محاسب الموردين او ادارة حسابات الموردين إذا كان حجم تعاملات الشركة كبير هو من اهم الادوار في الإدارة المالية لأنها مرتبطة بحسابات المخازن التى هى العمود الفقرى لحسابات التكاليف وايضا حسابات الموردين مرتبطة بحسابات الضرائب وايضا المدفوعات النقدية 

وحسابات الموردين تنقسم إلى موردين محليين موردين خارجيين (الاعتمادات المستندية).

ومن أهم مهام محاسب الموردين (المشتريات المحلية)

1- متابعة الدورة المستندية للمشتريات والمدفوعات بالتفصيل

2- إعداد  القيود المحاسبية الخاصة بالاستحقاقات والمدفوعات للموردين

3- إعداد سجل للموردين يشمل جميع البيانات الخاصة بالمورد

4- متابعة مديونية الموردين عن طريق اعمار الذمم  للموردين و متابعة مواعيد السداد

5- متابعة اوامر التوريد و الكميات المستلمة فعليا والكميات المتبقية

6- متابعة ضريبة القيمة المضافة ضريبة الخصم والإضافة

7- إعداد ومراجعة ميزان المراجعة  للموردين شهريا

8- إعداد  التقارير المتعلقة بالموردين والمشتريات

9- مطابقة حسابات الموردين فى نهاية كل فترة مالية

10- إعداد تحليل مالى لحسابات الموردين فى نهاية كل فترة مالية

11- متابعة الموردين الخدميين والتزامات العقود التي  على الشركة

الدورة المستندية للمشتريات والمدفوعات

نظام المشتريات للشركات يختلف من شركة لأخرى بمعنى انه فى بعض الشركات تكون ادارة المشتريات  يكون لديها موازنة مشتريات فى كل فترة مالية ويكون محدد فيها الأصناف والكميات التى يجب شرائها فى مواعيد محددة وهناك بعض الشركات الاخرى التى لايوجد بها موازنات ويتم  الشراء عندما يصل المخزون الى حد الطلب  أيا كانت الطريقة المستخدمة فإن الدورة المستندية تبدأ  بطلب الاحتياج الذى ترسله إدارة التخطيط وإدارة المخازن باحتياجاتها من الخامات والمنتجات ثم تقوم ادارة المشتريات بارسال طلب شراء الموردين هذه الخامات ويكون طلب الشراء محدد فيها اسم الخامه والمواصفات ومواعيد استلامها  ثم يقوم الموردين بإرسال عروض اسعار بالكميات والمواصفات والاسعار واماكن ومواعيد التسليم ومدة السداد وهل هو كاش ولا اجل بشيك حسب الاتفاق وادارة المشتريات لما تستقر على أفضل عرض السعر بعد موافقة الإدارة العليا  يتم بعدها إرسال امر التوريد بعد ما يتم توقيعه من الإدارة العليا والإدارة المالية أيضا بالموافقة على الشراء من هذا المورد ( الادارة المالية تشترك ايضا لان دورها سيكون السداد للمورد فى الميعاد المحدد في أمر التوريد)

تعرف على ماهى اهم طرق ادارة المخازن وتطبيقها على برنامج مخازن وارد ومنصرف

وبعد هذا يقوم  المورد  بإرسال الرضاعة وهنا يكون دور إدارة الجودة بالشركة من فحص المواد  والمنتجات  والتأكد من جودتها ومطابقتها لشروط الشركة من عدمها ثم تقوم بعمل محضر الفحص

ثم ياتى دور قسم المخازن من استلام الكميات الواردة من المورد  ويقوم بعمل اذن اضافة  الكميات الفعلية المستلمة من المورد ويقوم بالتوقيع ايضا للمورد على اذن استلام بيكون خاص بالمورد يفيد استلام الشركة للبضاعة

وأمين المخزن برسل اصل اذن الاضافة الى قسم حسابات الموردين بالشركة ويقوم محاسب الموردين بمراجعة أمر التوريد  مع فاتورة المورد  مع محضر الفحص مع اذن الاضافة والتأكد من مطابقتها جميعا ( بالنسبة اذون الاضافة المفترض انها بتكون أصل و3 صور  - اصل اذن الاضافة لحسابات الموردين  وصورة بقسم التكاليف وصورة فى ملف لأمين المخزن للتسجيل في كرت الصنف وصورة يحتفظ بها فى الدفاتر للرجوع اليها فى اى وقت )  ثم مطابقتها مع الفاتورة الوارد من المورد  ومراجعة تجميعة الفاتورة والتأكد من فصل ضريبة القيمة المضافة (إن وجدت ) 

لابد من مراجعة الكميات الواردة فى امر التوريد  مع الفاتورة بشكل جيد والتأكد من انها مثل الكميات  الموجودة فى اذن الاضافة الوارد من أمين المخزن  وفى الواقع العملى ممكن ان تكون الكميات اقل او اكثر بسبب مجموعة من الأسباب وهى

