قد لا يعلم الكثير عن مفهوم ادارة المخازن والمستودعات، وان ارتباط مفهوم مخزن بالنسبة لهم هو ذلك المكان الذى يحتوى على العديد من الأصناف الذي لا نستخدمه الا عند الحاجة إليه فقط ، ولكن مثل هذا المنظور الضيق والنظرة الخاطئة لادارة المخازن والمستودعات هى بالحقيقة أقل ما يمكن معرفته عن إدارة المخازن والمستودعات، ويعد برنامج إدارة المخازن والمستودعات هى عالم كبير من العلوم الادارية التى سوف نتعرف عليها فى هذا المقال لمعرفة كيف يتم إدارة المخازن داخل الشركات، ولكن لابد ان نتفق فى البداية أن " أساليب ونظم ادارة المخازن " قد تأثرت بشكل كبير بالنظم التكنولوجيا الحديثة وبرامج ادارة المخازن والتى أحدثت نقلة نوعية فى إدارة المخازن والمستودعات وحولتها من النظم التقليدية البطيئة وغير الدقيقة الى سرعة ودقة ادخال البيانات المخزنية بالإضافة إلى لحظية الحصول على التقارير، وللتعرف اكثر على أساليب ادارة المخازن لابد ان نتعرف اولا على ماذا يقصد بالمخزن.

ادارة المخازن والمستودعات

المخزن: هو المكان الذى يتم فيه التأكد من سلامة الأصناف ومطابقتها لما ورد في أمر الشراء / التوريد ثم إجراء عملية  (استلام وصرف) الأصناف (المنتجات) الخاصة بالشركة  سواء كانت بغرض الانتاج او الاتجار او التخزين وتختلف المخازن فى اشكالها وطبيعتها حسب الغرض المخصص منها .

أنواع المخازن من حيث الملكية (مخازن مملوكة للشركة – مخازن مستأجرة)

من حيث الأصناف (نوعية المواد المخزنة) (مخازن مواد خام – مخازن مواد مصنعة – مخازن منتج تام)  أيضا من حيث المركزية ( مخزن رئيسي – مخزن اقليمى - مخزن فرعى).

من حيث الغرض منها (مخازن مهمات – مخازن قطع غيار – مخازن تعبئة وتغليف – مخازن وقود – مخازن سجلات مالية وادارية – مخازن أحبار وأوراق طباعة – مخازن أصول ....ألخ)

بعد التعرف على المخزن، يجب ان نعرف ماذا يقصد بادارة المخازن

يمكنك ان تتعرف على نظام الدورة المستندية فى برنامج حسابات المخازن

ادارة المخازن :هى تلك الادارة المسئولة المباني والمستودعات المخزنية وكذلك الحفاظ على المواد المخزنية من التلف وضمان سلامتها ومتابعة الأعمال داخل المخزن .

مهام ادارة المخازن والمستودعات

تتولى ادارة المخازن والمستودعات عدة مهام من اجل الوصول الى غايتها وهو الحفاظ على المواد المخزنية (داخل المخزن) وضمان سلامتها ولتحقيق ذلك فهي تقوم بما يلى :
1- التأكد من تقسيم المخزن وتهيئته بما يتناسب مع المواد المخزنية بداخلة  وكذلك ضرورة التأكد من تطبيق متطلبات الامن الصناعى (سلامة مصادر الكهرباء وعدم وجود أسلاك خطر – وجود انظمة اطفاء حريق – وجود اجهزة كشف الدخان  - وجود كاميرات مراقبة – ارتداء عمال المخازن زى السلامة الصناعية).

2- خلو المخزن من وجود رطوبة أو اشعة شمس مضرة للمنتجات المخزنية – حشرات –  وايضا ضرورة وجود تهوية ودرجة حرارة مناسبة جيدة تسمح بالحفاظ على المنتجات المخزنية .

3- التأكد من توافر المساحات والممرات المخزنية بما يسهل من عمل عمال المخازن .

4- التأكد من اتباع النظم الإدارية السليمة فى ادارة المخزون (تسجيل الوارد للمخازن فى اذون اضافة – تسجيل المنصرف من المخازن فى أذون صرف) التأكد من وجود أكثر من نسخة للاذون لتزويد الإدارة المالية بنسخة منها .

