تمثل المعاملات المالية محور نشاط الشركات فلا يوجد اى نشاط دون ان يرتبط بحركة مالية سواء كانت من الخزينة او من البنك وهم اساس العمل المحاسبى فالحركات النقدية من الخزينة والبنك تؤثر فى حسابات العهد والمخازن والمشتريات والمبيعات و العملاء والموردين والاصول والضرائب ..... ألخ وبالتالى فهى تؤثر فى كافة حسابات الشركة، ونظراً لهذه الاهمية الكبيرة لحسابات الخزينة والبنوك فأن الشركات تولى أهمية كبيرة فى تسجيل كافة الحركات التى تتم من حسابات الخزينة كما أنها تقوم بعمل مذكرة تسوية البنك لمطابقة الرصيد الدفترى بدفاتر الشركة بالرصيد الفعلى من واقع دفاتر البنك ، ولكن مع الاعتماد على النظام الورقى فأن الأمر يكون فى غاية الصعوبة خاصة فى ظل وجود شركات كبيرة الحجم ولها الكثير من الفروع والعملاء والموردين والمخازن ، فأن الامر يتطلب المزيد من الموظفين للتسجيل وفى النهاية لن تحصل الشركة على معلومات دقيقة عن واقع معاملاتها المالية الامر الذى سوف يؤدى فى النهاية الى فشل الشركة فى ادارة حساباتها نظراً للترابط الشديد بين حسابات الخزينة والبنوك وباقى الحسابات، الامر الذى أدى توجه الشركات الى الاعتماد على البرامج المحاسبية لادارة حسابات الخزينة والبنوك لما تتميز به هذا البرامج من جعل كافة اقسام الشركة تعمل كوحدة واحدة وبالتالى فأن اى حركة تحدث من شاشة الخزينة ثؤتر فوراً فى ارصدة المخزن و حسابات الموردين والعملاء بالاضافة الى العديد من المزايا الاخرى التى سوف نستعرضها من خلال  استعراض دورة عمل واحد من أفضل البرامج العربية فى ادارة حسابات الخزينة والبنوك فى برنامج الخزينة والبنوك أكفليكس.

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

دورة عمل برنامج الخزينة والبنوك أكفليكس 

تعتمد دورة عمل برنامج ادارة حسابات الخزينة والبنوك أكفليكس على البساطة والاعتمادية فالبرنامج يخصص شاشة متخصصة لكل عملية فهناك شاشة لمدفوعات الخزينة وشاشة لمقبوضات الخزينة  وشاشة لأورق القبض وشاشة لأوراق الدفع وشاشة للتحويلات البنكية وشاشة للعهد النقدية وغيرها ، بالاضافة الى شاشة لانشاء صلاحيات للمستخدمين يتم من خلالها تحديد الصلاحيات الممنوحة لكل مستخدم ، ولكننا قبل تناول دورة عمل برنامج الخزينة والبنوك أكفليكس لابد من تسليط الضوء على واحدة من أفضل ما يتميز به برنامج الخزينة والبنوك أكفليكس وهى 

تقرير أوراق القبض والدفع

من المزايا الرائعة التى يتميز بها برنامج الخزينة والبنوك أكفليكس والتى تعتبر فى غاية الاهمية بالنسبة للشركات هو أنة بمجرد فتح البرنامج يظهر لك أوراق الدفع  مستحقة السداد لمدة أسبوع قادم وكذلك أوراق القبض مستحقة التحصيل لمدة أسبوع قادم، بما يجعلك تنظم أمورك المالية وذلك بتجهيز قائمة بالسيولة النقدية و الالتزامات المطلوبة خلال أسبوع ، كما تسطيع من خلالة دراسة المركز المالى للشركة لفترة قادمة.

أولاً: قائمة الأعدادات  

وهى القائمة التى يتم من خلالها تجهيز البرنامج للعمل داخل الشركة بادخال سياسات وقواعد العمل داخل الشركة للخزينة والبنوك وتنقسم الى عده شاشات.

1- اعدادات النظام فى برنامج الخزينة والبنوك 

من خلال شاشة الاعدات يتم ادخال البيانات الاساسية للشركة ( أسم الشركة – رقم التليفون – الفاكس – الايميل – العنوان -....) و تحديد مسار حفظ الشيكات وتحديد هل يتم  طباعة ايصال الدفع اصل وصورة بمجرد الحفظ وكذلك ايصال القبض وغيرها من المحددات التى تناسب طبيعة عمل كل شركة.

تعرف على المزيد حول مميزات افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة

2- شاشة الخزينة فى برنامج الخزينة والبنوك 

من خلال شاشة الخزينة يتم انشاء عدد لا نهائى من الخزن وربط كل خزينة بالحساب الخاص بها فى شجرة الحسابات، وادخال عملتها وتحديد رصيد أول المدة وكذلك تحديد بداية الترقيم لاذون الدفع واذون القبض.

