لكى تنجح الموازنات العامة للشركة لابد ان يكون هناك قبول عام لدى المشاركين فى الموازنة ودعم الإدارة العليا مهم واساسى لنجاح الموازنات لأنها بتفرض على جميع الاقسام  ضرورة الالتزام بالخطط المفروضة عليهم وبالتالى تؤدى فى النهاية الى نجاح مشروع الموازنة المشاركة فى عملية إعداد الموازنات الناجحة تكون عن طريق المستويات العليا بالشركة  وايضا الإدارة المتوسطة معا جنبا إلى جنب وعملية الإعداد تبدأ بصياغة الاستراتيجية العامة للشركة زى ( انه الشركات تاخذ مثلا 50 % من السوق  او انه الشركة تكون من أكبر 5 شركات فى المجال بتاعها ) والتى يتم اعدادها من قبل مجلس الإدارة بالشركة  وتسمى (MISSION STATEMENT).

عملية إعداد الموازنة الرئيسية بالشركة تتكون من مجموعة من الخطوات 

1- تكوين لجنة الموازنات

لجنة الموازنات يتم تكوينها برئاسة  مدير الموازنات بالشركة وبمشاركة مديري الأقسام بالشركة  (المبيعات والانتاج والمشتريات والموارد البشرية وخلافه ويتم  وضع الخطوط الرئيسية للموازنة لكافة الاقسام ودور اللجنة ايضا فى النهاية هو أنها تعتمد الموازنة الرئيسية وتعتمد الموازنات الفرعية من كافة الاقسام.

2- استلام الموازنات الفرعية من الاقسام

يقوم مدير الموازنات بتجمع كل الموازنات الفرعية المقترحة ثم إدارة خطة عمل الموازنة وعرضها على الإدارة العليا بالشركة لكي يتم مناقشتها فى ضوء الاستراتيجية العامه للشركه و الموارد المتاحة والعائد متوقع.

3- إقرار الموازنة

بعد مناقشة المقترحات مع الإدارة العليا وعمل جميع التعديلات النهائية والموافقة على الشكل النهائي  للموازنة وعندها يتم اقرار الموازنة وتكون ملزمة لجميع الإدارات.

4- مرحلة التنفيذ

بعد موافقة واعتماد مجلس الادارة  ترسل الخطة الى المسئولين عن التنفيذ ويجب التأكد من فهم العاملين في المستويات الإدارية العليا والصغرى بالموازنة والمسئوليات والأهداف التي يجب تحقيقها.

5- مرحلة المتابعة

 قسم الموازنة بالشركة عليه مسئولية متابعة تنفيذ الموازنات الفرعية بالشركة  فى كل فترة مالية سواء شهريا أو ربع سنوي أو نصف سنوي و تحديد الانحرافات او المعوقات  وتحديد المسئولية عن الانحرافات حتى يمكن إجراء التصحيح فى الوقت المناسب.
 

وعندما يتم فرض الموازنات من الإدارة العليا بالشركة الى المستويات الإدارية الأقل بدون أي تشاور معها فان هذا ينعكس على رضا الموظفين بالإدارات المتوسطة وتكون الموازنات اقل قبول لديهم  ولكن ايضا له ميزة وهي أنه يفرض حالة من الالتزام بين جميع المستويات الادارية والاقسام وايضا توفير للوقت وعندما يتم إعداد الموازنات بداية من المستويات الصغرى بالشركة إلى المستويات الإدارية العليا فإن هذا المدخل يلقى قبول لدى أفراد الإدارات المتوسطة  ولكنه فى نفس الوقت ممكن أن تكون هناك حالة من عدم التناسق بين بعض الاقسام لانه كل قسم لديه تصور مختلف وممكن ان يكون بعيد عن الاستراتيجية العامة للشركة بالإضافة إلى تكاليف مادية اعلى.

الاطار الزمنى للموازنات

• كل مرحلة من دورة التخطيط بالشركات  لها الموازنة الخاصة بها طبقا للفترة الزمنية الخاصة بها.
   