5- ضرورة تكويد الاصناف بوضع رقم مسلسل متشابهة للصنف (باركود) يسهل معرفة كافة خصائص هذا الصنف بالاضافة الى وضعة فى المكان المخصص له وتنظيم المخزن بما يسهل الوصول للمنتج من خلال الكود الخاص به .

6- تحديد مواقع المخازن بما يتناسب مع طبيعة النشاط فوجود مخازن المواد الخام بالقرب من خطوط الإنتاج ووجود مخازن المنتج النهائى بالقرب من الاسواق ، وجود مخازن السجلات المالية والادارية بالقرب من الادارة وهكذا .

7- متابعة حضور وانصراف عمال وموظفى المخازن وتدريبهم على مهام إدارة المخازن .

هذا ما تقوم به ادارة المخازن من مهام وحتى يتحقق أهداف ادارة المخازن والمستودعات فهنا نجد الشق الآخر لإتمام العمل المخزني على أكمل وجه وتحقيق أهداف الشركة .

تعرف على: ماهو الفرق بين إدارة المخزون وادارة المخازن

ادارة المخازن ومراقبة المخزون

ويقصد به كافة الأعمال الخاصة بالإشراف على المخزون و مراجعة الارصدة المخزنية واذون الصرف وأذون الاضافة والرصيد الفعلي للمخزون و مقارنته بالرصيد الدفتر (الجرد) للوصول الى العجز او الاضافة فى الاصناف، وكذلك تزويد الادارة العليا والإدارات المختلفة للشركة بالتقارير التى تحتاجها .

مهام مراقبة المخزون

يعبر مهام مراقبة المخزون هو جزء من اعمال الادارة المالية للشركة وهو بالاساس ثمرة التعاون بين ادارة المخازن والادارة المالية، فلا يمكن لاياً من الادارتين العمل دون الأخرى فتقارير مراقبة المخزون هى نتيجة البيانات الواردة من ادارة المخازن ولعل أهم مهام مراقبة المخزون هى :
1- تسجيل ومراجعة أذون الصرف وأذون الاضافة  ومطابقتها بطلبات الشراء / أوامر التوريد.
2- القيام بأعمال الجرد ويقصد به مراجعته رصيد المخزن الفعلي  ومطابقته مع الرصيد الدفتري.
3- تحديد طريقة الجرد المتبعة والمناسبة لنشاط الشركة حيث ينقسم الجرد إلى نوعين 

جرد دورى : يتم فية الجرد مرة واحدة فى نهاية العام المالى ويستلزم لذلك ضرورة عمل توقف لنشاط الشركة وكذلك خطوط الإنتاج لضمان سلامة هذا النوع من الجرد.

الجرد المستمر: وهو جرد يتم بصفة مستمرة طول الفترة المالية ولا يستلزم لذلك توقف النشاط ويرجع اختيار نوع الجرد المناسب للشركة حسب طبيعة نشاط الشركة والسياسات المتبعة بها. 
4- تحديد حد اعادة الطلب (يقصد به أقل عدد وحدات يسمح بتوافرها فى المخزن من الصنف وعندما يكون رصيد الصنف اقل من هذا العدد لابد من اعادة الشراء فوراً حتى لا تتعطل عملية الانتاج ) وتحديد الحد الاقصى للصنف ( يقصد به اقصى عدد وحدات يسمح بتوافرها فى المخزن من الصنف وعند زيادة العدد عن هذا الحد يحدث ركود للصنف ويعتبر أموال غير مستثمرة تتسبب فى خسائر للشركة).
5- تحديد طريقة تقييم المخزون المتبعة والتى يتم العمل بها داخل القوائم المالية فهناك عدة طرق لتقييم المخزون

وفى هذه الطريقة يتم تسعير الاصناف فى اذن الصرف FIFO

أ- طريقة الوارد الولا يصرف أولا (طبقاً لسعر الصنف فى اول اذن اضافة جاء به ( السعر الأقدم للصنف يحتسب اولا ) ويعاب على هذه الطريقة صعوبة تطبيقها في الحياة العملية وبخاصة فى فترة التقلبات الاقتصادية.

