ماهى وظائف وخصائص الموازنات

 ماهى الموازنات : الموازنة تعني التخطيط للمستقبل علشان توصل الشركة للأهداف التي تريد تحقيقها بمعنى لو الشركه عايزه  توصل لهدف تحقيق ربح مليون جنيه يبقى لازم يتم عمل خطة تفصيلية لكمية المبيعات المطلوب تحقيقها وسعر المبيعات للمنتجات وايه هى كمية الخامات والمواد المشتراة والمدفوعات المطلوبة من الشركة ومدة ساعات الإنتاج وعدد العمال وقيمة الأجور كام والتكاليف الاضافية الاخرى الى الشركه تتحملها  ولذلك كى يكون عند الشركة رقابة جيدة على الأقسام  بالشركة لازم يكون عندى خطة جيدة والخطة الجيدة دى بتكون من خلال أسلوب ونظام علمى يسمى الموازنات.

ماهى وظائف وادوار الموازنة

1- الموازنات تعتبر كمجموعة من الأدوات

أداة تخطيط  / بمعنى أنها تعتبر  خطة مكتوبة للمستقبل وتعتبر التزام على ادارة الشركة أن تعمل في  حدودها ومن خلالها تعمل على تنفيذ الأهداف التي من خلالها  تم وضع هذه الموازنة وعملية التخطيط دى بتكون لفترات زمنية مختلفة وتراعى الأحوال والظروف الاقتصادية المتوقعة وتشمل أهداف قصيرة الأجل والأهداف طويلة الأجل.

أداة رقابية

الفكرة الأساسية في موضوع الرقابة هو معرفة  أسباب الاختلافات بين النتائج الفعلية والتقديرات الموضوعة بالموازنة واول خطوه بتكون تحديد الانحراف ثم تحليل اسبابه ثم اقتراح الطرق المناسبة لعلاج الانحراف عن تحليل انحرافات الأداء الفعلي عن التقديرات الموضوعة بالموازنة لهذا ألأٌداء أو لهذا القسم وتحديد  الانحراف هو الخطوة الأولى فى عملية الرقابة على الشركة بعد تحديد الانحراف يكون هناك أربع خطوات رئيسية وهي مراحل الموازنات دى بتساعد الشركات على التحكم فى التكاليف بوضع حدود وتوجيهات  للتكاليف.

أداة تنسيق

لابد ان تكون الموازنات جميعا مرتبطة مع بعضها البعض ولها هدف اساسى موضوع من قبل الاداره العليا؛ بمعنى يجب أن يكون هناك تنسيق بين خطه المبيعات والانتاج  والا من الممكن انه ادارة المبيعات  تتعاقد على طلبات بيع أكبر من القدرة الإنتاجية للشركة ولذلك فإن الموازنات من أهم أهدافها هو التنسيق بين الإدارات  في الشركات.

اداة اتصال

وهى انها تساعد الموظفين بالشركة  على  توضيح أهداف الشركة وأيضا عملية الاتصال بين المستويات الإدارية المختلفة بالشركة  بحيث انه يكون من الضروري أن يعرف كل اعضاء الاداره الخطط ومواعيدها  ولابد أن يكون كل عضو على علم بالخطة الفرعية  الخاصة بأوجه النشاط المتعلقة به وكيفية ارتباط الخطط الفرعية بالخطة الرئيسية المتعلقة بالشركة ككل.

أداة محفزة

الموازنة تساعد فى تحفيز الموظفين بالشركة لأداء عمل جيد  وفى حالة قيام الموظفين  بالاشتراك في إعداد الموازنة فان ذلك يعتبر حافز جيد لديهم لانجاز أهداف الموازنة  وينبغي أن تكون الموازنة خطة واقعية قبل ما تكون أداة تحفيز.

الموازنة تعتبر معيار رسمي وكمى  لخطط الإدارة

هدف الشركة هو زيادة الحصة السوقية وزيادة  الربحية والقدرة على صرف ارباح للمساهمين بما يعزز من قيمة الشركة ويرفع اسهمها  وهذه  الأهداف لا يمكن تحقيقها بدون تخطيط دقيق يوازي بين الموارد المتاحة للشركة والنتائج الفعلية ولابد للمديرين بالشركة الالتزام بالخطط  لكي تنجح الموازنة.

