الدوره المستندية للمبيعات وتطبيقها على برنامج حسابات ادارة المخازن

تعد الدورة المستندية للمبيعات عنصرًا حاسمًا في نجاح العمليات التجارية، حيث تضمن تتبع كل خطوة من استلام الطلب إلى التسليم بدقة. باستخدام الأدوات المناسبة مثل برنامج AccFlex، يمكن للشركات تحسين كفاءتها وتقليل الأخطاء بشكل ملحوظ. وبيستلمها قسم المبيعات وحتى اتمام عملية البيع والتوجيه المحاسبي.

هل الدورة المستندية للمبيعات ممكن تختلف من شركه للتانيه؟

 طبيعى ان الدوره المستنديه للمبيعات تختلف من شركه للتانيه بناءا على حجم الشركات وحجم ادارة المبيعات جوه الشركه، يعنى لو شركه حجمها كبيره ممكن هنا دورة المبيعات تاخد شكلها الكامل، وبيكون فى اكتر من شخص مسؤل عن البيع وفى اشخاص مسؤلين عن تقديم عروض الاسعار وفى قسم خاص بالتعاقدات وهكذا وفى أغلب الاحوال قسم المبيعات بيشتغل على سيستم معين او على الاقل بيكون فى برنامج ادارة المخازن فى الشركه.

ما هي الدورة المستندية للمبيعات؟

تشير الدورة المستندية للمبيعات إلى العملية التي يتم من خلالها تسجيل وتنظيم جميع العمليات المتعلقة بالمبيعات، بما في ذلك استلام الطلبات، مراجعتها، إصدار الفواتير، والتسليم. يهدف هذا النظام إلى ضمان الشفافية والكفاءة في جميع مراحل العملية.

ماهى مراحل الدورة المستندية للمبيعات؟

1) مرحلة استلام طلبات عروض الاسعار من العملاء

و المرحله دى بتبدأ من العميل من خلال انه بيتواصل مع قسم المبيعات فى الشركه بيطلب منهم يقدموا عروض اسعار لمجموعة منتجات معينه  بمواصفات معينه هو محتاجها عنده وقسم المبيعات بيرد عليه فى الغالب بايميل رسمي بيوضحله فيه المنتجات بمواصفاتها باسعارها ولو انت شغال على برنامج محاسبة مخازن حديث هاتقدر تنزل العروض دى على السيستم وبرنامج ادارة المخازن تلقائيا هايديك اولويات لتقديم العروض دى للعملاء بناءا على معايير معينه انت واضعها.

2) مرحلة تقديم عروض اسعار للعميل

ودى المرحله التانيه فى الدوره المستنديه للمبيعات وممكن تكون الاولى لو كان قسم المبيعات هو اللى اخد المبادره وعرض منتجه على العميل وبدا يقدمله عروض بالمنتجات دى.
لازم يكون تصميم عرض السعر كويس وجذاب للعميل بصرف النظر عن المنتج المقدم, ويفضل يتم ارساله بايميل للعميل وبمحتوى كويس للايميل.

دا نموذج عرض سعر من برنامج حسابات ومخازن أكفليكس 

3) قبول العميل بالعرض

بعد مابيتم ارسال عرض السعر ويرد العميل بالموافقه على العرض بندأ نصدر امر بيع لوكان المنتج متوفر فى المخزن او امر انتاج فى حالة اننا بنشتغل بنظام تصنيع وبعد مابيتم الانتاج بيتم اصدار امر بيع او طلب شراء فى حالة ان النشاط تجارى وهانحتاج المنتجات دى تكون متوفره فى المخازن وبعدها بيتم اصدار امر بيع لادارة المخازن.

4) اصدار امر البيع

ودا زى مااتفقنا المرحله الرابعه من مراحل الدوره المستنديه للمبيعات هى اصدار امر بيع للعميل بعد مانتاكد بشكل كامل من توافر الكميات المراد بيعها فى المخزن او ان تم تصنيعها بالفعل فى خطوط  الانتاج، وفى الغالب اللى بيقوم باصدار امر البيع هو مدير المبيعات فى الشركه.

ودا نموذج لامر البيع فى برنامج محاسبة المخازن

5) اصدار اذن صرف

بعد مابيتم اصدار امر بيع من مدير المبيعات، ادارة المخازن بتقوم باصدار اذن صرف من خلاله بنقول لمدير المخازن اصرف الكميات دى بالمبالغ المكتويه للعميل ده، وبناءا عليه بيتم اصدار الفاتوره للعميل بناءا على امر البيع الصادر من ادارة المبيعات.

6) اصدار الفاتوره

سواء اللى قام باصدار الفاتوره للعميل كان قسم المبيعات او قسم المخازم لازم هنا نفرق مابين الفواتير العاديه والفواتير الضريبيه لان الفواتير الضريبيه لازم تكون بسريال ضريبي معين ولو عندى اكتر من فرع لازم يكون لكل فرع سيريال فواتير مختلف .
وعموما احنا كنا كتبنا مقال بنشرح فيه فنيات الفاتوره الضريبيه وتقدر تدخل على المقال ده من هنا.

وطبعا برنامج حسابات ومخازن أكفليكس بيتيح ليك كل الامكانيات والمرونه فى انك تقدر تصدر فواتير باكواد وسريالات مختلفه على حسب نوع الفاتوره والفرع المصدر للفاتوره.

صورة شاشة المبيعات فى برنامج محاسبة وادارة المخازن (من ضمن مراحل الدوره المستنديه للمبيعات)

7) التوجيه المحاسبي

اللى بتقوم بيه الاداره الماليه للشركه، وبالتحديد محاسب العملاء واللى دوره الرئيسي بينصب على اصدار الفواتير واثباتها فى شكل قيد يوميه.

قيد اليوميه بيكون بناءا على نظام معالجة المخزون سواء كان نظام الجرد الدورى او الجرد المستمر, وبوجهه عام قيود المبيعات بتكون مرتبطه ب3 انواع :

_ قيد الاستحقاق بسعر البيع.

_ قيد اثبات التكلفه بسعر التكلفه.

_ قيد التحصيل من العميل.

قيد الاستحقاق:

من ح العميل

الى ح المبيعات.

قيد التكلفه:

من ح تكلفة المبيعات 

الى ح المخزون.

قيد  التحصيل

من ح البنك او الخزينه

الى ح العميل

فوائد أتمتة الدورة المستندية للمبيعات

• توفير الوقت: تقليل الزمن المستغرق في تسجيل البيانات.
• تقليل الأخطاء: أتمتة العمليات لتجنب الأخطاء اليدوية.
• زيادة الإنتاجية: تمكين الفرق من التركيز على المهام الأكثر أهمية.

وبكدا نكون حاولنا نبسط الدوره المستنديه للمبيعات قدر الامكان مع التطبيق على برنامج محاسبة ادارة المخازن الخاص بمنظومة أكفليكس والفكره العامه فى التطبيق على اى برنامج مخازن اخر.
تقدر تطلب اقوى  برنامج حسابات ومخازن من أكفليكس وتجرب الامكانيات وتطبق الدوره المستنديه للمبيعات الخاصه بشركتك من خلال طلب عرض السعر