حساب المصروفات اليومية للشركات على برنامج حسابات الخزينة والبنوك

تمثل المصروفات اليومية للشركات معظم الحركات المالية لها، فلا يخلو يوم من عشرات بل مئات الحركات اليومية المتعلقة بالمصروفات سواء كانت هذه المصروفات (نقدية – بشيك) وسواء كان الصرف على (عهدة نقدية - موردين - دائنون - مرتبات – تكاليف التشغيل – مصروفات عمومية وإدارية – مصروفات بنكية .... ألخ) ولما يمثله حركة المصروفات اليومية للشركات من أهمية بالغة كان لابد من الاستعانة بالتكنولوجيا الحديثة فى ادارة النقدية للشركات لان النظام يدوى (سجلات ودفاتر مالية) لا يتناسب مع حجم التكنولوجيا الحديثة والتقدم الحادث فى كافة المجالات ففي حالة وجود أكثر من فرع للشركة لما عرف المحاسب الموجود بالمركز الرئيسي هل تم سداد مستحقات مورد معين من عدمه فقد يكون تم سدادها من خزينة الفرع وكذلك الأجور والمرتبات إذا أراد محاسب المركز الرئيسى معرفة هل تم سداد راتب موظف معين لابد له من مراجعة الفرع قبل صرف مرتب الموظف، قس على ذلك كافة المصروفات، وبالتالى لا يمكن اعتماد اى مصروفات قبل إجراء مطابقة بين المركز الرئيسى والفروع للتأكد من عدم تكرار المصروف حتى لا تصبح كارثة تؤدي لتفاقم خسائر الشركات، فى ظل هذا النظام الورقى الذى يعتمد على المطابقة الورقية والذي يتسم بالبطء الشديد وعدم الدقة والمصداقية لانة عرضة للأخطاء البشرية كما أنه يفتقد لعوامل الأمان المالي والمحاسبي من دقة المعلومات المالية و قابلية المصروفات للتكرار او الخطأ كان لابد من الاستعانة ببرامج محاسبية متخصصة بإدارة حسابات الخزينة والبنوك .

برنامج حسابات المصروفات اليومية للشركات 

مع كل هذه المشكلات التى يسببها  الاستعانة بالنظام اليدوى " الورقى " فى ادارة حسابات المصروفات اليومية للشركات كان لابد من الاستعانة ببرنامج ادارة حسابات الخزينة والبنوك من خلالة يمكن للشركة التغلب على كل هذه المشكلات في برنامج ادارة حسابات المصروفات اليومية له العديد من المزايا الاخرى والتى يمكن ذكرها فيما يلى :

1- ربط كافة فروع الشركة ببعضها البعض وكذلك بالمركز الرئيسى 

مما يسهل امكانية تبادل المعلومات والتقارير المالية بشكل لحظى وبكل سهولة فيمكن لاى فرع استعراض رصيد عهده موظف او رصيد مورد وهل تم سداد الاستحقاق من عدمة ، وكذلك يمكن للمركز الرئيسى من استعراض ارصدة خزائن الفروع الى غير ذلك من التقارير التى تسهل سير الأعمال وتقلل من فرص حدوث الأخطاء المالية.

2- استحالة حدوث تكرار لسداد المستحقات  

سابقاً و بالاعتماد على النظام الورقي كان يمكن للمورد أن يحصل على قيمة الفاتورة مرة من الفرع ومرة اخرى من المركز الرئيسى لان الفجوة الزمنية بين وصول المستندات المالية للفروع ومراجعتها بالمركز الرئيسى كبيرة جداً وقد يحدث فقدان للمستندات أو تلاعب بها ولكن من خلال برنامج إدارة حسابات الخزينة والبنوك الذى يتيح لك ميزة تحديد الفاتورة مصدر الصرف فتقوم بتحديد الفاتورة والسداد عليها سواء كان سداد كليا ً أم جزئيا مما يجعلة من المستحيل تكرار السداد .

3- عدم توقف سير الأعمال 

برنامج إدارة حسابات الخزينة والبنوك يمكن المركز الرئيسى من معرفة رصيد الخزينة لدى الفروع فاذا وصل رصيد الخزينة لحد اعادة الطلب قام المركز الرئيسى بتمويل الفروع بالنقدية اللازمة لإدارة الأعمال وبهذا الشكل يستحيل توقف الاعمال بسبب العجز المالى ، كما يساهم ذلك فى تخطيط النقدية للشركات من خلال معرفة الاحتياجات المالية و امكانية عمل الموازنات التخطيطية على مستوى الفروع وكذلك على مستوى الشركة ككل .

