الدورة المستندية هي أولى مراحل الدورة المحاسبية وهي تمثل الأوعية التي يسير فيها المستند منذ تحريره ماراً بكل مراكز الخدمة أو مراكز التكلفة التي يؤثر فيها و يتأثر بها حتى يفي المستند الغرض منه فالحسابات تشبه جسم الإنسان والدورة المستندية تمثل الأوعية الدموية في ذلك الجسم.

ماهو الهدف من إعداد الدورة المستندية

تحديد الإدارات المشتركة في تنفيذ و ظيفة أو نشاط معين.

تجميع البيانات و التقارير اللازمة للادارة العليا و الادارت الاخرى.

مساندة الادارة فى اتخاذ القرارت بصورة صحيحة و واضحة.

تحديد العلاقة بين الإدارات المختلفة التي تنفذ وظيفة أو نشاط محدد.

تحديد المستندات والسجلات المستخدمة في تنفيذ الإجراءات الخاصة بوظيفة أو نشاط معين.

التعرف علي حركة المستندات بين الإدارات المختلفة لتنفيذ نشاط محدد.

تحديد توزيعات أصول و صور المستندات بين إدارات المنشأة والمشتركة في تنفيذ نشاط معين من أنشطتها.

الدورة المستندية للمخازن

1- تصميم الدورة المستندية للمستلزمات السلعية المنصرفة 

يتم تصميم الدورة المستندية للمستلزمات السلعية المنصرفة بهدف التحقق من الرقابة على صرف هذه المواد و إعلام أثر صرف المواد على الأقسام المختلفة في المنشأة سواءً كانت إدارة المخازن أو إدارة التكاليف أو غيرها .

وتمر الدورة المستندية لعملية صرف المواد بالآتي

‌أ ) إعداد إذن الصرف: يحتوي إذن الصرف على البيانات التالية

رقم العملية المطلوب لها الخامات، رقم المادة و مواصفاتها ، الكمية المطلوبة، رقم وتاريخ إصدار الإذن وتاريخ الصرف، صيغة الأمر الصادر لأمين المخزن بالصرف، توقيع الشخص الذي يحق له صرف المواد وكذا توقيع المستلم وأمين المخزن.

ب ) قيد المستلزمات السلعية بالحسابات المختصة 

يقوم برنامج حسابات المخازن بإدارة التكاليف بعد استلامه نسخ من إذن الصرف بالتسجيل في حسابات الصنف في دفتر أستاذ المخازن في خانة المنصرف وتسعير هذه المواد حسب طريقة التسعير المتبعة.

2- تسعير المستلزمات السلعية المنصرفة

هناك سياستين للتسعير، سياسة التسعير المعياري، و سياسة التسعير الفعلي، لكن في الواقع العملي يتبع سياسة التسعير الفعلي، ويوجد ثلاث طرق رئيسية مستخدمة في عملية التسعير الفعلي للمواد المنصرفة من المخازن وهناك عدد من الاعتبارات يجب مراعاتها عند اختيار أي طريقة من الطرق الثلاث.

وتتمثل طرق تسعير المواد المنصرفة من المخازن في الآتي 

‌أ ) طريقة الأول في الأول الوارد أولا منصرف أولا 

تقوم هذه الطريقة على فكرة الوارد أولاً إلى المخازن منصرف أولاً بمعنى أن أي كمية منصرفة للإنتاج يتم تسعيرها حسب أسعار المواد الواردة أولاً للمخازن وهكذا حتى نهاية الفترة أو العام حيث يتم تقييم المخزون آخر الفترة بآخر أسعار وصلت إلى المخازن.

ويفضل إتباع طريقة الأول في الأول في حالة الأصناف مرتفعة التكاليف، وكذلك في حالة اتجاه الأسعار في السوق إلى الانخفاض.

ويعاب على هذه الطريقة أنها تكون مضللة في فترات ارتفاع الأسعار لأنها تؤدي إلى تضخيم الأرباح على غير الحقيقة.

‌ب ) طريقة الأخير في الأول الوارد أخيراًً منصرف أولا

هذة الطريقة تقوم على فكرة تسعير المواد المنصرفة للإنتاج بآخر أسعار وصلت إلى المخازن، وبالتالي يتم تقييم المخزون آخر الفترة من المواد بأقدم الأسعار التي وصلت إلى المخازن.

ويفضل اتباع هذه الطريقة في حالة اتجاه أسعار المواد في السوق إلى الارتفاع .

‌ج ) طريقة متوسط التكلفة

و وفق هذه الطريقة يكون هناك سعر واحد للمخزون يتغير هذا السعر عند ورود أي كميات جديدة للمخازن، حيث يستخرج متوسط التكلفة التي تعبر عن سعر المواد.

