افضل برنامج محاسبة لشركات السفر والسياحة

تحتاج أغلب شركات السياحة فى الوقتن الحالي إلي برنامج إدارة شركات السياحة، وذلك لأن السياحة واحدة من أكثر مصادر الدخل القومى للكثير من البلدان وذلك لما توفره من عملات اجنبية للبلد الأكثر جذباً للسائحين ، ففى عام 2019 وصل عدد السائحين عالميا الى قرابة 1.5 مليار سائح ، وتتنوع أشكال السياحة فهناك سياحة ( دينية - أثرية - ترفيهية - علاجية - اكتشافه -.....) ، و لما يحتاجه هذا العدد الكبير من السائحين من خدمات ( حجوزات فنادق - حجوزات طيران - استئجار سيارات - رحلات ترفيهية - انتقالات - زيارة أماكن سياحية ) لا يمكن للسائح القيام بها بنفسه ، كان لابد من تواجد عدد كبير من الشركات السياحية المتخصصة فى واحدة أو أكثر من  هذه الخدمات التي يمكن أن تقدمها للسائحين، لذلك كان لابد من تصميم نظام ERP متخصص في السياحة، ففي مصر وحدها بلغ عدد شركات السياحة قرابة 19 ألف شركة سياحة تؤدي مجموعة من الخدمات ما بين ( حجوزات فنادق – حجوزات تذاكر طيران – تنظيم رحلات داخلية – خدمات الحج والعمرة – سياحة دينية ....) وتقسم شركات السياحة فى مصر إلى ثلاث فئات وهي فئة ( أ) وهي شركة سياحة ذات نشاط عام تقدم خدمات الحج والعمرة والسياحة الداخلية و الخارجية وشركة سياحة فئة ( ب ) وهي تقدم خدمات النقل السياحى و شركة سياحة فئة ( ج ) و هى شركة سياحة مسؤولة فقط عن تقديم الخدمات كوكيل لشركات كبرى ولا يمكن أن نغفل السياحة الداخلية ، فلا يقصر دور شركات السياحة فقط على تقديم الخدمات للسائحين الأجانب ولكن قد يتعلق الأمر بتقديم الخدمات السياحية والترفيهية للمقيمين ايضاً ، ومع وجود هذا القدر الكبير من شركات السياحة بالإضافة الى الاطراف IATA الاخرى المتعلقة بنشاط السياحة والسفر مثل وكلاء الفنادق و الاتحاد الدولي للنقل الجوي.

كان لابد من تصميم نظام محاسبى يتناسب مع طبيعة النشاط وينظم الأمور المالية والمحاسبية لمختلف شركات السياحة والسفر بمختلف فئاتها ( أ – ب –ج ... ).

تعرف على برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

تعريف برنامج إدارة شركات السياحة 

قبل أن نعرف برنامج إدارة شركات السياحة لابد أن نعلم أولا ما هو علم المحاسبة : تعريف المحاسبة على أنها العلم الذي يهتم بتسجيل وتبويب بيانات المعاملات المالية وفق نظام معين من أجل ترجمة هذه البيانات الى معلومات مالية ( تقارير ) توضح  الموقف المالى  للشركة ( المنشأة ) ونتائج أعمالها من أرباح أو خسائر وتوصيل هذه المعلومات ( التقارير ) للأطراف الداخلية ( الادارة العليا – إدارات الشركة – الشركاء – حملة الأسهم ....) والأطراف الخارجية للشركة ( البنك – الموردين – العملاء – مصلحة الضرائب -.....) وتشمل هذه التقارير ( ميزان المراجعة – الأستاذ العام – الاستاذ المساعد – أرصدة الحسابات ....) وكذلك القوائم المالية الختامية مثل ( المركز المالى – الميزانية العمومية – قائمة الدخل – قائمة التدفقات النقدية – قائمة التغيرات فى حقوق المساهمين ...). 

