ماهى خطوات الاقفالات المحاسبية فى نهاية الفترات المالية

ما المقصود بالاقفالات المحاسبية فى نهاية الفترات المالية

المقصود بقيود الاقفال هى القيود التى يتم اقفال بها حسابات قائمة الدخل لأنها حسابات الفترة وهى الإيرادات والمصروفات وحسابات الميزانية (الأصول والالتزامات) تبقى كما هى فى نهاية الفترة المالية بعد عمل التسويات المحاسبية

اولا المبيعات

المبيعات بطبيعتها دائنة وبالتالى عند إقفالها فإنها تكون  فى الجانب المدين ويكون القيد كالتالى 

ح / المبيعات 

     الى 

ح / الارباح والخسائر 

وبالنسبة للمرتجعات والخصم المسموح به فانه يتم إقفالها فى حساب الأرباح والخسائر بالقيد الآتي

ح/ الارباح والخسائر

        الى

ح/ مرتجعات المبيعات

ح/ الخصم المسموح به

ثم اقفال حساب تكلفة المبيعات فى حساب الأرباح والخسائر وهذا الحساب طبيعته مدينة وبالتالى عند اقفاله يكون دائنا

الأرباح  والخسائر 

 الى 

ح/ تكلفة المبيعات 

اقفال حسابات المصروفات بأنواعها 

من ح/ الارباح والخسائر (ملخص الدخل)

إلى مذكورين

ح/ مصروفات.........

ح/ مصروفات.........

ح/ مصروفات.........

ح/ مصروفات.........

ح/ رواتب وبدلات أعضاء مجلس الإدارة

(كل بند من بنود المصروفات البيعية والمصروفات الادارية ولكن المصروفات التشغيلية تقفل فى حساب تكلفة المبيعات فى حالة الشركات الصناعية)

اقفال حساب الإيرادات المتنوعة

ح/ ايرادات فوائد الودائع

ح/ ايرادات ايجارات

ح/ إيرادات أرباح رأسمالية (بيع الأصول الثابتة)

ح/ أرباح فروق تقييم العملة 

ح/ ايرادات رد الانخفاض في الأصول 

ح/ ايرادات رد المخصصات 

ح/ ايرادات تقييم او بيع الاستثمارات المالية

 الى 

  ح/ الارباح والخسائر

اقفال حسابات المصروفات المتنوعة 

 ح/ الارباح والخسائر

   إلى

ح / المصروفات التمويلية

ح/  خسائر فروق تقييم العملة

ح/ مصروفات الانخفاض في الأصول

ح / مصروف تكوين المخصصات 

ح/ خسائر راسمالية ( بيع او دمار الاصل الثابت)

ح/ خسائر تقييم او بيع الاستثمارات المالية

ح/ مصروفات أخرى

مصروف الضرائب

قيد إقفال مصروف ضريبة الدخل المستحقة يكون كالاتى 

إثبات قيمة ضريبة الدخل المقدرة

ح/ مصروف ضريبة الدخل (ملخص الدخل)

                 إلى

ح/ ضريبة الدخل المستحقة (التزامات متداولة)

وبعد ذلك يتم اقفال مصروف الضريبة في حساب الأرباح والخسائر (ملخص الدخل) بتسجيل القيد التالي:

من ح/ الارباح والخسائر (ملخص الدخل 

الى

ح/ مصروف ضريبة الدخل

اقفال حسابات المخزون فى الجرد الدورى

وبالنسبه لحسابات المخزون والاقفال فالأصل أنه طالما الشركة بتعمل بنظام الجرد المستمر بمعنى اثبات كل عملية بيع او شراء على حساب المخزون  ففى هذه الحالة فى اى وقت تريد الشركة معرفة رصيدها هيكون متاح وهذا هو الأفضل والموجود حاليا فى اغلب الشركات 

ولكن إذا كانت الشركة تعمل بنظام الجرد الدورى اى انه لا يوجد فى حساباتها الا رصيد أول الفترة من المخزون وبالتالى ففى هذه الحالة فى نهاية الفترة المالية  يتم اقفال مخزون أول المدة  فإن المعالجة المحاسبية كالاتى