4- دقة إدارة الحسابات البنكية

برنامج إدارة حسابات الخزينة والبنوك يتيح لك امكانية استعراض رصيد البنك  وكذلك أوراق الدفع واوراق القبض بكل سهولة ويمكنك الحصول على هذه التقارير بشكل لحظى وبدقة عالية بالاضافة الى استحالة حدوث خطأ لعدم التدخل البشري فى تسلسل ارقام الشيكات وبالتالى يزيد من درجة الدقة والمصداقية فى تقارير ادارة حسابات البنوك، على عكس النظام الورقى الذى قد يكون عرضة للسهو أو الخطأ نتيجة عدم تسجيل رقم ورقة قبض او دفع أو تسجيلها بشكل خاطئ .

5- دقة رصيد الخزينة

برنامج إدارة حسابات الخزينة والبنوك لا يقوم بترحيل الحركات النقدية (الخزينة) ما لم يتساوى طرفي القيد كما انة يستحيل ترحيل الحركة النقدية دون رقم للمستند وبالتالى يستحيل التلاعب بوجود حركات وهمية او حتى تكرار العملية سواء كانت مصروفات أو ايرادات، كما يتميز برنامج إدارة حسابات الخزينة والبنوك بترحيل رصيد الخزينة بشكل تلقائي مما يزيد من درجة مصداقية الرصيد .

6- سهولة ادارة العهد النقدية

في العهد النقدية بطبيعة الحال تتميز بكثرة الحركات عليها سواء كانت عهده مؤقتة أو مستديمة و برنامج ادارة حسابات الخزينة والبنوك يجعل مراقبة العهد من أدق وأسهل ما يكون فبمجرد استعراض اسم الموظف مسئول العهدة يمكن معرفة رصيد العهد والمبالغ التى تحصل عليها الموظف على سبيل العهدة سواء كانت من الخزينة أو البنك ام تحويل وبرقم الايصال والتاريخ ومعرفة هل تم تسوية هذه المبالغ من عدمه الى غير ذلك من المعلومات والتقارير المالية بما يجعل إدارة العهدة النقدية من اسهل وادق ما يكون .

7- الرقابة على حسابات الموردين والعملاء

برنامج إدارة حسابات الخزينة والبنوك يعرض لكل رصيد كل مورد والفاتورة المستحقة له وكذلك رصيد العميل والمبالغ المستحقة علية ، ويربطها بالحسابات النقدية ( الخزينة – البنك – اوراق القبض – اوراق الدفع ) لاحكام الرقابة هل تم تحرير ورقة دفع للمورد ، ويعرض لك هل تم خصمها من البنك ، ام تحت التسوية ، و علاقة ورقة الدفع برقم الفاتورة المستحقة للمورد وكذلك الحال بالنسبة للعملاء ورقة القبض لها علاقة بأى عميل وما هى المستحقات " الفواتير / المستخلصات " التى تقابلها مما يجعل ادارة حسابات الموردين والعملاء والرقابة عليها ومراجعتها من أسرع وأدق ما يكون فيمكن استعراض اى رصيد للموردين او العملاء بشكل لحظى .

إن وجود برنامج ادارة حسابات الخزينة والبنوك يحول الشركة من العشوائية و غياب الدقة والمصدقية الى شركة منظمة ودقيقة ولهذا دور كبير فى تحقيق أهداف الشركات من استمرارية وتوسع فى بيئة العمل ، وفيما يلي سوف نستعرض مثالاً حياً على افضل برنامج حسابات عربى لادارة حسابات النقدية والخزينة والذى زاع صيتة فى أكثر من دولة فى الوطن العربى لما له من مميزات وهى برامج حسابات لا تتوافر فى مثيلتها من برنامج إدارة حسابات الخزينة والبنوك.