ويحسب هذا المتوسط بالمعادلة التالية 

متوسط التكلفة = ( تكلفة الكميات الموجودة في المخازن ( الرصيد ) تكلفة الكمية الواردة ) ( كمية الرصيد كمية الوارد ) وبالتالي يتم تسعير المواد المنصرفة للإنتاج بالسعر المتوسط ولا يتغير هذا السعر المتوسط إلا في حالة شراء كميات جديدة من المواد وإدخالها المخازن.

ويفضل استخدام هذه الطريقة في حالة حدوث تقلبات وتغيرات مستمرة في الأسعار وبالتالي من مزايا هذه الطريقة تخفيف تقلبات الأسعار وتقريب التكلفة من أسعار السوق.

3- معالجة المرتجع والتالف والفاقد وفروق الجرد

أحياناً بعد الانتهاء من تنفيذ أمر إنتاجي معين يكون هناك فائض من المواد المنصرفة له، والسبب في ذلك يكون إما المبالغة في تقدير الكمية اللازمة، وإما لانخفاض كمية الإنتاج وإما لارتفاع كفاءة العاملين، كما قد يتضح عند الجرد وجود عجز أو فائض في رصيد المخزون.

‌أ ) معالجة المرتجع من المواد للمخازن

تعالج المواد المرتجعة إلى المخازن كالمواد الواردة، و تسعر المواد المرتجعة بنفس السعر الذي سبق و أن صرفت به، إلا في حالة وجود أكثر من سعر صرفت به هذه المواد.

فإن هناك معالجات يتم اتباعها حسب نوع الطريقة المستخدمة في عملية تسعير المواد المنصرفة.

ب ) معالجة التالف والفاقد من المواد و فروق الجرد

يعامل الفاقد والتالف معاملة المنصرف على أن يسعر وفقاً لسياسة التسعير المستخدمة في تسعير المنصرف من المواد .

وفي حالة وجود زيادة في المخزون الفعلي عن الرصيد الدفتري فإن هذه الزيادة تعامل معاملة الوارد و تسعر طبقاً لآخر سعر وردت به كمية للمخازن أو بالسعر السائد في السوق وقت الجرد.

الدورة المستندية للمشتريات

الدورة المستندية للمشتريات المحلية 

أ – المشتريات الغير نمطية.

وذلك بالنسبة للأصناف التى لايتم تحديد حدود دنيا للإحتفاظ بها فى مخازن الشركة و تتمثل هذة المشتريات على سبيل المثال فى الآتى

• إحتياجات تطلب لأول مرة وغير موجودة بالشركة أو مخازنها.

• الأصول الثابتة و المواد المستهلكة كالأدوات الكتابية و التى لا يخصص لها مخزن و تطلب أولاً بأول.

وفى هذة الحالة يتم إتباع الآتى 

• يتم إرسال طلب الشراء من الجهة الطالبة إلى إدارة المشتريات ويحرر من أصل وصورة.

الأصل : يرسل إلى إدارة المشتريات.

الصورة : تحفظ بالدفتر.

• تقوم إدارة المشتريات بتحرير أمر الشراء إلى المورد المختص لتوريدها و يحرر من أصل 3 صور:

الأصل : يرسل إلى المورد.

الصورة الأولى : ترسل إلى قسم الحسابات.

الصورة الثانية : ترسل إللا إدارة المخازن للإستلام بواسطتها.

الصورة الثالثة : تحفظ بالدفتر.

ب – المشتريات النمطية

وذلك بالنسبة للأصناف التى يتمشى معها أسلوب وضع حدود للمخزون” أدنى وأعلى نقطة للطلب”.

وفى هذة الحالة يتم أتباع الآتى 

• يقوم أمين المخزن بتحرير طلب شراء بالأصناف التى و صل رصيد مخزونها إلى نقطة إعادة الطلب حيث تحدد هذة النقطة فى ظل حالة التأكد أو عدم التأكد من معدل الطلب، فكلما زادت درجة عدم التأكد من معدل الطلب كلما ارتفعت نقطة إعادة الطلب ، و فى ظل حالة التأكد التام تنخفض نقطة إعادة الطلب إلى اقل ما يمكن حيث لا وجود لما يسمى مخزون الأمان فى هذة الحالة باقى الدورة كما سبق بيانه ( أ ) .

