يعد نشاط المطاعم أحد أسرع الانشطة نمواً ، وما يميز نشاط المطاعم هو أنة لا يحتاج الى  رأس المال كبير  بالمقارنة بالانشطة الاخرى كما أن معدل دوران رأس المال سريع ففترة أسترداد رأس المال فى نشاط المطاعم غالبا ما تكون قصيرة، وذلك يرجع لطبيعة النشاط المتعلق بالاحتياجات الاساسية لعملائه نظراً لتعلقه بالمأكل ، ونظراً لهذه المميزات التى يتمتع بها نشاط  المطاعم، فقد أصبح من أكثر الانشطة انتشاراً فى الفترة الاخيرة ، ومع كثرة المطاعم  وتنوعها ، أصبحت ادارة المطاعم بالطرق التقليدية لا تؤتى ثمارها ، خاصة فى ظل ما نراه من تكنولوجيا حديثة دخلت هذا المجال وأصبحت جزء لا يتجزء منه ، ولذلك أصبح الاستعانة ببرامج إدارة المطاعم ضرورة أساسية فى هذا المجال من أجل الاحتساب الدقيق لايرادات ومصروفات المطاعم ، وكذلك من أجل القدرة على ظبط  عناصر التكاليف من ( مواد خام – عمالة يومية – تكاليف اضافية غير مباشرة ) حيث تتسم المواد الخام ( المواد الغذائية )المكونة للوجبات الاساسية  بالتغيير المستمر فى أسعارها يومياً الامر الذى يصعب فيه أحتساب تكلفة الطبق / الوجبات بشكل دقيق ألا بالاستعانة ببرنامج ادارة المطاعم ، وسنعرض نموذج لواحد من أفضل برامج ادارة المطاعم فى مصر والوطن العربى وهو برنامج ادارة المطاعم أكفليكس 

دورة عمل برنامج ادارة المطاعم أكفليكس 

يقدم برنامج ادارة المطاعم أكفليكس دورة عمل نموذجية تغطى كافة متطلبات ادارة المطاعم بدء من انشاء أصناف المواد الخام وربطها بمكونات الطبق الرئيسى وكذلك شاشات معده خصيصاً لادارة الكاشير سواء كان الطلب ( داخل المطعم – توصيل خارجى – تيك واى ) وكذلك ادارة النقد الداخل والخارج لنقطة البيع وترصيد نقطة البيع وجرد الخزينة وتسليمها لموظف جديد ، وكذلك ترحيل حركة النقد للخزينة الرئيسية ، بالاضافة الى شاشة مخصصة لادارة العملاء النقدى والاجل وكذلك مجموعة مميزة من التقارير التى تغطى كافة متطلبات ادارة المطعم من المعلومات وتنقسم دورة عمل برنامج ادارة المطاعم الى أربعة قوائم رئيسية ( قائمة الحركات – قائمة صناديق النقود – شاشات نقاط البيع – التقارير ) ولكن قبل عرض هذه القوائم لابد أن نتعرف على طريقة انشاء اصناف المواد الخام واصناف المنتج النهائية.

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

أولاً: تكويد الاصناف

تبدء دورة عمل برنامج ادارة المطاعم من خلال تكويد الاصناف سواء كانت أصناف المواد الخام (الطماطم – الخيار – الكاتشب – الفراخ .....) وتحديد أسم الصنف وكود الصنف و طريقة حسابه وسعر التكلفة والمخزن الخاص به ، وكذلك تكويد أصناف المنتج النهائى (بيتزا – شاورما – عصير -.....) وأدخال أسم الصنف وكوده وسعر البيع والمخزن الخاص به وربط كل صنف من أصناف المنتج النهائى (الوجبات) بالكميات المكونة له من أصناف المواد الخام من خلال زر " مكونات الصنف " برنامج ادارة المخازن وكذلك تحديد بدائل كل صنف وملحقاتة من (سلطات أو مخللات) وغيرها ويقوم برنامج ادارة المطاعم بأستيراد بيانات الاصناف من المخزن .  

ثانياً : قائمة الحركات   

وهى القائمة التى يتم من خلالها ادارة المطعم وتحتوى على شاشتين رئيسيتين (شاشة الكاشير – شاشة عرض الشيكات)  

أ – شاشة الكاشير 

تعتبر شاشة الكاشير هى أهم شاشات برنامج ادارة المطاعم حيث من خلال شاشة الكاشير يتم اجراء كافة حركات البيع سواء داخل المطعم او توصيل خارجى أو تيك واى وكذلك ادارة كافة حركات النقد ( ايرادات – مصروفات ) من خلال صندوق الكاشير ، وشاشة الكاشير ببرنامج ادارة المطاعم أكفليكس بها مجموعة من المزايا تجعلها مميزة عن أى برنامج أخر ومن أهمها

1- حجز طاولة للعميل من البرنامج 

بمجرد الضغط على شكل الطاولات الموجود بالبرنامج، يظهر لك البرنامج جميع الطاولات ( المشغولة – المتاحة ) فيمكن حجز طاولة للعميل فتصبح الطاولة مشغولة طوال فترة الحجز.