تعرف على برنامج إدارة حسابات الخزينة والبنوك 

 هو افضل برنامج إدارة حسابات الخزينة والبنوك المقدم من شركة accflex erp لادارة حسابات الخزينة والبنوك وذلك لأن أساس نجاح أي برنامج لإدارة حسابات الخزينة والبنوك هو بالأساس مدى تغطية هذا البرنامج الحالات العملية بالشركات التى تحتاجها الشركات لادارة النقدية بها ، فلو انك اشتريت برنامج ادارة حسابات الخزينة والبنوك وواجهتك احد المشكلات المتعلقة بحلول ادارة النقدية لكان الامر صعباً جدا ومكلف من اجل اعادة تخصيص شاشات جديدة بالبرنامج المحاسبي  لحل المشكلة الخاصة بشركتك ، ويرجع ذلك بالأساس الى عدم وجود الخبرة الكافية لدى الشركة المبرمجة من إعطاء حلول برمجية لمشكلات ادارة النقدية، ولكن كلما زادت قاعدة العملاء لدى الشركة كلما زادت الحالات العملية التي تقوم بها الشركة فى حل مشكلات إدارة النقدية لدى العملاء وما بالك إذا كانت آلاف الشركات العملاقة في مختلف ارجاء الوطن العربى هم عملاء برنامج إدارة حسابات النقدية والخزينة.

لذلك فهو يعطيك كافة الحلول البرمجية لادارة النقدية بشركتك، ويستحيل أن تواجهك مشكلة لاهذا بالإضافة إلى يوجد لها حل ببرنامج حسابات النقدية والخزينة

تعرف على اهم المعايير المحاسبية التى يقوم عليها برنامج حسابات شركتك

التقارير الرائعة التى يقدمها والتى تمكن كافة مستخدمى التقارير من استعراض ادارة النقدية اذ يعرض التقارير في شكل رسومات توضيحية تسهل من فهم المعلومات والتقارير المالية كما يتيح استعراض التقارير المالية بكافة اشكالها وصورها المعروفة.

مميزات برنامج ادارة حسابات الخزينة والبنوك 

 فيما يلى: يمكن استعراض اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

1- ميزة التذكير بالأوراق المالية (أوراق القبض وأوراق الدفع

 انك بمجرد فتح برامج محاسبه اكفليكس ستتعرف على اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

البرنامج يقوم تلقاياً بعرض أوراق القبض وأوراق الدفع المستحقة ولعل هذه الميزة لا نجدها الا ومن خلال هذه الميزة أن نقوم بتحصيل ORACLE - SAP في برامج عالمية باهظة الثمن مثل

اوراق قبض فى مواعيدها كما يسهل من ادارة النقدية بتوفير السيولة اللازمة للموردين / الدائنين عند استحقاق اوراق الدفع، بالاضافة الى سهولة عمل مطابقة رصيد البنوك.

2- إمكانية تصميم الشيكات

 من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

 انك لا تحتاج  الى ان تفصل البرنامج عن حركة الشيكات الفعلية فيمكنك تصميم الشيك على النظام واضافة ارقام الشيكات التسلسلية كما فى دفتر الشيكات ومن خلال البرنامج تقوم بطباعة الشيك مباشرة مما يزيد من الدقة و عدم الخطأ بتكرار رقم شيك او كتابة رقم خطأ للشيك – او اسم مستفيد غير المعرف بالنظام.

3- التقسيم الرائع لحسابات الخزينة

 من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

 وجود شاشة لأهم حسابات بالخزينة ، في الخزينة طرفين اما مقبوضات وأما مدفوعات بالاضافة الى ميزة فصل حسابات العهد النقدية لأحكام إدارتها والرقابة عليها فى شاشة خاصة بها وبذلك يسهل أعمال الإدخال والرقابة واستعراض التقارير من هذه الشاشات. 

4- الربط بين السداد والاستحقاق 

 من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

هو الربط بين السداد والاستحقاق فعند قيامك بسداد فاتورة مورد لا تقوم بالسداد فقط على حساب المورد ولكن يوجد جزء من الشاشة بالأسفل يعرض لك  الفواتير المستحقة للمورد الذي تقوم بسداد مستحقاته ، وتقوم باختيار الفاتورة التى تريد تسديدها بشكل كلى او جزء وبمجرد سداد الفاتورة لا تعرض مرة اخرى ، وهذا يزيد من درجة كفاءة ومصداقية ادارة النقدية في الشركات ويجعل امكانية حدوث التلاعب او السهو او الخطأ مستحيلة الحدوث ، ونفس الامر بالنسبة للعملاء فتختار الفاتورة او المستخلص المسدد من العميل مما يجعل حساب العميل من أدق ما يكون ، قس على ذلك كافة الحسابات.

