات في التكاليف ، أي أن لإدارة المشتريات دور كبير في نجاح أو فشل الشركات وتعتبر هي العامل الأساسي لتحقيق الربح ولذلك فمن الضروري. توفير كافة الوسائل الممكنة التي تحقق أهداف إدارة المشتريات والتي علي رأسها الإستعانة بأحد البرامج المحاسبية لإدارة عمليات الشراء و حسابات الموردين.

أهمية برنامج إدارة المشتريات للشركات 

برنامج إدارة المشتريات أهمية قصوى في إدارة عمليات الشراء ؛ فمن خلال برنامج إدارة المشتريات يمكن تحقيق المزايا الآتية : 

1- تسجيل وتكويد أصناف المشتريات يسهل من مهمة البحث عن الصنف عند عمل طلب احتياج وكذلك عند عمل عروض أسعار وأمر توريد انتهاء بإضافة الصنف للمخزن و عمل فاتورة الشراء كل ذلك أليا يتم في جزء من الثانية , دون الحاجة لكتابة أسم الصنف كل مرة يحتاج إليها طلب الشراء بما يقلل من الوقت والمجهود في إدارة عمليات الشراء ويقلل من فرص الخطأ نتيجة إعادة تسجيل نفس الصنف لأكثر من مرة نتيجة الخطأ البشري .

2- أن ربط كل صنف بالموردين الخاصين بالصنف يسهل من فرص البحث عن موردين الصنف ويعلم موظف المشتريات بالسابقات التاريخية لعملية الشراء من المورد في علمه بآخر سعر شراء الصنف من المورد بما يقلل من دائرة البحث في عروض الأسعار و يسرع من فرصة الحصول على الصنف في أقل وقت ممكن.

3- ربط الصنف بأكثر من وحدة قياس يسهل من عملية صرف وإضافة الأصناف للمخزن ، فالبرنامج يسمح بإضافة الصنف بآياً من وحدات القياس المرتبطة به و كذلك الصرف بوحدة قياس أخري ويقوم البرنامج بعمل تحويل لكمية الوحدات من الصنف ألياً عند الصرف أو الإضافة دون تدخل من المستخدم 

4- وجود أكثر من كود الصنف يسهل من مهام إضافة وصرف الصنف بكل سهولة من خلال جهاز قارئ الباركود الذي يسمح بإضافة وصرف عدد لا نهائي من الأصناف في أقل وقت ممكن.

5- ربط الصنف الواحد بمجموعة من الأصناف البديلة يسهل من عمل إدارة المشتريات في البحث عن الصنف البديل حال عدم توافر الصنف بالسوق مما يقلل من فرض إضاعة الوقت ويلبي احتياجات الشركة في أقل وقت ممكن.

6- الترابط بين إدارة المشتريات وإدارة المخازن والإدارة المالية وكذلك باقي إدارة الشركة يجعل مهمة إدارة عمليات الشراء وإدارة حسابات الموردين من أسهل وأسرع وأدق ما يكون في دورة الشراء تتم بأكملها إلكترونيا بدء من تلقي طلب احتياج من خلال البرنامج مرورا بعروض الأسعار وأمر التوريد ثم أذن إستلام المواد الذي يتم إلكترونيا من خلال إدارة المخازن ثم تقوم الإدارة المالية بالربط بين أذن أستلام المواد من المخازن وبين أمر التوريد من إدارة المشتريات إلكترونيا وتقوم بعمل فاتورة مشتريات إلكترونية من خلال الإدارة المالية ويتم السداد من خلالها أي أن الدورة كاملة تتم في أقل وقت ممكن وبأدق ما يكون دو أدني فرصة للخطأ البشري.

7- إدارة حسابات الموردين من خلال مطابقة حسابات الموردين إلكترونيا ومقابلة السداد بفواتير المورد أمر في غاية الأهمية لضمان عدم حدوث تكرار للسداد نتيجة الخطأ أو التلاعب.

8- وجود خاصية إضافة قوائم الأسعار من الموردين للبرنامج تساعد في إعلام إدارة المشتريات بأحدث أسعار الأصناف ألكترونياً.

