مراجعة الدورة المستندية للمبيعات النقدية والآجلة والتأكد من مطابقتها لسياسة الشركة

 متابعة المبيعات النقدية وصناديق الفروع النقدية والتأكد من أن كل الفواتير النقدية تم تحصيلها أو توجد موافقة من الادارة على تأخير تحصيل هذه الفاتورة 

 مراجعة ارصدة ميزان المراجعة  للعملاء ومراجعة التحصيلات والتاكد من انها تم تسجيلها فى حسابات الأستاذ المساعدة وبالتالى تم ترحيلها الى ميزان المراجعة 

 متابعة تقارير المديونية  وارسالها الى ادارة البيع وإعداد خطة التحصيلات الاسبوعية والشهرية  ومتابعة المتأخرات

 متابعة سندات القبض والتحصيل التى يتم تسليمها للمناديب مسريله ومراجعة أرقام السيريال والتأكد من أن المبالغ الموجودة فى سندات التحصيل كلها تم تسجيلها على البرنامج المحاسبى  فى حسابات العملاء 

  متابعة قائمه الاسعار للمنتجات بشكل مستمر وايضا سياسة ونسب الخصم  فى حالة

 إعداد تقارير تفصيلية بالمبيعات  (مبيعات كل بند وكل مجموعة بنود متشابهة كميات وقيم وعلى مستوى كل فتره نسبيا ومقارنتها مع الفترات السابقة وتحليلها أيضا على مستوى الفروع ومناطق البيع ومعرفة الوزن النسبى لكل بند كمية مبيعات بقيمة مبيعات إلى إجمالي البنود )

تقرير مبيعات العملاء وتحديد الكبار واكثر الاصناف المسحوبة عند كل عميل 

ونسبة مبيعات كل عميل إلى إجمالي مبيعات العملاء

وايضا  تقارير لأوراق القبض و شيكات تحت التحصيل

تقرير مبيعات الأصناف  على اكثر من فترة لازم  لمعرفة أثر تغيير الأسعار

تقرير المرتجعات واكثر الاصناف اللى فيها مرتجعات 

وتقارير المبيعات على مستوى المناديب

ويتم عمل مقارنات عند عمل كل تقرير بالفترة الزمنية السابقة المماثلة لها 

مطابقات العملاء

من المهام الاساسية لاي محاسب عملاء أو قسم إدارة العملاء بالشركه عمل المطابقات والمطابقات ممكن تكون شهرية أو ربع سنوي أو نصف سنويا على الأقل وفى نهاية العام لابد من عمل المطابقات السنوية مع أرصدة العملاء للتأكد من ان الارصدة مطابقة ومنعا للتلاعب من قبل المناديب في التحصيلات وتسليم البضاعة للعملاء

يتم عمل المطابقات للتأكد من أن رصيد العميل عندنا مطابق للرصيد فى دفاتره

اداره حسابات العملاء بتطبع أرصدة ميزان المراجعة بتاعك بتاع العملاء فى الفترة المراد عمل مطابقة لها 

وبعد لما تراجع الارصدة وتتأكد انه كل القيود  والفواتير بتاعه الفترة تم الانتهاء منها 

وتعمل نموذج مطابقة لكل عميل عن الفترة المراد عمل المطابقات فيها بيكون فيها كود العميل والرصيد حتى نهاية الفترة ويكون مكتوب فيها نرجو المصادقة على الرصيد المدين لديكم بقيمة **************

بتطبع نماذج المصادقات وتسليمها لادارة البيع علشان يعملوا المطابقات 

والعميل لازم يختم لك على المطابقة انه الرصيد مطابق وبرضه تجيب منه كشف حساب عشان منعا أن المندوب يضرب الختم وده فى الشركات التى تتعامل مع تجار تجزئة أو صغيرين إنما الشركات الكبيره بيقى الموضوع صعب ويفضل يجيب كشف حساب مع الختم الذي على المطابقة لأحكام الرقابة على البيع والتأكد من مطابقة الأرصدة

طيب فى حاله ان العميل فال ان الرصيد غير مطابق عنده فى الفتره اللى بنعمل فيها المطابقة

