دليل شامل عن كل مايخص دفتر الأستاذ

من المهم دائمًا مراقبة الشؤون المالية، وتتبع المعاملات والتدفق النقدي في الشركات. لذا تأتي أهمية دفتر الاستاذ الذي يساعدنا على جمع المعلومات والحفاظ عليها للتقارير المتعلقة بالأعمال. كما يمنع الأخطاء المحاسبية والاحتيال. لكن ماهو دفتر الاستاذ، وشكله. هذا ما سنتعرف إليه خلال حديثنا في هذه المقالة.

ماهو دفتر الاستاذ؟

يشير دفتر الاستاذ في المحاسبة إلى كتاب يحتوي على حسابات مختلفة حيث تخزن فيه سجلات المعاملات المالية الخاصة بالشركة. يُعرف دفتر الأستاذ أيضًا باسم دفتر القيد النهائي أو دفتر الحسابات الرئيسي. يخزن فيه جميع المعاملات المدينة أو الدائنة.

حساب دفتر الأستاذ هو مزيج من جميع الدفاتر ويحتوي على معلومات تتعلق بجميع الأنشطة المحاسبية للمنظمة. يُعد أهم كتاب في المحاسبة لأنه يساعد على إنشاء ميزان المراجعة الذي يعمل كمقدمة لإعداد البيانات المالية.

علاوة على هذا، يحتوي حساب دفتر الأستاذ على كل من الأرصدة الافتتاحية (الأرصدة في بداية المدة الحسابية)، الأرصدة الختامية (التي عدلت خلال مدة المحاسبة). كما يحتوي على:

•  معلومات خاصة بالمدينين والدائنين.
• عناصر المعاملات المختلفة مثل التاريخ والمبلغ والتفاصيل.
•  توضع المعاملات الفردية داخل حساب دفتر الأستاذ وتحدد برقم المعاملة أو أي نوع آخر من التدوين. 

أنواع دفتر الأستاذ

يوجد نوعان من دفتر الأستاذ:

• دفتر الأستاذ المساعد.
• دفتر الأستاذ العام.

الترحيل إلى دفتر الأستاذ

الترحيل إلى دفتر الأستاذ يعني تسجل القيود أولًا في الدفاتر اليومية ثم نقلها إلى حسابات دفتر الأستاذ المعنية.

شكل دفتر الاستاذ

يتكون دفتر الأستاذ من عمودين تم إعدادهما بتنسيق T. يمثل كل جانب في الدفتر جانبًا من جوانب الحساب (المدين والدائن). الأعمدة تشمل: التاريخ والبيان ورقم القيد والرصيد. شكل دفتر الاستاذ هو كما يلي.

اطلب عرض السعر الآن لبرنامج أكفليكس

ما الذي يتم تسجيله في دفتر الأستاذ؟

يستخدم دفتر الأستاذ لتخزين قيود المحاسبة لمعاملات الميزانية العمومية وبيان الدخل. يمكن أن تتضمن قيود دفتر الأستاذ المحاسبي حسابات مثل:

•  النقد.
• الحسابات المدينة.
• الاستثمارات.
• المخزون.
• الحسابات الدائنة.
• النفقات المستحقة.
• ودائع العملاء.

يحتفظ بدفاتر المحاسبة لجميع أنواع معاملات الميزانية العمومية وبيان الدخل.

اقرأ ايضًا عن الدورة المحاسبية

دفتر الاستاذ العام

دفتر الاستاذ العام هو مجموعة من الحسابات المرقمة التي تستخدمها الشركة لتتبع معاملاتها المالية وإعداد التقارير الحسابية. كل حساب هو سجل فريد يلخص نوعًا معينًا من الأصول أو الالتزامات أو حقوق الملكية أو الإيرادات أو المصروفات. يمكن أن يكون لدى الشركة الكبيرة آلاف الحسابات في الدفتر العام.

عادةً ما يكون المحاسبون العموميون المعتمدون وموظفو المحاسبة هم من يمكنهم الوصول إلى الدفتر العام واستخدامه. وفقًا لمعادلة المحاسبة، فإن أي خصم يضاف إلى حساب الدفتر العام سيكون له قيد دائن مماثل ومساوٍ في حساب آخر، والعكس صحيح. 

ما الفوائد التي يمكن أن يجنيها أصحاب الأعمال من استخدام دفتر الأستاذ العام؟

يوفر دفتر الأستاذ العام قيمة للشركات بعدة طرق، بما في ذلك الطرق الثلاث التالية:

القوائم المالية

تولد الدفاتر العامة عددًا من القوائم المالية المهمة لأصحاب المصلحة. ويمكنهم استخدام المعلومات المالية المقدمة في تلك القوائم عند اتخاذ القرارات التجارية.

السجلات المحاسبية

توفر الدفاتر العامة أيضًا سجلات محاسبية مالية لجميع المعاملات التجارية وأرصدة الحسابات الخاصة بالمؤسسة. يمكن لهذه السجلات والبيانات المالية التي تحتوي عليها مساعدة المحاسبين على اكتشاف المعاملات غير العادية أو الخاطئة أو الاحتيالية.