ولا يمكن القول بأن أفضل برنامج محاسبة لشركات السفر والسياحة يختلف عن النظام المحاسبى لأى شركة  أخرى ، فمعظم الحسابات الرئيسية مشتركة ولكن قد يوجد بعض الاختلافات التي تميز شركات السفر والسياحة عن غيرها من الشركات في نشاط السفر والسياحة ينقسم الى جزئين 

الجزء الأول: السياحة / وهو كل ما يتعلق بحجوزات الفنادق والمطاعم وسائل النقل والرحلات الترفيهية للسائح فى البلد التى يقوم بزيارتها ، وبطبيعة الحال يترتب على هذه العمليات مصروفات كما ينتج عنها إيرادات ، فقد تكون هذه الحجوزات مسبقة الدفع أو قد تكون أجله ويتم معالجة كل حالة من هذه الحالات محاسبياً على حدى، وقد جرت العادة فى شركات السياحة أن تتم هذه إجراءات بين شركة السياحة ووكيل سياحى ينوب عن الفندق المراد الحجز به 

الجزء الثاني: السفر / وهو كل ما يتعلق بحجوزات  تذاكر الطيران للسائح للبلد المراد السفر إليها ، وما يتبعه من إجراءات مثل ( تعديل موعد التذكرة – إلغاء التذاكر – تأجيل السفر – رد التذاكر ... وغيرها ) وما يترتب على ذلك هذه العمليات من مصروفات وما ينتج عنها من إيرادات فقد تكون هذه الحجوزات نقدية أو قد تكون أجله ويتم المعالجة المحاسبية لكافة حجوزات تذاكر الطيران ، ولا تقوم شركة السياحة بالحجز على  موقع شركة الطيران مباشرة ( الخطوط الجوية السعودية – مصر للطيران – طيران الإمارات .... ) ولكن يوجد موقع عالمي وكيل للسفر تقوم كافة شركات السياحة بالتعامل من خلاله وهو

 “IATA ويختصر لها ""INTERNATIONAL AIR TRANSPORT ASSOCIATION" 

ويعتبر هذا الموقع بمثابة وكيل سفر بين شركة السياحة و شركة الطيران ويعتبر هو الحساب الدائن الوحيد فى حالات السفر اذ تقوم شركة السياحة بالسداد للاتحاد الدولى للنقل الجوى مرتين فى الشهر يوم 15 ويوم 31 من نهاية كل الشهر بإجمالي قيمة تذاكر السفر المستحقة .

الإيرادات والمصروفات في برنامج إدارة شركات السياحة

تتنوع الإيرادات بشركات السفر والسياحة حسب حجم شركة السياحة، وهو ما يتم تغطيته في برنامج إدارة شركات السياحة، فمثلا شركات السياحة فئة ( ج) تتمثل إيراداتها فى العمولات الناتجة عن الفرق بين إيراد مبيعات الخدمة وتكلفة الخدمة فى حين تتنوع إيرادات شركة السياحة والسفر كبيرة الحجم فئة ( أ ) فيما يلى :

1- عمولة حجوزات الفنادق الناتجة عن الفرق بين إيرادات حجوزات الفنادق وتكلفة الحجز .

2-عمولة حجوزات تذاكر الطيران عن الفرق بين إيرادات تذاكر الطيران وتكلفة الحجز .

3-الإيرادات من الرحلات السياحية الداخلية والخارجية ( السياحة الأثرية – السياحة الدينية – أداء فريضة الحج والعمرة – السياحة الداخلية – الجولات الترفيهية – ايجار السيارات –  إيرادات الحافلات -  إيرادات أخرى ...) .

وتتولى شركة السياحة  إصدار فواتير بمستحقاتها مرفق بها نماذج تعرف بأوامر التشغيل ( وهى عبارة عن نموذج يوضح بيانات عملية التشغيل) موضح به البيانات الآتية 

( أسم السائق – ساعة التشغيل – تاريخ التشغيل- رقم أمر التشغيل  – عدد السائحين – أسم العميل – اسم المشرف / المرشد السياحى – بيانات السيارة - .....)  ثم يتم تجميع أوامر تشغيل الخاصة  كل جهة على حدى ( فندق معين – مطعم معين – باخرة نيلية معينة - .... ) ويتم إصدار فاتورة بإجمالي قيمة أوامر التشغيل موضح بها نفس بيانات امر التشغيل مضاف اليها ( أسم الجهة الموجهة إليها الفاتورة – مبلغ الفاتورة – قيمة ضريبة القيمة المضافة – فترة السداد.... ) وقد يتم تحصيل قيمة هذه الفاتورة نقدى بمجرد الانتهاء من أمر التشغيل أو تحصل أجل تبعاً للاتفاق مع الجهه المراد تحصيل الفواتير منها ويتم تسجيل كافة أوامر التشغيل شهرياً فيما يسمى ب "دفتر التحركات " يختلف عن الاستاذ المساعد للإيرادات الذى يحتوى على تحليل أنواع الإيرادات الخاصة بشركة السياحة وقيمة كل ايراد ونسبة كل نشاط من إجمالي إيرادات الشركة.

