دليلك الشامل للتعرف على الفاتورة الإلكترونية

لطالما كانت المعاملات المالية عبئًا ثقيلًا على سير العمل في مختلف المؤسسات والشركات. ومع ازدياد الاعتماد على تكنولوجيا المعلومات، برزت المعاملات المالية الإلكترونية كحل سهل وفعال لتخفيف هذا العبء.

 

كانت الفاتورة الورقية أحد أهم المعاملات المالية التي تزيد الضغوط على أصحاب العمل والمسؤولين بسبب قصورها وعدم مرونتها في طريقة إصدارها وتحصيل القيمة المستحقة، بالإضافة إلى صعوبة حصر بياناتها وتحليل محتواها وعناصرها.

 

ومن أجل مواكبة التطورات العالمية وتحقيق التحول الرقمي وأتمتة العمليات، اتخذت وزارة المالية المصرية ومصلحة الضرائب منذ عدة سنوات خطوات لتطبيق الفاتورة الإلكترونية. وقد أدى هذا القرار لتغيير كبير في كيفية نظر العملاء والشركات إلى الفواتير، حيث ستصبح أداة فعالة لإدارة الأعمال وتحسين الأداء. لذلك، دعنا نتحدث عنها بالتفصيل.

 

ما هي الفاتورة الالكترونية؟

 

هي مستندات رقمية لإثبات المعاملات الخاصة ببيع السلع والخدمات، ويتم إعدادها وتوقيعها إلكترونيًا. يتم إرسالها واستلامها من خلال نظام الفوترة الإلكترونية ومن قبل الممول. كما يمكن القول بأنها مستند رقمي يتم إصداره بدلًا من الفواتير الورقية، وتحتفظ بنفس غرض الفواتير الورقية العادية وهو إثبات عمليات البيع والشراء، حيث توضح الوضع المالي للمؤسسة، ويتم الاستعانة بها عند إعداد قائمة المركز المالي للشركات. كما تساعد رقمنة الفواتير على إبلاغ مصلحة الضرائب المصرية بالفواتير لحظة إصدارها، حيث تقوم مصلحة الضرائب باستلام هذه الفواتير ومراجعتها والموافقة عليها على الفور.

 

 ما هي أهداف منظومة الفاتورة الضريبية؟

 

الغرض من الفاتورة الإلكترونية هو تنظيم عملية تحويل وإرسال الفواتير والمستندات بين الشركات المصدرة والمستلمة إلى مصلحة الضرائب المصرية والحد من التهرب الضريبي.

 

وقد أوضحت الحكومة المصرية ووزارة المالية الهدف من تطبيق نظام الفاتورة الضريبية في مصر، وتناولوا التالي:

·         التحقق من دقة بيانات مصدر الفاتورة ومتلقيها ومحتوياتها.

·         تسريع الإجراءات الضريبية مثل الخصم والإضافة وتوفير الوقت والجهد من خلال تسهيلها.

·         تحقيق العدالة بين كافة الشركات العاملة بالسوق المصري بما يحقق مبدأ تكافؤ الفرص.

·         كشف المعاملات الوهمية من خلال تحديد المعاملات المشتركة بين الشركات بشكل واضح.

·         إدخال التحول الرقمي في المعاملات التجارية، من خلال استخدام كافة الأساليب التقنية الحديثة.

 

ما خصائص منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

يتميز نظام الفاتورة الإلكترونية بالعديد من الخصائص:

 

1- وجود رقم مميز لكل فاتورة. وهذا ما يسمى UUID ويختلف عن رقم الفاتورة الداخلية للشركة.

2- وجود شكل ومحتوى موحد لكل فاتورة داخل النظام مع التأكيد على أن شكل الفاتورة لن يتغير داخل الشركة.

3- التوقيع الالكتروني.

4- الإخطارات في الحال لإصدار الفاتورة.

5- توحيد ترميز السلع والخدمات.

 

ما هي استخدامات الفاتورة الإلكترونية؟

 

- يتم استخدام بيانات الفاتورة الإلكترونية لحساب صافي الدخل والأرباح المختصرة بدقة أكبر.