دور الموازنات فى صياغة ومراقبة الأهداف قصيرة الأجل

دور الموازنة هو وضع أهداف قصيرة الأجل مثل زيادة حصة الشركة في الأسواق ودفع توزيعات أرباح للمساهمين بشكل دورى فى فترات منتظمة ومراقبة إيرادات المبيعات شهريا ووضع حدود للإنفاق  لكل قسم بالشركة لا يمكن تجاوزه

الفكرة الاساسية انها تراقب الأهداف في كل فتره زمنيه قصيره علشان تقدر تعمل كنترول بشكل صحيح مثلا ماينفعش تضع الشركة مثلا هدف مبيعات

كل سته شهور وليكن مليون  لانها ممكن توصل للشهر الخامس مثلا والمبيعات مازالت 400 ألف معنى كده انه فيه مشكله إذن لو الشركة تضع أهداف قصيرة الأجل 

شهريا مثلا تقدر تصحح أي قصور او انحراف في أقسام الشركة وفى هذه الحالة كانت فى الشهر الثانى تقدر تصحح انحراف حجم المبيعات وتقدر تعالجه
 

دورالموازنات فى قياس الأداء الفعلي للشركة مقارنة مع الأهداف الموضوعة

الموازنة تضع لكل قسم وكل مدير مجموعة من الأهداف سواء اهداف كمية زى مثلا كمية المبيعات لادارة المبيعات او كميه الانتاج لادارة التصنيع والإنتاج أو أهداف خاصه بالموازنة كمراقبة الإنفاق الفعلي مع أرقام الموازنة وتقديم تقارير بذلك والاختلاف بين الإنفاق الفعلي والمقدر يطلق عليه انحراف

خصائص ومقومات  عملي الإعداد الناجح للموازنات

علشان نعمل موازنات بشكل صحيح  لازم يكون فيه بعض  المقومات زى

1- تكون هناك مشاركة بين مديرى ورؤساء الإدارات والأقسام بالشركة وغيرهم

في وضع تقديرات الموازنة بحيث انه التقديرات الموضوعات هذه تمثل وتعتبر اهداف من الممكن أن تتحقق وهذا بيكون فى ضوء الإمكانيات والموارد المتاحة لكل قسم من أقسام الشركة  وطبعا ده غير انه يعتبر التزام على هؤلاء المديرين لتحقيق الأهداف الموضوعة في الموازنات وعلشان كده يتم الوضع فى الاعتبار مجموعة من العوامل زى قدرة إدارة التسويق بالشركة أنها تحقق أهداف المبيعات وقدره ادارة الانتاج مثلا على توفير المنتجات التامة وده بيكون من خلال الطاقة الإنتاجية المتاحة للشركة وأيضا توافر مصادر الشراء فى الوقت المناسب ولهذا يتم تكوين لجنة  للموازنة ويكون دورها الأساسي هو تحقيق التوافق  بين الأهداف المقررة والامكانيات المتاحة وتحديد احتياجات الشركة ويكون عندها تصور أو تحديد الطاقة الانتاجية بالشركة وأيضا تدبير مصادر تمويل لتحقيق أهداف الموازنة.

2- تحديد مسئولية كل إدارة وقسم عن النتائج التى يجب أن يحققها والتكلفة المرتبطة بها

لابد من برنامج لكل إدارة على حده وعلاقتها بالادارات الأخرى في الشركة  وتحديد كل ما يتطلبه تنفيذ كل برنامج  من عناصر التكلفة وبالتالى تحقق الموازنات واحد من أهدافها وهو أنها تعتبر أداة  لتحديد برامج الإنتاج والخدمات وتحديد مسئولية تنفيذ هذه البرامج ولكى يتم تحديد  التكاليف المرتبطة بتنفيذ برامج الانتاج ده لازم يكون عند الشركة دراسة بالقدرة الإنتاجية وأيضا توافر البدائل التي تؤدي إلى تحقيق نتائج جيدة واستخدام أمثل للموارد.