ح/ الارباح والخسائر  (ملخص الدخل)

ح/ مخزون أول المدة

و يتم عمل جرد للكمية  ويتم تقيم المخزون

وتكون تكلفة البضاعة المباعة = تكلفة البضاعة المتاحة للبيع- تكلفة مخزون آخر المدة

يبقى تكلفة مخزون آخر المدة = تكلفة البضاعة المتاحة للبيع - تكلفة البضاعة المباعة

تكلفة البضاعة المتاحة للبيع = مخزون أول الفترة+ صافي المشتريات

وتعمل قيد اثبات مخزون آخر المدة

ح/ المخزون اخر المدة

ح/ الارباح والخسائر

حساب الأرباح والخسائر

بالنسبة للشركات المساهمة فإن صافي الربح  للسنة الماضية (صافى الربح بعد الضريبة ) يتم منه حجز او توزيع نسبة الاحتياطى القانونى وباقى الاحتياطيات الأخرى التى تقررها الشركة والمبلغ المتبقى هذا يتم تحويله إلى حساب الأرباح المحتجزة

وتكون المعالجة المحاسبية

ح/ ارباح العام

  إلى

 ح/ الاحتياطي القانوني

 ح/ الاحتياطي العام

 ح/  الارباح المحتجزة

وبالنسبة للشركات الفردية فإنه يتم اقفال ح/ الأرباح والخسائر في المنشأة الفردية في ح/ جاري المالك بحيث:

1- إذا كان هناك ربح 

يكون قيد الإقفال

من حـ/ الأرباح والخسائر

إلى حـ/ جاري المالك

2- إذا كان هناك خسارة 

يكون قيد الإقفال

من حـ/ جاري المالك

إلى حـ/ الأرباح والخسائر

إقفال الحسابات ذات العلاقة بالمركز المالي

فى نهاية العام وبعد إعداد قائمة المركز المالى يتم اقفال الحسابات المالية بقيد عكسى لطبيعه حسابتها ويكون القيد كالتالى

حـ/ الالتزامات المتداولة (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى)

حـ/ الالتزامات الغير متداولة (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى)

حـ/ حقوق الملكية (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى)

إلى مذكورين

حـ/ الاصول الغير المتداولة (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى)

حـ/ الاصول المتداوله (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى)

وفي بداية السنة المالية الجديدة يعمل قيد يومية معاكس لقيد الإقفال وذلك بجعل حساب الأصول مدين وحساب الخصوم وحقوق الملكية دائن، ثم ترحل هذه القيود للحسابات في دفتر الأستاذ لتكون ارصدة افتتاحية للعام الجديد، ويسمى قيد فتح الحسابات بداية الفترة

حـ/ الاصول الغير المتداولة (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى)

حـ/ الاصول المتداوله (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى)

إلى مذكورين

حـ/ الالتزامات المتداولة (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى))

حـ/ الالتزامات الغير متداولة (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى

حـ/ حقوق الملكية (جميع حسابات الاستاذ العام فى الحساب الرئيسى)

الإجراءات والتنظيمات الخاصة بإعداد القوائم المالية

أولاً : فيما يتعلق بالأصول الثابتة 

جرد الآلآت والسيارات والمعدات الخاصة الأثاث والأدوات المكتبية مع ضرورة توصيف الأثاث والأدوات طبقا لما هو وارد بفواتير الشراء . بالشركة فى تاريخ انتهاء السنة المالية .

ثانياً : المخزون 

إعداد لجان جرد لجميع مخازن الشركه. وتكون بمحاضر الجرد موضحاً بها الحالة التى عليها المخزون وتصنيفه مابين سليم ومعيب وذكر نوع العيب الموجود به ونسبة العيوب بحيث يمكن أخذها فى الاعتبار عند تقييم المخزون كما يرجى الأخذ فى الاعتبار مخصصات المخزون الراكد والتالف وبطء الحركة

وإجراء المطابقة بين أرصدة الجرد الفعلى والأرصدة الدفترية للمخزن وذلك فى وقت يسمح بدراسة أسباب فروق الجرد – أن وجدت – والعمل على تسويتها بطريقة سليمة 

ثالثاً : فيما يختص بجرد الخزينة وأوراق القبض وخطابات الضمان المقدمة من الغير 

تجرد كافة الخزائن بعد إنتهاء العمل يوم 31 ديسمبر وإيداع كافة المتحصلات النقدية بالشركة في 31 ديسمبر و.يراعي ضرورة تصفية العهد المؤقتة بكافة أنواعها ، وكذلك جميع الحسابات المتعلقة بالخزينة أو العهد المستديمة – إن وجدت .

