ماهى التسويات فى المحاسبة وكيف يتم قبود التسوية المحاسبية؟

تعرف على التسويات المحاسبية وكيف يتم إعداد قائمة الدخل 

من اهم الامور التي ينبغي على الإدارة المالية في نهاية الفترات المالية ولكى يتم إعداد قائمة الدخل وقائمة المركز المالي بشكل يعكس الايرادات والمصروفات والأصول والالتزامات فإنه يجب إعداد ما يسمى بالتسويات الجردية  بحيث انه كل فترة محاسبية يتم تحميلها بالإيرادات والمصروفات الخاصة بها حتى تكون القوائم المالية معبرة بشكل صحيح عن الوضع المالى للشركة ولذلك فانه يتم اعداد تسويات

أنـــــواع التسويــــات المحاسبية

تنقسم التسويات المحاسبية إلى أنواع

التسويات الجردية المتعلقة بالمبالغ المقبوضة أو المدفوعة مقدماً (الايرادات المقبوضة مقدماً والمصاريف المدفوعة مقدماً)

التسويات الجردية المتعلقة بالمبالغ المستحقة القبض أو الدفع (الإيرادات المستحقة القبض والمصاريف المستحقة الدفع

التسويات المحاسبية المتعلقة بحسابات العملاء

التسويات المحاسبية المتعلقة بحسابات المخازن

التسويات المحاسبية المتعلقة بالأصول طويلة الأجل

اولا التسويات الجردية المتعلقـة بـ الإيرادات المقبوضة مقـدمـاً والمصروفات المدفوعة مقدماً

المصروفات المدفوعة مقدما

الفكرة الاساسية انه اى فترة مالية لابد وأن تحمل بكافة إيراداتها ومصروفاتها عن هذه الفترة المالية وفى الواقع العملى عندما تدفع الشركة ايجار مقدم عن سنة مثلا او ستة شهور للمعارض المستأجرة أو مصنعها وليكن مثلا دفعت فى شهر أكتوبر مبلغ 120000 ايجار مصنع  لمدة عام

فإنه في هذه الحالة فإن المبلغ تم دفعه فى شهر أكتوبر ولكن المصروف يخص جزء من هذا العام وجزء من العام القادم والمعالجة المحاسبية تكون كالاتى 

عند دفع قيمة الايجار فان القيد المحاسبى 

120000 ح / مصروفات ايجار مدفوعة مقدما 

                  إلى

120000 ح/ النقدية او البنك

ويتم عمل قيد فى 31 ديسمبر بتحميل هذا العام ما يخصه من للايجار وهو 30000 جنيه (10000 ×3)  ال 3 شهور هم أكتوبر ونوفمبر وديسمبر

ويكون القيد كالاتى 

30000 ح /مصروف إيجار المصنع 

        إلى

30000 ح/ مصروفات ايجار مدفوع مقدما

وبهذا تم تحميل هذا العام نصيبه من الايجار  وأصبح  رصيد حساب مصروفات الإيجار المقدم 90000 (120000-30000)

وهو أصل متداول ضمن الارصدة المدينة الاخرى وفى العام القادم  يتم تسوية هذا الحساب ويكون القيد كالاتى 

90000 ح/ مصروف إيجار المصنع

                 إلى 

90000 ح /  مصروفات ايجار مدفوع مقدما 

وهى نفس الفكرة فى كل المدفوعات التى تخص أكثر من فترة مالية ويتم عملها بنفس الشكل  والافضل طبعا من الناحية المحاسبية وطبقا للمعايير عندما تقوم الشركة بإعداد مركز مالى شهرى أن يتم عمل قيد التسوية على أساس شهري وليس سنوي والبعض في المؤسسات الصغيرة يقوم بعملها على أساس سنوى  ولابد محاسب المدفوعات أو المحاسب العام ان يكون لديه تحليل بكافة حسابات المصروفات المدفوعة مقدما وتحليلات هذا الحساب الفرعية

الإيرادات المقبوضة مقدما 

المقصود بهذه الإيرادات الغير ناتجة من النشاط الرئيسى للشركة ( المبيعات ) وهي إيرادات من تأجير مخازن الشركة للغير مثلا  او اى ايراد آخر بخلاف نشاط الشركة والفكرة هنا ايضا انه الشركة ستقوم بتأجير أرض ومخازن لها للعميل لمدة عام مثلا بمبلغ 600000 جنيه عن الفترة من 1-7-2018حتى30-6-2019  واستلمت الشركة عند توقيع العقد قيمه 400000 جنيه وباقى المبلغ فى العام القادم  