يبقى اولا لازم واحنا بنعمل المطابقة تكون المطابقة بين الرصيد عندى وعند العميل فى فترة واحدة واتاكد من 

الرصيد الافتتاحى فى بداية الفترة مطابق او لو مش مطابق اكون عارف الفرق من المطابقة السابقة وهل هذا فرق قديم من سنين ولا كان فرق فى وقت التسجيل فى الفترة السابقة بمعنى الفاتوره كانت معموله عندى ومسجله فى الدفاتر فى 30/6 وهو قام بتسجيلها فى دفاتره فى شهر يوليه يعنى هى دى الفكره

طيب فى حاله ان الارصدة بينى وبين العميل غير متطابقة يبقى 

 بنشوف الفتره اللى بنعمل فيها المطابقة وطبع كشف حساب العميل مع طلب كشف حساب من العميل

وابدا ارجع الفواتير اللى عندى مع الفواتير المسلمة للعميل وتاريخها مع القيم واتاكد انها مطابقه وفى حالة وجود اختلاف بين قيمة الفاتورة عندى مع قيمة الفاتورة  فى دفاتر العميل  بتحدد الفاتورة دى علشان تبقى ترجع ليها لما تخلص مطابقة باقي الفواتير وتشوف ايه سبب الفرق بين الفواتير الغير مطابقة هل خطأ فى التسجيل عندك ولا عنده ولا فيه خصم يعنى تشوف ايه سبب الفروقات بين الفواتير وتراجع الفواتير المختلف عليها مع أذون الصرف والتسليم للتأكد من مطابقة الفاتوره مع اذن الصرف وتراجع المرتجعات مع العميل وتتاكد ان الكميات والقيم مطابقة

والحاجة الاهم مراجعة التحصيلات والتأكد أن جميع التحصيلات المستلمة من العميل مطابقة عندى وعنده وده من الحاجات الى المناديب ممكن يتلاعبوا بها 

وممكن تكون فاتورة أو سداد مسجله فى فترة زمنيه عندى وعند العميل فى فتره سابقه او لاحقه ودى من الحاجات الى بناخدها فى اعتبارنا 

الدورة المستندية فى حسابات العملاء

الدورة المستندية فى حسابات العملاء بتختلف من شركة لاخرى حسب طبيعة النشاط وحسب نوعية العملاء يعنى مثلا لو الشركة صناعية أو تجارية و عملائها عباره عن شركات ايضا في الدورة المستندية بتكون عبارة عن طلب شراء يتم ارساله من العميل

تقوم الشركه بارسال عرض اسعار ,وفى حالة موافقة العميل على عرض الاسعار والكميات والاسعار وطريقة السداد وطريقه الشحن وتسليم البضاعة تقوم إدارة البيع او الحسابات حسب طريقة العمل فى الشركه بعمل امر بيع ثم عمل الفاتورة وإذن التسليم  بعد موافقة إدارة الائتمان على موقف العميل الائتماني وارساله الى المخازن لخروج البضاعة ويقوم أمين المخزن بعمل اذن صرف  منتج تام مطابق إذن التسليم ويوقع العميل على إذن التسليم

وفى شركات اخرى غالبا فى المواد الغذائية او الادوية  يقوم المندوب بعمل اذن عهد بكمية البضاعة وفى اخر اليوم يقوم بعمل تصفية  للعهدة وعمل فواتير نقدية بالكميات التى خرجت ومرتجع بالاصناف التى رجعت المخازن

وفواتير البيع اما تكون مبيعات نقدية مبيعات آجلة وبالنسبه الفواتير النقدية  يجب سدادها قبل خروج البضاعة من  مخازن الشركه او يتم تحصيلها فى نفس اليوم او خلال ايام قليلة  حسب سياسة الشركة و طبيعة منتجاتها بمعنى انه لا يقوم امين المخزن بتسليم العميل البضاعة الا بعد  ولابد انه محاسب العملاء يقوم بمتابعة الفواتير النقدية يوميا ومتابعة تحصيلها 

الدورة المستندية فى حسابات العملاء من الممكن ان تختلف من شركة لاخرى فى بعض التفاصيل  حسب نوعية وحجم وطبيعة الشركة وحسب نظام الشغل

