أفضل برنامج حسابات لشركة دعاية واعلان مرن وسهل الاستخدام

برنامج حسابات متكامل ومناسب لشركات الدعاية والاعلان

زادت الحاجة الى شركات الدعاية والاعلان فى الفترة الاخيرة لما لهذه الشركات من دور كبير فى العملية التسويقية للشركات فمع وجود هذا الكم الهائل من الشركات بمختلف نشاطتها واحجامها كان لابد للمستهلك النهائى من وجود شركات تقوم بدور استشارى لتوجيه المستهلك ومتلقى الخدمة لافضل الحلول التى تناسب احتياجاته وتلبى رغباته، وفيما يتعلق بالشركات فمع وجود هذه المنافسة الشديدة فى كافة القطاعات كان لابد للشركة من الاستعانة بأحد شركات الدعاية والاعلان التى تقوم بدور الوساطة التسويقية للشركة من خلال تعريف العميل بمنتجات الشركة واظهار قدراتها الفنية وكذلك تعريف العميل بسابقة اعمال الشركة والعملاء السابقين، مما يطمئن العميل بتحقيق رغباته وحصوله على المنتج او الخدمة التى يحتاج اليها، ولكن مع التقدم التكنولوجي فى كافة المجالات وظهور الانترنت ووسائل التواصل الإجتماعى، فمجرد بحث العميل عن خدمة او منتج معين يظهر له الالاف الشركة التى تقدم هذا المنتج او هذه الخدمة ولذلك اصبحت شركات الدعاية والاعلان نفسها تواجهه منافسة شرسة من اجل تحقيق غاية العميل لديها "الشركات" بعرض منتجاتهم للشريحة المستهدفه من العملاء ومن ثم الحفاظ على العملاء الحاليين و جذب عملاء مستقبليين، وحتى يتثنى لشركة الدعاية والاعلان القيام بهذا الدور كان لابد من ادارة شركة الدعاية والاعلان بشكل دقيق وصحيح حتى يمكنها الاستحواذ على اكبر قدر من العملاء "الشركات" التى ترغب فى تسويق منتجاتها ومن ثم نجاح شركات الدعاية والاعلان وتحقيق هدفها، لذلك ظهر إحتياج هذه الشركات إلى برنامج حسابات، ولكن يجب أن نتعرف الدورة المستندية لشركات الدعاية والاعلان لابد اولاً ان نتعرف على  طبيعة عمل شركات الدعاية والاعلان، لنتعرف على أفضل برنامج حسابات لشركة دعاية واعلان.

طبيعة عمل شركات الدعاية والاعلان 

تختلف اساليب الدعاية والاعلان داخل الشركة لاكثر من اسلوب فهناك اساليب تسويق ورقية او مادية واساليب الكترونية.

اهم اساليب التسويق الورقية او المادية : تتمثل هذه الاساليب التسويقية فى اعلان فى الصحف والجرائد المكتوبة وكذلك بورشورات ورقية يتم توزيعها او مجلات ( كتالوج ) يعرض منتجات الشركة وكذلك يافطات مكتوبة فى الشوارع او فى الاماكن العامة وغيرها من الاساليب التقليدية .

اهم اساليب التسويق الالكترونية : تعتبر هذه الاساليب هى الاحدث والاكثر مواكبة للتقدم الكنولوجى فمعظم المستهلكين او شرائح العملاء المستهدفه لشراء المنتج او السلعة يقومون بمتابعة يومية لوسائل التواصل الاجتماعى مثل ( فيسبوك – تويتر – يوتيوب – الايميل الاكترونى – واتس اب .... وغيرها ) مما يجعل عمل اعلانات ممولة على هذه الصفحات يحقق جدوى كبيرة بالاضافة الى اللافتات الإلكترونية على الطرق او فى الاستادات او فى الاماكن العامة التى يتردد عليها العملاء او متلقى الخدمة .

فبمعرفة طبيعة عمل شركات الدعاية والاعلان يمكننا الان التعرف على الدورة المستندية داخل شركات الدعاية والاعلان اذ تنقسم الدورة المستندية كطبيعة اى نشاط الى ايرادات ومصروفات.

ايرادات يتم الحصول عليها من العملاء ( الشركات ) الراغبة فى التسويق لمنتجاتها / خدماتها ويمكن هنا تبويب العملاء حسب طبيعة النشاط او القطاع التى تعمل ب هذه الشركات ( فهناك شركات مقاولات – شركات بترول – محلات – مطاعم – شركات استثمار عقارى وغيرها ) 

وكذلك المصروفات يتم تبويبها من خلال برنامج erp محاسبي متكامل حسب طبيعة التسويق فهناك وسائل تسويقية ورقية وهناك وسائل تسويقية الكترونية ويمكن تحديد التكاليف الخاصة بكل وسيلة من وسائل التسويق ومعرفة اكثرها جديه فى جذب العملاء واقلها من حيث التكلفة مما يعظم من ارباح شركات الدعاية والاعلان وحتى يحدث ذلك لابد من التبويب والتنظيم الدقيق لكافة الحسابات المالية لشركة الدعاية و الاعلان وتبويب المصروفات بشكل دقيق وكذلك اثبات الايرادات ومتابعة كشوف حسابات العملاء بشكل سليم بما يمكن شركة الدعاية والاعلان من مراجعة كافة الحركات والارصدة المالية بشكل دقيق ومتابعة التقارير الخاصة بالتكاليف وارصدة العملاء والموردين ، وفيما يلى سوف نتناول الدورة المستندية  لشركات الدعاية والاعلان.

