أهمية برامج الحسابات الشركات: دليلك لبيئة عمل أكثر كفاءة

 

ما هي برامج المحاسبة؟

 

برامج المحاسبة Accounting Software هي التحول التكنولوجي الطبيعي للدفاتر المحاسبية المعتادة والمهام اليومية للمحاسب إلى شكل رقمي يعطي نفس النتائج ويدير نفس العمليات ولكن في شكل أكثر توافقًا مع العصر الحالي وأدواته التقنية.

 

كما يمكن تعريفه أيضًا على أنه تطبيق برمجي تم تطويره بهدف مساعدة الأنشطة التجارية والشركات والمصانع والمؤسسات الخدمية في إدارة الحسابات وتسجيل جميع المعاملات المالية لها. كما أنها عبارة عن حزمة من الخطوات التي تنظم وترتب العمليات المحاسبية التي تتم يوميا في المنشأة، وهدفها تنفيذ المعاملات المحاسبية والمالية بأكثر الطرق منهجية حتى تتم متابعة الوضع المالي للمؤسسة.

 

ما هي أنواع البرامج المحاسبية؟

 

• أنواع البرامج المحاسبية حسب حجم المنظمة أو النشاط

• برنامج الحسابات لأنشطة الأعمال الصغيرة Cashier.

• برنامج الحسابات للشركات الصغيرة POS.

• برنامج الحسابات للمؤسسات الكبيرة ERP.

 

• أنواع البرامج المحاسبية حسب تكلفة البرنامج

• برنامج محاسبة مجاني Open Source.

• برنامج محاسبي بسعر شراء أو اشتراك Cost.

 

• أنواع البرامج المحاسبية حسب قاعدة البيانات 

• برامج حسابات بنظام تطبيق Desktop.

• برامج حسابات بنظام تطبيق Web - Cloud.

 

هل البرامج المحاسبية مهمة؟

 

بالطبع! الحصول على برنامج محاسبي لنشاطك أصبح ضرورة هامة جدًا، لما له من فوائد عديدة في إدارة أعمال المؤسسة أو الشركة وإدارة حساباتها وتقديم تقارير تفصيلية لمساعدة متخذي القرار على اتخاذ القرارات اللازمة لزيادة أداء الأعمال حيث تم تطوير برامج محاسبية لأصحاب الأعمال لإدارة الحسابات وتسهيل المعاملات في المؤسسات والشركات حيث يمكن القول أن أهميتها تتلخص فيما يلي:-

 

• الرقابة المالية.

• التكامل ودقة المعلومات.

• تقليل وخفض العمالة البشرية.

• معرفة الأرباح والخسائر بشكل مستمر ودوري.

• السرعة في إنجاز المهام ودقة التقارير المستخرجة.

• الحفاظ على المعلومات من الضياع أو التدمير أو التلف أو الاختراق.

 

ما هي مميزات البرامج المحاسبية لإدارة المؤسسات؟

 

• تقليل الأخطاء.

 

تم تصميم البرامج المحاسبية خصيصًا لتجنب الأخطاء الشائعة في المحاسبة، مثل: الأخطاء في الحسابات وعدم الالتزام باللوائح والسياسات المالية والقوانين والتشريعات والمعايير والتكرارات.

 

• سهولة الاستخدام والمرونة.

 

الجميع يبحث عن شيء سهل الاستخدام ومن أهم مميزات برنامج المحاسبة أنه مرن وسهل الاستخدام حيث يمكن لأي شخص العمل عليه دون تعقيدات بشرط المعرفة الأساسية للبرنامج والمحاسبة، وتحتوي بعض البرامج على قواعد التخزين السحابي الذي يمكنك من إكمال ومتابعة كافة الأعمال في أي وقت ومكان.

 

• الربط بين عمليات المؤسسة كاملةً.

 

يتجنب الكثير من الأشخاص الطرق التقليدية في إتمام العملية المحاسبية والبعد عنها لما يحدث بسببها من قصور وعدم تكامل بين الإدارات، ويلجأون إلى البرامج المحاسبية ويجدونها مناسبة لهم، لأنه قادر على التنسيق وربط العمليات في مختلف الإدارات، بالإضافة إلى عرض المعاملات والبيانات المالية في شجرة حسابات احترافية ومنظمة؛ مما يسهل على أصحاب الشركات والمؤسسات متابعة العمليات في حالات الرقابة المالية والمراجعة.

 

• سرعة إصدار التقارير المطلوبة.