أما فيما يتعلق بمصروفات شركات السفر والسياحة فتتنوع ما بين تكاليف خاصة بالنشاط و مصروفات عمومية وإدارية.

أ - تكاليف النشاط في برنامج إدارة شركات السياحة و تشتمل على:

IATA -1 تكاليف تذاكر الطيران المحجوزة والتي يتم سدادها من خلال موقع 

2- تكاليف حجوزات الفنادق والتي يتم سدادها لوكلاء الفنادق.

3- تكاليف الرحلات السياحية ( الدينية – الأثرية – الترفيهية – الداخلية – الحج والعمرة ...)

4- تكاليف وسائل النقل السياحى المختلفة ( حافلات – سيارات – شاحنات -....) من أجور سائقين و قود وزيوت وقطع غيار ورسوم تراخيص ورسوم عبور وغيرها.

5- أجور ومرتبات المشرفين والمرشدين السياحيين ومرافقين الأفواج السياحية.

6- عمولات الوكلاء والسماسرة المسوقين لشركات السياحة . 

7- تكاليف الوجبات الغذائية والملابس والمزايا العينية للموظفين أو للأفواج السياحية .

ب - المصروفات العمومية والادارية 

وهي المصاريف الخاصة  بمرتبات موظفي الادارة والجهاز الإداري والمالي للشركة وكذلك إيجار مقر الشركة والمخازن ومصاريف المياه والكهرباء  والادوات المكتبية  والورق واحبار الطباعة ومصاريف الدعاية والاعلان والمصروفات التسويقية والاشتراكات السنوية للموقع الإلكتروني وغيرها . 

ويتم تسجيل كافة الإيرادات والمصروفات لشركات السفر والسياحة وتبويبها في شجرة الحسابات من أجل الحصول على التقارير المحاسبية التي توضح قيمة أرباح أو خسائر الشركة خلال السنة المالية ، وللتعرف على كيفية تسجيل وتبويب الإيرادات والمصروفات لابد أولاً من التعرف على شجرة الحسابات لشركة السفر والسياحة 

شجرة حسابات شركة السفر والسياحة 

تتشابه شجرة الحسابات  لكافة الشركات فأساس شجرة الحسابات " دليل الحسابات " وجود الحسابات الرئيسية ( الأصول - الخصوم - حقوق الملكية - الإيرادات - المصروفات ) ويتفرع من كل حساب مجموعة من الحسابات الفرعية  قد تختلف من شركة لأخرى ولكن يظل الشكل العام لدليل الحسابات متشابهة ويمكن عرض شجرة حسابات شركة السفر والسياحة على النحو التالي:

بعد أن تعرفنا علي برنامج إدارة شركات السياحة وتعرفنا على دليل الحسابات فيما يلى سوف تناول القيود المحاسبية لأهم العمليات التى تتميز بها شركات السفر والسياحة  .

القيود المحاسبية لشركات السفر والسياحة

لا تختلف القيود المحاسبية  بشركات السفر والسياحة عن  القيود المحاسبية لأى شركة  فالتوجيه المحاسبى واحد، ولكن  تتميز شركات السياحة والسفر ببعض المسميات الخاصة بها 

1- قيود الايرادات 

تتنوع ايرادات شركات السياحة والسفر فمثلا 

أ - حالة بيع تذاكر الطيران يكون القيد المحاسبى  

 من ح / تكلفة التذكرة XXXX

 من ح / العملاء  XXXX

الى ح / مبيعات التذاكر XXXX

BSP PAYABLE الى ح / XXXX

BSP Payable هو حساب واحد فقط (Account Payable نلاحظ أن حساب )

وذلك  لان شركة السياحة لا تتعامل مباشرة مع شركة الطيران ولكن يوجد موقع عالمي وكيل للسفر تقوم  ويعتبر هذا الموقع بمثابة وكيل بين شركة  “IATA”كافة شركات السياحة بالتعامل من خلاله وهو 

السياحة وشركة الطيران ، كما نلاحظ أن شركة السياحة مجرد وسيط فى اداء الخدمة اذ أن ايراداتها من مبيعات تذاكر الطيران هى مجرد العمولة التى تتحصل عليها من العميل وهى الفرق بين تكلفة تذكرة الطيران و ايرادات مبيعات التذكرة للعميل .