ميزان المراجعة

يمكّن دفتر الأستاذ العام الشركة من تجميع ميزان مراجعة حيث يجمع المدينين والدائنين. تقوم معظم المؤسسات بذلك بصورة دورية، غالبًا في نهاية مدة إعداد التقارير، حتى تتمكن من البقاء على رأس النفقات بصورة استباقية.

كيفية عمل دفتر الأستاذ العام؟

عندما يتعلق الأمر بإنشاء دفتر أستاذ عام، لديك بعض الخيارات لتسجيل معاملاتك. يمكنك:

• إنشاء دفتر أستاذ عام يدوي على الورق.
• استخدام جدول بيانات مثل Excel لتنظيم الحسابات بصورة الكترونية.
• الحصول على برنامج محاسبة متخصص لمساعدتك على إدارة دفتر الأستاذ العام تلقائيًا.

يعتمد حجم دفتر الأستاذ العام على حجم عملك. إذا كان لديك عمل أصغر، فقد يكون لديك عدد أقل من الحسابات والحسابات الفرعية لأن لديك عددًا أقل من المعاملات. يجب أن يحتوي كل قيد في دفتر الأستاذ العام على:

• رقم حساب (إذا كان ذلك ممكنًا).
• اسم الحساب.
• رصيد الحساب الافتتاحي.
• نوع المعاملة.
• اسم العميل والبائع والموظف (إذا كان ذلك ممكنًا).
• التاريخ.
• الوصف.
• أعمدة المدين والدائن.
• رصيد الحساب الختامي.

للنشر في دفتر الأستاذ، يجب عليك استخدام محاسبة القيد المزدوج. تعني محاسبة القيد المزدوج أنك تسجل قيدين لكل معاملة. يكون إحدى القيدين مدينًا والآخر دائنًا. مرة أخرى، يجب أن يحتوي دفتر الأستاذ العام على قيد مدين ودائن لكل معاملة. إذا لم تتطابق، فهناك مشكلة في دفتر الأستاذ العام الخاص بك.

عند إنشاء دفتر أستاذ عام، ينبغي مراعاة ما يلي:

•  تقسّيم كل حساب (على سبيل المثال، حساب الأصول) إلى عمودين.
•  يجب أن يحتوي العمود الأيسر على المدينين (أصولك ونفقاتك).
•  بينما يحتوي الجانب الأيمن على الدائنين (التزاماتك وحقوق الملكية والإيرادات).

يجب أن يكون لكلا الجانبين قيم متساوية حتى يتوازن دفتر الأستاذ الخاص بك. في نهاية كل مدة، انقل قيود دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ العام الخاص بك للشركات الصغيرة، حيث يساعد ذلك على تنظيم السجلات المالية.

الفرق بين دفتر الاستاذ العام والمساعد

بمساعدة هذا الجدول، سنشرح الفرق بين دفتر الاستاذ العام والمساعد في المحاسبة:

الغرض من دفتر الأستاذ

يكمن الغرض من استخدام وإنشاء دفتر الأستاذ فيما يلي:

• يتضمن معلومات تفصيلية بشأن كل المعاملات التي تحدث خلال مدة محاسبية.
• تسجيل المعاملات من مستندات المصدر مثل الفواتير ومذكرات النقد وما إلى ذلك، ثم تمرر الإدخالات إلى دفتر اليومية ثم تنقل في دفتر الأستاذ.
• يوفر دفتر الأستاذ بصورة أساسية البيانات اللازمة لإعداد الميزانية العمومية واكتشاف المعاملات غير العادية.

الخاتمة

تتمثل مزايا دفتر الاستاذ في تجميع المعلومات، وإظهار الوضع المالي في أي نقطة زمنية معينة. كما يساعد على الاحتفاظ بالحسابات المصنفة، وإعداد الميزانية العمومية، وتوفير بيانات إحصائية.

الأسئلة الشائعة

لماذا سمي دفتر الأستاذ بهذا الاسم؟

سُمي ”دفتر الأستاذ“ بهذا الاسم لأنه المرجع الأساسي لجميع الحسابات والمعاملات المالية داخل المؤسسة. كما يحتوي على ملخص لجميع الحسابات المستخدمة ويعكس جميع التغييرات التي تحدث في كل حساب نتيجة للمعاملات المختلفة.

ما هي الحسابات التي تظهر في دفتر الأستاذ؟

يحتوي على مجموعة من الحسابات التي تمثل الأصول (مثل النقد والممتلكات والمخزون) والخصوم (مثل القروض والديون) والدخل (مثل المبيعات والإيرادات الأخرى) والمصروفات (مثل الرواتب والإيجار) وحقوق الملكية (مثل رأس المال والأرباح المحتجزة).

ما هي الأصول والخصوم في المحاسبة؟

الأصول هي الموارد التي تمتلكها الشركة، مثل النقد والعقارات والمعدات والمخزون. أما الخصوم فهي الديون المستحقة على الشركة، مثل: القروض، والسندات، والمدفوعات المستحقة.

كيفية إنشاء دفتر الأستاذ خطوة بخطوة؟

يمكن إنشاؤه كالآتي:

• حدد جميع الحسابات التي تحتاج إلى التسجيل.
• أنشئ صفحة لكل حساب.
• سجّل جميع المعاملات المالية وحدد الحسابات المتأثرة ومقدارها.
• تأكد من أن إجمالي الرصيد الدائن في دفتر الأستاذ يساوي إجمالي الرصيد المدين.