الطبيعى أن الشركات تفضل البيع نقدا لضمان السداد وتقليل التكاليف المصاحبة للائتمان ولكن المنافسة وحجم المبيعات المطلوبة يتطلب من الشركات التوسع في الائتمان 

وادارة الائتمان تشكل جزء مهم من عمل الإدارة المالية  لأن منح الائتمان يؤدى إلى زيادة المبيعات وبالتالي زيادة الأرباح وايضا ارتفاع نسبة مديونية العملاء يترتب عليه تكاليف فى الاستثمار في الذمم المدينة  والحكم على مدى كفاءة السياسة الائتمانية بالشركه يكون من خلال مدى قدرة ادارة الائتمان على المقارنة بين التكلفة ( الاستثمار فى الذمم المدينة) والعائد (زيادة مبيعات الشركة)  بمعنى أنه قرار التوسع أو التخفيض فى منح الائتمان للعملاء بيكون خطير لانه بيأثر على حجم المعمبيعات وربحية الشركة وعلى مدى توافر السيولة الممكنة للشركة  فلابد من دراسة القرار بشكل جيد

هناك مجموعة من المعايير المحاسبيه التي يتم من خلالها تقييم قدرة العميل على الحصول على ائتمان تجاري

سمعة العميل فى السوق / أو أن العميل كان يتعامل مع الشركه كاش وكانت مسحوباته جيده

قدرة العميل على السداد والتدفقات النقدية الخاصة به

رأس مال العميل / ومدى اعتماده على التمويل الذاتي أو القروض

الضمانات المقدمة من العميل / مثل شيكات بما يجاوز ضعف قيمة الائتمان او سند لامر فى بعض الشركات 

حالة السوق والظروف الاقتصادية في البلد.

الحد الائتماني للعملاء

فى نظام حسابات العملاء الأجل لابد  أن يكون لكل عميل حد ائتمانى معين (اقصى حد يمكن ان تصل اليه مديونية العميل) وكذلك أيضا يكون له مده ائتمان لابد أن  يدفع  الفاتورة فى خلال هذه المدة وإذا تجاوز مدة الائتمان الممنوحة له لا يسمح برنامج حسابات العملاء له بإخراج فاتوره ثانيه الا بعد أخذ موافقات من الإدارة العليا.

محاسب العملاء لازم يكون عنده تقرير بمديونية فواتير العملاء وده تقرير مهم جدا وهو  يبين مديونية العميل على شكل كل فاتوره وهى بيكون مقسم ال aging 

الى فترات زمنية من يوم الى 30 يوم ومن 30 الى 60 يوم من 60-90 يوم من 90 إلى 120 من 120-280 من 280 إلى *******

يعنى لابد ان  كل عميل يكون له حد ائتماني ومدة ائتمانية  والحد الائتماني لا يمكن تجاوزه الا بموافقة المدير العام 

والمدة الائتمانية هي المدة ما بين تاريخ بيع الفاتورة وتاريخ استحقاقها وليكن 30 يوم 

فعندما يتم عمل  فاتورة بتاريخ 30/5 يبقى لازم يسددها قبل 30/6  وإذا لم يتم السداد حتى هذا التاريخ لا يمكن بعدها ان يتم عمل فاتورة أخرى له حتى لو الحد الائتمانى يسمح

الا لو كان هناك موافقة من الإدارة العليا  

 من الممكن انه العميل  يتم عمل اكثر من فاتوره له واهم شي انه يتم سداد كل فاتوره قبل ال 30 يوم الى هى مدة الائتمان الممنوحة له مثلا ( او 60 او 90 أو 180 يوم حسب المدة الائتمانية الممنوحة له )

بمعنى ايضا العميل  السلام عميل ومدة الائتمان  60 يوم والحد الائتماني مليون 

يعنى خد فاتوره النهارده بقيمة 50 الف والحد الائتماني بتاعها بقى فيه 500 الف وعدى 60 يوم ولسه مدفعش قيمة الفاتورة 

