فيما يلى سوف نستعرض دورة عمل برنامج الخزينة والبنوك أكفلكيس من خلال استعراض شاشات عهد الخزينة وعمليات البنك سواء بأوراق القبض وأوراق الدفع أو بالتحويلات المصرفية وكذلك التحويلات الداخلية بين البنوك والخزن أو بين البنوك وبعضها أو بين الخزن وبعضها وكذلك الجزء الخاص بادارة خطابات الضمان ثم سوف نستعرض أهم تقاير برنامج الخزينة والبنوك اكفليكس.

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

أولاً: العهد النقدية

من شاشة العهد يمكن انشاء عهده نقدية وتحديد ما اذا كانت هذه العهده مؤقتة ام مستديمة وتحديد الموظف الذى سوف يحصل على العهده النقدية ومبلغ العهده ويمكن اضافة مرفق لحركة العهده النقدية من خلال الشاشة ، كما يمكن تسوية العهده النقدية من خلال البرنامج ويمكن انشاء العهده النقدية مباشرة أو ان تكون مسبوقة بطلب للعهده.

ثانياً: قائمة البنك  

تحتوى قائمة البنك على مجموعة من الشاشات التى تنظيم عمليات البنك وهى

1- شاشة أوراق الدفع 

 يتميز البرنامج بإمكانية تصميم الشيك من خلال البرنامج وذلك من الاعدادات فيمكن ادخال ابعاد الشيك وطباعته مباشرة من البرنامج كما يمكن ايضا اضافة مسلسلات شيكات أوراق الدفع داخل البرنامج وربطها بكل بنك بما يجعل البرنامج لا يسمح برقم شيك يختلف عن مسلسل شيكات اوراق الدفع ، ويعطى رسالة تحذيرية بذلك والتى تعتبر من نقاط القوة الموجودة بالبرنامج التى تميزة عن غيرة من البرامج المحاسبية التقليلدية، فمن خلال شاشة المدفوعات يمكن انشاء عملية سداد فبمجرد فتح شاشة أوراق الدفع تجد مجموعة من خيارات السداد سواء ( موردين مخازن – موردين انشاءات – موردين استثمار عقارى – موظفين – حسابات ) وعند اختيارك مثلاً لموردين مخازن يظهر لك جميع موردين المخازن فقط  كما يظهر فى الجانب الاسفل من الشاشة كافة الفواتير المستحقة للمورد المختار ، فتختار الفاتورة وتحدد قيمة السداد سواء ( سداد كلى لكامل قيمة الفاتورة – سداد جزئى ) ، وتحدد المبلغ ، كما يمكنك السداد لمقاولي الانشاءات أو السداد لأى حسابات دائنة أخرى من خلال اختيار حسابات ويتيح لك البرنامج امكانية تحديد نوع الشيك سواء كان مفتوح ام لا يصرف الا للمستفيد الاول وكذلك تعديل حالة الشيك اذا كان تحت التحصيل  أو تم تسليمه أو تم ألغاؤة من المميزات الاخرى الموجود بالبرنامج أنة يمكنك استيراد حركة أوراق الدفع كاملة من ملف أكسيل مما يجعل تدخل عدد لا نهائى من الحركات فى جزء من الثانية ، كما يمكن اضافة مستند  كمرفق لحركة اوراق الدفع من خلال الشاشة .

2- شاشة أوراق القبض  

فى شاشة أوراق القبض نجد نفس الخصائص المميزة التى وجدناها فى شاشة أوراق الدفع فبمجرد فتح شاشة أوراق القبض يظهر لنا ( عملاء المخازن – عملاء المقاولات – عملاء الاستثمار العقارى – العهد – حسابات ) فجميع الحركات التى تتم من الاجزاء الاخرى فالبرنامج تؤثر فى برنامج الخزينة والبنوك فبمجرد اختيار عملاء مخازن تظهر جميع فواتير العملاء ويتم ادخال مبلغ الشيك ورقم الشيك  وتاريخ الاستلام وربطه بفاتورة العميل  وكذلك تحديث حالة الشيك ( محصل – تحت التحصيل – مرتد – ملغى )  ، واذا تم استلام شيك من اطراف مدينة اخرى غير العملاء فيمكن  أختيار " حسابات " و اختيار الحساب المقابل للايراد من شجرة الحسابات . 

3- شاشة التحويلات المصرفية للمقبوضات والمدفوعات  

فى شاشة التحويلات المصرفية يمكن انشاء عمليات القبض التى تتم نتيجة تحويلات مصرفية من العملاء وكذلك عمليات الدفع التى تتم  بتحويلات مصرفية للموردين ، وبالطبع جميع الحركات التى تتم من شاشة التحويلات المصرفية تؤثر فى حسابات العملاء والموردين وكذلك الحسابات الاخرى ، ومن المميزات بالبرنامج أنة يمكن استيراد حركات التحويلات المصرفية من ملف أكسيل ويمكن اضافة مستندات للحركة.

