جرد المخزون وكل ما يتعلق بإدارة المخازن

تُعد عملية جرد المخزون من المهام الأساسية التي يجب أن تقوم بها كافة الشركات حيث يتم من خلالها التعرف على ما يتواجد بالشركة من منتجات أو مواد خام يجب بيعها، ولهذا سوف نعرض عليك في هذا المقال كل ما يتعلق بهذا الأمر بداية من تعريف جرد المخزون والأنواع التي يشملها مع التعرف على أفضل الطرق لجرد المخزون وأهميته العائدة على الشركات، بالإضافة إلى التحدث حول المتطلبات التي تستطيع من خلالها تنفيذ عملية الجرد وغيرها من العناصر الأخرى الهامة لك.

تعرف على أنواع الجرد المحاسبي

جرد مخزن

يعتبر جرد المخزون عملية أساسية بغرض التحقق المادي من مستوى المخزون الذي يتواجد بالشركة لكلاً من المنتجات أو المواد الخام التي يجب بيعها، حيث أن الجرد هو حساب شامل لكمية المواد التي تتواجد بالمخازن والتي تقوم الشركة باستخدامها في عمليات التصنيع أو بغرض معرفة عدد المنتجات والخدمات التي تم بيعها؛ لضمان أن الشركة تمتلك المخزون الكافي من المنتجات وبهذا يمكنها أن تتخلص من وجود عجز في الشركة، ومن أنواع الجرد هو الجرد الدوري والمستمر والجرد السلعي وغيرهم من الأنواع المتعددة التي من خلالها يتم إدارة المخزون بشكل دقيق.

اقرأ ايضًا عن الجرد الدوري

أهمية جرد المخزون 

إليك العديد من العناصر التي تبرز لك الأهمية الكبرى التي يعمل عليها هذا الأمر كما يلي:

1. تساعد عملية جرد المخزون بشكل كبير في التغلب على حدوث أي عجز في الأدوات أو المنتجات المتواجدة لديها.
2. لها تأثير كبير على زيادة نسبة الأرباح العائدة على الشركات من خلال تنظيم ما يتم بيعه والمواد المتوفرة.
3. تساهم في معرفة تكلفة المخزون الذي تم بيعه والغير مُباع أيضاً.
4. تحديد قيمة الأرباح الإجمالية للشركة حيث تشمل الفرق بين حجم المبيعات وتكلفة البضائع التي تم بيعها.
5. الكشف عن عمليات السرقة التي تحدث في الشركة واكتشافها بشكل سريع وهذا من خلال الإجراءات المستمرة لعملية جرد المخزون.
6. الكشف عن حدوث أي تلاعب في المخزون أو العمليات الغير قانونية وهذا ما يضيف الأمان للشركة مع التأكد من صحة البيانات.

جرد المخزون السلعي 

يتضمن هذا النوع من الجرد كافة السلع والمواد الخام أو المنتجات الجاهزة لعملية البيع، كما أنه يعتبر من أهم الموارد للشركات أو المؤسسات خاصة شركات التجارة الإلكترونية بالإضافة إلى أن قيمة المخزون السلعي تدخل في الميزانية العمومية للشركات في نهاية السنة المالية حيث يمكن أن يتم معرفة صحة الحالة المالية للشركات عن طريق معرفة سرعة عملية تحويل البضائع إلى عمولات، ولهذا يعد جرد المخزون السلعي من أهم أنواع جرد المخزون.

خطوات إجراء عملية جرد المخزون 

تشمل هذه العملية العديد من الخطوات الهامة كما يلي:

• التخطيط الجيد: لابد أن يكون هناك تخطيط لعملية جرد المخزون قبل البدء بها حيث يتضمن ذلك معرفة وقت وتاريخ الجرد بالإضافة إلى تحديد المجالات التي يجب أن يتم حسابها وعدد الموظفين الذين يقومون بعملية الجرد.
• العد المادي: حيث يقوم الموظفون بالعد الدقيق لجميع المنتجات التي تتواجد في المخازن بشكل يدوي أو باستخدام التقنيات المتطورة مثل تحديد الهوية بموجات الراديو أو ماسحات الباركود مع الحفاظ على الدقة التامة في هذه العملية قدر الإمكان.
• التحقق من نتائج الجرد: بعد حدوث عملية الجرد المادي يتم مقارنة نتائج الجرد بسجلات المخزون الخاصة بالشركة؛ لتفادي وجود أي اختلاف بينهم وإذا تم إيجاد تباين يتم حله على الفور.
• عمل التعديلات: حيث أنه بعد عملية التأكد من نتائج الجرد يتم إجراء التعديلات على سجلات المخزون داخل نظام الشركة حيث يشمل ذلك حدوث التحديثات على مستوى المخزن وإزالة المواد ذات الصلاحية المنتهية مع إضافة العناصر الجديدة إلى المخزون.
• عملية الإبلاغ: بعد إتمام نتائج الجرد يتم الإبلاغ عن التعديلات و التباينات التي حدثت أثناء عملية الجرد؛ بغرض تحسين عمليات جرد المخزون الأخرى التي سوف تحدث فيما بعد.

محضر جرد المخزن 

من أبرز العمليات التي من الضروري أن تقوم بها الشركات والمؤسسات والتي يتم استخدامها بشكل رئيسي في مقارنة الأرصدة المالية التي تتواجد داخل المستندات والأوراق والأرصدة الفعلية التي تتواجد في المخزن ولهذا لها أهمية كبرى في الحفاظ على الشركات وإدارتها بشكل سليم.

