هناك حكم بليغة تقول "كل ما هو غير موثق غير موجود" ولعلنا نكتشف مدى صحة فى هذه الحكمة فى حياتنا فلولا الكتابات الموجودة على الجدران  لما عرف الإنسان التاريخ ، ولولا التدوين والكتب لما تعلم الإنسان، كذلك فإن الدورة المستندية للمخازن هي أمر فى غاية الاهمية بالنسبة لادارة الشركات ، فاذا تم اضافة او صرف صنف مثلا دون مستند (عدم وجود أذون صرف وأذون اضافة وكذلك عدم وجود طلب لصرف المواد أو فاتورة شراء او اذن استلام البضاعة ..... ألخ) اتسمت الشركات بالفوضى وعدم النظام ، ولا صبحت مخازن الشركات عرضة للسرقات والاختلاسات والتلف وللأهمية البالغة التي يتمتع بها المخزون باعتباره احد أهم عناصر الاصول المتداولة بالمركز المالى وركيزة نشاط الشركة تم عمل نماذج للدورة المستندية لإدارة المخازن ينبغي على أي شركة ترغب فى ادارة مخزونها بشكل سليم من اتباع هذه الدورة المستندية ، ووجود برامج حسابات المخازن قد ساهم بشكل كبير فى تسهيل الدور المستندية وجعلها اسرع واكثر دقة بالاضافة الى ربط قسم المخازن بباقي أقسام الشركة وللتعرف على ما ساهم به برنامج حسابات المخازن فى تطوير ادارة المخازن ومراقبة المخزون يمكننا ذكر الدورة المستندية فى برنامج حسابات المخازن. 

الدورة المستندية فى برنامج حسابات المخازن

لاستعراض الدورة المستندية للمخازن سوف نمر بمراحل الدورة المستندية للمخزون بدءا من استلام البضاعة وحتى عمل الجرد وهى 

أولاً : تعريف الاصناف 

يقوم امين المخزن بأنشاء المخازن على برنامج حسابات ومخازن وتحديد هل المخزن فرعى ام رئيسى ونوعة (مخزن مواد خام – قطع غيار – منتج تام ....ألخ)  وكذلك الأصناف التى يرغب بإضافتها للمخزن ، وهنا يقوم بفتح شاشة (كارت الصنف) وفيها يقوم بتعريف البرنامج بالصنف باضافة كافة خصائص الصنف (اسم الصنف عربى / انجليزى – وحدة قياس الصنف – وحدات القياس القابلة للتحويل – الأصناف البديلة – مجموعة الأصناف المرتبطة بالصنف – تاريخ صلاحية الصنف – سعر الصنف – كود الصنف – المخازن التي يتعامل عليها الصنف – الحسابات المرتبطة بالصنف في شجرة الحسابات ...... الخ) من البيانات اللازمة للنظام للتعرف على الصنف وهنا تجدر الاشارة الى ضرورة الربط بين تسجيل البيانات الياً باستخدام برنامج حسابات المخازن وبين الدورة المستندية الورقية بطباعة كارت الصنف ولصقة على الصنف نفسه ووضعه في الرفوف الخاصة به من أجل تنظيم أفضل للمخزن.  

ثانياً : استلام البضاعة المخزنية

عند قيام ادارة المشتريات بشراء بضاعة فإنها تقوم بعمل امر شراء يحتوى على الأصناف والكميات المرغوب شرائها وكذلك اسعار الاصناف ويسلم للمورد الذي يقوم بتوريد البضاعة المطلوبة منه طبقاً لامر الشراء ، فتقوم لجنة الفحص والاستلام (وهى لجنة مكونة من أمين المخزن وعضو فنى وعضو مالى) بفحص البضاعة الواردة للتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية والمالية الواردة بأمر الشراء وبعد تأكد أمين المخزن من توريد الكميات طبقاً لامر الشراء / التوريد يبدأ باستلام البضاعة المخزنية ويقوم بعمل (اذن استلام للبضاعة) وهنا يقوم اولا باضافة الرقم التسلسلي للصنف الخاص بالشركة (باركود داخلى) او باركود الصنف على البرنامج ويقوم البرنامج بفتح شاشة اذن اضافة الصنف بمجرد إجراء المسح الضوئي على كود الصنف يتأثر البرنامج بعمل اضافة للاصناف المخزنية (كما نرى فى محلات الهايبر ماركت – مخازن الشركات .... ألخ) وهنا لابد أن يتم استلام البضاعة المخزنية بشكل إلى وورقى معاً فلضمان سلامة ودقة الدورة المستندية لابد من طباعة اذون الاضافة من أصل وصورتين من اجل اعطاء الأصل للمورد و صورة من اذن الاضافة للادارة المالية (قسم حسابات ادارة المخازن ومراقبة المخزون) والاحتفاظ بصورة فى الدفتر يمكن الرجوع لها فى اى وقت.