4- شاشة للتحويلات الداخلية بالشركة  

فى بعض الحالات قد تحتاج الشركة لتغذية رصيد الخزينة فتقوم بسحب مبالغ من البنك والعكس قد تحتاج لايداع مبالغ بالبنك من الخزينة فيقدم البرنامج مجموعة من الشاشات المنظمة للتحويلات الداخلية بالشركة فمن خلال شاشة تحويل الاموال يمكن تحويل مبالغ من الخزينة للبنك والعكس، وكذلك من خلال شاشة استلام الامول يمكن استلام هذه المبالغ المحولة، كما يتيح لك البرنامج امكانية التحويل بين خزينتين أو التحويل بين بنكين.

5- خطابات الضمان 

يقدم البرنامج جزء خاص لادارة خطابات الضمان يمكن من خلاله انشاء خطابات الضمان بختلف انواعها ( خطاب ضمان ابتدائى – نهائى – دفعة مقدمة .... ) وربط خطاب الضمان بالعملاء وتحديد مبلغ خطاب الضمان والبنك الصادر منه وكذلك قيمة خطاب الضمان وعمولته و نسبة تغطيته اذا كان هناك اتفاقية تسهيلات مع البنك ، بالاضافة الى ذلك فيتيح لك البرنامج امكانية اجراء العمليات المختلفة على خطاب الضمان سواء ( بتعليه خطاب الضمان – تخفيض خطاب الضمان – ألغاؤه – مد خطاب الضمان – تسيل خطاب الضمان ) ويقوم البرنامج بإنشاء كافة القيود التى تحدث على خطاب الضمان أليا دون الحاجة لادخالها ، والتأثير المباشر فى شجرة الحسابات.

ثالثاً - التقارير

أ- تقارير الخزينة 

يقدم البرنامج مجموعة مميزة من التقارير التى تغطى كافة المعلومات التى يحتاجها المستخدم من الخزينة سواء كانت للحركات النقدية التى تمت من شاشات المقبوضات أو المدفوعات او العهد وكذلك تقارير تغطى الاطراف المرتبطة بالخزينة كالحسابات والعهد والموردين و العملاء ومن اهم هذه التقارير ( تقارير المدفوعات – تقارير المقبوضات – تقرير الخزينة بتاريخ معين او باليوم – استاذ مساعد الخزينة – حركة جميع الخزن – تقرير العهد – تقرير ارصدة الحسابات ....) . 

ب- تقارير البنك 

يقدم البرنامج مجموعة مميزة من التقارير التى تغطى كافة المعلومات التي يحتاجها المستخدم من البنك سواء كانت للحركات التى تمت من شاشات اوراق القبض أو أوراق الدفع  او التحويلات المصرفية أو التحويلات الداخلية  وكذلك تقارير تغطى الاطراف المرتبطة بالبنك كالحسابات والعهد والموردين و العملاء ومن اهم هذه التقارير ( تقارير اوراق الدفع – تقارير اوراق القبض – تقرير استاذ مساعد البنك – مذكرة تسوية البنك -  رصيد البنك ليوم معين/ لتاريخ معين – تقرير ارصدة الحسابات – تقرير التحويلات المصرفية للمقبوضات – التحويلات المصرفية للمدفوعات – تقرير تحويل الامول – تقرير استلام الامول .... ).

ج- تقارير خطابات الضمان 

يعرض لك البرنامج مجموعة مميزة من التقارير التى تغطى كافة المعلومات الخاصة بخطابات الضمان فمن خلال تقاير خطابات الضمان يمكن استعراض كافة بيانات خطابات الضمان ( رقم خطاب الضمان – بياناته – البنك المصدر – قيمته – عمولته – نوعه ... ) كما يمكن البحث عن خطاب الضمان بأياً من المحددات سواء كان نوع خطاب الضمان فيعرض خطابات الضمان الابتدائية فقط او النهائية او الدفعة المقدمة ويمكن عرض حالة خطاب الضمان سواء كان قائم – منتهى ، ويمكن استعراض كافة الحركات التى تمت على خطاب الضمان سواء ( بتعليه خطاب الضمان – تخفيض خطاب الضمان – ألغاؤه – مد خطاب الضمان – تسيل خطاب الضمان ) بما يقدم كافة المعلومات التى يحتاج اليها المستخدم فيما يتعلق بخطابات الضمان .