أعددنا هذه المقالة لتكون بمثابة دليل استرشادي "مرجع"  لكل شركة ترغب فى شراء برنامج حسابات فى عالم ملئ بالتكنولوجيا الحديثة فى كافة المجالات كان قرار شراء برنامج محاسبى ضرورة وليس برفاهية بالوسائل الحديثة في الصناعات والماكينات التى تعتمد على انظمة الحوسبة والذكاء الاصطناعي ، أصبحت الشركات التي لا تزال تعمل بالنظام الورقى على وشك الانقراض، فكيف لمثل هذه الشركات مواكبة التطور والاستحواذ على حصة سوقية في ظل بيئة اعمال تتسم بالتنافسية الشديدة ، لذلك لابد ان نتفق جميعا ً ان شراء البرامج المحاسبية وأنظمة ERP  بشكل عام قرار حتمي لابد لاى شركة مهما كان حجمها فى بيئة الأعمال من اتخاذه ولكن قبل اتخاذ هذا القرار لابد للشركات ان تطبيق أساليب الإدارة الحديثة والنظم الادارية السليمة على مستوى كافة ادارتها وان تتأكد من مدى كفاءة الموظفين في الأداء.

 و قيامهم بالمهام الموكلة اليهم وكذلك لابد ان يتفق المناخ العام داخل الشركة على ضرورة وجود برنامج حسابات ونظام ERP  للشركة ككل وان يتقبل كافة الموظفين هذا التغيير الذى يخدم الشركة ويدفعها للأمام  ولاتخاذ قرار شراء برنامج حسابات لابد لأي شركة من أن تضع نصب أعينها عدة معايير لشراء برنامج الحسابات ويعتبر أهم هذه المعايير هو انتقاء برنامج حسابات له علاقة بنشاط بالشركة.  

برامج محاسبية مناسبة لكل الأنشطة التجارية 

مع  وجود بيئة أعمال تتسم بالتنافسية الشديدة وتنوع النشاط الاقتصادى ظهرت العديد من الانشطة التى لا حصر لها ، ومع هذا التنوع ظهرت الحلول البرمجية التى تخدم هذه الانشطة الاقتصادية المتعددة فيوجد العديد من برامج حسابات للشركات

1- برامج حسابات شركات الاستيراد والتصدير

2- برامج حسابات شركات المقاولات

3- برامج حسابات الشركات التجارية

4- برامج حسابات التصنيع الزراعى 

5- برامج حسابات المطاعم 

6- برامج حسابات السوبر ماركت ونظم نقاط البيع 

7- برامج حسابات الفنادق

8- برامج حسابات المستشفيات 

فلكل نشاط في بيئة الأعمال نجد أن هناك برنامج محاسبة خاص به ويقدم له الحلول البرمجية المتعلقة بنشاطه ولكن على الشركة ان تختار برنامج حسابات يتوافق مع  النشاط الحالى لها وكذلك الانشطة التى ترغب فى الاستثمار بها فى المستقبل القريب لأن وجود برنامج محاسبة شركات ليس له علاقة بمجال الأعمال يعتبر بمثابة اهدار للوقت والمجهود وتجربة فاشلة ، قد تضر بمفهوم نظام ERP لدى الشركة لذا يعتبر معيار ملائمة برنامج الحسابات لنشاط الشركة من اهم المعايير التي تعتمد عليها الشركات فى شراء برامج الحسابات لذلك لا ننصح الشركة دائما بالنظر الى تكلفة برامج الحسابات بالقدر الذى تنظر فيه الى مدى ملائمة البرنامج المحاسبى لها فقد يكون البرنامج المحاسبى زهيد الثمن ولكن دون جدوى للشركة، على عكس تكلفة الحصول على برنامج مناسب لنشاطها قد يكون أقل بكثير من ما تتحمله الشركة من خسائر نتيجة شراء برنامج حسابات خاطئ.