ثالثاً : صرف البضاعة المخزنية

يقوم القسم الذى يرغب فى صرف بضاعة من المخزن ( قسم الإنتاج – المشتريات – المبيعات - ... إلخ ) بعمل طلب صرف من اصناف من المخزن ويكون طلب الصرف فى صورة الية على برنامج ادارة المخازن يصل فوراً بمجرد انشائة على النظام بالوصول الى إدارة المخازن لصرف البضاعة بالإضافة إلى وجود طلب صرف بضاعة ورقى وذلك لضمان سلامة ودقة الدورة المستندية حسابات المخازن، فيقوم قسم المخازن بصرف البضاعة المخزنية بأذن صرف وذلك بقيام امين المخزن بفتح شاشة إذن صرف بضاعة من برنامج حسابات المخازن ويقوم الماسح الضوئى بقراءة اكواد الاصناف ويقوم البرنامج بدورة بعمل اذن صرف البضاعة وهنا تجدر الاشارة الى ضرورة ان يكون اذن الصرف ايضا مستندياً "ورقى" من أصل وصورتين اصل للعميل ترفق بطلب الصرف و صورة للادارة المالية (حسابات مراقبة المخزون) وصورة تظل بالدفتر للرجوع اليها وقت الحاجة بالإضافة الى كونة ألياً من النظام .

رابعاً : التحويل بين المخازن

عند تحويل بضاعة من مخزن (أ) الى مخزن (ب) فيقوم أمين المخزن بإجراء التحويل من شاشة (تحويل بين المخازن) من برنامج ادارة المخازن ويقوم بتحديد الأصناف التى يرغب فى تحويلها وعدد الوحدات  ولابد من ذكر تاريخ التحويل، ويضاف الى ذلك ضرورة وجود اذن تحويل مخزنى من أصل وصورتين (اصل للمخزن المحول الية – صورة تظل بالمخزن المحول – وصورة للادارة المالية)

خامساً : رد البضاعة المخزنية 

عند رد بضاعة مخزنية فلابد اولا من تحديد هل هذه البضاعة واردة من موردين (مشتريات) ام واردة من عملاء (مبيعات) وفى الحالتين يتم عمل اذن رد بضاعة مخزنية من برنامج حسابات ومخازن  ويتم ذلك بشكل الى بالمسح الضوئي لباركود الصنف، ويتم عمل اذن رد بضاعة مخزنة ورقى "مستندي" من اصل وصورتين ففى حالة مردودات المشتريات (اصل لادارة المشتريات – صورة للادارة المالية – صورة للمخازن ويمكن إعطاء المورد صورة) وفى حال مردودات المبيعات (أصل لادارة المبيعات – صورة للادارة المالية - صورة للمخزن ويمكن اعطاء العميل صورة)  

سادساً : حسابات مراقبة المخزون والجرد

فى كل الحركات المخزنية نجد أن هناك صورة واردة للادارة المالية حسابات مراقبة المخزون وتعتبر حسابات مراقبة المخزون هي جزء مكمل لادارة المخازن ولا يصح العمل دونها فهى تقوم 
1- بمراجعة اذون الاضافة الية مع الاذون الورقية مع أمر الشراء والتأكد من تطابقها.
2- مراجعة أذون الصرف إليه من الأذون الورقية مع طلب الصرف والتأكد من تطابقها.
3- مراجعة رصيد الأصناف بالمخزن ومطابقته بعد عمليات الإضافة والصرف للأصناف (الياً ومستندًا).
4- وضع سياسات تقييم المخزون (الوارد اولا يصرف اولا – الوارد اخير يصرف اولا – المتوسط المرجح) وذلك بتحديد السياسة فى كارت الصنف وربطها بالحسابات المالية الخاصة بها فى برنامج حسابات المخازن.
5- إجراء جرد للمخزون (مطابقة الرصيد الفعلى للمخزون مع الرصيد الدفتري " اليأً ببرنامج حسابات المخازن ومستندياً " ووضع سياسات الجرد (جرد دورى –جرد مستمر) وذلك بإنشاء هذه السياسات من كارت الصنف فى برنامج حسابات المخازن.
6- ربط أذون صرف الاضافة وأذون الصرف للأصناف بالحسابات المالية بشجرة الحسابات وذلك من خلال شاشة كارت الصنف فى برنامج حسابات المخازن.
7- تحديد حد اعادة الطلب والحد الاقصى للصنف وذلك من خلال ربط الحد الادنى والحد الاقصى للأصناف من كارت الصنف ببرنامج حسابات المخازن.