كما قد يكون بيع هذه التذاكر أجل أو نقدى  ويكون قيد التحصيل كالتالي 

من ح / الخزينة / البنك  XXXX

الى  ح / العملاء  XXXX

“IATA”بينما تقوم شركة السياحة بالسداد للاتحاد الدولى للنقل الجوى 

مرتين فى الشهر يوم 15 ويوم 31 من نهاية كل الشهر بأجمالي قيمة تذاكر السفر المستحقة ، ويكون قيد السداد كالتالي

BSP PAYABLE من ح / XXXX

 الى ح / الخزينة / البنك  XXXX

حالات ارتجاع التذاكر 

تتم عملية الارتجاع للتذاكر حسب السياسات والاجراءات التى تنظمها كل شركة طيران ولذلك قد يختلف وقت الارجاع من شركة لأخرى ويكون القيد المحاسبي لإرجاع تذاكر الطيران كالتالي

من ح / مبيعات التذاكر XXXX

BSP PAYABLE من ح / XXXX

الى ح / تكلفة التذكرة XXXX

 الى ح / العملاء – التذكرة المرتجعة XXXX

 نلاحظ أننا قمنا بعمل قيد محاسبى بعكس أطراف قيد الاستحقاق  لإلغاء الاثر المحاسبى له، وعند رد قيمة التذكرة للعميل لابد أن نلاحظ أن هناك شركات طيران تقوم برد قيمة التذاكر فى نفس الوقت وهناك شركات تأخذ بعض الوقت للموافقة على رد تذكرة الطيران ، ولذلك يتم انشاء قيد وسيط يسمى ( التذكرة المرتجعة ) ويتم عمل استحقاق له، وعند السداد يتم اغلاق حساب التذكرة المرتجعة بالقيد المحاسبى  

من ح / التذكرة المرتجعة XXXX

الى ح / الصندوق / البنك XXXX

ب - حالة بيع حجز الفنادق 

لا تقوم شركة السياحة بالتعامل المباشر مع الفنادق أثناء حجز الفنادق للعملاء ولكن جرت العادة على التعامل مع وكيل  سياحة  يتولى عملية الحجز وتسدد له شركة السياحة ويوجد أكثر من وكيل سياحي يمكن للشركة التعامل معهم  و يكون القيد المحاسبى  

 من ح / تكلفة الفندق XXXX

 من ح / العملاء  XXXX

الى ح / مبيعات الفنادق XXXX

الى ح / أسم وكيل السياحة XXXX

وعند السداد للوكيل السياحى يكون القيد

من ح / أسم وكيل السياحة XXXX

الى ح / الخزينة / البنك  XXXX

ج – الايرادات النقل السياحي

في الغالب تمتلك شركات السياحة أسطول لنقل السياحي والذى يتولى انتقالات الافواج السياحية داخل البلد المراد زيارتها، وقد تقوم شركة السياحة بإيجار حافلات النقل السياحي لشركة أو لمكتب أخر وقد يكون السداد نقدى أو أجل 

 من ح / عملاء – النقل السياحي XXXX

الى ح / ايرادات النقل السياحي XXXX

وعند السداد

من ح / الخزينة / البنك  XXXX

الى ح / عملاء – النقل السياحي XXXX

د - ايرادات السياحة الاخرى

يوجد العديد من الايرادات الاخرى لشركات السياحة والتي تتمثل في ( ايرادات السياحة الداخلية – ايرادات رحلات الحج والعمرة – ايرادات السياحة الاثرية – ايرادات السياحة الترفيهية .... وغيرها ) والتي قد تكون بالتعاقدات بين شركة السياحة وشركة تسويق سياحي ويكون السداد ( أجل ) أو قد يكون التعامل مع العميل مباشرة وفى المعظم يكون السداد نقدى أو مسبق الدفع وتكون القيود المحاسبية لها  