 

تقوم البرامج المحاسبية بإخراج التقارير المطلوبة بسرعة والحصول على نتائج دقيقة لأن المدخلات السليمة حتمًا ويجب أن تقودنا إلى مخرجات ونتائج دقيقة. لذلك باستخدام هذه البرامج ستتمكن من الحصول على تقارير موجزة ومختصرة عن الأداء في جميع أقسام الشركة لتقييمها وتحليلها وبالتالي اتخاذ أفضل القرارات السليمة وفقًا لاحتياجات الشركة.

 

• إدارة المعاملات المالية.

 

تقوم البرامج المحاسبية بتسجيل القيود اليومية للعمليات المالية التي تتم في الشركة بشكل تلقائي وسرعة إدخال البيانات واستيرادها كما تتمكن من إدارة وحساب إيراداتك ونفقاتك وكذلك معرفة صافي دخل شركتك بدقة وبالتالي توفير الوقت والجهد اللازم لذلك من أجل توفيره لما هو مهم.

 

ما هي أفضل البرامج المحاسبية؟

 

أشهر البرامج المحاسبية هو نظام تخطيط موارد المؤسسات Enterprise Resource Planning أو ERP والذي ساهم بشكل كبير في تطوير العديد من الشركات الصغيرة حتى أصبحت منشآت وشركات كبيرة. من أشهر هذه البرامج وأكثرها انتشارًا:

 

1. برنامج AccFlex ERP

 

تغلب برنامج آكفيليكس على كثير من المشكلات التى عجزت العديد من البرامج المحاسبية فى الأسواق العربية عن حلها. يقدم برنامج آكفيليكس العديد من الحلول البرمجية للشركات الصغيرة والمتوسطة بأساليب متطورة.

 

يوفر برنامج آكفيليكس التقارير بأسهل الطرق وأفضل صورة للعرض. كما أن له باع طويل في تقديم هذه الحلول البرمجية للعديد من العملاء في مختلف الصناعات في دول - على سبيل الذكر وليس الحصر - مصر، المملكة العربية السعودية، ليبيا، وغيرها من الدول.

 

يتكون نظام آكفليكس من برنامج الحسابات العامة، حسابات ومخازن، محاسبة نقاط البيع، محاسبة إدارة شركات المقاولات، إدارة شركات الاستثمار العقاري، إدارة الأصول، حسابات إدارة المصانع، إدارة شئون الموظفين، محاسبة إدارة المطاعم، إدارة النقدية، الخرسانة الجاهزة، وغيرها من البرامج القابلة للتخصيص حسب حالة كل شركة.

 

2. برامج SAP

 

SAP هو عبارة عن مجموعة من الأدوات المحاسبية والمالية المدمجة في نظام واحد تساعدك على ضم كافة البيانات عن مبيعات الشركة والموارد البشرية من حيث المرتبات المالية والحوافز وغير ذلك بالإضافة إلى المشتريات وإنتاج الشركة وطرق وتكلفة التسويق ونفس الأمر بالنسبة لطرق التمويل المختلفة والمستحقات المطلوبة.

 

3. برامج أوراكل Oracle

 

Oracle Fusion Accounting Hub هو تطبيق سحابي يوحد البيانات من أنظمة مالية مختلفة، ويمنح فرقك المالية رؤية كاملة للبيانات المالية لزيادة دقة التنبؤ وتقصير دورات إعداد التقارير وتبسيط عملية اتخاذ القرار.

 

4. برامج مايكروسوفت المحاسبية

 

نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المستند إلى السحابة الالكترونية والذي يساعد الشركات على إدارة شؤونها المالية وسلسلة التوريد والعمليات. يقدم مجموعة واسعة من المميزات، بما في ذلك الإدارة المالية، وإدارة سلسلة التوريد، وإدارة العمليات، والمبيعات والتسويق، وخدمة العملاء والدعم، والموارد البشرية، وإدارة المشاريع، وذكاء الأعمال والتحليلات.

 

5. برنامج المحاسبة Sage

 

Peachtree Accounting كما عُرف سابقًا، ولكن عزمت الشركة وقامت بتغيير اسمه إلى Sage بعد تطويره ليشمل قاعدة عريضة من الشركات بمجالاتها المختلفة وأحجامها المتنوعة والتى غالبًا ما تكون احتياجاتها مختلفة لذلك كان من الضرورى تغيير وتطوير هذا البرنامج واستغلال قدراته بالشكل الأمثل للمستخدمين حول العالم.

 

6. برنامج محاسبة Quick Books

 

برنامج Quick Books عبارة عن حزمة أقسام متعددة تساعد على إدارة الشؤون المالية؛ الشخصية، والتجارية، والضريبية، وهو مناسب للشركات الصغيرة فقط.