8- عمل التقارير المخزنية كتقارير رصيد مخزن معين ورصيد صنف معين وكذلك تقارير حركة الاصناف والأصناف التالفة والأصناف سريعة الدوران والاصناف الراكدة ومعدل دوران المخزون ... ألخ من التقارير التى يمكن الحصول عليها من شاشة التقارير ببرنامج حسابات المخازن. 

كيفية جرد المستودعات

تعتبر عملية الجرد بمثابة عملية رقابية يتم فيها مطابقة الرصيد الفعلى للمخزون مع الرصيد الدفتري وذلك من خلال حصر الأصناف الموجود فعليا بالمخزن وتهدف عملية الجرد الى تقليل حدوث السرقات والاختلاسات وكذلك حدوث الإهمال في المخزون باعتباره احد اصول الشركة وتتم عملية الجرد غالباً من خلال " لجنة الجرد " والتى تتكون من (أمين المخزن وعضو فنى وعضو مالى) ويقوم المحاسب مراقب المخزون بطباعة رصيد الأصناف من برنامج حسابات المخازن بعد مراجعتها والتأكد من تسجيل كافة اذون الاضافة والصرف على البرنامج ثم يقوم بمعاونة اللجنة بحصر كافة الأصناف الموجودة بالمخزن للوقوف على حجم (العجز – الزيادة) ومعرفة أسبابها ، فإذا كان العجز أو الزيادة فى حدود النسب الطبيعية المسموح بها نتيجة طبيعة الاصناف او النشاط.

يمكنك التعرف على ماهى دورة برنامج ادارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون

يتم عمل اذون تسوية بمحضر الجرد ويتم اضافة الاصناف الزائدة وصرف الاصناف التى بها عجز ويتم عمل ذلك من شاشة مذكرة التسوية ببرنامج حسابات المخازن وكذلك من خلال اذون التسوية المخزنية من اصل وصورتين (صورة للادارة المالية – صورة لمخازن – صورة ترفق بمحضر الجرد) وينقسم الجرد الى نوعين (جرد دورى وهو يتم مرة واحدة فى العام ويعاب على هذا النوع من الجرد أنه يتطلب توقف نشاط الشركة مؤقتاً لعمل الجرد وبالتالى  يتوقف عمل برنامج حسابات المخازن مؤقتا) – الجرد المستمر يتم بشكل مستمر طول العام المالى ولا يتطلب التوقف عن نشاط الشركة وللشركة حرية تحديد سياسات الجرد بها تبعا لنوع النشاط الخاص بها وما يناسبة من سياسات الجرد .

افضل برنامج حسابات المخازن والمبيعات

بعد أن ذكرنا الدورة المستندية لبرنامح حسابات المخازن والدور العظيم الذى يقوم به إدارة المخازن ومراقبة المخزون يمكننا ذكر افضل برنامج حسابات مخازن ومبيعات على مستوى الشرق  لما يتميز به من سمعة طيبة فى الشرق  الاوسط والوطن العربي وهو برنامج حسابات أكفليكس ولما له من خبرات كبيرة فى مجال برامج حسابات المخازن والمبيعات.

فهو بالاضافة الى مميزاته العديدة التى سيتم ذكرها، يميز  POINT OF SALE ونظام erp  بسهولة وبساطة التصميم بالاضافة الى المظهر الرائع فى العرض ويمكننا ذكر مزاياه فيما يلى:

مميزات برنامج حسابات المخازن والمبيعات 

1- بساطة العرض وتحديد الشاشات

بساطة العرض فلا يوجد سوى شاشتين فقط للمستخدم  (شاشة الحركات وشاشة التقارير) بما لايدع مجال للتشتت والخطأ فمعظم مستخدمي برنامج مخازن ومبيعات اكفليكس 

من المطاعم والمحلات والسوبر ماركت (الكاشير) الذي يتميز بكثرة الحركات وتكررها فهذه الميزة (بساطة العرض) تعتبر أهم المميزات الواجب توافرها فى برنامج المخازن والمبيعات.