عند استلام المبلغ يكون القيد كالاتى 

400000 ح/النقدية بالبنك

             إلى 

400000 ح/ ايرادات ايجارات مقدمة 

قيمة العقد 600000 على عام  يبقى الشهر الواحد  50000 جنيه وفى خلال هذا العام الحالى  عدد الشهور من 1-7 حتى نهاية العام عباره عن 6 شهور يبقى الإيراد الذى سوف يتم تحميله عن هذه الفترة هو  300000 (50000×6)

ويكون القيد كالاتى 

300000 ح/ايرادات ايجارات مقدمة

            إلى 

300000 ح/ايرادات ايجارات 

وأصبح رصيد ح / ايرادات ايجارات مقدمة يساوي  100000 ( 400000_300000)  ويظهر هذا الحساب ضمن الأرصدة الدائنة الأخرى فى الالتزامات المتداولة  وح/ايرادات ايجارات يظهر ضمن قائمة الدخل   وفي العام القادم  يتم عمل قيد تسوية المبلغ المتبقى ويكون القيد كالاتى 

100000 ح/إيرادات إيجار مقدم

             إلى 

100000 ح/ايرادات ايجارات 

وعند تحصيل باقى مبلغ الإيجار وهى ال 200000 (400000-200000) يكون القيد المحاسبي كالاتى 

200000 ح/النقدية بالبنك

    إلى 

200000 ح/ ايرادات ايجارات 

والفكرة الأساسية هي تحميل الفتره المحاسبيه بقيمة الإيرادات الخاصة عن تلك الفترة سواء تم تحصيلها أو حتى لم يتم تحصيلها

التسويات الجردية المتعلقة بالايرادات مستحـقة القبـض والمصروفات مستحقة الدفع

المصروفـــــات مستحقة الدفع 

فكره المصروفات مستحقة الدفع وهي أنه لابد من تحميل كل فترة مالية بما يخصها من المصروفات وهى تكون فى شكل خدمات حصلت عليها الشركة  ولم يتم تسديد قيمتها حتى تاريخ إعداد القوائم المالية على سبيل المثال ( الإيجارات المستحقة، الرواتب المستحقة ،فواتير الكهرباء والغاز والمياه وخلافه ........... )

في 1/12/2015 قامت شركة الشرقية  بتأجير عقار لشركة الأهلى للإستثمار العقاري بمبلغ 120.000 جنية سنوياً ولم يتم سداد أي مبالغ من شركة الإسكندرية للإستثمار العقاري حتى نهاية عام 2015 :

قيمة الايجار 120000 الف لمدة عام  بداية من  أول ديسمبر 2015 حتى 30 نوفمبر 2016 وبهذه يكون قيمة إيجار الشهر الواحد=   10000  (120000/12)

الإيجار المستحق = 120000 × 1 = 10000 جنية 31/12/2015

دفاتر شركة الاسكندرية للاستثمار العقاري

10.000 من حـ / مصاريف الايجار 

10.000 إلى حـ / مصاريف الإيجار المستحقة 

وعند سدادها فى الفترة المالية التالية يكون القيد المحاسبى كالاتى

10000 ح/مصاريف الإيجار المستحقة

   10000 ح/النقدية

وهكذا يتم عمل قيد الاستحقاق لكل المصروفات  والتى لن يتم سدادها إلا فى الفترة التالية او يتم فتح حساب مورد خدمى حسب النظام المحاسبي بالشركة ومصروفات الإيجار المستحقة تدرج ضمن الالتزامات المتداولة في قائمة المركز المالى ضمن بند الارصدة الدائنة الاخرى

إيرادات مستحقة القبض

تتمثل إيرادات مستحقة القبض في قيمة الإيرادات المستحقة للمنشأة عن خدمات تم تقديمها للغير إلا أن قيمتها لم تستلم حتى تاريخ إعداد القوائم المالية لذلك يجب إعداد قيد تسوية لتعديل قيمة الإيرادات 

في 1/7/2015 قامت شركة الشرقية للتجارة بتأجير عقار لشركة الأهلى للإستثمار العقاري بمبلغ 120.000 جنية سنوياً هذا ولم يتم تحصيل أي مبالغ من شركة الإسكندرية للإستثمار العقاري حتى نهاية عام 2015 