وبعد التعرف على أهمية وجود برنامج إدارة المشتريات بالشركة ، فيما يلى سوف نستعرض واحد من أفضل برامج إدارة عمليات الشراء وحسابات الموردين فى مصر والوطن العربى  وهو برنامج إدارة المشتريات أكفليكس.

أهم مزايا برنامج إدارة المشتريات

فيما يلي سوف نستعرض أهم مزايا برنامج إدارة المشتريات اكفليكس من خلال إستعراض دورة عمل البرنامج .

أولاً : دورة الشراء 

تتميز دورة المشتريات ببرنامج إدارة المشتريات أكفليكس بالنموذجية والمرونة فالبرنامج يقدم دورة مستندية نموذجية لعملية الشراء بدء من وجود طلب إحتياج من الموقع / القسم ثم تقوم إدارة المشتريات بتلقي عروض أسعار من الموردين مروراً بأمر التوريد للمورد ثم أذن تسليم بضاعة للمخازن وإصدار فاتورة مشتريات ، وتتميز دورة المشتريات ببرنامج أكفليكس بالمرونة فيمكن عمل الفاتورة من أمر توريد مباشرة دون التقييد بعرض السعر أو بإصدار الفاتورة من أذن استلام بضاعة مخزنية من المورد ، كما يمكن إصدار فاتورة مباشرة دون التقييد بأياً من المراحل السابقة لدورة المشتريات ، وتتميز فاتورة المشتريات ببرنامج أكفليكس بسهولة وسرعة الإدخال اذ يمكن إستيراد بيانات الفاتورة من ( أمر توريد – أذن استلام ) أو إضافة بيانات الفاتورة من خلال جهاز قارئ الباركود للأصناف أو إضافة بيانات الفاتورة مباشرة من خلال زر بحث الأصناف الموجود بالبرنامج ، كما يمكن أضافة كافة المرفقات من مستندات وغيرها للفاتورة ، وكذلك تتميز فاتورة المشتريات ببرنامج إدارة المشتريات أكفليكس احتسابها القيمة الضريبية ألياً من خلال البرنامج فبمجرد اختيار المورد وربطه الضرائب المطبقة عليه يقوم البرنامج باحتساب القيمة الضريبية للفاتورة وإضافتها لقيم الأصناف ، كما يمكن إنشاء الفاتورة بأكثر من عملة ، وأضافة اكثر من خصم على الفاتورة  وكذلك يمكن أضافة خصم إجمالى على مستوى فاتورة المورد كما يمكن أضافة خصم على مستوى كل صنف ، وبمجرد أختيار المخزن المراد أضافة الأصناف له يقوم البرنامج ألياً  بزيادة رصيد المخزن بقيمة الأصناف المضافة ، مع مراعاه قيام البرنامج بإحتساب القيم الدقيقة لتكلفة الأصناف بناء على حركات الأضافة والصرف ألياً ليقدم التكاليف بأدق ما يكون ، ويقوم البرنامج بتحويل الفاتورة إلى قيود محاسبية ألياً عن طريق الترابط بين برنامج إدارة المشتريات و الحسابات العامة وبالتالى يكون برنامج إدارة المشتريات أكفليكس قدم دورة المشتريات بأبسط وأسهل وأدق ما يكون و يمكن اتمام دورة المشتريات فى جزء من الثانية.

مرتجع المشتريات

يمكن عمل إرتجاع لأى صنف فى فاتورة المشتريات بكل سهولة ، فمن خلال شاشة مرتجع إلى المورد وبمجرد تحديد الفاتورة المراد استرجاعها أو إرتجاع صنف من أصنافها يقوم البرنامج تلقائياً بعمل إذن صرف للمخازن برصيد الفاتورة أو الصنف المرتجع ، كما يقوم بعمل خصم من حساب المورد بقيمة البضاعة المرتجعة وكذلك يقوم بعمل قيد محاسبى فى برنامج الحسابات العامة بعكس عملية الشراء كل ذلك أليا بمجرد تحديد الفاتورة أو الصنف المراد إرتجاعه.