إدارة الحسابات المالية للشركة

أدى تطور برامج الحسابات وانظمة ERP  المالية إلى إحداث ثورة تكنولوجيا هائلة فى مجال ادارة الحسابات العامة للشركات ، فسابقاً كان النظام الورقى للادارة المالية يتسم بالبطء الشديد وكان معدل حدوث الأخطاء البشرية أكبر ناهيك عن صعوبة استخراج التقارير واستغراقها لوقت طويل حتى يمكن الحصول على التقارير وكذلك ضرورة وجود العديد من الموظفين "العنصر البشرى"  للقيام بالمهام المالية ومع كل هذا القدر من العنصر البشرى لم يكن بمقدورنا الحصول على تقارير "مخرجات" بهذا القدر من السرعة والدقة ولم يكن بمقدورنا ربط اقسام وادارات الشركة ومشاركة المعلومات واتخاذ القرارات ولم تقدم الادارة المالية المعلومات اللازمة للادارة العليا لاتخاذ القرارات، ولكن مع وجود البرامج المحاسبية أصبح بمقدورنا ادخال البيانات المالية بشكل اسرع ودون الحاجة للعنصر البشرى وكذلك دقة المعلومات لوجود نظام رقابة صارمة لمنع وقوع الاخطاء وكذلك اصبح العنصر البشري أقل كما قل زمن الحصول على المعلومات المالية واتيحت الفرصة لكافة مستخدمى المعلومات سواء كان الموظفين او الإدارة العليا من الاطلاع على المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات فى اسرع وقت ممكن دون الحاجة للانتظار وزادت دقة المعلومات لخلوها من الاخطاء البشرية ، فمثلا مدير المشروع اذا قدم طلب شراء فتتاثر ادارة المشتريات "المواد" بطلب الشراء وعند قيامها بشراء هذه المواد من احد الموردين بفاتورة شراء وتوريد هذه البضاعة للمخازن فمبجرد استلام الاصناف لامين المخازن تتاثر الادارة المالية وكذلك ادارة الانتاج وادارة التكاليف بل وادارة المشتريات ايضا بأغلاق امر الشراء "تم توريده" وتتاثر الادارة المالية بحساب المورد كل هذا قد يحدث فى بعض دقائق دون الحاجة لتدخل العنصر البشرى قس على ذلك العديد من الامور الالية التى قد تحدث بالشركة ، مثال اخر عن قيام احد الموظفين بعمل بصمة حضور وانصراف تتاثر ادارة شئون الموظفين فى ملف الموظف وتقييمه من حيث انضابته واللتزامة بالمواعيد وكذلك تتاثر الادارة المالية "وحدة المرتبات" بعمل استحقاق لمرتب الموظف بشكل دقيق كل هذا فقط بمجرد ضغط الموظف على بصمة الحضور والانصراف ، أليس هذه الامور واكثر قد احدثت فارقاً فى اساليب ادارة الشركات وجعلتها تخطو خطوة نحو الامام من اجل نموها واستمراريتها فى بيئة الاعمال.

كيفية استخدام برنامج حسابات فى المؤسسات

لاستخدام برامج حسابات لابد للشركة أن تتهيأ لذلك بشكل سليم وذلك من خلال استيعاب كافة الموظفين لمبادئ الإدارة الحديثة والبدء بتطبيقها وكذلك تقبلها لمبدأ التغيير بضرورة الاستعانة ببرنامج حسابات فى الشركة ، لان البرامج المحاسبية وانظمة ERP لن تنجح فى الشركات ما لم يتهيأ لها المناخ المناسب لنجاحها ، فإذا أدركت الشركة هذه الأمور ونجحت فيها فينبغى لها البدء باستخدام برنامج الحسابات وذلك من خلال عدة أمور هامة :

1- استخدام برنامج الحسابات وتطبيقه على مستوى الشركة ككل .

2- عدم التأخير أو التقصير فى إمداد برنامج الحسابات بالبيانات اللازمة للحصول على معلومات "تقارير" سليمة .

3- تحديد المسئوليات وعدم خلطها من أجل دقة وجودة المعلومة وسهولة الرجوع لها.

4- تطبيق المعايير المحاسبية على مستوى الشركة ومن ثم التوافق مع برنامج الحسابات

5- عدم تراجع الشركة فى إعادة استخدام النظام الورقي بما يؤدى لإحداث تشتت وبالتالى عدم نجاح البرنامج المحاسبى فى الاخير .