 من ح / عملاء السياحة   XXXX

الى ح / ايرادات السياحةXXXX

وعند السداد

من ح / الخزينة / البنك  XXXX

الى ح / عملاء السياحة XXXX

2- قيود المصروفات 

لا تختلف قيود التكاليف والمصروفات لشركات السياحة عن غيرها من القيود فهناك تكاليف ( تشغيلية – تسويقية – عمومية وادارية ... ) وفى المعظم يعتمد اثبات التكاليف لشركة السياحة والسفر على ما يسمى ( التشغيله ) وهو نموذج يوضح كافة تفاصيل النشاط التي قامت به شركة السياحة وبيانات الفوج السياحي ورقم الحافلة والخدمة وكافة بياناتها ومن خلال هذا النموذج يمكن الربط بين ايرادات الخدمة ومصروفاتها .

قيود التكاليف 

من ح / تكاليف تشغيلية XXXX

 ح/  تكلفة التذاكر XXXX        

ح/  تكلفة الفنادق XXXX        

ح/  تكلفة الرحلات السياحية XXXX        

ح/  تكلفة الوجبات والهدايا XXXX        

من ح /تكاليف تسويقية XXXX

 ح/  عمولات تسويقية XXXX        

ح/  دعاية واعلانXXXX        

من ح /مصروفات عمومية وادارية XXXX

 ح/  اجور ومرتبات XXXX        

ح/  رسوم واشتراكاتXXXX        

ح/  مطبوعات واوراقXXXX        

الى ح / الخزينة / البنك  XXXX

برنامج محاسبى لشركات السفر والسياحة

تتنوع انشطة شركات السياحة فهناك ( سياحة دينية - حج وعمرة - سياحة اثرية - سياحة ترفيهية - حجوزات طيران .... وغيرها ) ما يعنى وجود العديد من الايرادات و كذلك العديد من المصروفات والتكاليف اللازمة لإتمام هذه الانشطة ، الأمر الذى يجعل من الصعب ادارة كل هذه الانشطة بالاعتماد على الاساليب التقليدية الورقية سواء فى ادارة الحسابات أوالأصول الثابتة أو الموارد البشرية وكذلك  حجوزات الفنادق والطيران وغيرها فكان لابد لشركات السياحة من الاعتماد على البرامج المحاسبية لإدارة انشطتها ، ومن أفضل البرامج المحاسبية المميزة لشركات السياحة والسفر برنامج ادارة الحسابات أكفليكس الذى يعد أفضل برنامج عربي لإدارة حسابات شركة السفر والسياحة على الاطلاق فالبرنامج لدية العديد من العملاء ( شركات السياحة والسفر ) بمصر والشرق الأوسط و يتميز برنامج ادارة الحسابات أكفليكس  بما يلى 

1- ادارة الفترات المحاسبية لشركات السفر والسياحة بمرونة كاملة فيمكن تقسيم الفترات المحاسبية لعدد ( 1-4-12 ) فترة محاسبية واقفال كل فترة على حدى كما  يمكن من خلالها ادارة ايرادات ومصروفات كل فترة محاسبية واهلاك اصولها وترحيل ارصدتها .

2- شجرة حسابات مرنة يمكن من خلالها انشاء عدد لانهائي من الحسابات الرئيسة والفرعية وتغيير ترتيب الحسابات ، وكذلك نقل القيود من حساب لحساب أخر بكل مرونة .

3- انشاء عدد لا نهائي من الشاشات المتخصصة فى ادارة الحسابات والنقدية  ، فيمكن انشاء شاشة لحسابات المقبوضات واخرى للمدفوعات وشاشة لإيرادات حجوزات الطيران وشاشة لحجوزات السياحة وغيرها ، كما يمكن تحديد صلاحيات كل مستخدم بالبرنامج  ( بالإضافة – التعديل – الحذف – الطباعة ... ) وكذلك تحديد صلاحيات المستخدم للعمل بشاشات دون غيرها  

4- انشاء عدد لانهائي من العملاء والموردين وتحديد رصيد أول المدة لهم .