دفاتر شركة الشرقية للتجارة

فى نهاية الفترة المالية فى 31-12 يتم عمل قيد تسوية عن الفترة عام 2015 وبما أنه لم يتم تحصيل اى مبالغ  من إيراد التأجير وفتره الايجار فى عام 2015 هي ستة شهور من 1-7 حتى 31-12  وبالتالى يكون الايراد المستحق عن تلك الفترة هو 60000     ( قيمة الايجار السنوي 120000 وبالتالى الايجار الشهرى 10000  وعدد شهور الفترة الحالية 6 شهور)

القيد المحاسبى كالاتى

60000 ح /ايرادات مستحقة

               إلى 

   60000 ح/إيرادات إيجار مخازن

والايرادات المستحقة تدرج ضمن الأرصدة المدينة الاخرى فى بند الأصول المتداولة

وعند تحصيل الشركة  قيمة الايجار فى الفترة التالية فان القيد المحاسبى كالاتى

60000 ح/النقدية بالبنك

         إلى

60000 ح/ ايرادات مستحقة  

التسويات المحاسبية للعملاء

فى نهاية الفترة المالية تقوم الإدارة المالية بعمل مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها أو الانخفاض فى قيمة العملاء وهذا طبقا لمبدأ اسمه الحيطة والحذر وهذا معناه ان الشركة لابد وأن تأخذ فى اعتبارها الخسائر المحتملة مستقبلا نتيجة احتمال عدم تحصيل مديونياتها بالكامل من عملائها وهذا يظهر بوضوح فى الواقع العملى 

ورصيد العملاء الذى يظهر فى الميزانية سيكون إجمالي رصيد العملاء مخصوما منه رصيد الانخفاض فى قيمة العملاء (مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها)

و اى شركة عندها نظام حسابات عملاء  تقوم بتقسيم فترات ائتمان  العملاء إلى  30 او 45 او 60 او 90  يوم

إدارة الحسابات تقوم بتقييم الديون الى يحتمل عدم تحصيلها فى كل مدة من الفترات الائتمانية وليكن مثلا إجمالي مديونية العملاء الذين لهم فتره ائتمانية 30 يوم ولتكن 5 مليون والشركة قررت مثلا ان فى نسبة 3% من هذه المديونية يحتمل عدم تحصيلها 

فتكون قيمة الانخفاض في قيمة العملاء = 5 مليون×3% = 150000  مع مراعاة عدم وجود رصيد انخفاض سابق فى الفترة السابقة

القيد المحاسبى يكون كالاتى

150000 ح/ مصروف الانخفاض فى قيمة العملاء  ( مصروف يدرج فى قائمة الدخل)

         إلى

150000 ح/ الانخفاض فى قيمة العملاء  (حساب عكسى  مثل مجمع الاهلاك يخصم من رصيد العملاء فى ميزان المراجعة)

ومن أهم التسويات التى تجرى فى نهاية الفترة المالية هى تسوية الأرصدة المدينة  لحسابات العملاء بمعنى أنه رصيد حساب العميل الذى يكون فى نهاية الفترة  فى ميزان المراجعة لابد أن يكون كله مديونية لصالح الشركة لدى عملائها  واى رصيد دائن لعميل معناه أنه تم  دفع مبالغ للشركة وحتى الآن لم يستلم  العميل فاتورته  وبالتالى فان الرصيد الدائن لابد من اقفاله فى حساب عملاء دفعات مقدمة (ارصدة دائنة اخرى) ويكون هناك تحليل أرصدة عملاء دفعات مقدمة  وتكون المعالجة المحاسبية كالاتى 

ح/عملاء دفعات مقدمة 

        إلى 

       ح/ العميل  (شركة السلام)

وفى الفتره الماليه التاليه يتم عمل قيد عكسى  

ح/العميل  (شركة السلام) 

        إلى 

       ح/ عملاء دفعات مقدمة 

ومن التسويات ايضا التى تكون على حسابات العملاء فى بعض الشركات وهي تسوية وخصم المديونيات الصغيرة لبعض العملاء حسب سياسة كل شركة فيما لا يجاوز 50 جنيه او 100 جنيه على سبيل المثال حسب سياستها  ويكون القيد كالتالى 

ح/ خصم مسموح به

        إلى 

       ح/ العميل 

ولابد في نهاية كل فترة مالية ان تقوم ادارة حسابات العملاء بالشركة بعمل المطابقات مع عملائها للتأكد من صحة الأرصدة