القيود والمعالجات المحاسبية لحسابات العملاء

 القيود اليومية الخاصة بحسابات العملاء فى المبيعات النقدية و المبيعات الآجلة 

بفرض أن شركتك باعت بضاعة لشركة السلام فاتوره بقيمة 100000 مضافا إليها ضريبة قيمة مضافة  14%

القيد المحاسبى يكون كالاتى

 ح/ العملاء ( شركة السلام 140000
الى
ح/ المبيعات 100000
ح/ ضريبة القيمة المضافة  (100000*14%)14000

 والقيد السابق  فى حاله البيع الآجل ولكن فى حالة  البيع النقدي يكون ح / الصندوق او الخزينة  بدل من ح/ العملاء 

وفى حالة الشركات التى لديها فروع ومعارض بيع يتم فتح حساب لمرقبة المبيعات النقدية  وليكن مثلا( صندوق مبيعات نقدية فرع الاسكندرية) 

وعند عمل فاتورة نقدية في الفرع أو المعرض يكون القيد فى البرنامج المحاسبى كالاتى  

ح/  صندوق مبيعات الفرع – 

               إلى

             ح /  المبيعات 

وطبعا فى نهاية اليوم يتم مراجعة النقدية بالخزينة والتأكد من عدم وجود اى عجز وبعد ذلك  يتم عمل قيد  

            ح/ النقدية  بالخزينة 

                           إلى 

                      ح/ صندوق مبيعات الفرع     

ولابد أن يكون رصيد الصندوق مطابق يعنى يساوى صفر بمعنى أنه جميع المبيعات النقدية يتم تحصيلها إلا لو فيه استثناء من الإدارة العليا

 والقيد الثانى  فى عمليه البيع سواء البيع نقدى او اجل هو قيد التكلفة ( تكلفة مبيعات الصنف المباع)  حسب اى طريقه من طرق تسعير المنصرف من المخزون

ح/ تكلفة المبيعات

                      إلى

ح/ المخزون أو مخزن الانتاج التام

وهو قيد خروج البضاعة من مخازن الشركه  

وقيد السداد والتحصيل فى حاله البيع الآجل  

99000 ح/ البنك او ح/ الخزينة

    1000 ح/ ضريبة  الخصم والإضافة

   الى 

    100000 ح/ العميل

ضريبة الخصم والإضافة - هي ضريبة يخصمها المشتري  (العميل ) من فاتورة المورد وهى عبارة عن 

1 % في حالة توريد خامات و 3% في حالة الخدمات و5% فى أتعاب المهن الحرة ويقوم المشتري بعد ذلك بتوريد الى مصلحة الخصم والتحصيل على نموذج  41 

أوراق القبض شيكات تحت التحصيل (الحسابات الوسيطة

اولا عند استلام شيك من العميل والشيك مازال بخزينة الشركة

***** ح/اوراق القبض

إلى

***** ح/ العميل

            و عند ارسال الشيك للبنك

**** ح/ شيكات تحت التحصيل

إلى 

ح/ اوراق القبض

وفى حالة ارتداد الشيك لأي سبب

يكون القيد

ح/ اوراق القبض

            الى 

ح/ شيك تحت التحصيل

وعكس القيد الاول ايضا ورد المديونية لحساب العميل

اما اذا تم تحصيل الشيك فى البنك

ح/ البنك او ح / الخزينة

          إلى

ح/ شيكات تحت التحصيل

هناك طريقة أخرى توجد فى بعض الشركات

عند استلام الشيك 

        ح/ شيكات تحت التحصيل

إلى

             ح/ العملاء

وعند ارسال الشيك للبنك أو تحصيلها نقدا

ح/ البنك او الخزينة

    إلى

ح/ شيكات تحت التحصيل

رصيد أوراق القبض شيكات تحت التحصيل  الذى يظهر فى ميزان المراجعه او حساب الأستاذ العام لابد ان يكون به تحليل على تاريخ استحقاق الشيك وقيمته ويكون الرصيد مطابق لمنع حدوث أخطاء