 

- توفر الفاتورة الإلكترونية بيانات دقيقة عن المبيعات والديون، وكذلك معلومات عن المخاطر المحتملة، مثل مخاطر التقاضي ومخاطر إعادة الهيكلة، مما يساعد على تحسين دقة المخصصات والاحتياطات.

- توفر الفاتورة الإلكترونية معلومات عن قيمة الأصول الثابتة وعمرها الافتراضي، مما يساعد على تحسين دقة قيد الإهلاك.

 

- تضمن الفاتورة الإلكترونية التأكد من صحة حسابات الديون والاحتياطيات وبالتالي التأكد من صحة ودقة البيانات المالية والتي تتم دراستها عن طريق ميزان المراجعة

 

- توفر الفاتورة الإلكترونية كل التفاصيل عن الإيرادات والتكاليف والمصروفات، مما يساعد على تحسين دقة ضريبة الدخل من خلال حساب صافي الدخل الخاضع للضريبة بدقة أكبر.

 

متى بدأ تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟

 

مر تطبيق الفاتورة الإلكترونية بمراحل عدة كان ترتيبها كالتالي:

 

•  المرحلة الأولى للفاتورة الإلكترونية:

بدأت المرحلة الأولى في 15 نوفمبر 2020 وشملت شركات مركز كبار الممولين، ويضم المركز الشركات التي يتجاوز حجم أعمالها الـ 100 مليون جنيه، وينتج عنهم ما يقارب الـ 80% من التعاملات الضريبية.

 

• المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية:

بدأت المرحلة الثانية في 15 فبراير 2021 وشملت المجموعة الثانية من شركات مركز كبار الممولين.

 

• المرحلة الثالثة للفاتورة الإلكترونية :

بدأت المرحلة الثالثة في 15 مايو 2021 وشملت المجموعة الثانية من شركات مركز كبار الممولين.

 

•  المرحلة الرابعة للفاتورة الإلكترونية:

بدأت في 15 سبتمبر 2021 وتُطبق على شركات متوسطي ممولين وكبار ممولي المهن الحرة.

 

•  المرحلة الخامسة للفاتورة الإلكترونية:

بدأت في 15 ديسمبر 2021 وتطبق على مجموعة من الشركات المسجلة بمأمورتي الاستثمار والمساهمة بالقاهرة.

 

•  المرحلة السادسة للفاتورة الإلكترونية:

بدأت في 15 فبراير 2022 وتطبق على المجموعة الثانية من الشركات المسجلة بمأمورتي الاستثمار والمساهمة بالقاهرة.

 

•  المرحلة السابعة للفاتورة الإلكترونية:

بدأت في 15 يونيو 2022 وتطبق على كل الشركات المسجلة بمناطق القاهرة والجيزة والقليوبية.

 

•  المرحلة الثامنة للفاتورة الإلكترونية:

تم تقسيم المرحلة الثامنة والأخيرة للفاتورة الإلكترونية إلى 4 مراحل ترتيبهم كالتالي:

 

1.  المرحلة الفرعية الأولى: بدأت في 15 سبتمبر 2022 وتطبق على الشركات في محافظات الإسكندرية – البحيرة – مرسى مطروح.

2.  المرحلة الفرعية الثانية: بدأت في 15 أكتوبر 2022 وتطبق على الشركات في محافظات الشرقية – الغربية – كفر الشيخ – المنوفية – دمياط.

3.  المرحلة الفرعية الثالثة: بدأت في 15 نوفمبر 2022 وتطبق على الشركات في محافظات الدقهلية – بورسعيد – الإسماعيلية – السويس – شمال سيناء – جنوب سيناء.

4.  المرحلة الفرعية الرابعة: بدأت في 15 ديسمبر 2022 وتطبق على الشركات الموجودة في جميع محافظات مصر.

 

وبما أن تم إلزام أصحاب الشركات بالفاتورة الإلكترونية على 8 مراحل متدرجة، كانت المرحلة الثامنة والأخيرة تقضي بإلزام جميع الممولين من أصحاب الشركات فئة B2B وأصحاب المهن الحرة من أطباء ومهندسين وفنانين ومحامين وغيرهم، وعليهم جميعهم أن يسجلوا بمنظومة الفاتورة الإلكترونية، في موعد كان أقصاه 15 ديسمبر 2022 للالتحاق بالمنظومة.