3- شاشة البنك فى برنامج الخزينة والبنوك   

من خلال شاشة البنك يتم انشاء عدد لا نهائى من البنوك وتحديد الحسابات الخاصة بالبنك فى شجرة الحسابات (حساب البنك – حساب اوراق القبض – حساب اوراق الدفع - حساب المصروفات البنكية – حساب العمولات – م . رد الشيك – وغيرها)  وكذلك إدخال رصيد أول المدة للبنك ، وتحديد هل يقبل البنك بتعدى الرصيد ام لا، وكذلك تحديد مسلسل ارقام دفاتر الشيكات بالنسبة للبنك .

4-  تصميم الشيكات  

من خلال شاشة تصميم الشيكات يتم عمل تصميم لابعاد دفاتر الشيكات ويمكن انشاء أكثر من تصميم وحفظ كل تصميم، بما يجعلك تستطيع طباعة الشيك مباشرة من البرنامج دون الحاجة لكتابة الشيكات يدوياً.

5-  صلاحيات المستخدمين

من خلال شاشة صلاحيات المستخدمين يتم تحديد صلاحيات كل مستخدم ، بما يزيد من درجة التخصصية داخل البرنامج فيمكن تحديد صلاحيات لمستخدم شاشة أورق القبض وكذلك تحديد صلاحيات مستخدم شاشة أورق الدفع وكذلك المقبوضات والمدفوعات والتحويلات وخطابات الضمان ، ومن خلال هذه الشاشة يتم تحديد نوعية الموردين والعملاء والحسابات والعهد التى تظهر لكل مستخدم وكذلك تحديد صلاحيات المستخدم فى الاضافة والحذف و التعديل والطباعة وغيرها ، بما يزيد من درجة الرقابة وتقليل فرص حدث الاخطاء.

ثانياً:  قائمة الخزينة  

تحتوى قائمة الخزينة على مجموعة من الشاشات التى تنظيم عمليات الخزينة وهى

1- شاشة المدفوعات 

من خلال شاشة المدفوعات يمكن انشاء عملية سداد ويتيح لك البرنامج امكانية ادخال مسلسل اذون الدفع يدوياً أو ان يقوم البرنامج بعمل مسلسل ألى لاذون الدفع  ومن المميز فى برنامج الخزينة والبنوك أكفليكس انه بمجرد فتح شاشة المدفوعات تجد مجموعة من خيارات السداد سواء ( موردين مخازن – موردين انشاءات – موردين استثمار عقارى – موظفين – حسابات ) وعند اختيارك مثلاً لموردين مخازن يظهر لك جميع موردين المخازن فقط  كما يظهر فى الجانب الاسفل من الشاشة كافة الفواتير المستحقة للمورد المختار ، فتختار الفاتورة وتحدد قيمة السداد سواء ( سداد كلى لكامل قيمة الفاتورة – سداد جزئى ) ، وتحدد المبلغ ، كما يمكنك السداد للمقاولي الانشاءات أو السداد لأى حسابات دائنة أخرى من خلال اختيار حسابات و من المميز بشاشة المدفوعات بأنة بمجرد فتح الشاشة يظهر لك الرصيد الحالى بالخزينة ( المتاح ) للصرف بما يجعل لا تحتاج الى جرد الخزينة لمعرفة الرصيد ، من المميزات الاخرى الموجود بالبرنامج أنة يمكنك استيراد حركة مدفوعات كاملة من ملف أكسيل مما يجعل تدخل عدد لا نهائى من الحركات فى جزء من الثانية ، كما يمكن اضافة مستند  كمرفق لحركة المدفوعات من خلال الشاشة.

2- شاشة المقبوضات 

فى شاشة المقبوضات نجد نفس الخصائص المميزة التى وجدناها فى شاشة المدفوعات فبمجرد فتح شاشة المقبوضات يظهر لنا ( عملاء المخازن – عملاء المقاولات – عملاء الاستثمار العقارى – العهد – حسابات ) فجميع الحركات التى تتم من الاجزاء الاخرى فالبرنامج تؤثر فى برنامج الخزينة والبنوك فبمجرد اختيار عملاء مخازن تظهر جميع فواتير العملاء ويتم ادخال المبلغ النقدى المستلم بالخزينة وربطه بفاتورة العميل ، كما يمكن انشاء خزينة للاوراق المالية واستلام شيكات العملاء قبل تحصيلها من البنك ، واذا تم استلام مبالغ مالية من اطراف مدينة اخرى غير العملاء فيمكن  أختيار " خيار حسابات " و اختيار الحساب المقابل للايراد من شجرة الحسابات.