أهمية وجود برامج حسابات للشركة

في الوقت الحالي أصبح برنامج الحسابات ضرورة لابد منها ولا ينبغي لأى شركة مهما كان حجمها ( كبيرة – متوسطة – صغيرة ) ومهما كان نشاطها من عدم الاستعانة ببرنامج حسابات لادارة اعمالها فكيف لعالم مليء بكل هذه التكنولوجيا الحديثة ونحن لانزال نعمل بالنظام الورقي فمن أجل تقدم الشركة نحو الامام في بيئة الأعمال وضمان قدرتها على المنافسة بل وضمان استمرارها في سوق الاعمال كان لابد من الاستعانة بالبرامج المحاسبية التى تعمل على تخطيط ادارة موارد الشركة بكافة الوسائل التكنولوجيا الحديثة بل ومن اجل تلافي الأخطاء البشرية كان لابد من الاستعانة بالبرامج المحاسبية في بيئة الأعمال فتخيل معى عدم وجود برامج حسابية في سوبر ماركت عند شرائك أصناف "منتجات" كان أمر شاق جداً على الكاشير لاحتساب المنصرف من المنتجات داخل المستودع "السوبر ماركت" وكذلك استغرق وقت طويل جدا عمل فاتورة مبيعات أحد الزبائن ، تخيل شركة بها 10000 موظف مثلا ولا يوجد نظام البصمة أو لربط بينها وبين البرنامج المحاسبى لكن من الصعب جدا احتساب وقت حضور وانصرف هؤلاء الموظفين بشكل دقيق وتحقيق عدالة في صرف اجورهم ، تخيل معى عدم وجود برنامج حسابات لكن صعب جدا تحديد دقيق لما تتكلفة كل مراكز تكلفة وكذلك صعوبة تخطيط الإنتاج لتضارب بيانات التكاليف وعدم دقتها ، في بعض شركات المقاولات تخيل عدم وجود برنامج حسابات كيف يمكن ربط المواقع بالمكتب الرئيسى وتلبية احتاجات هذه المواقع من المواد او حتى العهد النقدية وكيف يمكن مراجعة الارصدة بينهم ، في مجال الاستثمار العقارى وجود برنامج حسابات يعنى امكانية مراقبة حسابات العملاء بشكل دقيق ومراجعة الدفعات والوحدات وكل البيانات المتعلقة بالعميل بشكل لاحظى واسخراج التقارير ، في البنوك  وجود برنامج محاسبى يمكن من مراجعة حساب العميل بشكل لحظى ومعرفة كافة الحركات على حساب العميل والربط بين انظمة البرنامج المحاسبى للبنك وبين ماكينات الصراف الالى الحقيقة اننى مهما ذكرنا من اهمية وجود البرنامج المحاسبى فى الشركات سيكون على سبيل الذكر وليس الحصر فالمجال لا يسع لحصر كافة الانشطة التى يساهم بها برامج الحسابات انظمة ERP والحقيقة هو ان برامج الحسابات اصبحت ضرورة في حياتنا يصعب العيش بدونها ، فهى اشبة ما يكون بخدمة الانترنت او الكهرباء لا تصح المعاملات اليومية بدونها .

مميزات برامج محاسبة الشركة

تتميز البرامج المحاسبية بالعديد من المزايا التى إذا ما قورنت بتكلفة شراء البرامج المحاسبية لكانت التكلفة أقل بكثير من المزايا المتحققة بشراء برامج حسابات أكفليكس والتى يمكن ذكر بعض منها على النحو التالى :

1- سرعة ودقة ومرونة ادخال البيانات المالية. 

2- سرعة ودقة ومرونة الحصول على التقارير"المعلومات" المالية في اى وقت ولكافة مستخدمي التقارير .

3- العمل كوحدة واحدة "برنامج واحد" من خلال ربط كافة أقسام الشركة ببعضها البعض وتزويد كل قسم بما يحتاجة من بيانات تساعده في القيام بمهامه بأكمل وجه. 

4- مساعدة الادارة العليا في اتخاذ القرارات الحاسمة وذلك إمدادها بالمعلومات "التقارير" المالية الدقيقة عن سير الأعمال والتكاليف بشكل دقيق ومن ثم المساعدة في معرفة تكلفة اتخاذ القرارات ومعرفة المؤشرات المالية للشركة من أجل اتخاذ القرارات المناسبة واستبعاد القرارات الخاطئة .

5- تعمل البرامج الحسابية على تلافى الأخطاء البشرية وضمان عدم حدوثها من خلال النظم الرقابية المحكمة الموجودة داخل البرامج المحاسبية .

6- تواكب البرامج الحسابية التطور التكنولوجي في بيئة الأعمال وذلك بربط هذه التقنيات الحديثة بالبرنامج المحاسبى للاستفادة منها وربطها انظمة البصمة وبرامج تشغيل الماكينات وتزويد الادارة المالية بالبيانات اللازمة لاحتساب التكاليف بشكل الالى دون تدخل بشرى .

7- تقليل الوقت والجهد من خلال تقليل أعداد الموظفين اللازمين لاتمام مهام الشركة وتنفيذها بأقل عدد ممكن مما يوفر المزيد من التكاليف للشركات الصغيرة والمتوسطة والتى تسعى للحصول على منتج ذات تكلفة أقل للمنافسة في بيئة الأعمال .

8- مواكبة التطور التكنولوجي في البيئة المحيطة وعدم انعزال الشركات بما يخلق فرص حقيقية للمنافسة .

9- زيادة فرص الإبداع داخل الشركات بتوفير الوقت والنظم المناسبة لإبراز مواهب الموظفين وابداعاتهم في وظائفهم بما يخدم الشركة .

10- مساعدة الشركات في التطور والنمو ومن ثم توسع الشركات الصغيرة والمتوسطة وتحولها لشركات كبيرة بالإضافة إلى زيادة الحصة السوقية للشركات الكبيرة وريادة الأعمال .