1- التوريد يمكن  أن يتم على اكثر من مرة   فمثلا ممكن يكون أمر التوريد به طن سكر والمورد يقوم باحضاره على  3 مرات مثلا كل مرة ب 300 كيلو  وبالتالى دور محاسب الموردين انه يتابع الكميات المستلمه فعليا مع اوامر التوريد  ولهذا السبب لابد ان يكون اصل امر التوريد  مع الادارة المالية لأحكام الرقابة على أوامر التوريد

2- من الممكن ان تكون الكميات الفعلية  الواردة من المورد أكبر من الكميات الموجودة في أمر التوريد وده ممكن يرجع لطبيعة الخامة نفسها وفى الحالة دى يتم اعتماد الزيادة من المدير العام ( بتكون حالات خاصة بصناعات معينة )

هناك بعض  الأمور المهمة  في موضوع الدورة المستندية  وهي أنه أمين المخزن دوره فقط  يكون في استلام الكميات وعمل اذن الاضافة  فقط  الكميات المستلمة بمعنى أنه امين المخزن ليس له علاقة بفواتير المشتريات  كما هو الحال فى المبيعات وحسابات العملاء بيكون دوره فقط  تسليم المنتجات التامة للعملاء  وايضا فى حسابات الموردين دورة يكون في استلام الخامات وقطع الغيار او التعبئة والتغليف يعنى دور أمين  استلام وتسليم فقط  (استلام مواد وخامات من الموردين وتسليم منتجات للعملاء فقط)

تعرف على مميزات افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة

 وبالنسبة فواتير المشتريات يتم التنبيه على المورد أن يقوم مندوب من طرفه بتسليمها إلى إدارة الحسابات في الشركة

وهنا سؤال كيف يقوم أمين المخزن بالاستلام من المورد وهو ليست لديه أى تفاصيل عن البضائع الواردة من المورد

وهناك بعض الادارات المالية تتغلب على هذا بأن يكون وامين المخزن يكون معاه صورة من أمر التوريد ولكن ليس  فيها الاسعار بتكون فيها الكميات فقط التى يجب استلامها لكي يكون لديه علم بالكميات الواردة له ويقوم بتهيئة المخزن للبضاعة الواردة  وفى بعض الشركات ممكن يتم اعلام امين المخزن بالكميات الواردة له  عن طريق الايميل

وهناك بعض الادارات المالية يتم اعلام امين المخزون أنه هناك اصناف واردة إليه اليوم من المورد xxx ولا يتم اخباره بالكميات الواردة حتى يقوم باستلام فعلى وعد للكميات الواردة لان هناك بعض أمناء المخازن لا يقوم باستلام  الأصناف بشكل جيد ولكن ممكن يستلم فقط بدون أن يقوم بعد الاصناف بشكل جيد 

فى الواقع العملى هناك بعض الأمور تختلف من شركة لأخرى المهم معرفة  طبيعة الدورة  وكيفية تكييفها مع الواقع العملى

طبعا محاسب الموردين بيتعامل مع أكثر من نوع من المشتريات وايضا المخازن بمعنى

هناك مشتريات خامات وهناك مشتريات مواد تعبئه وتغليف وهناك مشتريات قطع الغيار وايضا  المخازن متنوعة هناك مخزن قطع غيار ومخزن خامات ومخزن تعبئه وتغليف مثلا وطبعا هذا مهم في التوجيه المحاسبى للمشتريات وإدراجها ضمن نوع المخزون الخاص بها

الدورة المستندية للمدفوعات

المفروض كما هو الحال فى حسابات العملاء  ان يكون فى حسابات الموردين وهو أنه السداد يتم للموردين حسب فترة الائتمان الممنوحة للشركة من قبل المورد والمدة الائتمانية هتختلف من مورد لاخرى حسب حجم تعاملات الشركة مع المورد  وحسب الاتفاق فى البداية طبعا هذا بالنسبة للموردين الأجل  ومدة الائتمان هذه بتكون مثلا 30 او 60 يوما بعد استلام البضاعة فلو الفاتورة مثلا تم استلامها يوم 10-10 فالدار هيكون مثلا بعد 30 يوم يعنى هيكون 9-11 وهكذا

تعرف على مهام محاسب العملاء

الدفع للمورد سواء هيكون شيك أو تحويل لحساب المورد لابد ان يكون مرفق معه جميع أصول المستندات مثل

1- أصل أمر التوريد

2- اصل اذن الاضافة

3- أصل محضر الفحص

4- أصول الفواتير

5- كشف حساب المورد يظهر فيه المديونية وممكن أن يتم طباعة استحقاقات فترات المديونية وهى بتكون موجودة

عند إعداد شيك للمورد لابد للشخص الذى سيقوم بالتوقيع على الشيك ان تكون امامه جميع المرفقات اصليه منعا للتلاعب وتكرار الدفع مرة اخرى وان يتم ختم الفواتير وعند إعداد قيد الاستحقاق  للمورد تكون المرفقات عبارة عن صور انما قيد السداد والدفع لابد وان يكون بأصول المستندات وعند  استلام المورد للشيك يقوم بالتوقيع على استلامه وايضا يتم استلام سند قبض من المورد بهذا الشيك وذلك لإحكام الرقابة على المدفوعات ويكون هناك دليل على استلام المورد للشيك ولابد للشيك أن يكون مسطر ويكون اسم الشركه حتى يتم صرفه فى ميعاده وايضا الشيك المسطر لا يتم صرفها نقدا وانما يتم عمل ايداع فى حساب الشركة فقط

