يذهب البعض الى انه لايوجد اختلاف بين مفهوم "ادارة المخزون وادارة المخازن" وذلك لأن معظم الشركات فى الوطن العربى لا تنظر الى المخزن بالقدر الذي يستحقة فلا ابالغ اذا قلت انه بدون الاهتمام بالمخزن يؤدى ذلك لانهيار الشركة، ولعل عدم ادراكنا لأساليب ادارة المخازن ومراقبة المخزون بالشكل الصحيح ادى في كثير من الاحيان إفلاس العديد من الشركات بسبب ادارتها للمخزون بشكل خاطئ او لعدم فهمها الدقيق لاساليب إدارة المخزون، في المخزون باعتباره أحد أهم عناصر الأصول المتداولة والعنصر الأساسي في عملية الإنتاج يحتاج لادارة و تخطيط بدءا من استلام البضاعة وحتى تسليم المنتج النهائى للمنشأة، وكذلك يحتاج لمتابعة ومعرفة الرصيد لتزويد كافة مستخدمى التقارير لذلك فيمكننا ذكر الفرق بين المصطلحين كالاتى :-

ادارة المخازن والمستودعات 

هى الادارة التى تهتم بالمباني والمستودعات المخزنية  والقيام بعملية الحفاظ على المواد المخزنية من التلف والرطوبة وتوفير الممرات داخل المخزن ومتابعة مهام عمال وامناء المخازن وكذلك ضمان سلامة المواد المخزنية من ضد مخاطر الكهرباء وتوافر انظمة السلامة المهنية داخل المخازن والتأكد من سلامة ومطابقة الأصناف للشروط الموجودة بأمر الشراء / التوريد قبل استلامها وتوفير كافة وسائل النقل اللازمة لنقل الأصناف (المنصرفة من المخازن)  الى الاقسام المختلفة بالشركة .

ادارة المخزون واعمال الجرد

ويقصد بها القيام بأعمال مراقبة المخزون من مراجعة اذن الاستلام والصرف ومطابقتها بما ورد بأمر الشراء (للاضافة) و طلب الصرف (الصرف) والتأكد من الأرصدة المخزنية و مراجعتها ومطابقتها بالارصدة الفعلية من خلال أعمال الجرد ووضع سياسات تقييم المخزون والجرد ووضع حد إعادة الطلب والحد الأقصى لرصيد الصنف وتزويد الإدارات الاخرى بالتقارير المخزنية (كرصيد الاصناف – الجرد – معدل دوران المخزون - ....)

من هنا تعرف ماهى دورة برنامج ادارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون 

وللتكنولوجيا الحديثة دورا هاما وفعالا في تطوير أساليب ادارة المخازن ومراقبة المخزون، فقد قامت شركة أكفليكس للبرامج الحسابات بعمل إحداث طفرة فى سرعة ودقة إدخال البيانات دون احتمالية الخطاً البشرى وكذلك لحظية وسرعة الحصول على التقارير المخزنية بأدق ما يكون عن طريق برنامج حسابات ومخازن   

من افضل برامج حسابات ومخازن فى الوطن العربى لأن ما يقدمه برنامج ادارة المخازن من نظام ادارة المخازن ومراقبة المخزون والربط بينهم وبين باقي أقسام الشركة هو من اروع البرامج الموجودة باللغة العربية فى الشرق الاوسط ويمكن استعراض أهم مميزاتة على النحو التالى

مميزات افضل برنامج حسابات ومخازن 

1- يمكنك فى برنامج حسابات ومخازن نسخ الأصناف المخزنية

من نسخ الأصناف من مخزن الى مخزن آخر بكل سهولة دون الحاجة الى اعادة ادخال الاصناف من جديد وذلك بالضغط على نسخ أصناف المخزن لمخزن آخر وفى ثوان يصبح المخزن الجديد جاهز بالأصناف المطلوبة .

2- يمكنك فى برنامج حسابات ومخازن عمل تعديل فى خصائص الصنف

من تعديل خصائص مجموعة الأصناف بمجرد تعديل أحد خصائص رأس المجموعة والضغط على تطبيق فمثلا تريد أن تغيير وحدة قياس الاسمنت من طن الى كيلو جرام مثلا ولديك اكثر من نوع اسمنت ( صنف ) بمجرد التغيير فى رأس المجموعة (اسمنت) يتغيير باقى الاصناف و هذا يوفر الوقت والمجهود فى تغيير خصائص كل صنف على حدى.

