برنامج ادارة النقدية

1- شاشة الخزينة

 يتم تنظيم عمليات التحصيل والسداد والتحويل التي تتم بشكل مباشر من خزينة الشركة.

 2- شاشة المدفوعات

يُمكن إنشاء حركات سداد سواء كانت لمورد مُعين -باختيار المورد والفاتورة المُراد السداد عليها- أو على أي حساب آخر من بنود المصروفات، كما يمكن للمستخدم إنشاء حركة سداد من خلال العهدة النقدية.

3- شاشة المقبوضات

يتم إنشاء حركات القبض والتحصيل سواء التي تمت من خلال عميل معين -باختيار العميل والفاتورة المراد التحصيل عليها- أو من خلال حساب آخر من بنود الإيرادات، ويمكن أيضًا التحصيل من أكثر من مصدر في نفس حركة التحصيل. 

4- شاشة العهدات

يُقدم برنامج إدارة النقدية نظام متكامل لعمليات إنشاء وتسوية العهدات بكافة أنواعها، ويتم إنشاء العُهدة وربطها بالموظف المُستلم ثم يتم تسويتها مع مسؤول الخزينة، وإثبات عمليات السداد من خلال العُهدة .

يتم إثبات مدفوعات العهدة من خلال المستندات المؤيدة مصادر وأوجه الصرف. 

 5- حركات التحويل بين الخزن

من خلال نظام التحويل بين الخزن يتمكن المُستخدم من إنشاء حركة تحويل من خزينة إلى  أخرى، ويتم تأكيد الاستلام من خزينة لأخرى أو من خزينة لبنك أو من بنك إلى بنك.

6- شاشة البنك

تختص شاشة البنك بإثبات عمليات التحصيل، والسداد من خلال حسابات الشركة في البنوك، كما يُقدم البرنامج المُعالجة المُحاسبية الكاملة لجميع مراحل دورة الشيكات (أوراق القبض) بدايةً من إثبات استلامها من العميل وإدراجها في خزينة أوراق القبض بالشركة، وحتى يتم تحصيلها من البنك أو ارتداها أو إلغائها أو رفضها.

7- أوراق الدفع

من خلال شاشة أوراق الدفع يتم إثبات حركة السداد إلى المُوردين أو إلى أي بند مصروفات من خلال إصدار شيكات من الشركة حيث يتم إثبات عملية استخراج شيك للمُستفيد من خلال إدراج رقم الشيك، ومبلغه، والجهة المستفيدة، ونوع الشيك، وتاريخ استحقاقه، ويتم تغيير حالة الشيك سواء بإثبات عملية تحصيل الشيك من المُستفيد وتخفيض رصيد حساب الشركة في البنك  أو ارتداده وإلغائه.

8- أوراق القبض

شاشة  أوراق القبض يتم العمل عليها مثل شاشة أوراق الدفع لكن التحصيل يكون من العملاء للشيكات الواردة، وتتم مُتابعة حركة الشيك بإرساله للبنك للتحصيل، وإثبات عمولة التحصيل.

9- شاشة التحويل المصرفي للمدفوعات

ويتم من خلالها إثبات عملية السداد المُباشر من خلال الحساب الجاري للشركة في البنك للجهة المستفيدة كما في حالات الدفع  online، ويُمكن للمستخدم إثبات عملية الدفع من خلال التحويل المصرفي من حساب الشركة إلى حساب الجهة المستفيدة أو السحب النقدي من الحساب.

10- نظام التحويل المصرفي للمقبوضات

شاشة التحويل المصرفي للمقبوضات يتم إثبات التحصيلات التي تمت على حسابات الشركة من قبل العملاء سواء من خلال عملية الإيداع المُباشر في حساب المنشأة أو من خلال التحويل من الحساب البنكي للعميل إلى الحساب البنكي للشركة.