دورة المشتريات الخارجية 

فى حالة شراء ماكينات متخصصة لازمة للصناعة فإنه يتم استيرادها من الخارج ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية 

1 – يتم تحرير طلب إستيراد ( Importation Request ) بالأصناف المطلوبة و اعتماده من رئيس مجلس الإدارة ثم يتم إرسال خطاب إلى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية للأصناف الثابتة المطلوب شراءها للمصنع.

2 – بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب الإستيراد المعتمد من سلطة الإعتماد للإدارة المالية لإتخاذ إجراءات الإستيراد من الخارج للأصناف المطلوبة.

3 – ثم تقوم إدارة الحسابات بتحرير طلب استيراد من الخارج للحصول على موافقة مصلحة الجمارك لتحديد البند الجمركى ثم بعد الحصول على موافقة مصلحة الجمارك يحرر عقد فتح إعتماد مستندى و وضع كافة الشروط الخاصة بالإستيراد و التى تم الإتفاق عليها مسبقاً مع المورد .

4 – يتم إرسال المستندات كاملة للبنك شاملة الإقرارات المطلوبة و كذلك الفاتورة المبدئية المعتمدة لفتح الإعتماد حيث يقوم المورد بإخطار الشركة بتكلس أو فاكس بتاريخ وصول البضاعة و تاريخ شحن البضاعة، و يتم إرسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة فى حالة تأخر المستندات الأصلية عن طريق البنك.

5 – بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للملخص الجمركى المتعاقد مع الشركة ليقوم بإتخاذ إجراءات التخليص وقبل الإفراج النهائى يقوم بإخطار الإدارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك لاستخراج شيك بالرسوم الجمركية

6 – يتم الإفراج النهائى بعد سداد الرسوم الجمركية و انهاء اجراءات التخليص و التأكد من عدم وجود عيوب و نقل البضاعة بمعرفة المخلص إلى مخازن الشركة .

• عقب ورود البضاعة إلى الشركة يقوم المدير الفنى ومدير الإنتاج بفحص البضاعة و التأكد من صلاحيتها ثم يحرر أمين المخزن إذن لإضافة البضاعة مع موافاة الإدارة التجارية و المخازن بصورة من الفاتورة التجارية و قائمة المحتزيات لمراجعة الأصناف الموجودة على ما هو موجود بالفاتورة.

• فى حالة وجود توالف يحرر محضر إثبات حالة لإخطار التامين والمطالبة بالتعويضات وفقاً لوثيقة التأمين .

• تقوم الإدارة المالية بحفظ فاتورة التخليص مع إذن إضافة المخازن مع إيصالات مصاريف النولون والتحميل والتفريغ مرفقاً بها كافة المستندات الخاصة بالرسالة ثم يتم إتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بعد إنتهاء الأدارة المالية من قيد المستندات بحساب الإعتمادات المستندية و قفل الإعتمادات المستندى لأضافته للمخازن .

• يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندى توضح بها التكلفة البنكية للاعتماد المستندى والتى تشمل قيمة المستندات الواردة على فاتورة الإعتماد والمصروفات البنكية و التخليص و الجمارك حتى إضافة الأصناف إلى المخازن .

• يحرر من اصل صورة وتوزيع كالتالى:

الأصل : .. قسم الحسابات

الصورة : .. قسم التكاليف.

• تقوم إدارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف و تسجيلها فى سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف .

• فى حالة تعدد الأصناف داخل الرسالة الواحدة فإنه يتم توزيع مصروفات الإستيراد و الشراء على الأصناف بإستخدام الأسس المناسبة للتوزيع .

الدورة المستنية للمبيعات

تقوم إدارة المبيعات بتحرير طلب عميل بناءً رغبات العميل و فيه يتم تحديد دقيق لكل صنف على حدة ( كمية – سعر الوحدة – الإجمالى – مواصفات الصنف – مكان التسليم – طريقة السداد ) نموذج رقم من أصل 2 صورة موقعاً عليه من العميل و كذلك من المعد لهذا النموذج 

الأصل : تسلم إلى إدارة المخازن.

الصورة الأولى : تسلم للعميل.

الصورة الثانية : تحفظ بإدارة المبيعات.

• تقوم إدارة المبيعات بتحرير الفاتورة بناء على طلب العميل بالكميات المطلوبة نموذج رقم ( 25 ) من أصل 4 صور :-

الأصل : يسلم للعميل للسداد بموجبها والاستلام.

الصورة الأولى : ترسل إلى إدارة الحسابات.

الصورة الثانية : ترسل إلى المخزن الذى يقوم بتسليم الكميات المطلوبة.

الصورة الثالثة : تحفظ بملف العميل.

الصورة الرابعة : تحفظ بدفتر الفواتير بإدارة المبيعات.