 

كيف تسجل في منظومة الفاتورة الإلكترونية والتوقيع الإلكتروني؟

 

يتم التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية من خلال الخطوات الآتية:

 

1. إرسال طلب للانضمام إلى منظومة مصلحة الضرائب.

 

يقوم الممول الذي يرغب في الانضمام لنظام الفاتورة الإلكترونية للعمل في الإطار الرسمي بإرسال طلب الانضمام على البريد الإلكتروني التالي:einvoice@eta.gov.eg مع تضمين الرسالة المرفقات التالية:

• نسخة من البطاقة الضريبية.

• نسخة من شهادة تسجيل القيمة المضافة.

• نسخة من بطاقة الرقم القومي أو جواز السفر.

• نسخة من خطاب تفويض من الشركة لممثل الممول (المفوض) إن وجد.

 

2. ستقوم مصلحة الضرائب بالرد عبر البريد الإلكتروني على الممول برفض المستندات إذا لم تكن كاملة أو قبولها.

3. بعد الانتهاء من المستندات يتوجه المكلف إلى مصلحة الضرائب مصطحبًا معه أصول جميع المستندات السابقة.

4. يقوم الموظف بمطابقة الأصل مع الصور المرسلة عبر البريد الإلكتروني، وفي حالة اكتمال المطابقة تقوم الهيئة بإرسال رسالة خلال 48 ساعة لتفعيل تسجيل المكلف على النظام بعد التفعيل سيتم إرسال رابط يمكنك من خلاله التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية.

 

كيف تستخرج التوقيع الإلكتروني وما فوائده؟

 

يفيد التوقيع الإلكتروني في توثيق معاملات الممول ونسب ملكيته للفاتورة ومنع التلاعب والتزوير لذلك فإن الحصول على توقيع إلكتروني لفواتير شركتك ضروري للانضمام إلى منظومة الفاتورة الالكترونية.

 

قبل استخراج التوقيع الإلكتروني يجب:

 

• ضبط بعض الإعدادات على جهاز الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول الخاص بك بحيث يتم تكوينه لإعداد شهادة التوقيع الإلكتروني.

•  

• أن يكون نظامك هو Windows 8 أو 10 أو 11، ولن يستجيب نظامك إذا كان Windows 7 أو إصدار أقدم.

 

• تنزيل شهادة UAT\PreProd باتباع إرشادات ملف SDK.

 

يتم استخراج التوقيع الإلكتروني من خلال شركة إيجيبت تراست أو شركة مصر للمقاصة أو شركة مصر الثابتة أو شركة دلتا للأنظمة الإلكترونية.

 

ما هي شروط إستخراج الفاتورة الإلكترونية؟

 

1. تكويد المنتجات

 

من شروط الفاتورة الإلكترونية توحيد الأكواد الخاصة بالمنتجات والخدمات، مما يعني أن الأكواد الداخلية وحدها لا تكفي، وهنا أمامك طريقتان لتوحيد الأكواد الخاصة.

• كواد GS1: وهي أكواد عالمية، يمكنك التواصل مع شركة GS1 لشرائها ومن ثم يمكنك استخدامها مباشرة دون الحاجة لمراجعة القسم لأكوادك.

 

• أكواد EGS: وهي أكواد يدوية تقوم بتثبيت أجزائها عن طريق إضافة قسم EG + رقم التسجيل الضريبي لشركتك + الكود الداخلي للمنتج. إنه رمز مجاني، لكن يتم اعتباره صالحًا بشرطين؛ ربطه برمز GPC وهو رمز تصنيف موحد يشير إلى نوع منتجك. يستغرق الأمر 15 يومًا حتى تقوم مصلحة الضرائب بمراجعته وقبوله.