5- انشاء عدد لانهائي من مراكز التكلفة والفروع لشركة السياحة والسفر وربطها بالحسابات 

6- شاشة لإدارة الحسابات الاجنبية وقدرة البرنامج على التعامل مع أكثر من عملة ، كما يمكن تحديث قيمة العملة فى أي وقت ويقوم البرنامج تلقائياً بالتأثير فى القيم والحسابات .

7- شاشة مميزة لإدخال قيود اليومية يمكن من خلالها ادخال عدد لانهائي من القيود سواء بأنشاء القيد أو باستيراد بيانات القيد من ملف اكسيل ، واضافة مرفقات للقيد ، ويتميز البرنامج بمجموعة مميزة من الرسائل التحذيرية والتنبيهية التى تمنع حدوث اخطأ عند انشاء القيود .

8- منظومة كاملة لعمليات مراجعة القيود يمكن من خلالها لرئيس الحسابات أو المدير المالى من الاطلاع على تفاصيل كل قيد محاسبى وأسم المستخدم وبيانات ونوع القيد وتاريخه وقيمته واطرافه 

9- منظومة ضريبية متكاملة بدء من ربط العملاء والموردين ببياناتهم الضريبية ( رقم التسجيل الضريبي – اسم المأمورية – رقم البطاقة الضريبية .... ) حتى عمل اشعارات ضرائب الخصم والاضافة للعملاء والموردين وكذلك عمل نموذج 41 الضريبي لضرائب الخصم من المنبع كل 3 شهور وكذلك  نموذج 10 الضريبي ( ضريبة القيمة المضافة ) كل شهر .

10- مجموعة مميزة من التقارير التى تغطى كافة احتياجات شركة السياحة من المعلومات عن الحسابات المالية سواء ( حسابات الاستاذ العام لكل حساب – حسابات الاستاذ المساعد لكل حساب – حسابات الاستاذ المساعد لكل مركز تكلفة – حسابات الاستاذ المساعد لكل مركز تكلفة / حساب – تقرير ارصدة حسابات العملاء والموردين – تقرير الايرادات والمصروفات – تقرير اليومية الامريكية – تقرير  الموازنات التقديرية – تقرير ميزان المراجعة – تقارير قائمة الدخل – تقرير الميزانية – تقرير المركز المالى – تقرير التدفقات النقدية – تقرير التغيرات فى حقوق الملكية ) 

11- جزء خاص بإدارة الاصول الثابتة يأتي كجزء من برنامج الحسابات العامة بما يميز البرنامج عن غيرة من برامج المحاسبة الاخرى التى يكون فيها برنامج الاصول الثابتة كبرنامج أخرى منفصل عن برنامج الحسابات العامة ، ومن خلال جزء ادارة الاصول الثابتة يمكن لشركة السفر والسياحة ادارة اسطول النقل السياحى من خلال شاشة اضافة الاصول بإدخال بيانات الاصل ( أسم الاصل – نوع الاصل – قيمته – طريقة الاهلاك – الموظف المسئول عن الاصل – مركز التكلفة....) كما يمكن تغيير موقع الاصل من مكان لأخر ويقوم البرنامج تلقائياً بتوزيع التكاليف على مراكز التكلفة.

12- اضافة عدد لانهائي من الاصول فى جزء من الثانية من خلال ملف اكسيل ، فالبرنامج يدعم خاصية الاستيراد من الاكسيل 

13-اجراء العمليات المختلفة على الاصول مثل ( زيادة قيمة الاصل - اهلاك الاصول - تخفيض الاصل - تخريد الاصل - بيع الاصل ....) ويقوم البرنامج بأنشاء قيود الاصول تلقائيا والتأثير فى شجرة الحسابات .

14- يقدم البرنامج تقارير مميزة عن الاصول والتي يمكن لشركات السياحة والسفر من مراقبة الاصول ومتابعة حالتها وكذلك ضبط التكاليف الخاصة بها فهناك تقارير عن ( اضافات الاصول - اهلاك الاصول - أنواع الاصول - القيمة الدفترية للأصول - الاصول المباعة - الأصول المخفضة - الاصول الخردة - طريقة اهلاك الاصول - استاذ مساعد الاصول - مركز التكلفة لكل اصل - الحالة التاريخية للأصول ) .