الدورة المستندية لشركات الدعاية والاعلان

تبدأ الدورة المستندية لشركات الدعاية والاعلان برغبة احد العملاء فى عمل عقد تسويق لاحد منتجاته / خدماته ثم يطلب عرض سعر لهذه الخدمة تقوم شركة الدعاية والاعلان باقتراح الخدمات التى يمكن تقديمها للشركة للتسويق لمنتجاتها وهنا تجد الاشارة الى ان وجود برنامج محاسبى جيد لشركة الدعاية والاعلان يمكنها من التحديد الدقيق لتكلفة كل خدمة من الخدمات التى تقدمها ومدى جدوى هذه الخدمة بما يسهل عليها تقديم عرض سعر واقعى للعميل يمكن لشركة الدعاية والاعلان من تحقيق ارباح وبعد موافقة العميل "الشركة طلبة خدمة التسويق" على عرض الاسعار يتم توقيع عقد بين شركة الدعاية والاعلان والعميل الذى يرغب بتسويق منتجاته / خدماته وفى معظم الاحيان يقوم العميل بسداد دفعة مقدمة لشركة الدعاية والاعلان التى تقوم باثبات هذه الدفعة المقدمة فى دفاتر الشركة كالتالى : 

من ح / الخزينة او البنك

الى ح / دفعات مقدمة – عملاء 

وتعتبر هذه الدفعة المقدمة التزام على شركة الدعاية والاعلان لحين تنفيذ بنود العقد وتقديم كامل خدماتها ويتم يتخيض الدفعة المقدمة للعميل بعد صدور فاتورة بكامل قيمة الخدمة

من ح / العميل 

من ح / دفعات مقدمة – عملاء 

الى ح / ايرادات – خدمات الاعلان

وفيما يتعلق ببنود التكاليف فلابد من التعامل مع كل عملية بصفة مستقله كمقاوله لخدمة الدعاية والاعلان لهذا العميل فكل مصروف خاص بالدعاية والاعلان يتم تبويبة على المشروع (رقم العملية / العقد الخاص بالعميل) لمعرفة هل هذه العملية او هذا العقد قد حقق ارباح / ام خسائر لشركة الدعاية والاعلان ولابد من احتساب كافة التكاليف المتغيرة مثل (المطبوعات الورقية كتكلفة ورق الطباعة والاحبار واجر الفنى وساعات عمل الالات والتصميم وغيرها) وكذلك تحميل العقد بقيمة التكاليف الثابتة كمصروف المياة والكهرباء والمصروفات العمومية والادارية وغيرها وتوزيعها بشكل دقيق على كل عملية او عقد للعميل للوصول الى ادق تكلفة حقيقة لمعرفة هل هذا المشروع / العقد قد حقق ربح ام خسارة.

وحتى نتمكن من الوصول الى ادق التكاليف لابد من امساك منتظم لحسابات الموردين "سواء موردين المطبوعات ( المطابع ) – وكالات الاعلان – موزعى الاعلانات – وغيرهم" بشكل دقيق ومنتظم اى انه لابد من ادارة دقيقة وسليمة لحسابات شركات الدعاية والاعلان من اجل الوصول الى ادق تكلفة ممكنة ومن ثم تحقيق اقصى ربح ممكن وفيما يلى استعراض لحسابات شركات الدعاية والاعلان.

محاسبة شركات الدعاية والاعلان

 لا تختلف المحاسبة فى شركات الدعاية والاعلان عن المحاسبة فى اى شركة فالاساسيات واحدة.

بداية من تسجيل قيود اليومية لعمليات الايرادات او المصروفات مثل:

تسجيل قيد مصروف ( طباعة برشورات لعميل )  

وهنا لابد اولاً من تبويب وتكويد العملاء كمراكز تكلفة وكذلك عمل مراكز تكلفة لكل مشروع خاص بالعميل اذا كان لدية اكثر من عقد او مشروع وذلك حتى يتم تحميل العميل بكل ما يخصة من تكاليف.

3500 من ح / تكاليف خدمة اعلان برشورات – عقد رقم ....

500 من ح / تكاليف نقل – عقد  رقم.... 

1000 من ح / تكاليف توزيع – عقد رقم ....