التسويات المحاسبية لحسابات المخازن

فى نهاية الفترة المالية وبعد عمل الجرد السنوي ومحاضر الجرد  ومعرفة الزيادة أو العجز فى أصناف المخزون وعندما يكون نظام حسابات المخازن بالشركة هو الجرد المستمر بمعنى أنه لكل صنف من المخازن حساب مخزنى تكون عليه حركات الاضافة او الصرف فان عملية التسوية المخزنية تكون بشكل سهل وهى انه عندما تكون هناك زيادة في صنف ما وعجز في صنف ما في نفس المجموعة التي ينتمي إليها هذا الصنف المخزنى بمعنى انه الزيادة او النقص فى هذه الاصناف معروف سببها  ومحاسب المخازن بالشركة فى هذه الحالة يقوم بعمل التسوية فى البرنامج المحاسبي بشكل سهل عن طريق ضبط الكميات الدفترية بالكميات الفعلية ولكن لابد من معرفة القيود المحاسبية التى تنتج عن هذه التسويات التي تتم بشكل اتوماتيك فى البرنامج المحاسبى وفرضا انه الصنف (كوب زجاج 20 مم)  وكانت هناك زيادة فعلية عن الدفترية بعدد 5 وحدات بتكلفة 3 جنيه للوحدة  ففي هذه الحالة القيد المحاسبى يكون 

15 ح / المخزون  (عدد 5 وحدات كوب زجاج 20 مم بتكلفة 3 جنيه )

               إلى 

 15   ح  / تكلفة المبيعات 

وفرضا انه الصنف ( كوب زجاج 15 مم)  كان العدد الفعلي أقل من الدفتري بعدد 5 وحدات  وتكلفة الوحدة 2 جنيه ففى هذه الحالة القيد المحاسبى كالاتى 

10 ح/ تكلفة المبيعات 

              إلى 

10 ح/المخزون (عدد 5 وحدات كوب زجاج 15 مم)

إذن  في حالة زيادة أرصدة المخزون  فإن تكلفة المبيعات تقل والعكس عند وجود عجز في أرصدة المخزون فإن تكلفة المبيعات تزيد

وفى حالة وجود عجز في المخزون أثناء عملية الجرد ورأت الشركة أنه فى الحدود المسموح بها نتيجة طبيعية الصناعة والتجارة فإن المعالجة المحاسبية لتسوية العجز تكون مثل القيد السابق 

ولكن إذا كان العجز غير طبيعي نتيجة للإهمال او السرقة  ورأت الشركة أن إدارة المخازن هي السبب  فيتم عمل تسوية الأرصدة المخزن على البرنامج ويتم تحميل قيمة العجز الى المتسببين فيه وتكون المعالجة المحاسبية كالاتى

ح/ أمين المخزن (سلف العاملين ضمن الارصده المدينه الاخرى)

                  إلى 

      ح/  المخزون  

والمقصود بالمخزون اى نوع من أنواع المخزون سواء مخزون خامات او قطع غيار او منتج تام حسب اذا كانت شركة صناعية وتجارية

والفكرة الأساسية من الجرد التأكد من مطابقة الأرصدة الدفترية مع الفعلية ومعالجات الفروقات حسب سياسة الشركة وبدء الفترة المالية الجديدة بأرصدة فعلية مطابقة  للواقع الدفتري 

والجزء الآخر الخاص بحسابات المخازن والتسويات المحاسبية هى فكره تقييم المخزون في نهاية الفترة المالية حيث انه حسب المعيار المحاسبي للمخزون والمبادئ المحاسبية  لابد وان يظهر المخزون بالقيمة الأقل بين التكلفه و صافي القيمة البيعية (سعر البيع – المصروفات البيعية)

بمعنى لو الصنف HHM تكلفته 10 جنيه وسعر بيعه الحالى فى السوق انخفض في نهاية الفترة المالية وأصبح 8  ففى هذه الحالة يتم تخفيض تكلفة الصنف الى السعر الأقل وهو 8 ولكن اذا زاد سعر البيع مثلا وكان 12  ففى هذه الحالة تظل تكلفة هذه الصنف المخزنى بسعر تكلفته وهو 10 جنيه ويتم عمل هذه المقارنات بين سعر التكلفة صافى القيمة البيعية أما على حسب كل صنف او حسب كل مجموعة متشابهة من الأصناف حسب سياسة الشركة