أهم تقارير عمليات الشراء 

 يقدم برنامج إدارة المشتريات أكفليكس مجموعة مميزة من التقارير التى تمد إدارات الشركة بكافة المعلومات التى تحتاج إليها عن عمليات الشراء بدء من معرفة طلبات الإحتياج ويمكن تحديد قسم معين أو تاريخ معين لمعرفة طلبات الاحتياج الخاصة به ، وكذلك يمكن إستعراض عرض سعر لمورد معين أو لصنف معين ، وكذلك يمكن مراجعة أذن تسليم بضاعة على مخزن معين أو تاريخ معين وغيرها من محددات البحث التى تساعد فى متابعة كافة عمليات دورة المشتريات، كما يمكن إستعراض فواتير المشتريات الخاصة بمورد معين أو فاتورة أصناف معينة كذلك يمكن إستعراض فواتير الشراء لموقع معين أو خلال تاريخ معين وإستعراض كافة بيانات الفاتورة من كود الصنف ومسلسل الفاتورة وأسم وكود المورد والبيانات الضريبية للفاتورة وغيرها من البيانات التى تساعد إدارة المشتريات وكافة إدارات الشركة فى أعمال المتابعة والرقابة وإتخاذ القرارات.

ثانياً : حسابات الموردين 

تعد حسابات الموردين أحد الحسابات الهامة المرتبطة بدورة المشتريات ، فهي الطرف الآخر في عملية الشراء ويتنقسم الموردين إلى موردين ( كاش – أجل ) فلم يغفل برنامج ادارة حسابات المشتريات والموردين أكفليكس من عمل جزء خاص بحسابات الموردين يمكن من خلالها إدارة حسابات الموردين فمن خلال شاشة الموردين يمكن تكويد عدد لانهائى من الموردين وإضافة البيانات الضريبة للمورد ( ملف الضريبي – حسابات الضرائب الخاصة بالمورد ) وكذلك تحديد ما إذا كان هذا المورد ( كاش – أجل ) وتحديد حد  الإئتمان المسموح به الشراء من المورد ، وفترة السداد وكذلك يمكن معرفة رصيد المورد حالياً من خلال الشاشة ، كما يمكن ربط المورد بمجموعة من الأصناف التى يقوم بتوريدها وإضافة خصومات أو عروض من المورد و يقوم البرنامج ألياً بتنفيذها فى  شاشة فاتورة المشتريات عند اختيار المورد ، كما يتيح لك البرنامج إمكانية تصحيح الأخطاء عند إنشاء أكثر من كود للمورد الواحد عن طريق زر " دمج الموردين" دون الحاجة لإلغاء حركات المورد وإعادة إدخالها بما يوفر الوقت والمجهود فى إدارة حسابات الموردين ، كما يتيح لك البرنامج إمكانية عمل أشعار للمورد سواء بالخصم أو بالإضافة لرصيده من خلال شاشة أشعار مورد.

تقارير حسابات الموردين 

تمثل حسابات الموردين جزء كبير من التزامات الشركات ، لذلك لابد من توافر كافة المعلومات التى تساعد فى متابعة وإدارة هذه الحسابات ويحتوى برنامج إدارة حسابات الموردين أكفليكس على مجموعة مميزة من التقارير التى تغطى كافة المعلومات عن حساب المورد مثل كشف حساب مورد الذى يعرض كافة حركات المورد ( المدينة – الدائنة – الرصيد ) لمتابعة رصيد المورد – وكذلك تقادم دين المورد لمتابعة مدى التأخر عن سداد مستحقات المورد ، وتقرير أصناف الاصناف الذى يعرض كافة الأصناف التى يتم شرائها من المورد وكذلك مصادقة كشف حساب المورد ومن خلاله يتم عمل مصادقة كتابيه بين حسابات الموارد الفعلية والدفترية ، بالإضافة إلى تقرير فواتير المورد الغير مسددة والذى يساعد فى متابعة الالتزامات قصيرة الأجل ، وتقرير ربحية مبيعات أصناف المورد لمعرفة مدى الربحية الناتجة من شراء الأصناف من المورد ويمكن من خلال هذا التقارير معرفة الموردين الذى يتحقق بالتعامل معهم ربحية واستبعاد المورد الذي يسبب خسارة نتيجة الشراء منه.

وبذلك يكون برنامج ادارة المشتريات وحسابات الموردين أكفليكس هو أفضل برنامج للمشتريات وحسابات الموردين فى مصر والوطن العربى لما يقدمه من مزايا لا توجد فى غيره من البرامج.