 

2. ربط منظومة الفواتير الالكترونية بنظام ERP

 

لكي تصل الفواتير الإلكترونية لحظة إصدارها من برنامج ERP الذي تستخدمه إلى موقع الهيئة، عليك إتمام عملية تكامل بين الهيئة والنظام، ويتم الأمر من خلال عدة خطوات، بعضها ضمن برنامج الفوترة وبعضها من خلال حسابك على موقع الهيئة أو من خلال ضبط جهازك نفسه. وتثبيت بعض البرامج.

 

من البرامج الفعالة في ربط منظومة الفواتير الالكترونية برنامج آكفليكس فهو من أفضل البرامج الرائدة في تنفيذ نظام الفواتير الإلكترونية حيث يحتوي على نظام ERP متكامل يربط جميع إدارات الشركة من خلال مختلف الأنشطة حيث يمكن ربط البرنامج بنظام الفاتورة الإلكترونية الخاص بمصلحة الضرائب مما يجعل إدارة حسابات الشركة تتم بكل سهولة ومواكبة للأنظمة الإلكترونية الحديثة.

 

3. تعيين المفوضين والمسئولين في حساب الشركة او المؤسسة لتسجيل الفاتورة الإلكترونية

 

المفوضين هم موظفو الشركة الذين يتصرفون نيابة عن الشركة ولهم صلاحية عرض الفواتير وإصدار الإشعارات الدائنة والمدينة لتعديل الفواتير أو إلغاء فاتورة إلكترونية.

 

لتعيين المفوضين، اتبع الخطوات التالية:

قم بتسجيل الدخول إلى الملف التعريفي للشركة على موقع منظومة الفاتورة الإلكترونية الخاص بمصلحة الضرائب المصرية.

• في قسم المفوضين، انقر فوق دعوة المستخدم.

• أدخل الرقم القومي للمفوض بالضغط على بحث وملء، سيظهر رقمه القومي مكتوبًا ما لم يكن غير صحيح، لتتمكن بعد ذلك من إدخال بياناته.

• تحديد الفترة التي يتم خلالها منح الموظف صلاحية إدارة النظام من خلال "نشط من وإلى".

• حدد نوع المستخدم ليكون إما مسؤولًا؛ وله صلاحية إضافة وحذف مندوبين آخرين، أو يكون للمندوب كافة الصلاحيات باستثناء إضافة أو حذف آخرين.

 

4. التسجيل الذاتي في نظام الفاتورة الإلكترونية

 

الشخص الذي يمكنه تسجيل الشركة في نظام الفاتورة الإلكترونية هو إما الممول (صاحب الشركة) أو المفوض وهو الشخص الذي يعينه صاحب الشركة للقيام بالإجراءات نيابة عنه. وقد يكون محاسب الشركة، أو مسؤول تكنولوجيا المعلومات IT، حسب مسؤوليات الموظفين في الشركة.

 

فيجب اتباع الإجراءات المطلوبة للتسجيل في النظام (في حالة التسجيل الذاتي) كما يلي:

خطوات التسجيل على نظام الفاتورة الإلكترونية (في حالة التسجيل لدى مصلحة الضرائب) كما ذكر سابقًا في بداية التسجيل. ثم فيما بعد عليك أولًا الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني.

 

خطوات التسجيل الذاتي في الفاتورة الإلكترونية هي كما يلي:

 

انتقل إلى الرابط التالي: https://profile.eta.gov.eg/signUp

انقر على زر بدء التسجيل

التسجيل متاح فقط من نظام التشغيل Windows. ستظهر شاشة يجب عليك فيها إدخال رقم تسجيل الشركة.

أكمل المعلومات المطلوبة للذهاب إلى حسابك على موقع النظام.

 

إذا واجهت أي مشكلة في التسجيل أرسلها إلى البريد الإلكتروني التالي: einvoice@eta.gov.eg وسيقوم الدعم الفني بمساعدتك.

 

ما هي عقوبة عدم التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية؟

 

شددت مصلحة الضرائب المصرية على الممولين الملزمين بالانضمام للمنظومة وقد أكدت أنها سوف تقوم باتخاذ كل الإجراءات القانونية لغير الملتزمين بالانضمام إلى المنظمة للتحويل للنيابة وذلك وفقًا لأحكام قانون الإجراءات الضريبية الموحد.