التسويات المحاسبية لحسابات الأصول الثابتة

الافضل طبعا لو انه الشركة تقوم بإعداد قوائم مالية شهرية ولديها نظام تكاليف جيد ان تقوم باعداد قيد  الاهلاك شهريا ولكن فى بعض الشركات الصغيرة تقوم بعمل قيد إهلاك سنوي في نهاية الفترة المالية لأنها فى الغالب تعد قوائم مالية مره واحدة فقط ويكون لدى المحاسب المختص بالأصول الثابتة سجل اصول على البرنامج المحاسبي أو على شيت اكسيل موضح به كود الاصل وطبيعته وكافة بياناته وتاريخ شرائها ومصروف إهلاكه السنوي حسب نسبة الاهلاك المحاسبى لهذا الأصل حسب سياسة الشركة وايضا رصيد مجمع الاهلاك لهذا الاصل  ويتم عمل قيد اهلاك سنوى مجمع يشمل جميع فئات الأصول الثابتة  وكل فئة على حدة ويكون القيد المحاسبي كالاتى

ح  / مصروف إهلاك المباني

ح/ مصروف اهلاك  الالات والمعدات

         إلى

ح/  مجمع إهلاك  المباني 

خ/ مجمع اهلاك  الالات والمعدات

 التسويات المحاسبية للمخصصات

المخصصات عبارة عن تقديرات لالتزامات متوقعة على الشركة ولكن لا يمكن تقدير قيمتها بشكل صحيح وبالتالى لا يتم عرضها الالتزامات فى صلب الميزانية ولكن يتم عمل مخصص بقيمة الالتزام المتوقعة وينبغى للإدارة المالية بالشركة مراجعة المخصصات في نهاية كل فترة مالية وعمل تعديلات عليها اما بالزياده او تخفيض قيمة المخصص حسب الظروف الحالية عند إعداد الميزانية  وأيضا رد قيمة المخصص في حالة انتفاء الغرض من المخصص ومن أشهر المخصصات التى يتم عمل مراجعاتها في نهاية الفترات المالية هى مخصصات بدل الاجازة ومخصصات نهاية الخدمة ومخصصات بدل التذاكر وخصوصا فى دول الخليج  ويتم حسابها على شيت اكسيل ويكون نظام بدل الاجازة مثلا 21 يوم سنويا لكل موظف ونهاية الخدمة بتكون نصف شهر عن أول خمسة أعوام ( فى حالة انه الموظف لم يكمل خمسة سنوات فى الشركة) وشهر عن كل عام إذا أتم الموظف  خمسة اعوام فى الشركة وهى تختلف حسب كل بلد وحسب كل شركة  هل هي على الاساسى  فقط ام الإجمالي يشمل كل أو بعض البدلات

والمهم انه في نهاية كل عام يتم الحساب من مده تاريخ تعيين كل موظف على حده وليكن المحاسب سعيد جمال تم تعيينه فى 1-7 -2017  براتب 5000 ريال وفي نهاية العام  سيتم حساب وتعديل المخصصات لبدلات الاجازه  ومعنى ذلك انه الموظف امضى فى الشركة فى خلال هذه العام 180 يوم

ولحساب مخصص بدل الاجازة للموظف  سعيد جمال فانه يكون كالاتى

5000× (21/30 )  ×  180 /360   =  1750  ريال

وتكون المعالجة المحاسبية كالاتى

1750 ح/ مصروف بدل الإجازة السنوية

          إلى

1750 ح/ مخصص بدل الإجازة السنوية

ونفس الكلام  فى مخصصات نهاية الخدمة ويتم حسابها على 15 يوم بدل من 21 يوم او حسب نظام الشركة وقوانين العمل في كل بلد

ولحساب مخصص نهاية  الخدمة للموظف  سعيد جمال فإنه يكون كالاتى

5000× (15/30 )  ×  180 /360   =  1250  ريال

وتكون المعالجة المحاسبية كالاتى

1250 ح/ مصروف بدل نهاية الخدمة السنوية

          إلى

1250 ح/ مخصص بدل  نهاية الخدمة

وطبعا يتم عمل كل موظف على حده فى البرنامج او شيت الاكسيل ويتم عمل قيد مجمع لكل الموظفين

وعند صرف مستحقات بدل الاجازة للموظف عند نزوله اجازه او قيام الشركة بإنهاء العقد فان القيد المحاسبى يكون كالاتى

ح/ مخصص بدل الإجازة السنوية 

            إلى

ح/  النقدية او او البنك

ويتم ايضا فى نهاية العام تعديل قيمة مخصصات الموظفين سنويا