3- يمكنك فى برناج ادارة المخازن مرونة اضافة اكثر من وحدات قياس للصنف

من إضافة أكثر من وحدة قياس للصنف الواحد ومرونة التحويل بين الوحدات فمثلا لدينا طقم مفكات والطقم مكون من 12 قطعة فعند اضافة طقم يضيف 12 قطعة ويمكن تحديد الصرف بالوحدة الافتراضية (وحدة واحدة) لذلك بما ييسر من اعمال الجرد و يعطى رصيد دقيق للأصناف. 

4- يمكنك فى برنامج ادارة المخازن اضافة تواريخ صلاحية الاصناف

من اضافة تاريخ صلاحية لكل صنف بما يعطى مؤشر لادارة المخازن عند اقتراب صلاحية هذا الصنف ولعل هذه الميزة تكون مناسبة جدا لشركات المواد الغذائية..

5- يمكنك فى برنامج حسابات المخازن تحديد الحد الادنى والاعلى للصنف

من إجبار المخزن على عدم استقبال أصناف جديدة من الصنف وذلك لوصول الصنف للحد الاقصى من الوحدات فمسئولية مراقبة المخزون هو تحديد الحد الاقصى  للطلب والذى عنده يحدث ركود للاصناف نظراً لعدم صرفها وكذلك حد اعادة الطلب (إلى العديد من وحدات الصنف التى لا يجب أن يقل رصيد الصنف عنها)حتى لا يتعطل الانتاج (النشاط) وهذه الميزة من اروع المزايا التى من خلالها يمكن التحكم برصيد الأصناف من خلال البرنامج.

6- يمكنك فى برنامج حسابات المخازن مرونة تكويد الاصناف 

من تكويد الاصناف باستخدام اكثر من كود وذلك عند تعريف اكثر من كود للصنف فيمكن اضافة الكود الموجود على المنتج وكذلك اضافة كود داخلى للتعريف بالمنتج وايضا امكانية البحث بأي من هذه الاكواد.

7- يمكنك فى برنامج محاسبة المخازن مرونة اضافة وصرف الأصناف اليًا

من اضافة وصرف اى صنف من الاصناف من خلال الماسح الضوئي وبصورة الية دون الحاجة لتدخل امين المخزن للقيام بذلك ومن ثم المراجعة من مراقب المخزون بشكل الى وذلك من خلال الية عمل الباركود.

8- يمكنك فى برنامج محاسبة المخازن مرونة اضافة وحدات بديلة للأصناف 

من اضافة وحدات بديلة لأي صنف ففى حال عدم وجود رصيد كافى من هذا الصنف يقوم البرنامج الياً بصرف الصنف البديل الذي تم تعريفة من قبل للبرنامج وكذلك ميزة وجود (مجموعة الاصناف المرتبطة ببعضها) والتي لا يجوز صرف اى منهما دون الآخر.

9- يمكنك فى برنامج المخازن مرونة تقييم المخزون 

من تحديد سياسة تقييم المخزون سواء كانت الوارد اولا يصرف اولا او الوارد اخيراً يصرف اولا او المتوسط المرجح بما يجعل تأثر القوائم المالية أدق ما يكون

10- يمكنك فى برنامج المخازن جرد المخزن فى اى وقت 

 من تحديد التاريخ الذى يراد جرد المخزن فية ، وبالتالى يعطى البرنامج رصيد الاصناف فى هذا التاريخ فقط كما يمكن تحديد صنف معين ومخزن معين للجرد دون غيره.

11- يمكنك فى برنامج المخازن والمبيعات مرونة طلب صرف الاصناف 

من شاشة واحدة طلب المواد وفى نفس الوقت تظهر فى شاشة امين المخازن الذى يوفر الاصناف المطلوبة بكل سهولة وسرعة.

12 - يمكنك فى برنامج المخازن والمبيعات اضافة الاصناف من فاتورة شراء مباشرة 

من استيراد الاصناف من فاتورة الشراء ليتم اضافتها فى المخزن فى نفس الوقت دون الحاجة لإعادة إدخالها مرة اخرى.

13- يمكنك فى برنامج المخازن وارد ومنصرف مرونة استيراد الاصناف من الاكسيل

من استيراد أصناف المنتجات وتصديرها ايضا بشيت اكسيل بما يوفر المزيد من الوقت والمجهود فى اعادة ادخال هذه الأصناف بما يفيد ايضا فى ادخال ارصدة اول المدة للمخزن بكل سهولة وسرعة ودقة ايضا.