إعداد محاضر جرد بالشيكات وأوراق القبض الموجودة بالخزينة فى تاريخ 31 ديسمبر.

إعداد كشفاً تفصيلياً بخطابات الضمان المقدمة من الغير وكذا المقدمة للغير.

رابعاً : فيما يختص بحسابات البنوك

اخطار جميع البنوك التي تتعامل معها الشركة بإعداد بشهادات تشمل ارصدة جميع الحسابات بكافة أنواعها الخاصة بالشركة في نهاية يوم 31 ديسمبر 2018 مرفقاً بها بيان تفصيلي بالاعتمادات المستندية المفتوحة وكشف الودائع التفصيلي  قيام الشركة بإعداد تسويات ومطابقات لكافة حساباتها البنكية

خامساً : مطابقات العملاء والموردين

يتم عمل المطابقات السنوية مع جميع العملاء والموردين والتأكد من مطابقتها وتحديد ومعرفة الفروقات والاختلافات إن وجدت

سادسا: الموقف الضريبي والتأمينى

يتم إعداد مذكرة بالموقف الضريبي بالتفصيل لكل أنواع الضرائب على حدة للشركة مع حساب المخصص المقترح لمواجهة الضرائب التي قد تستحق عليها مع إعتماد تلك المذكرة من الإدارة العليا بالشركة  وايضا مطاقة حساب هيئة التأمينات الاجتماعية

سابعا: التأمين

- تعد الإدارة المالية للشركة كشفاً تفصيليا ببوالص التأمين ضد الحريق والسرقة والحوادث وخيانة الأمانة وغيرها - علي أن يوضح به اسم الشركة المؤمن لديها ورقم البوليصة وقيمة التأمين وموضوع التأمين والقسط السنوي مدة البوليصة وقيمة الأصول موضوع التأمين ( في حالة التأمين ضد الحريق أو السرقة ) .

بدلات ومكافآت أعضاء مجلس الإدارة

تعد الإدارة المالية للشركة كشفاً تفصيليا بجميع ماحصل عليه السادة أعضاء مجلس الإدارة من مكافأت وبدلات وغيرها وذلك خلال السنة المالية المنتهية 

موضوعات أخرى 

• تقوم الإدارة القانونية بالشركة أو المستشار القانوني ( المحامي ) بأعداد مذكرة وافية بشأن كافة القضايا المرفوعة من الشركة أو عليها أو تكون الشركة طرفا فيها ( مرفق الطلب المرسل للمحامي )

• وفي جميع الحالات يتعين 

• تصنيف القضايا حسب طبيعتها ( عماليا – مطالبات عملاء أو مطالبات موردين أو تعويضات مطالب بها من الشركة أو من الغير ........... الخ )

• قيام الإدارة القانونية بالشركة أو محامي الشركة بذكر مرحلة التقاضي التي وصلت إليها الدعاوي وكذلك رأي الإدارة المذكورة بشأن مركز كل منها وإحتمالات مكسب أو خسارة الشركة وقيمة الألتزام المالي الذي قد تسفر عنه .

• إعداد شهادة معتمدة من إدارة الشركة توضح أن كافة التعهدات والإلتزامات المالية التي تعهدت بها الشركة أو التزمت بها سواء في شكل أوراق دفع أو نتيجة عقود أو اتفاقيات مبرمة مع الغير أو نظير أية بضائع تسلمتها الشركة بأية صورة خلال السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر، وقد أثبتت قيمتها كاملة وصحيحة بالدفاتر المالية .