 

وأوضحت مصلحة الضرائب بأن غرامة عدم التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية تكون كالتالي:

 

• يتم فرض غرامة مالية اعتبارًا من 20 ديسمبر 2022 لا تقل عن  مبلغ 20 ألف جنيه ولا تتجاوز مبلغ 100 ألف جنيه على كل من خالف أحكام المواد (24، 28، 35/ فقرتين أولى وثانية، 37/ فقرتين أولى ورابعة، 38/ فقرات أولى وثانية وثالثة) من القانون المنظم الفاتورة الإلكترونية. واعتبارًا من 1 أبريل 2023، تم تشديد العقوبة إلى درجة عدم الاعتراف بسداد ضريبة الدخل من الممول إذا لم يتم إصدار فواتيره إلكترونيًا ولن يتم رد ضريبة القيمة المضافة إليه.

 

• كذلك يعاقب بغرامة مالية  لا تزيد على 50 ألف جنيه، كل من لم يلتزم بالاحتفاظ بالدفاتر والسجلات الورقية أو الإلكترونية خلال المدة المقررة قانونًا حسب ما هو موضح بالقانون واللائحة التنفيذية له.

 

• ووفقًا للقانون، لن يستطيع المصدرون من صرف الدعم المالي المستحق لهم عن صادراتهم حسب برامج تشجيع الصادرات في وزارة التجارة والصناعة.

 

• كذلك، لن يستطيعوا إجراء التسوية اللازمة فى حال قيامهم للتقدم بإجراء تسوية بين قيمة الدعم المستحق لهم وبين قيمة الضرائب المستحقة لمصلحة الضرائب الناتجة عن نشاطهم سواء كان ضريبة على الدخل أو ضريبة على القيمة المضافة إلا بعد الانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية. وكجزء من العقاب أيضًا لعدم التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية، هو الحرمان من المزايا المتاحة من خلال الانضمام للفاتورة الإلكترونية، حيث لن يستطيع المصدرون استرداد الضريبة على المدخلات المعفاة من الضرائب في صادراتهم إلا بعد التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية.

 

ما هي مميزات العمل بنظام الفاتورة الإلكترونية؟

 

ستؤدي الفواتير الإلكترونية إلى توفير التكاليف بنسبة 60-80% في معظم الحالات حيث يمكنك الحصول على نظرة عامة على الفاتورة الإلكترونية ورؤى لتقليل التكاليف وزيادة هوامش الربح التي يمكن تحقيقها باستخدام ملفات PDF بدلًا عن طباعة وحفظ الفواتير الورقية. وفيما يلي بعض المزايا الأخرى للفواتير الإلكترونية..

 

• التبادل الآمن للوثائق والبيانات.

• إعادة توزيع مهام الموظفين على وظائف ومهام ذات قيمة أعلى.

• يمكن إكمال مهام الفوترة الإلكترونية من أي مكان دون الحاجة إلى موارد إضافية.

• تتيح الفواتير الإلكترونية أتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلًا وتقليل نسبة الخطأ.

•  عرض حالة التسليم المباشر ومعالجة المستندات على بوابة منظومة الفواتير الالكترونية أو من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات مثل AccFlex ERP.

 

و بعد الانتهاء من تنفيذ كافة المراحل والانضمام إلى نظام الفاتورة الإلكترونية، سيتم إلزام الشركات والأفراد بتسجيل مبيعاتهم ومشترياتهم على النظام الإلكتروني لمصلحة الضرائب المصرية وفقًا للمادة 35 من قانون الإجراءات الضريبية الموحد. وذلك بإصدار الفاتورة الضريبية إلكترونيًا وفقًا للمادة (37) من ذات القانون.

 

حيث أصبحت الفواتير الإلكترونية جزءًا أساسيًا من العمليات المالية والإدارية. الفواتير الإلكترونية هي ببساطة فواتير يتم إنشاؤها وإرسالها وتخزينها رقميًا، وليس من خلال الطرق الورقية التقليدية. توفر هذه الطريقة الكثير من الفوائد بما في ذلك كفاءة الوقت والتكلفة والدقة وسهولة التتبع، مما يجعلها الخيار المفضل للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة وكبيرة الحجم.