14- يمكنك فى برنامج المخازن وارد ومنصرف استخراج مجموعة التقارير المخزنية الرائعة والذكية

استعراض تقارير مخزنية عن كافة الاصناف وكافة الحركات والارصدة بكل مرونة وبشكل مطور وذكى يساعد غير المتخصصين فى فهم المعلومات والتقارير المالية كما يساعد الادارة العليا فى اتخاذ القرارات وكذلك اتاحة المعلومة لكافة مستخدمي التقارير المخزنية. 

وإن كانت هذه بعض مميزات افضل برنامج عربي لإدارة المخازن إلا أنه لا يسعنا هذا المقال لعرض أهم التقارير التي يتميز بها .

من هنا تعرف على نظام الدورة المستندية فى برنامج حسابات المخازن

معدل دوران المخزون يقصد بمعدل دوران المخزون عدد المرات التى يتم فيها التخلص من المخزون وإعادة شرائها ويعتبر معدل دوران المخزون احد النسب والمؤشرات المالية الهامة للادارة العليا لتحديد هل الشركة تتبع سياسة صحيحة فى الاستثمار فى المخزون باعتباره (أحد عناصر الاصول المتداولة) فى قائمة المركز المالى ومن ثم تتخذ الادارة قراراتها بشأن الاستثمار فى المخزون وتعتبر هذا النسبة من نسب قياس نشاط الشركة ومعدل دوران المخزون = (تكلفة المبيعات / متوسط المخزون) ومن معدل دوران المخزون يمكننا معرفة متوسط فترة الاحتفاظ بالمخزون = (360 / معدل دوران المخزون)  ويقيس معدل دوران المخزون كم مرة قامت الشركة ببيع مخزونها وكذلك المدة الزمنية التي تحتفظ بها الشركة بالمخزون من أجل الحصول على إيرادات (مبيعات) وكلما زادت النسبة كلما دل ذلك على سرعة بيع والتصرف فى المخزون وإذا قلت النسبة دل ذلك على ركود المخزون لدى الشركة وصعوبة بيعه ، وهذه النسبة يمكن مقارنتها فقط مع الشركات المثيلة فى النشاط فإذا كان معدل دوران المخزون لدى الشركة 1.25 مرة وكان النشاط المماثل للشركة فى السوق (كقطاع المقاولات مثلا) النسبة السائدة به 2.5 مرة كان ذلك مؤشر خطر للشركة بضرورة اعادة النظر فى سياسات الاحتفاظ بالمخزون واستبعاد الأصناف الراكدة وشراء الأصناف سريعة البيع (الدوران).

أهمية برنامج حسابات ومخازن كامل

إن وجود برنامج حسابات ومخازن كامل بالشركة يعتبر من الأمور الضرورية والهامة لنجاح منظومة ادارة المخازن ومراقبة المخزون بها بل ونجاح الشركة ككل فبرنامج الحسابات وادارة المخازن يعمل كوحدة واحدة فى ادارة المخازن والحسابات ويعمل على إتمام مهام ادارة المخازن ومراقبة المخزون على اكمل وجهه أهمية وجود برنامج الحسابات والمخازن تكمن فى

1- سهولة عمل اذون اضافة و اذون صرف الكترونية لكافة منتجات الشركة مسلسة بشكل ألى من النظام ، يمكن لإدارة مراقبة المخزون استعراضها بشكل لحظى بمجرد إدخالها من أمين المخزن بما يسهل من مهمة مراقبة المخزون ويساعد فى عمل تقارير دقيقة عن رصيد المخزن .

2- عمل كارت الصنف من برنامج إدارة المخازن و تحديد كافة خصائص الصنف ( كود الصنف – وحدته – وصفة – الوحدات البديلة – الأصناف البديلة للصنف – مخزنه – سعره – الحساب الخاصة به فى شجرة الحسابات  ... ) 

3- امكانية اضافة وصرف الأصناف المخزنية من خلال الماسح الضوئي وذلك من خلال وجود باركود ( رقم مسلسل ) على الصنف يمكن للماسح الضوئى قرائته و يقوم برنامج ادارة المخازن باضافة او صرف الصنف فوراً تماماً كما نرى فى محلات الهايبر ماركت ومخازن الشركات المختلفة .

4- ربط المخازن ببعضها البعض فيمكن لمخزن فرع القاهرة من استعراض الأصناف الموجود بمخازن فرع اسكندرية مثلا فوراً وبشكل لحظى بل ويمكنه أيضا معرفة الرصيد و عمل تحويل للاصناف المخزنية عند الحاجة لذلك .