الإيضاحات المتممة للقوائم المالية

تعتبر الإيضاحات المتممة للقوائم المالية جزء لا يتجزأ من القوائم المالية لأنها تعتبر المكمل والموضح  لبنود كثيرة  فى هذه القائمة   

وبعد تقرير مراقب الحسابات  تكون القوائم المالية وهى ( المركز المالى – قائمة الدخل – قائمة الدخل الشامل – التغيرات فى حقوق الملكية – والتدفقات النقدية وبعد ذلك  تأتي الإيضاحات 

والايضاحات توضح الكثير من المعلومات التى لا يمكن عرضها فى صلب القوائم المالية بالاضافة الى انها مهمة جدا عند قراءة القوائم المالية لأنها توضح الكثير من الأمور للمستفيدين من القوائم المالية

اولا نبذة عن الشركة ويكون موضح بها اسـم الشـركة وتاريخ تأسيسها : الشكل القانونى و موقـع هـا ونشاط الشركة

ثانيا توضيح السياسات المحاسبية المتعلقة فى كل بند من بنود القوائم المالية مثل سياسة اثبات الاصول الثابتة وطرق اهلاكها  وايضا سياسة ترجمة العملات الاجنبية سياسة تسعير وتقويم المخزون  وسياسة  الاعتراف تحقق الايرادات بالشركة  وسياسة إثبات وتسجيل تكاليف الاقتراض وهل يتم تحميلها كمصروف أو رسملة الفوائد  

والسياسة المتبعة فى تسجيل وتقييم الاستثمارات وسياسة تكوين وتعديل المخصصات وايضا  الادوات المالية والمخاطر المتعلقة بها مثل خطر سعر الفائدة وخطر الائتمان ومخاطر السيولة ومخاطر العملات الاجنبية وايضا السياسات المتعلقة بالتأجير التمويلى وايضا المعاملات مع الأطراف ذو علاقة

ثالثا بيانات تفصيلية لعناصر القوائم المالية بمعنى تحليل الارقام الموجوده فى صلب القوائم المالية  مثلا

1- الرقم الاجمالى الذى يظهر فى صلب قائمة المركز المالي وبالأخص بالأصول الثابتة يتم عمل به إيضاح ويكون كشف مجمع لكل فئة او بند من بنود الأصول الثابتة مثل الاراضى والمبانى والانشاءات والالات والمعدات والسيارات والاثاث ومهمات المكاتب  ويكون بالايضاح موضح  تكلفة كل فئة من  الأصول الثابتة وتكلفة الاضافات التى تمت خلال الفترة والمحول من مشروعات تحت التنفيذ والاستبعادات  و مجمع الاهلاك فى نهايه الفتره  (ورصيد مجمع الاهلاك لأول الفترة+ اهلاك العام – اهلاك الاستبعادات) 

وصافى القيمة الدفترية للاصول = تكلفة الأصل – مجمع الاهلاك ويتم وضع ايضا القيمه الدفترية  للعام الماضى   لغرض المقارنة

وفى حالة انه توجد أصول مهلكة دفتريا ومازالت تعمل  يتم توضيح ذلك  وايضا فى حالة وجود رهن على الأصول يتم الايضاح عن ذلك 

ويفضل توضيح قيمة الاهلاكات الصناعية و البيعية والادارية كل على حدة  

بالنسبة لمشروعات تحت التنفيذ  يتم تقسيمها الى بنود  ورصيد اول الفترة  

رصيد أول الفترة+ الاضافات – المحول الى الاصول الثابتة

بالنسبة للمخزون فإنه يظهر فى الميزانية برقم واحد واجمالى ولكن يتم فى الإيضاحات عرض قيمة رصيد كل بند من بنود المخزون مثل مخزن الخامات  ومخزن التعبئة والتغليف ومخزن قطع الغيار و مخزن الانتاج التام ومخزن إنتاج تحت التشغيل وخلافه ويتم عرض ايضا ارقام الفترة المالية السابقة لغرض المقارنة وايضا رصيد الانخفاض فى قيمة المخزون يتم طرحه  من ارصدة المخزون  والرقم الصافى  هو الذى يظهر فى صلب قائمة المركز المالى

وباقى بنود القوائم المالية يتم عمل تحليل لهذه الأرقام بحيث انه الإيضاحات توضح للقارئ القوائم المالية كل رقم موجود فى هذه القوائم