 

7. برنامج محاسبة Zoho Books

 

يُعد Zoho Books برنامجًا للمحاسبة يعمل على إدارة شؤونك المالية، واحتساب الضرائب، وأتمتة أعمال سير العمل، هذا فضلًا عن أنه يساعدك على تعزيز روح التعاون بين مختلف أقسام شركتك.

 

8. برنامج Odoo ERP

 

Odoo هو برنامج إدارة أعمال يتضمن إدارة علاقات العملاء والتجارة الإلكترونية والفواتير والمحاسبة والتصنيع والمخازن وإدارة المشاريع وإدارة المخزون والموارد البشرية والأصول الثابتة والمبيعات.

 

ما هي فوائد البرامج المحاسبية؟

 

خلال رحلة أصحاب الأعمال نحو تحقيق الاستقرار في السوق، يجب عليهم الانتباه إلى العديد من التفاصيل المهمة جدًا في نفس الوقت. وفي كثير من الأحيان، تعيق النظم التقليدية نمو وتقدم هذه الشركات. لذلك، من الأفضل استخدام برامج محاسبية مُدارة بالكامل وتتسم بالمرونة والمهنية لتعتني بالتفاصيل الإدارية والمالية لهذه الشركات، وتمنح أصحابها الوقت الكافي للتركيز على تطوير أعمالهم ووضع خططهم المستقبلية.

 

تتلخص فوائد البرامج المحاسبية بشكل مختصر في الآتي:

1. اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب.

2. المراجعة السريعة للحسابات والفواتير والتقارير.

3. توفير الكثير من الوقت للتركيز على تطوير نشاطك.

4. تصدير الملفات في صيغة Excel – Word – PDF وطباعتها.

5. الحد الأدنى من الأخطاء، حيث يمكنك تصحيح البيانات غير الصحيحة.

6. تخزين كمية كبيرة من البيانات والفواتير والتقارير وحمايتها من التلف، على عكس الأوراق والملفات.

7. أمن وحماية البيانات المالية الهامة والشخصية والسجلات المحاسبية مع صلاحيات مخصصة لكل مستخدم.

 

ما هو أفضل برنامج محاسبي لمؤسستك؟

 

يعد اختيار البرنامج المناسب لعملك أمرًا أساسيًا لتحسين إدارتك المالية فبعد أن تعرفنا على أنواع البرامج المحاسبية ومميزاتها عليك الآن أن تبحث عن البرنامج المحاسبي الذي يناسب ميزانيتك، وعند القيام بذذلك، يجب عليك أخذ الآتي في الاعتبار:

 

- حجم وعدد الموظفين

- الحماية ومتطلبات الأمان

- سهولة تعديل النظام ومواكبته لتطور شركتك

- عدد المتطلبات التي تعمل بها وتحتاج إلى مراقبتها

- سهولة استخدام البرنامج نفسه وواجهة المستخدم

-  قدرة البرنامج على التخصيص حسب شركتك أو صناعتك

- مستوى التحكم الذي تريده في وضع الصلاحيات للمستخدمين

- مدى التزام موفر النظام بالسياسات المالية والقواعد التشريعية

- جودة الدعم الفني للعملاء في حالة وجود أي مشاكل أو استفسارات

- التكامل مع الأنظمة الأخرى مثل منصات التجارة الالكترونية وأدوات التسويق الرقمي

 

تعتبر المحاسبة من الأمور الحيوية في إدارة العمليات التجارية، حيث يكمن هدفها في تسجيل وتتبع العمليات المالية المعقدة المتعلقة بحسابات المصروفات، الذمم، العملاء، الموردين، الأصول، الالتزامات، ورأس المال. مع تقدم التكنولوجيا، أصبحت البرامج المحاسبية الخيار الأمثل لتحقيق كفاءة ودقة في هذه العمليات.

 

تتنوع فوائد البرامج المحاسبية من تسريع العمليات المحاسبية إلى إنتاج تقارير دقيقة وسهلة الفهم. تعمل هذه البرامج على توفير معالجة فعّالة للعمليات المتكررة، مما يمكن أصحاب الشركات والمحاسبين من مراجعة النشاط التجاري واتخاذ القرارات المستنيرة.

 

في الوقت الحالي، أصبحت البرامج المحاسبية أمرًا لا بد منه في كل مؤسسة حيث تلعب دورًا حاسمًا في دعم المحاسبين وأصحاب الشركات، وتسهم في تحقيق التناسق والتكامل بين الأنظمة والقواعد المحاسبية والإدارات المختلفة. يكمن في هذا التكامل والتنسيق السر لتحقيق نمو مستدام وتقدم مستمر لتحقيق الأهداف المرادة في شركتك.