5- المرونة في احتساب الضرائب 

 من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

 هو المرونة في إضافة ضريبة الارباح التجارية والصناعية أثناء السداد فيمكن إضافتها فى كل معاملة على حدى وذلك لتنوع نسب ضرائب الأرباح التجارية والصناعية فاحيانا تكون 0.5% واحيانا 1% وهذه الميزة تجعل احتساب الضرائب أدق ما يكون.

6- الاستيراد من ملف اكسيل

من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

هو  امكانية استيراد حركات مالية " كيومية خزينة " من ملف اكسيل فقط نقوم بتحديد الخانات التى نحتاج استيرادها للبرنامج ويقوم باستيرادها من الاكسيل بكل سهولة مما يوفر المزيد من الوقت والمجهود فى اعادة الادخال.

7- التقسيم الرائع لحسابات البنك

من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

 هو روعة التقسيم  لكافة الحركات النقدية الخاصة بالبنك فهناك شاشة خاصة بأوراق الدفع وشاشة لأوراق القبض  وكذلك شاشة للتحويلات البنكية وشاشة لخطابات الضمان مما يزيد من درجة الدقة فى الادخال ويجعل من المستحيل حدوث خطأ او تكرار لعملية الإدخال وبالتالى يزيد من درجة المصداقية فى التقارير الصادرة من برنامج الحسابات.

8- أكثر واقعية بمراقبة  أوراق القبض وأوراق الدفع 

من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

 هو انه يتابع حالة اوراق القبض واوراق الدفع بشكل سليم فلا ينتهى الامر بمجرد تحرير ورقة القبض او ورقة الدفع ولكن يتابعة حالة الشيك هل تم تحصيلة – تم الغاؤة تم استلام وجارى التحصيل / التسوية الى غير ذلك من الحالات الخاصة باوراق الدفع واوراق القبض والتى تعطى تقارير اكثر واقعية عن اوراق الدفع واوراق القبض ولعلنا لا نجد هذه الميزة متوفرة فى معظم برامج ادارة حسابات الخزينة والبنوك فى الوطن العربى.

تعرف على مميزات افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة

9- إحكام المراقبة على عمليات تحويل الاموال  

من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

هو وجود شاشة متخصصة لعمليات تحويل الأموال سواء كانت لاستلام الاموال ام لتحويل الأموال وبها كافة التفاصيل والعملات ومعاملات التحويل ومصاريف التحويل مما يجعل دقة ادارة الحسابات النقدية بالشركة على أدق ما يكون ، ولعلنا لا نجد مثل هذه الشاشات فى كثير من البرامج بنفس الدقة والتفاصيل اللازمة لدقة العمليات النقدية بالشركة.

10- طلب صرف نقدية الكترونى

من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

هو وجود شاشة متخصصة لطلبات صرف النقدية في الطلبات الورقية مملة وبطيئة وتتسم بالروتين الحكومي الممل مما يضيع من الوقت والجهد داخل الشركات ولكن بوجود مثل هذه النماذج التى يسهل لأي موظف بالشركة من تقديم طلب صرف النقدية وكذلك وجود صلاحيات لموظفين متخصصين بالموافقة على طلب صرف النقدية اصبح الامر سهلا وبسيط وتم توفير المزيد من الوقت والجهد الذى يحتاجه العمل ، وليس لاضاعة الوقت في أعمال ادارية لا جدوى لها.

11-  شمولية وروعة عرض التقارير

من اهم مميزات برنامج حسابات الخزينة والبنوك 

هو التقارير الخاصة بكل بند من بنود ادارة النقدية بالشركة فهناك تقارير تشمل كافة حسابات الخزينة وتقارير لكافة حسابات البنك وأوراق القبض والدفع وتقارير للعهد النقدية وتقارير لخطابات الضمان ..... ألخ، بما يغطي كافة التقارير التى يمكن ان تحتاج اليها واكثر فيمكنك البحث (برقم الحساب – اسم الحساب – التاريخ – رقم الفاتورة – رقم المستند – الشرح – رقم قيد اليومية – رقم الشيك – رقم الايصال ...... ألخ) بالاضافة إلى الروعة فى عرض التقارير التى تسهل من فهم المعلومات المالية للمتخصصين وغير المتخصصين، ولعل تقارير برنامج ادارة حسابات الخزينة والبنوك من  أهم نقاط القوة به حيث لا يوجد اى حركة تتم بدون أن يشملها التقارير النقدية الخاصة بها.