مينفعش يطلع فاتوره جديده الا لما يسدد الفاتورة دى بالرغم من انه حده الائتماني يسمح 

يبقى اى عميل له مده ائتمانية لكل فاتوره وله حد ائتماني مينفعش يتجاوزه الا بموافقة المدير العام ويعمل طلب تجاوز

تحديد الحد الائتماني للعميل وتقدير المدة الائتمانية الممنوحة له يحدد بصورة كبيرة بناء على تقييم وحكم ادارة الشركة لكل عميل على حده وتوجد مخاطرة كبيرة تتعرض لها الشركات فى منح الائتمان والرقابة الفعالة على الحسابات المدينة تتضمن مراقبة حجم الحسابات المدينة ودراسة وتحليل أعمار الديون وتقسيم الديون حسب استحقاقها عشرة أيام وعشرون وثلاثون وخلافه ونسبة كل فئة من هذه الديون إلى إجمالي الديون واستخدام النسب التحليلية كمعدل الدوران ومتوسط فترة التحصيل ومقارنة هذا المعدل مع مدة الائتمان المقررة في السياسة الائتمانية بالشركة وحصر أسباب الانحرافات ومعالجتها.

 من أهم مهام محاسب العملاء متابعة مديونيات العملاء يوميا ومتابعة المتحصلات اليومية وفى تقرير بيكون موجود فى اغلب البرامج المحاسبية وممكن تعمله اكسيل يسمى اعمار الذمم أو  (Aging receivable)  وهذا التقرير يوضح مديونية كل عميل بكل  فاتورة تم استلامها وتاريخ استحقاق سدادها  ومن خلال هذا التقرير يمكن متابعة استحقاق فواتير العملاء وتحديد قيمة التحصيلات المتوقع تحصيلها  خلال الفترات المالية.

تكلفة الاستثمارالذمم المدينة (العملاء الأجل)

الاستثمار فى العملاء محكوم بعنصرين هما تكلفة الاستثمار فى العملاء والعائد الناتج من المبيعات الناتجة عن التوسع في الائتمان ودور الادارة المالية ان  تعمل دراسة وموازنة لحجم الاستثمار في الذمم المدينة وهذا بيكون مرتبط بالالتزامات المالية التي على الشركة ومواعيد سدادها  وتحديد سياسة البيع والتحصيل والمدة الائتمانية التي سيتم منحها للعملاء و طبعا كل فئه من العملاء لديهم مده محدده حسب حجم تعاملهم ولابد ان يكون هناك ارتباط بين  المدة الائتمانية التحصيل من العملاء ومدى السداد للموردين أيضا منعا لوجود عسر مالي الشركة ولابد ان تقوم الشركه بعمل تقييم مستمر لعملائها وتقارن حجم المبيعات مع المدة الائتمانية الممنوحة للعملاء وهل لو الشركة قامت بزيادة أو تخفيض الحد الائتماني أو المدة الائتمانية كيف يكون تأثير ذلك على المبيعات و أثر ذلك على الارصده المدينه وعلى مدى التحصيل من العملاء وعلى الديون المعدومة وعلى تكلفة التحصيل ان وجدت وعلى مدى احتياجها للسيولة.

وهناك مجموعة من الاعتبارات لازم ناخدها فى اعتبارنا فى موضوع الائتمان والاستثمار في الذمم المدينة

حجم الطلب والعرض في السوق والظروف الاقتصادية الجيدة أو السيئة

هل فيه إدارة تحصيل جيدة تتابع المديونيات بشكل مستمر ام لا

الطاقة الإنتاجية للشركة وحصتها في السوق

نوعية السلع والمرونة في الطلب عليها 

الحسابات المدينة للعملاء تشكل أموال مجمدة لها تكاليف تتمثل في تكلفة الأموال المستثمرة فيها بمعنى انه الشركة تستثمر اموالها  في المبيعات الاجلة وفى نفس الوقت لايوجد تحصيل المبيعات فى وقتها لأنه البيع اجل مش نقدى وهذا يسمى تكلفة الاستثمار فى الذمم المدينة