2- امكانية استعراض كافة اليوميات

هو امكانية اجراء مراجعة ورقابة على يومية الصندوق بكل سهولة من خلال استعراض صناديق اليومية ومعرفة الارصدة الافتتاحية والحركات خلال اليوم وذلك من شاشة حركات وكذلك مراجعة الحركات الرجوع الى الحركة المطلوبة إذا لزم الأمر ذلك. 
 

3- مرونة اضافة كود الصنف

المرونة فى اضافة كود الصنف فيمكن اضافة كود الصنف بالماسح الضوئي للباركود ألياً  – إضافة يدوياً – اضافتة من القائمة السابق تحضيرها من البرنامج بالضغط على  F3

كما ان البرنامج مناسب للعديد من الانشطة (محلات – هايبر ماركت – مطاعم – وكالات سفر ....) لمرونة الإدخال من شاشته.
 

4- سهولة البحث عن المرتجعات

السهولة في البحث عن المرتجعات للأصناف وذلك دون الحاجة للخروج من الكاشير الرئيسية وذلك بوجود شريط جانبى يسمح بعرض واعادة تحميل المرتجعات من الأصناف.
 

5- سهولة البحث عن الحركات

السهولة فى البحث عن الحركات التى تمت على الأصناف  وذلك دون الحاجة للخروج من الكاشير الرئيسية وذلك بوجود شريط جانبى يسمح بعرض كافة الحركات على الاصناف. 

6- مرونة السداد بأى عملة

المرونة فى اضافة اى عملة يتم سداد قيمة المبيعات بها ويقوم البرنامج الياً بتحويلها للعملة الافتراضية للبرنامج كاستقبال مبالغ بالريال السعودى ويقوم البرنامج باحتساب القيمة بالجنية المصرى مثلاً.
 

7- تعليق السداد موقتاً للفاتورة

فمثلاً فى بعض السوبر ماركت – المطاعم يحدث مشكلة تتعلق بالسداد من العميل فلا يتعطل باقى العملاء ولكن يمكنك من برنامج مخازن ومبيعات اكفليكس 

من تعليق الفاتورة مؤقتاً لحين انتهاء المشكلة ثم إعادة تحميلها مرة اخرى بنفس الاصناف وذلك  بالضغط على F6 "تعليق الفاتورة" او هو التقارير التي يقدمها برنامج حسابات ومخازن التقارير.

من أهم ما يميز برنامج مخازن ومبيعات

وتعتبر التقارير أهم المخرجات التى تحتاجها الإدارة فى إدارة أعمالها واتخاذ ما يلزم من قرارات كثيرة جدا وتغطى فمجموعة التقارير التي يقدمها برنامج مخازن ومبيعات أكفليكس كافة احتياجات الشركات ولا يسعنا هذا المقال لذكرها وسيتم ذكرها فى مقال خاص بها.

أبسط برنامج لإدارة المخازن والمحلات

من أهم معايير اختيار برنامج لادارة المخازن والمحلات هو بساطة البرنامج لما تمثله هذه البساطة من ميزة كبيرة جداً لمستخدمى البرنامج، فطبيعة عمل موظف الكاشير يقوم بعمل حركات كثيرة جدا ومتكررة ولا يحتاج الأمر للتشتت حتى لا يحدث خطأ في الادخال، كذلك فإن تعقيد برنامج ليس فى صالح المستخدمين لان الاستخدام غالبا ما يكون أمام المخازن والمحلات.

العملاء لذلك فإن الأخطاء واى سلبيات قد تؤثر على صورة الشركة أمام العملاء، لذلك يفضل دائماً أن يتسم برنامج ادارة المخازن والمحلات بالبساطة فى الادخال وايضا البساطة فى التقارير الذى يتميز بالبساطة ولعل ابسط برنامج عربي لادارة المخازن والمحلات هو برنامج حسابات المخازن من أكفليكس 

لوجود شاشتين للإدخال وأخرى للتقارير وتعتبر هذه الميزة سر تفوقه فى السوق المصرى والعربى.