3- أن يكون هناك تقديرات الموازنات على أساس دراسة اقتصادية 

 هذا يتم عن طريق دراسة استخدام أساليب التنبؤ  وخصوصا التنبؤ بالأسعار وحجم المبيعات فى كل منطقه  وتقديرات عناصر تكاليف الإنتاج والتسويق  عن طريق دراسة الفترات الزمنية السابقة وايضا تقديرات الأرباح المتوقعة عن طريق دراسة  صافى مبيعات الشركات بعد استبعاد الخصومات وهذا يكون من خلال معدلات  عن طريق دراسة قوائم الدخل وقيمة ومواعيد الخصم خلال السنوات السابقة وايضا عمل تقدير ودراسة التكاليف المتغيرة والتكاليف الثابتة وايضا المعدل التقديرى لضريبة الدخل وفقا للتشريعات الضريبية  وبالتالي تقدير مجمل الربح وصافي الربح قبل الضريبة وتقدير صافى الدخل المتوقع في سنة الموازنة.

4- فتره اعداد الموازنات 

لكى تكون الموازنة  ناجحة لابد ان تكون فترة إعداد  الموازنة  فترة ملائمة ويتم اعدادها  قبل بداية العام الحالي وتحتاج شهور قبل اعدادها  وتحديد الخطوط العريضة للموازنة الرئيسية هذا العام (زى مثلا انه الشركه تاخذ قرار بتخفيض النفقات والتكاليف بنسبة لكل الاقسام ) قرار مثل هذا لابد من اتخاذه مبكرا قبل أن تقوم باقى الاقسام بوضع موازنتها الفرعية  و لابد من تخطيط الموازنات بشكل جيد يعني كل قسم من الأقسام الفرعية لديه ميعاد معين لابد من  إرسال موازنته إلى مدير الموازنات لأنه الموازنات كلها مرتبطة ببعض بمعنى موازنة الإنتاج مرتبطة موازنة المبيعات يعنى لكى تحدد الشركة كمية الإنتاج المطلوبة لابد أن تكون لديها كمية المبيعات المقدرة ويقوم مدير الموازنات بعد ذلك بتجميع الموازنات الفرعية وعمل موازنة عامة  ومدير الموازنة ليس مسئول عن تقديرات الموازنة لان كل قسم هو من يقوم بتقدير نشاطه ولابد أن يكون هناك دليل للموازنة لمديري الأقسام والذين يقومون بإعداد الموازنات الفرعية بحيث يكون موضح لهم نوعية المعلومات المطلوبة منهم وشكل وطريقه الموازنة وان يتم توزيع تعليمات الموازنة على جميع الاقسام لان الموازنات مرتبطة ببعضها البعض وتوزيع التعليمات يعمل على تنسيق الترابط بين الاقسام.

5- مجموعة متكاملة من التقارير

لابد أن يكون هناك مجموعة تقارير لمتابعة تنفيذ برامج حسابات الموازنة على فترات دورية منتظمة وهذا لمعالجة أوجه  القصور مبكرا فى اى قسم من أقسام الشركة والموازنات يتم اعدادها على فترات مختلفة سنوية او نصف سنوية أو ربع سنويه وشهريه بحيث يكون من السهولة متابعة الموازنة وايضا تعديل البرامج المحاسبية الخاصة بعناصر الإيرادات والمصروفات فى ضوء التغيرات التى تحدث  فى السوق  وطبقا ظروف الإنتاج والتسويق والتمويل وايضا تحليل تفصيلي للإيرادات والمصروفات.

 6- نظام محاسبى متكامل

 لابد من وجود نظام محاسبي بشكل جيد يمكن من خلاله استخراج  بيانات تحليلية لتكاليف على مستوى المنتجات ومراكز الانتاج وايضا يمكن من خلاله استخراج اى بيانات تحليلية لأي حسابات مالية مثل المبيعات والمشتريات وخلافه.