تعرف على اهم المعايير المحاسبية التى يقوم عليها برنامج حسابات شركتك

بالنسبة في حالة المشتريات النقدية وهى التى تتم عن طريق مندوب المشتريات في الشركة وهي تتم بنظام العهد النثرية  وفكرتها انه المندوب بيكون معه عهده يقوم بشراء مشتريات نقدية بمبالغ صغيرة

ثم يقوم بتصفية العهد وإحضار فواتير بالمبالغ التى تم صرفها ويجب على مندوب المشتريات ان يحضر عروض أسعار متنوعة  منعا للتلاعب 

سجل الموردين

محاسب موردين لابد وان يكون لديه سجل بالموردين فيه صورة من  السجل التجارى لكل مورد وشهادة التسجيل فى القيمة المضافة والبطاقة الضريبية للمورد  وطبعا لو مسجل نظام فى دفعات مقدمة يقوم المورد بإحضار شهادة أنه من مسجل فى نظام الدفعات المقدمة وانه معفى من ضريبة  الخصم

تمام لو مش مسجل دفعات مقدمة اخصم عليه 1% توريدات 3 % خدمات 5% مهن حره

سجل الموردين هذا مهم جدا لانه يحتوى على كل المستندات الخاصة بالمورد والتى يمكن الرجوع اليها فى اى وقت للتأكد من صحة البيانات الواردة في الفاتورة

القيود والمعالجة المحاسبية

 هنفترض انه محاسب الموردين استلام فاتورة من المورد قيمة الاصناف الى فيها 150 الف قبل الضريبة

وتوجد ضريبة قيمة مضافة 14% بقيمة 21000

 اول حاجه محاسب الموردين يعملها انه يراجع الدورة المستندية للمشتريات وبعدما يتأكد  انها صحيحة  يبدأ في مراجعة بنود الفاتورة والتأكد من صحة المبالغ بها وايضا مراجعة احتساب ضريبة القيمة المضافة وأنها بعد الخصم التجاري الممنوح من المورد ( إن وجد )  

يقوم محاسب الموردين بخصم 1% من فاتورة المورد 1%  فى حال التوريدات &3% فى حالة الخدمات و 5% فى حالة المهن

والخصم بيكون قبل احتساب ضريبة القيمة المضافة وقيمة الضريبة المخصومة دى تستورد لمصلحة الضرائب كل 3 شهور

وبتعمل للمورد اشعار بالخصم  

لو المورد كان معه شهادة من الضرائب انه مسجل دفعات مقدمة ففى الحالة دى لا يتم الخصم منه ا

يبقى قيمة الضريبة المخصومة من المورد = 150000*1% = 1500

ويكون  القيد كالتالي على اعتبار أنه شراء  خامات 

 150000 ح/ مخزن الخامات

 21000 ح/ ضريبة القيمة المضافة

إلى 

 1500 ح/ ضريبة الخصم والتحصيل 

 169500 ح/ المورد شركة السلام 

وهذا هو  اسمه قيد الاستحقاق

طيب هسدد للمورد فرضا بشيك آجل والشيك الأجل  ميعاد استحقاقه بعد  شهر مثلا وفى هذه الحالة يتم عمل الشيك باسم المورد وتم تسطير الشيك لا يتم رفع قبل ميعاده 

ويكون  القيد كالتالي 

 1695000 ح/ المورد شركة السلام

 1695000 ح/ اوراق الدفع

يتم توسيط حساب أوراق الدفع وعندما يقوم المورد بصرف الشيك من البنك  يتم عمل قيد

1695000  ح/ اوراق  الدفع

 1695000 ح/  البنك       

ويتم عمل تحليل برصيد حساب أوراق الدفع و متابعة هذا الحساب مهم جدا من حيث متابعة تواريخ استحقاق الشيكات وايضا هل الرصيد في البنك متاح لتغطية هذه الشيكات ام لا

والخصم فى حسابات الموردين  اما انه يكون خصم تجارى فى الفاتورة  وفى هذه الحالة لايتم عمل اى قيود ويتم احتساب الضريبة بعد الخصم

 وهناك حالة اخرى  أنه المورد أعطى للشركة خصم نتيجة أنه مسحوبات الشركة كانت مرتفعة خلال الفترة  او ايا كان السبب  فإن الخصم في هذه الحالة يكون القيد كالتالى

ح/  المورد 

إلى

ح/ خصم مكتسب

وفى حالة قيام الشركة بعمل مرتجع  للمورد  يكون القيد كالتالى

  ح/  المورد

  ح/  ضريبة الخصم والتحصيل

          إلى

       ح/  مخزون  الخامات وقطع الغيار

       ح/ ضريبة القيمة المضافة

شرح القيد مهم جدا لابد وأن يكتب فيه كل تفاصيل القيد حتى يتم الرجوع اليه فى اى وقت