5 اعتبارات هامة لتقفيل السنة المالية على أي برنامج حسابات

إذا كنت محاسباً تستخدم برنامجاً محاسبياً لإدارة نشاطك وتسعى إلى تقفيل السنة المالية بكفاءة، فسنقدم لك من خلال المقالة عدة نصائح وخطوات تساعدك في إقفال حسابات شركتك بدون أي إشكاليات محاسبية أو فنية.

يعد تقفيل حسابات السنة المالية من الخطوات الهامة والأساسية في الدورة المحاسبية في العديد من الشركات باختلاف أنشطتها، وبسبب شيوع استخدام البرامج المحاسبية وتنوعها واختلاف طرقها فأصبح هناك العديد من الاعتبارات الهامة الواجب مراعاتها قبل إقفال السنة المالية للتأكد من صحة البيانات من الناحية المحاسبية وكذلك ضمان سلامة عملية الإقفال والترحيل لأرصدة الحسابات للسنة المالية الجديدة.

الاعتبارات الهامة لتقفيل حسابات السنة المالية على برامج الحسابات:

سنتطرق في السطور القادمة إلى بعض الخطوات والنصائح لإتمام عملية إقفال السنة المالية للشركات، من ناحيتين: ناحية محاسبية وأخرى فنية على البرنامج المحاسبي على النحو التالي:

أولاً: التأكد من تهيئة برنامج الحسابات وضبط حسابات الإقفال:

المقصود هنا هو التأكد من أن برنامج الحسابات الذي تعمل به مهيأ بشكل كامل لخطوة الإقفال السنوي للحسابات، وهنا يجب التأكد من نقطتين هامتين:

النقطة الأولى: هي أن جميع الحسابات في الدليل المحاسبي تم إدراجها وتمييزها، فعلى سبيل المثال يتطلب تعريف الحساب في الشجرة المحاسبية في برنامج الحسابات تمييز الحساب إذا كان مصروفاً أم إيراداً وإذا كان يقع ضمن حسابات الأصول والخصوم، كما يتم تعريف الحساب إذا كان حساباً مديناً أم دائناً وغيرها من التعريفات الخاصة بالحساب. وتعد عملية التهيئة من العمليات الهامة نظراً لأن عملية الإقفال تتم بناءً على نوع الحساب، فمثلاً يقوم النظام بإقفال كل الحسابات المعرفة كحسابات مصروف أو إيراد في حساب ربح الفترة.

النقطة الثانية: هي التأكد من وجود حساب مخصص لغلق حسابات المصروفات والإيرادات وإقفالها فيه وهو حساب ربح الفترة أو الأرباح والخسائر لعمل قيد الإقفال، فمثلاً يتم إقفال المصروفات بقيد يكون الطرف المدين هو حساب الأرباح والخسائر والطرف الدائن هو حساب المصروف، وهنا يتم إقفال حسابات المصروفات ليكون رصيدها صفراً.

ثانياً: مطابقة أرصدة المخازن في نظام المخازن والقيمة المدرجة في نظام الحسابات:

والمقصود هنا مطابقة تكلفة المخزون الواردة في موديول المخازن مع التكلفة الظاهرة في نظام الحسابات العامة، وهذه الخطوة هي خطوة هامة جداً قبل إقفال وترحيل حسابات السنة المالية على النظام المحاسبي، وفي حال وجود اختلاف في المطابقة لابد من تتبع حسابات الأصناف وكروت الصنف لاكتشاف الأخطاء، وفي حال عدم وجود أخطاء في تكلفة المخزون من واقع نظام المخازن يتم التطرق إلى برنامج الحسابات العامة ومعرفة إذا كان قد تم إنشاء قيد يدوي على حساب من حسابات المخزون المدرجة في شجرة الحسابات أو أي معاملة يدوية قد تكون تمت على حساب المخزون بالخطأ، وفي حال تعذر الوصول لذلك أو عدم وجود معلومات خاطئة، يتم الرجوع إلى شركة البرمجيات أو الشركة الموردة لبرنامج الحسابات للمساعدة الفنية وحل الأخطاء إن وجدت.

ثالثاً: مطابقة حسابات النقدية في نظام إدارة النقدية والقيمة المدرجة في نظام الحسابات:

وهنا يتم إجراء نوعين من المطابقة، المطابقة الأولى وهي مطابقة أرصدة النقدية سواء النقدية في البنوك أو النقدية في الخزينة من واقع نظام إدارة النقدية أو البرنامج المخصص للمدفوعات والمقبوضات مع أرصدة الحسابات الواردة في برنامج الحسابات العامة، وذلك للتأكد من أن كافة العمليات النقدية التي تمت، قد نتج عنها قيد يومية سليم وبالتبعية تطابق الأرصدة الواردة في الحسابات، وتعد تلك الخطوة من الخطوات الهامة في عملية إغلاق وترحيل السنة المالية، والغرض الأساسي هنا التأكد من صحة المعاملات من الناحية المحاسبية تمهيداً لعملية المطابقة الثانية، ومن ناحية محاسبية لابد من إجراء عملية مطابقة أخرى خاصة برصيد النقدية الحقيقي من واقع كشف حساب البنك أو جرد الخزينة الفعلي، ومن هنا يتم التأكد من تطابق الرصيد الحقيقي بالرصيد الدفتري المدرج في برنامج الحسابات العامة.