 وفى هذه الطريقة يتم تسعير الاصناف فى أذن LIFO

ب- طريقة الوارد أخيرا يصرف أولا ً (الطرف طبقاً لاخر اذن اضافة جاء به ( السعر الأحدث للصنف يحتسب أولا ) وتعتبر هذه الطريقة أكثر انتشاراً في الحياة العملية.

ج- طريقة المتوسط المرجح: وفى هذه الطريقة يتم احتساب متوسط عام لسعر للأصناف تبعا للتقلبات السعرية له وتعتبر هذه الطريقة هى أكثر الطرق عدالة ومناسبة فى إعداد القوائم المالية.
6- تزويد إدارات الشركة المختلفة بالتقارير المخزنية عن أرصدة المخزون كتزويد إدارة الإنتاج برصيد مخزن المواد الخام مثلا لتخطيط عملية الانتاج – او تزويد ادارة المشتريات برصيد المخزن من صنف معين حتى تقوم ادارة المشتريات بتحديد هل تشترى الصنف مرة اخرى ام تصرفه من المخزن وتزويد ادارة المبيعات برصيد صنف معين لتجهيزة الطلبية للعميل وهكذا. 

 بعد الحديث عن ادارة المخازن والمستودعات ومراقبة المخزون، يجب ان نذكر ان التكنولوجيا  كان لها دور هام جداً فى إحداث طفرة فى انظمة ادارة المخازن ونظام erp الحديث.

مميزات برنامج ادارة المخازن 

إن وجود برنامج حسابات ومخازن داخل الشركة يعني ان الشركة تسير في الاتجاه الصحيح ، فعالمنا اليوم بما يحتوية من شركات عديدة وانشطة متنوعة وبالتأكيد ملايين الاصناف المخزنية لا يمكن ادارتها ومراقبتها بالانظمة التقليدية الورقية القديمة والتى لا تتناسب تماما مع ما نراه من تكنولوجيا حديثة بحياتنا ، فتخيل معى شركة لها مقرها الرئيسى فى امريكا وفرع فى مصر فكيف يمكن مراجعة رصيد المخزن وكيف تتم عملية تخطيط ومتابعة الانتاج، الامر فى غاية الصعوبة وجود برنامج إدارة مخازن يجعل الشركة تعمل كمنظومة واحدة ويتيح للشركة ككل الحصول على التقارير المخزنية اللازمة لهم بكل سهولة وبشكل لحظى وحتى نتعرف على مميزات برنامج ادارة المخازن يمكننا ذكر بعض منها على النحو التالى :
1- سهولة عمل اذون اضافة و اذون صرف  الكترونية لكافة منتجات الشركة مسلسة بشكل ألى من النظام ، يمكن لإدارة مراقبة المخزون استعراضها بشكل لحظى بمجرد إدخالها من أمين المخزن بما يسهل من مهمة مراقبة المخزون ويساعد فى عمل تقارير دقيقة عن رصيد المخزن.
2- عمل كارت للصنف من برنامج إدارة المخازن و تحديد كافة خصائص الصنف (كود الصنف – وحدته – وصفة – الوحدات البديلة – الأصناف البديلة للصنف – مخزنه – سعره – الحساب الخاصة به فى شجرة الحسابات  ...) 
3- امكانية اضافة وصرف الأصناف المخزنية من خلال الماسح الضوئي وذلك من خلال وجود باركود (رقم مسلسل) على الصنف يمكن للماسح الضوئى قرائته و يقوم برنامج ادارة المخازن فوراً بتأثير الحركة على الصنف داخل المخزن سواء كانت بالاضافة او الصرف تماماً كما نرى فى محلات الهايبر ماركت ومخازن الشركات المختلفة.
4- ربط المخازن ببعضها البعض فيمكن لمخزن فرع القاهرة من استعراض الأصناف الموجود بمخازن فرع اسكندرية مثلا فوراً وبشكل لحظى بل ويمكنه أيضا معرفة الرصيد و عمل تحويل للاصناف المخزنية عند الحاجة لذلك.
5- سرعة وسهولة عمل طلب صرف المواد لكافة الاقسام فأذن كانت شركة انشائية (مقاولات) والموقع يحتاج الى مواد بناء (اسمنت – رمل – حديد ...) ولا يوجد بمخزن الموقع فوراً يمكنه عمل طلب من برنامج ادارة المخازن و بقوم امين المخزن بصرف الاصناف .
6- الربط بين ادارة المخازن والادارة المالية فعند قيام امين المخازن بصرف او اضافة اصناف فوراً تتأثر الحسابات المالية  لما لهذه الأصناف من تأثير فى حسابات كثيرة (كحسابات تكلفة المبيعات – الموردين – المخزن – مردودات ومسموحات المشتريات – .....الخ)
7- سهولة ودقة استعراض رصيد المخزن فبمجرد قيام مراقب المخزون باستعراض رصيد المخزن فوراً يظهر له الرصيد لاى مخزن وباى تاريخ يرغب به، وبالتالى سهولة اجراء اعمال الجرد .
8- سهولة ودقة تخطيط الإنتاج يمكن لإدارة الإنتاج استعراض رصيد مخزن المواد الخام بكل سهولة من خلال التقارير الصادرة من برنامج ادارة المخازن فيمكنها تحديد كمية الإنتاج المناسبة وكذلك طلبات الشراء خلال الفترة القادمة وتواريخ التوريد وخطط الإنتاج بما يقلل من فرص الهادر والخسائر ويقلل التكاليف لأدنى مستوى لها ومن ثم يعظم من ربحية الشركة.
9- الربط بين ادارة المخازن والمشتريات في المفهوم الحديث للادارة ينظر لادارة المخازن والمشتريات على انها ادارة واحدة (ادارة المواد) وحتى تتم عملية الشراء بشكل صحيح لابد من الاستعانة بالتقارير عن ارصدة الأصناف الموجودة بالمخازن ولا يمكن احتساب رصيد المورد إلا بإذن استلام المواد للمخازن و كذلك لا يمكن اقفال أمر الشراء والتأكد من التوريد إلا من خلال توريد كافة البضاعة الواردة بأمر الشراء للمخازن وكل هذه التقارير يمكن الحصول عليها بكل سهولة ودقة من برنامج ادارة المخازن.
10- مساعدة الإدارة العليا في اتخاذ القرارات ( وتوفير تقرير كمعدل دوران المخزون ، تقرير الاصناف الراكدة والأكثر دوران ، تقرير جرد المخزن – تقرير أسعار الأصناف المخزنية  .... ألخ ) كل هذه من التقارير التى تساعد الإدارة العليا في اتخاذ ما يلزم من إجراءات بشأن الاحتفاظ بالمخزون من عدمه والاستثمار فى الاصناف الاكثر دوراناً و استيراد كميات منها وكذلك البحث عن أفضل الموردين اصناف الى غير ذلك من التقارير التي توفرها برامج ادارة المخازن بشكل لحظى ودقيق للغاية بما يساهم فى اتخاذ القرارات .