5- سرعة وسهولة عمل طلب صرف المواد لكافة الاقسام فأذن كانت شركة انشائية ( مقاولات ) والموقع يحتاج الى مواد بناء ( اسمنت – رمل –حديد ... ) ولا يوجد بمخزن الموقع فوراً يمكنه عمل طلب من برنامج ادارة المخازن و بقوم امين المخزن بصرف الاصناف .

6- الربط بين ادارة المخازن والادارة المالية فعند قيام امين المخازن بصرف او اضافة اصناف فوراً تتأثر الحسابات المالية  لما لهذه الأصناف من تأثير فى حسابات كثيرة (كحسابات تكلفة المبيعات – الموردين – المخزن – مردودات ومسموحات المشتريات – .......)

7- سهولة ودقة استعراض رصيد المخزن فبمجرد قيام مراقب المخزون باستعراض رصيد المخزن فوراً يظهر له الرصيد لاى مخزن وباى تاريخ يرغب به ، وبالتالى سهولة اجراء اعمال الجرد .

8- سهولة ودقة تخطيط الإنتاج يمكن لادارة الإنتاج استعراض رصيد مخزون المواد الخام بكل سهولة من خلال التقارير الصادرة من برنامج ادارة المخازن فيمكنها تحديد كمية الإنتاج المناسبة وكذلك طلبات الشراء خلال الفترة القادمة وتواريخ التوريد وخطط الإنتاج بما يقلل من فرص الهادر والخسائر ويقلل التكاليف لأدنى مستوى لها  ويعظم من ربحية الشركة.

9- الربط بين ادارة المخازن والمشتريات في المفهوم الحديث للادارة ينظر لادارة المخازن والمشتريات على انها ادارة واحدة (ادارة المواد) وحتى تتم عملية الشراء بشكل صحيح لابد من الاستعانة بالتقارير عن ارصدة الأصناف الموجودة بالمخازن ولا يمكن احتساب رصيد المورد إلا بمذكرة التوريد للمخزن و كذلك لا يمكن اقفال أمر الشراء والتأكد من التوريد إلا من خلال توريد كافة البضاعة الواردة بأمر الشراء للمخازن وكل هذه التقارير يمكن الحصول عليها بكل سهولة ودقة من برنامج ادارة المخازن.

10- مساعدة الإدارة العليا في اتخاذ القرارات (فتوفير تقرير كمعدل دوران المخزون ، تقرير الاصناف الراكدة والأكثر دوران ، تقرير جرد المخزن – تقرير أسعار الأصناف المخزنية  .... ألخ) كل هذه من التقارير التى تساعد الإدارة العليا في اتخاذ ما يلزم من إجراءات بشأن الاحتفاظ بالمخزون من عدمه والاستثمار فى الاصناف الاكثر دوراناً و استيراد كميات منها وكذلك البحث عن أفضل الموردين للاصناف الى غير ذلك من التقارير التي توفرها برامج ادارة المخازن بشكل لحظى ودقيق للغاية بما يساهم فى اتخاذ القرارات . 

كيفية إدارة المخزون

ادارة المخزون أحد أهم المهام التى تقوم بها الإدارة والتى تعتبر من أهم المهام اللازمة لإتمام ونجاح أي نشاط مهما كان حجمة فبدون المخزون لا يكون الانتاج وبدون الإنتاج لا تكون المبيعات ومن ثم الإيرادات التى هى هدف نشاط الشركة لذلك كان لابد من وضع أسس لادارة المخزون وذلك من خلال ما يلى :

1- انتقاء افضل العناصر المدربة لاتمام الاعمال والمهام المخزنية 

2- ضرورة إمساك الدفاتر المخزنية بتسجيل ومراجعة أذون الصرف وأذون الاضافة  ومطابقتها بطلبات الشراء ولا يحدث اى حركة مخزنية بدون دفاتر.

3- القيام بأعمال الجرد ويقصد به مراجعتة رصيد المخزون الفعلي ومطابقته مع الرصيد الدفتري.

4- تحديد طريقة الجرد المتبعة والمناسبة لنشاط الشركة سواء (جرد دورى – جرد مستمر) 

5- تحديد حد اعادة الطلب وكذلك الحد الاقصى للصنف.

6- تحديد طريقة تقييم المخزون المتبعة والتى يتم العمل بها داخل القوائم المالية فهناك عده طرق لتقييم المخزون (الوارد اولا يصرف اولاً – الوارد اخيرا يصرف اولاً – طريقة المتوسط المرجح) 

7- تزويد الإدارة العليا و كافة أقسام الشركة المختلفة بالتقارير المخزنية.