• هناك موازنات طويلة الاجل يهتم بها الادارة العليا وهى من عام مثلا الى 10 اعوام بمعنى الادارة العليا لديها خطة مبيعات مثلا للاستحواذ على 50% من السوق خلال 5 سنوات – يعنى بتكون خطة طويلة الأجل.
   

• وهناك موازنات وخطط متوسطة الاجل يهتم بها الادارة المتوسطة بالشركة  من عام الى ثلاثة او خمسة أعوام.
   

• وهناك موازنات تشغيلية تتراوح الفترات الزمنية لها من شهر أو كل ربع سنوى او نصف سنوي أو سنوي.
   

العوامل الخارجية المؤثرة على إعداد الموازنات

الظروف الاقتصادية التى توجد فى الدولة تؤثر بشكل كبير على القرارات المتعلقة بموازنة الشركة وايضا توافر الموارد المادية للشركة فى الاوقات المناسبة 

فمثلا عند هبوط الاقتصاد وارتفاع التضخم بشكل كبير فإن ذلك يؤثر على حجم مبيعات الشركة مما يجبر الشركات على تقليل الإنتاج.
 

وايضا من العوامل الخارجية  وضع وطبيعة الصناعة فعند قيام الدولة بفرض رسوم  وإجراءات ممن الممكن ان تؤثر على نشاط الشركة وايضا طبيعة المنافسة فى هذه الصناعة وهل الدولة تلعب دور فى هذه الصناعة ام لا وايضا فى حاله ارتفاع تكاليف الخامات فى الصناعة التي تنتمي إليها الشركة هذا سوف يؤثر على ربحية الشركة.
 

السيطرة أو التحكم فى الموازنات

امكانية السيطرة تعتبر واحدة  من أهم أدوات استخدام الموازنات فى عملية  تقييم الأداء.
 

بمعنى هناك بعض المصروفات المباشره لا يمكن للادارات  التحكم بها وتكون مفروضة من قبل المركز الرئيسى وبالتالى فان الفرع بيكون غير مسئول عنها  وهنك نفقات لابد للفرع ألا يتجاوزها لانها تكون خارج حدود الموازنة بمعنى انه يوجد بعض النفقات التى لا يمكن محاسبة الفرع عليها لانها بكون خارج نطاق التحكم وهناك نفقات لابد من التحكم بها وعدم تجاوزها.
 

مراجعة  تعديلات الموازنة

فى الواقع العملى الافتراضات والمعايير التي بنيت عليها الشركة الموازنات تتغير من فترة لأخرى طبقا للمتغيرات الاقتصادية التى تحدث وبناء على التغيير هذا لابد للشركة أن تقوم  بتعديل الموازنة الرئيسية الموازنات الفرعية المرتبطة بالتعديلات زى مثلا قيام الدولة بفرض رسوم على خامة معينة وبالتالى لابد من تعديل موازنة المشتريات  وقدرة إدارة الموازنة على إجراء تعديلات على الموازنة يعتبر علامة أساسية على نجاح الموازنة وايضا قدرتها على التوائم مع اى ظروف تحدث.
 

وفى خلال العام او الفترات المالية لابد من عمل مقارنات بين النتائج الفعلية والموازنات لكافة الاقسام  وابلاغ الادارة العليا بالانحرافات واسبابها ومعرفة وهل السبب ناتج عن مشكلة داخلية في الشركة أو ظروف خارجية  فى الدولة او السوق وبعد معرفة الاسباب يتم اتخاذ مجموعة من الخطوات زى 
 

• إنشاء معايير  للأداء فى كل قسم 
   

• قياس الأداء الفعلى 
   

•  تحليل ومقارنة الأداء الفعلي مع المعايير
   

• معالجة الأخطاء ومحاسبة المسئولين
   

•  اعادة النظر فى المعايير وهل هى متوافقة مع الوضع  الحالى