رابعاً: التأكد من إهلاك الأصول الثابتة في برنامج الحسابات العامة قبل إقفال السنة المالية:

تعد خطوة إهلاك الأصول الثابتة من الخطوات الهامة محاسبياً لأغراض إقفال السنة المالية حيث يتم الاعتراف بالمصروف الناتج عن إهلاك الأصول الثابتة ومن ثم التأثير في حسابات المصروفات التي تؤثر بالتبعية في حساب الأرباح والخسائر بعد عملية الإقفال، ومن ناحية فنية لابد للمحاسب من التأكد من قيام البرنامج المحاسبي بعملية الإهلاك للأصول الثابتة على أكمل وجه، وهنا تختلف البرامج من حيث إدارة عمليات الإهلاك فهناك بعض البرامج المحاسبية التي تقوم بعملية الإهلاك تلقائياً بشكل دوري دون تدخل المحاسب بناءً على جدولة الإهلاك في إعدادات البرنامج، وهناك برامج أخرى تعتمد على قيام المحاسب بالتأكد من قيمة الإهلاك أولاً ومن ثم إهلاكها، أي أن البرنامج يقوم بحساب الإهلاك تلقائياً ولكن لا يقوم بعملية الإهلاك إلا بعد تأكيد المحاسب وفي جميع الأحوال لابد للمحاسب أن يقوم بالتأكد من أن قيم الإهلاك هي قيم سليمة وفقاً لسياسات الإهلاك.

خامساً: التأكد من إجراء قيود التسويات الجردية اللازمة للفترة لإقفال الحسابات:

وهنا نتحدث عن قيود اليومية اللازمة لتسويات المقدمات والاستحقاقات، فمن ناحية محاسبية لابد للمحاسب من حساب ما يخص السنة من إيراد ومصروف وتحميل الفترة بقيمهم قبل إجراء عملية الإقفال السنوي أو الشهري للحسابات وذلك تطبيقاً لمبدأ الاستحقاق المحاسبي، إلا أنه من ناحية فنية فهناك العديد من البرامج المحاسبية التي تقوم تلقائياً بعمل ما يسمى القيد الدوري، وهو قيد تلقائي مكرر تلقائياً يقوم بجدولته مستخدم برنامج الحسابات العامة ومن ثم تحميل كل شهر بما يخصه بشكل تلقائي، فمثلاً عند سداد مبلغ 120 ألف ريال كإيجار مقدم، هنا يمكن للمحاسب جدولة قيد دوري قيمته 10 آلاف بشكل شهري تلقائياً يكون طرفه المدين هو حساب المصروف وطرفه الدائن هو حساب المصروف المقدم، وهنا يأتي دور المحاسب للتأكد من أن القيود قد تمت بشكل كامل وفقاً للخطة، حيث أنه وفي بعض الأحيان تتوقف عملية إتمام القيد من البرنامج للعديد من الأسباب منها مثلاً تغير إعدادات الحساب وعدم ربطه بمركز تكلفة أو إيقاف العمل على الحساب من قبل المستخدم وغيرها من الأسباب، وعلى الرغم من أهمية القيد الدوري في التسوية المحاسبية ومن ثم تسهيل عملية الإقفال السنوي إلا أنه يتطلب مراجعة دقيقة.

لماذا يعد برنامج أكفليكس أفضل برنامج محاسبي لإقفال السنة المالية:

يساعدك برنامج أكفليكس في عملية إقفال السنة المالية للحسابات من خلال السهولة التامة وتجنب الأخطاء الشائعة، حيث يقدم النظام العديد من المميزات التي تساعد المحاسبين في عملية الإقفال منها:

- سهولة متابعة أرصدة المخازن ومطابقتها بالحسابات.

- إدخال المعاملات من خلال الأنظمة الفرعية ومنع تنفيذها من خلال القيود تجنباً لمشاكل إقفال السنوات المالية وعدم مطابقة الحسابات.

- دعم عملية القيد الدوري والإقفال التلقائي للحسابات والتسوية الجردية لها وفقاً للجدولة الزمنية المطلوبة.

- نظام متكامل لإهلاك وتسوية حسابات الأصول الثابتة وحساب إهلاك الأصول بدقة متناهية.

- دعم إقفال السنة المالية بخطوات بسيطة جداً مما يساعد المحاسبين في إقفال الحسابات والترحيل بسهولة شديدة.

- فريق دعم فني مؤهل محاسبياً وتقنياً لخدمتكم على مدار الساعة ومساعدة فريق المحاسبين في إتمام عملية الإقفال.

ومن هنا نكون قد قدمنا لكم طرحاً لعملية إقفال حسابات السنة المالية للمحاسبين وبعض الاعتبارات الهامة الواجب مراعاتها أثناء عملية الإقفال للحسابات ومن ثم تحسين كفاءة العمل على البرامج المحاسبية وتجنب الأخطاء الوارد الوقوع فيها. يقدم لكم برنامج أكفليكس أفضل نظام برمجي متكامل لإدارة العمليات المالية والمحاسبية من خلال تقديم نظام محاسبي متكامل لإدارة العمليات المالية ولا سيما عمليات إقفال السنة المالية، يمكن الآن طلب نسخة تجريبية أو عرض فني للنظام من هنا للتعرف على المزيد من التفاصيل.