هذا بخلاف تكلفة الفرصة البديلة بمعنى انه قيمة الأموال التى قامت الشركة باستثمارها  فى البيع الآجل واتاخرت فى تحصيلها لو كان تم تحصيلها فى وقتها واستثمارها فى اى نشاط او اى استثمار آخر كان يمكن للشركة ان تحصل على عائد آخر وهذا يسمى تكلفة الفرصة البديلة

وهناك ايضا تكلفة التأخير في تحصيل الديون والقيمة الحالية للنقود وخصوصا فى حالات التضخم وارتفاع أسعار العملات الأجنبية وانخفاض قيمة العملة المحلية عند تأخير تحصيل الديون وايضا فيه تكلفة ديون معدومة بتكون لما بيكون فيه بيع آجل واحتمالية عدم تحصيل الديون وهناك أيضا  تكلفة التحصيل وهي تكاليف المتابعة مع العملاء.

عندما تقرر الشركة  أن تأخذ قرار إما بالتوسع أو التخفيض فى منح الائتمان للعملاء فالقرار ده بيكون خطير لانه بيأثر على حجم المبيعات وربحية الشركة ومدى توافر السيولة الممكنة للشركة وهل لو الشركة قامت بزيادة أو تخفيض الحد الائتماني أو المده الائتمانية وتأثير ذلك على المبيعات و أثر ذلك على الارصده المدينه وعلى مدى التحصيل من العملاء وعلى الديون المعدومة وعلى تكلفة التحصيل إن وجدت.

المفاضلة بين السياسة الائتمانية الحالية والسياسة المقترحة بتختار اللى يؤدى الى  صافى إيراد اعلى وهنا تبدأ المقارنة بين التكلفة والعائد الناتج عن زيادة أو تخفيض الائتمان.

سياسة الخصم النقدى

فيه بعض الشركات بتطبق سياسة الخصم النقدى بمعنى لو العميل دفع قيمة الفاتورة فى خلال مدة معينة قبل مدة الائتمان الممنوحة له  يمكن أن يحصل على  نسبة خصم تحددها الشركة حسب النظام وهذا يطبق فى بعض الشركات التى تتعامل مع تجار التجزئة والجملة

سبب اتجاه الشركات إلى استخدام سياسة الخصم النقدى وهو زيادة  سرعة حركة النقدية بالشركة لكى تستطيع ان تقوم بسداد  التزاماتها  ومن ناحية اخرى تقلل من موضوع الديون المعدومة

وترتبط  سياسة الخصم ارتباط كبير بقرارات التسعير فمن الممكن أن تقوم الشركة بزيادة أسعار منتجاتها بالمقارنة بالمنافسين إذا قدمت خصم نقدى او قامت بزيادة المدة ولكن لابد للشركة أن تقنع العميل بالاستفادة من موضوع الخصم النقدى

يبقى الخصم النقدى يتضمن المفاضلة بين البديلين.

الحصول على الخصم النقدي

الاستفادة من فترة الائتمان

وفي حالة  الحصول على خصم نقدى /هذا سيكون من مصلحة الشركة  أنه المبيعات هتزيد وايضا توافر النقدية لدى الشركة ولكن هامش الربح هيقل

وفي حالة الاستفادة من فترة الائتمان وعدم الحصول على خصم/ سيكون هناك تأثير في حركة التدفقات النقدية بالشركة  نتيجة تأخير تحصيل المبيعات ولكن هامش الربح هيبقى أعلى بالمقارنة فى حاله ان العملاء هيدفعوا خلال فترة الخصم 

والذي يحدد هل الشركه تدخل سياسة الخصم النقدى ضمن سياستها الائتمانية هى المقارنة بين التكلفة والعائد