2- اضافة الاصناف فى الفاتورة أسهل ما يكون

من مميزات البرنامج المرونة فى الادخال والسهولة فيمكن اضافة الاصناف الى شيك العميل ، من خلال الضغط على صورة الوجبة الموجودة بجانب شاشة الكاشير أو من البحث عن الصنف بالضغط على زر "اف3 " من لوحة المفاتيح أو من خلال البرنامج بالضغط على زر بحث من شاشة الكاشير .

3- تحويل وتقسيم الطلبات

يقدم البرنامج نموذج واقعيا لطبيعة العمل بالمطعم  فاذا اراد أحد العملاء تحويل  جزء من طلبات طاولته الى طاولة اخرى فيتيح لك البرنامج أجراء ذلك من خلال زر " تحويل "  ، وكذلك تقسيم شيك العميل على أكثر من شيك من خلال زر " تقسيم " .

4- فتح الشيكات السابقة

يتميز البرنامج بامكانية استعراض الشيكات السابقة التى قام الكاشير بإنشائها ، و اعادة فتحها واجراء تعديلات عليها ما لم يتم ترحيلها ، ويرتبط ذلك بمدى الصلاحيات الممنوحة للمستخدم ( الكاشير / المشرف ).

5- طباعة الشيك أكثر من مرة

من خلال زر " طباعة " بشاشة الكاشير يمكن طباعة شيك أكثر من مرة اذا طلب العميل ذلك .

6- صلاحيات الحذف 

من المميز بالبرنامج أنة لا يمكن اجراء اى حركة بشاشة الكاشير أو بغيرها ما لم يتوافر الصلاحية للمستخدم لذلك فحتى يتم حذف صنف من الشيك أو حذف حركة صادر بالكامل لابد من وجود الصلاحية للمستخدم ( الكاشير / المشرف ) للقيام بذلك .

7- وجود اصناف بديلة وملحقات للصنف 

يتمتع برنامج ادارة المطاعم أكفليكس بالمرونة فبمجرد نفاذ رصيد صنف معين ( وجبة معينة ) يقوم البرنامج مباشرة بعرض الاصناف البديلة اذا كان الصنف مربوط بصنف بديل ، وكذلك اذا كان الصنف له ملحقات أو زيادات فبمجرد الضغط على الصنف ( الوجبة ) يقوم  البرنامج تلقائياً بعرض الملحقات / الزيادات المربوط به .

8- اصدار الشيك بأكثر من عملة  

يتميتع برنامج ادارة المطاعم أكفليكس بالمرونة فالبرنامج يستطيع اصدار شيك العميل بعملة معينة وسداد الشيك بعملة أخرى ويقوم البرنامج تلقائياً بعرض الشيك بأكثر من عملة عند الضغط على مبلغ الشيك ، كما يمكن من خلال البرنامج تحصيل قيمة الشيك نقداً أو بفيزا  .

9- الصرف من شاشة الكاشير  

من خلال زر " طلب شراء " يمكن صرف أى مبالغ مباشرة من صندوق الكاشير وعند ترحيل يومية الكاشير يتم تسوية المبالغ المنصرفه .

10- تحصيل العملاء الاجل  

من المميزات بالبرنامج امكانية أنشاء اكثر من نوعية للعميل فيمكن انشاء عملاء نقدى ، وكذلك عملاء اجل وتحصيل المبالغ من العملاء الاجل من خلال زر " تحصيل " واضافة النقدية مباشرة لصندوق الكاشير .

11- اغلاق الكاشير وترحيل اليومية  

بمجرد الضغط على زر " اغلاق " يقوم البرنامج تلقائياً بجرد رصيد النقدية الموجود بصندوق الكاشير وإغلاق يومية الكاشير وترحيل الرصيد لمستخدم أخر و من المميزات ببرنامج ادارة المطاعم اكفليكس أنة عند الضغط على زر " اغلاق " فلا يقوم البرنامج بأغلاق اليومية الا بعد تحصيل كافة الشيكات واغلاقها . 

12- خصائص اضافية أخرى بشاشة الكاشير 

يقدم لك البرنامج مجموعة من الادوات المميزة ( ألأله حاسبة للعملات – تصميم شيك المطبخ – تصميم شيك العميل – وكذلك مجموعة من الاختصارات التى تسهل عمل الكاشير ). 

ب – شاشة عرض الشيكات  

من خلال شاشة عرض الشيكات يقوم البرنامج بعرض كافة الشيكات التى تمت خلال فترة معينة وتحديد حالة الشيكات ( مغلقة – مفتوحة ) وقيمة اليومية واسم المستخدم وكافة بيانات اليومية .