محضر جرد المخزون 

يتم عمل هذا النموذج من خلال حصر شامل لكافة المبالغ المالية والأصناف حيث يتم هذا بشكل سنوي أو يومي من خلال تكليف مدير الشركة التنفيذي أو المدير المالي للموظفين ثم قيام مدير الحسابات بمهمة جرد المخزون بالإضافة إلى ضرورة ذكر اسم ووظيفة الموظف الذي قام بعملية الجرد لضرورة هذا الأمر.

أنواع جرد المخزون 

هناك الكثير من الأنواع لجرد المخزون ولكن سوف نعرض عليك أبرز هذه الأنواع كالآتي:

1. الجرد الدوري: حيث يعتبر هذا النوع من أبرز أنواع الجرد وأهمهم؛ لمساعدته للشركات على توفير الوقت والجهد من خلال حدوث جرد لجزء صغير من المخزون بشكل مستمر سواء كان بشكل يومي أو أسبوعي بغرض تحديد المشكلات التي تواجه الشركة في مستوى المخزون بشكل سريع دون اللجوء إلى حدوث عملية الجرد الكامل للمخزون.
2. جرد المخزون الجزئي: يتم عمل هذا الجرد عند التركيز على فئة معينة أو عند الحاجة إلى التأكد من منتج معين ولهذا تقوم به الشركات عن طريق حساب جزء فقط من المخزون لديها مثل فئة معينة أو خط منتج أو موقع محدد.
3. الجرد الفوري العشوائي: يتم هذا الجرد عن طريق الاختيار بطريقة عشوائية لجميع السلع التي تتواجد بالمخزن بغرض التأكد من دقتها وهذا يساهم بشكل كبير في معرفة المشكلات المنتجات التي تتواجد في المخازن.
4. الجرد الكامل: وهو الجرد الشامل لجميع العناصر والمنتجات والسلع الموجودة بالمخازن ويحدث مرة أو مرتين فقط في السنة، يتم به عمل تحليل ABC Analysis حيث يعتبر هذا التحليل الأنسب لتحديد الفئات من الأقل قيمة للأكثر قيمة وهذا ما يساعد الشركات في معرفة المنتج الأكثر قيمة وبالتالي وضع الأولوية الكبرى له.

التكنولوجيا في إدارة المخزون

نظراً للتطور الهائل الذي حدث في التكنولوجيا وخاصة في عصرنا الحالي فقد تم إيجاد الكثير من الأنظمة المتطورة التي تساعد الشركات في تحسين وإدارة المخزون لديها بشكل دقيق للغاية، سوف نوضح لك أبرز هذه الأنظمة كما يلي:

• أنظمة ماسحات الباركود: حيث تعتبر هذه الأنظمة من أقدم الوسائل التي تساهم في زيادة سرعة عمليات التخزين عن طريق تسجيل البيانات والمعلومات عن جميع المنتجات والخدمات باستخدام رموز الباركود التي تتواجد عليها، يتم استخدام هذه الماسحات بغرض قراءة هذه الرموز.
• برمجيات إدارة المخزون: حيث تساهم هذه البرمجيات في تتبع جرد المخزون وإدارته مع إدارة تدفقات المنتجات بشكل سريع وسهل بالإضافة إلى تحليل البيانات وهذا ما يعمل على تحسين الكفاءة لإدارة المخزون، ومن أهم هذه الأنظمة هو نظام ERP System المُقدم من Accflex حيث يتميز بسهولة استخدامه وقدرته الكبيرة على القيام بإدارة المخزون وتحليل البيانات مع استخداماته الأخرى التي تهدف إلى تحسين نظام التخزين والبيع.

أسئلة شائعة* 

ما هي أفضل طريقة جرد المخزون؟

إختيار أفضل طريقة بهدف عملية جرد المخزون بالتأكيد سوف يؤثر على معدلات المبيعات والأرباح العائدة على الشركات ولذلك من أفضل الطرق هي طريقة FIFO حيث تضمن لك تحقيق الأرباح الكبيرة حيث أن العناصر القديمة التي تتواجد بالمخزون دائماً ما تكون بتكلفة أقل، ولكن يجب أن تضع في الإعتبار تكاليف المخزون حيث إذا كنت تتوقع حدوث زيادة في تكاليف المخزون فيجب أن تعتمد على طريقة LIFO أما إذا كانت تكاليف المخزون قليلة فيجب أن تعتمد على طريقة FIFO وبالتأكيد هذا يختلف من شركة لشركة أخرى.

من يقوم بعملية جرد المخزون؟

تقوم الشركة أو المؤسسة بتشكيل لجنة لعملية جرد المخزون والتي تتضمن المحاسب المالي وعضو فني وأمين مخزن مع تواجد عامل أو أكثر اعتماداً على كمية المخزون.

في الختام تحدثنا عن جرد المخزون بشكل بسيط للغاية مع التعرف على الأهمية الكبرى التي يقوم بها للشركات أو المؤسسات ولهذا هو أمر هام للغاية كما تحدثنا عن أهم الأنظمة المتطورة التي من ضمنهم نظام ERP System ذات الكفاءة الاحترافية الكبرى في إدارة المخزون وتحقيق النظام للشركات بالإضافة إلى أهم الخطوات التي تناولتها عملية إجراء جرد المخزون بدقة عالية.