• ربط المقبوضات بفواتير العملاء والمستندات
• يُمكن ربط جميع عمليات  التحصيل التى تتم في برنامج الخزينة والبنوك سواء التي تتم نقدًا في الخزينة أو  أوراق قبض في البنوك بمستندات مثل:
• ربط التحصيلات من العملاء بفواتير المبيعات بما يفيد تحديد أعمار الديون، والفواتير الغير محصلة من العملاء.
• ربط التحصيلات التي تتم من الموظفين "كرد السُلفة إلى الخزينة" في نظام شؤون الموظفين.
• ربط التحصليات المتعلقة بالموردين نتيجة ارتجاع بعض الأصناف بفواتير الوارد.
• ربط التحصيلات من المالكين بمستخلصات المالكين الصادرة في برنامج المقاولات.
• ربط التحصيلات المتعلقة بالأقساط المستحقة نتيجة تعاقد بيع وحدات في برنامج الاستثمار العقارى.
• ربط التحصيلات التي تتم بشكل مباشر على حساب مُعين في دليل الحسابات بموجب إذن قبض.
•  ربط المدفوعات بالفواتير والمستندات

تتميز جميع  شاشات المدفوعات في برامج إدارة النقدية سواء التى تتم من الخزينة أو البنك أو من خلال أوراق الدفع  بربط حركات الدفع بمُستند مُعين مثل:

• ربط المدفوعات للموردين بالفواتير الواردة وكذلك تحديد أعمار الديون.
• ربط المدفوعات التى تتم للموظفين بمستند السُلف السابق إصدارها من إدارة الموارد البشرية في برنامج شؤون الموظفين.
• ربط المدفوعات التي تتم إلى العملاء نظير ارتجاع البضاعة بفاتورة البيع "مستند المُرتجع".
• ربط المدفوعات التي تتم لمقاولي الباطن بمستخلصات المقاولين السابق إصدارها في برنامج محاسبة المقاولات.
• ربط المدفوعات التى تتم بشكل مباشر على حسابات المصروفات المختلفة  "أذون الصرف "السابق إصدارها. 
   

إنشاء دليل للبنوك

يمكن إنشاء دليل للبنوك التي تتعامل معها المؤسسة، يتضمن توصيف تفصيلي لحساب الشركة في البنك والرصيد، وكذلك السياسة البنكية للتعامل مع الحساب البنكي، وتشمل شاشة تعريف البنوك البيانات التفصيلية التالية للحساب:

• اسم ورقم الحساب البنكي.
• رصيد البداية.
• العملة.
• حساب البنك في دليل الحسابات.
• حساب أوراق القبض وأوراق الدفع في الدليل المُحاسبي.
• حساب المصروفات البنكية المُتعلقة بتحصيل، ورفض الشيكات، والمصاريف المختلفة.

دفاتر الشيكات وبداية ترقيمها.

دورة مُتكاملة للشيكات الصادرة والواردة

تبدأ دورة الشيكات بالاستلام من العملاء أو إصدار الشيكات إلى الموردين، ومن ثم يُمكن تتبع الشيكات في جميع مراحل تحصيلها، سواء كان تحصيل مُباشر من خلال البنك، أو عمليات المقاصة.

• يُمكن إثبات ارتداد الشيك أو إلغائها لأي سبب، ومن ثم التأثير على كشف حساب العميل بعد عملية الارتداد.
• يُمكن إثبات جميع المصروفات البنكية الخاصة بعملية التحصيل أو الارتداد للشيكات في مراحل دورة الشيك.
• تتم ترجمة كافة مراحل دورة الشيكات إلى قيود يومية تتم تلقائيًا  في برنامج الحسابات العامة.
• استخراج تقارير تفصيلية لمُتابعة الشيكات وتحصيلها.

التحويلات المصرفية ببرنامج الإدارة النقدية

وهي عمليات الصرف والتحصيل التى تتم على الحساب البنكي من خلال التحويل online أو الصرف والتحصيل المُباشر على الحساب، وتُستخدم شاشة التحويل المصرفي للمقبوضات، والمدفوعات في الحالات التالية:

• إثبات إيداعات العملاء في الحساب البنكي بشكل مُباشر من طرف العميل أو من خلال التحويل online.
• إثبات الإيداع (المدفوعات البنكية) التى تمت على الحسابات البنكية من خلال التحويل online  أو السحب النقدي المُباشر من الحساب البنكي.
• عمليات السداد  للجهات المُختلفة والتى تتم من خلال البطاقات الائتمانية.

إدارة عُهدات الموظفين

يوفر برنامج الخزينة والبنوك نظام مُتكامل لإدارة العُهدة النقدية يتضمن مايلى:

إضافة أنواع مختلفة للعهدة (عهدة انتقالات - عهدة مُشتريات - عهدة مصروفات – وغيرها).