3500 الى ح / موردين – مطبوعات ( مطبعة .... ) 

1500الى ح / الخزينة الرئيسية 

وعند السداد للمورد  

3500 من ح / موردين – مطبوعات ( مطبعة .... )

3500 الى ح / البنك

وكذلك فيما يتعلق بخدمات الدعاية والاعلان الالكترونية

يتم اثبات القيد المحاسبى كالتالى 

12000من ح / تكاليف خدمة اعلان ممول فيسبوك  – عقد رقم ....

12000 الى ح / دائنون – وكالات اعلان 

وعند السداد 

12000 من  ح / دائنون – وكالات اعلان 

12000 الى ح / البنك ( تحويل بنكى )

وبعد عمل قيد اليومية يتم ترحيل القيد الى الاستاذ العام كحسابات العملاء والموردين والدائنون والخزينة والبنك والضرائب وغيرها ثم يتم عمل استاذ مساعد لكل حساب استاذ لمتابعة الحسابات وبعد ذلك عمل ميزان مراجعة سواء بالارصدة او بالمجاميع واستخراج القوائم الختامية كقائمة الدخل والمركز المالى والتدفقات النقدية وغيرها.

وحتى يتم ادارة حسابات شركات الدعاية والاعلان بشكل سليم بدء من توقيع العقد مع العميل مرواً بالعملية التنفيذية للعقد كاعلانات ووسائل الدعاية الاخرى لابد من استخدام نظام ERP يمكن الشركة من الاحتساب الدقيق لهذه التكاليف وعمل قيود اليومية بشكل تلقائى وتحميل كل مركز تكلفة بما يخصة من تكاليف خاصة به بما يساعد الشركة فى تحديد تكاليف كل عقد / عميل بشكل سليم ومن ثم عدم تحقيق خسائر ناتجة عن سوء الادارة او انحراف تكاليف وفيما يلى سوف نتناول أفضل برنامج حسابات لشركة دعاية واعلان وهو برنامج حسابات اكفليكس 

برنامج اكفليكس لحسابات شركات الدعاية والاعلان 

يعد برنامج اكفليكس احد افضل البرامج لادارة حسابات شركات الدعاية والاعلان لما يتميز البرنامج من مناسبته لاى شركة دعاية واعلان مهما كان حجمها "صغيرة – متوسطة – كبيرة" كما ان البرنامج مصمم طبقاً للمعايير المحاسبية الدولية فيمكن من خلال البرنامج اولاً دراسة العرض المقدمة من الشركة وتحديد كافة التكاليف التقديرية الخاصة ببنود عقد الدعاية وتحويلها لقيمة يمكن تقديمها كعرض مالى للشركة بالاضافة الى ان البرنامج يحتفظ ببيانات العقد ويقوم بربط هذه التكاليف التقديرية بالتكاليف الفعلية اثناء عملية التنفيذ.

كما انه يمكن من خلال البرنامج عمل قيود اليومية بشكل ألى من خلال البرنامج نفسة دون تدخل من المستخدم او من خلال شاشة التسويات المحاسبية التى لا تسمح بحفظ قيد محاسبى به خطأ ومن خلال شاشة مراكز التكلفة الموجودة بالبرنامج يمكن انشاء عدد لا نهائى من مراكز التكلفة بشكل شجرى و ربط اى تكلفة بمركز التكلفة الخاصة بها ومن ثم التحديد الدقيق لتكلفة العقد / المشروع، بالاضافة الى التوجية الدقيق للضرائب سواء ضرائب القيمة المضافة او الخصم من المنبع بما يساعد الشركة فى تقديم اقراراتها الضريبية بشكل منتظم ودقيق، ومن خلال البرنامج يمكن استعراض ومراجعة اى قيد محاسبى واى تكلفة وتغيير توجيهاتها وذلك من خلال الصلاحيات الممنوحة لرئيس الحسابات مثلا كما يقوم البرنامج بعمل شاشات متخصصة للمقبوضات واخرى للمدفوعات، واهم ما يميز البرنامج هو امكانية توزيع التكاليف الغير مباشرة على كافة مراكز التكلفة الخاصة بها بما يحمل كل عقد / مشروع بنصيبة من التكاليف الثابتة / الغير مباشرة.

كما يتميز البرنامج بمجموعة متميزة من التقارير المالية التى تستعرض كافة الحسابات كتقارير ربحية مراكز التكلفة التى يمكن من خلالها استعراض ربحية ( عقد – مشروع معين ) او عميل معين  وتقرير استعراض حسابات الاستاذ العام والاستاذ المساعد كارصدة العملاء والموردين وتحديد رصيد عميل معين او مورد معين او تكلفة معينة  و يمكن استعراضها كاجمالى او استعراضها لمركز تكلفة معين بالاضافة الى تقارير القوائم الختامية كتقارير قائمة الدخل / المركز المالى / قائمة التدفقات النقدية / التغييرات فى حقوق الملكية وغيرها.