• طباعة إيصال استلام العهدة لتوقيع الموظف المُستلم.
• تسوية العهدة في حسابات المدفوعات المختلفة.
• رد كل أو بعض العهدة .
• تقارير تفصيلية عن العُهدات والعهدات التي تمت تسويتها.

نظام إدارة التحويلات النقدية

تتم التحويلات النقدية بين الخزائن وبعضها أو بين الخزينة والبنك أو العكس، وكذلك التحويلات بين خزينة الشيكات إلى خزينة النقدية بشكل مباشر، وتتم عمليات التحويل والاستلام بناءً على صلاحيات كل مُستخدم على الخزنة المُحولة أو المُستلمة.

أهم التقارير الصادرة من برنامج الإدارة النقدية

تقارير تفصيلية وإجمالية لإدارة النقدية والمنظومة المالية ككل وتتميز منظومة برامج حسابات آكفليكس بتقديم مجموعة من التقارير التفصيلية التى تُغطي جميع أجزاء النظام المالي والإدارى ككل، ومن أمثلة التقارير التي يوفرها البرنامج

أولًا التقارير المتعلقة بالخزينة

• تقرير المدفوعات والمقبوضات .
• تقرير كشف الخزينة بالتاريخ.
• تقرير أستاذ مساعد يومية الخزينة.
• تقرير حركات الخزينة تفصيلي.
• تقرير عهدات الموظفين.
• تقرير أرصدة الخزن.

ثانيا التقارير المتعلقة بالحركات البنكية

• تقرير التحويل المصرفي للمدفوعات.
• تقرير التحويل المصرفي للمقبوضات.
• تقرير أوراق القبض.
• تقرير أوراق الدفع.
• تقرير كشف حساب البنك.
• تقرير أرصدة البنوك.

خطابات الضمان:

1-إدارة خطابات الضمان

من الإضافات المٌميزة بالبرنامج وجود جزء خاص بإدارة خطابات الضمان يُمكن من خلالها إنشاء خطابات الضمان، وتحديد البنك الصادر لخطاب الضمان واسم العميل (عميل انشاءات - عميل مخازن - عميل سياحة - عملاء تسويق عقاري - وغيرها ) وكذلك عمولة البنك، ونسبة الغطاء إذا كان هناك اتفاقية تسهيلات مع البنك، وتحديد نوع خطاب الضمان ( إبتدائي - نهائي - دفعة مقدمة ) ومركز التكلفة الخاص بخطاب الضمان، وكذلك يتيح لك البرنامج إمكانية تغيير حالة خطاب الضمان (تعليته - تخفيضه - مده - إنهائه - تسييل خطاب الضمان)، وكذلك استعراض الحالة التاريخية لخطاب الضمان والتغييرات التى تمت عليه، ويقوم البرنامج بإنشاء كافة قيود خطابات الضمان آليًا.

2- تقارير خطابات الضمان

يتميز برنامج إدارة النقدية بمجموعة مميزة من التقارير التى تغطي كافة المعلومات اللازمة عن إدارة خطابات الضمان ( رقم خطاب الضمان - تاريخ انتهاء صلاحية خطاب الضمان -تاريخ  إصدار خطاب الضمان - قيمة خطاب الضمان - عمولة البنك - نسبة الغطاء - العميل - نوع الخطاب - البنك - مركز التكلفة ..... ) وكذلك التغييرات التى تمت على خطاب الضمان  ( تعليق - إلغاء - تسييل - مد - إنهاء).

1- تذكير تلقائي بأوراق القبض، وأوراق الدفع بمجرد فتح برنامج الإدارة النقدية.

من التقارير المُميزة التى تساعد الإدارة المالية  في إدارة النقدية وإلتزامات الشركة، إذ أنه بمجرد فتح برنامج الادارة النقدية يظهر لك الشيكات مُستحقة السداد للموردين، والمقاولين (أوراق الدفع)، وكذلك الشيكات مُستحقة التحصيل من العملاء (أوراق القبض) بما يساعد الشركة في إدارة الخزينة والبنك وكذلك يساعد في أعمال التحصيل وادارة النقدية. 

2- طباعة الشيك من برنامج الخزينة والبنوك

من أهم مميزات برنامج إدارة الخزينة والبنوك أن كل العمليات والإجراءات اللازمة لإدارة الخزينة والبنوك تتم من خلال برنامج واحد دون الحاجة لأدوات إضافية لإدارة الخزينة والبنوك، فمن خلال البرنامج يُمكنك إدخال مسلسلات دفاتر الشيكات، وتصميم الشيك بنفس تصميم دفتر شيكات البنك، ليتيح لك إمكانية طباعة الشيك من البرنامج مباشرة. 

3- شاشة ضبط قيود الفواتير

من المميزات الإضافية التي تميز للبرنامج، وجود شاشة يُمكن من خلالها الربط بين فواتير الموردين المُسددة، فيمكن اختيار فاتورة المورد وربطها بمبلغ السداد، مما يجعل من الصعب حدوث تكرار لعملية السداد لنفس الفاتورة، إذ أن البرنامج يعتمد على مقابلة مبلغ السداد أو الاستحقاق بفاتورة المورد أو العميل. 

4- تحديث رصيد الخزينة وإظهاره عند إنشاء حركة مدفوعات

من الخصائص التى تميز الخزينة بالبرنامج أن أرصدتها تظهر بصورة دائمة، ويتم تحديثةا آليًا من البرنامج بمجرد إنشاء أى حركة مدفوعات، فأثناء عمل أمين الخزينة يوميًا قد لا يستطيع  جرد الخزينة بعد كل حركة، الأمر الذى قد يُؤثر على سير الأعمال، وقد يحدث خطأ فيحتاج إلى تعطيل العمل بالخزينة عند جرد النقدية، ولكن برنامج إدارة الخزينة والبنوك من آكفليكس يٌتيح لك معرفة رصيد الخزينة عند إنشاء كل حركة لمعرفة هل في الخزينة ما يكفي من النقدية لتنفيذ أوامر الدفع، وبالتالي يستحيل حدوث أي خطأ في رصيد الخزينة.

5- إمكانية إدخال كافة حركات الخزينة من ملف إكسّيل

يتميز البرنامج بالمرونة والبساطة فيمكن إدخال عدد لا نهائي من حركات الخزينة (شاشة المقبوضات - شاشة المدفوعات ) من خلال استيراد الحركات من ملف إكسّيل، وفي جزء من الثانية يظهر أثر هذه الحركات في شجرة الحسابات.

6- البرنامج يقوم بعمل كافة قيود الخزينة والبنك آليًا

اذ كنت تمتلك برنامج إدارة الخزينة والبنوك من آكفليكس فلن تحمل همًا، لأن البرنامج سيقوم بعمل القيود المُحاسبية لكافة حركات الخزينة، والبنوك آليًا، دون الحاجة لإنشاء القيود يدويًا، كما يقوم البرنامج بالتأثير في شجرة الحسابات، والقوائم المالية أليًا.

7- إمكانية إدخال كافة حركات البنك من ملف إكسّيل: 

يتميز برنامج إدارة الخزينة والبنوك من آكفليكس بالمرونة والبساطة فيمكن إدخال عدد لا نهائي من حركات البنك (شاشة أوراق القبض - شاشة أوراق الدفع)، زذلك من خلال استيراد الحركات من ملف إكسّيل، وفي جزء من الثانية تظهر أثر هذه الحركات في شجرة الحسابات. 

8-المقبوضات والمدفوعات

يختص البرنامج بمعالجة حركة النقدية، والبنوك، ومتابعة عمليات التحصيل والسداد سواء كانت نقدًا أو من خلال أوراق القبض والشيكات، ويعمل برنامج الخزينة والبنوك بشكل مُترابط ومُتكامل مع برنامج إدارة المخازن والحسابات العامة والموارد البشرية والمقاولات والتسويق العقاري حيث تتم ترجمة كافة عمليات التحصيل والسداد إلى قيود يومية تُدرج في برنامج الحسابات العامة.

9-التكويد ببرنامج الخزينة والبنوك

يُمكن إنشاء الخزائن الرئيسية، والفرعية حسب مُتطلبات العمل وحجم المؤسسة، كما يُمكن ربط حسابات الخزينة بالدليل المُحاسبي ببرنامج الحسابات العامة للتحكم في عمليات التوجيهات المحاسبية المتعلقة بالخزينة، وتضمن شاشة توصيف الخزينة البيانات التفصيلية التالية:

• اسم الخزينة.
• رصيد البداية.
• الفرع.
• حساب الخزينة في دليل الحسابات.
• تاريخ الإنشاء.
• وبنفس الخطوات يتم إنشاء البنوك داخل البرنامج .