كيفية ادارة المخازن الحديثة

العالم لا يتوقف ابدا ً عن مواكبة التطور في المخازن هي عصب الإنتاج بل وعصب الشركة ككل ولذلك فإن الدول دائما ما تقوم بتطوير أساليب ونظم ادارة المخازن ولعل اهم هذه الاساليب فى ادارة المخازن الحديثة هو ( منهج الكايزن – وانظمة الايزو ) والتى ساهمت بشكل كبير فى تطوير وتحسين أساليب ادارة المخازن الحديثة.

الكايزن : وهو مصطلح ياباني يعني التحسن المستمر للشركة فى بيئة الأعمال ففى مفهوم الكايزن لا يوجد يوم يمر على الشركة دون عمل تحسينات حتى ولو كانت ضئيلة ، وتعتمد فلسفة الكايزن على التحسين المستمر لانظام إدارة الشركة ( كادارة المخازن ) بأقل التكاليف الممكنة ويقوم أسلوب إدارة المخازن الحديثة ( الكايزن ) على عدة مبادئ وهي :
1- لا يمر يوم على الشركة بدون تحسينات فى كافة الاقسام وفروع الشركة.
2- لا يوجد شيء لا يمكن تحسينه وتطويره فكل شيء قابل للتحسين والتطوير.
3- بدل من أن تنتقد قدم مقترحات وبدائل لحل المشكلات .
4- مبدأ الجودة قبل الربح وبناء ثقة العميل قبل الحصول على الأرباح.
وكذلك انظمة الايزو : التى تتبنى مبادئ الجودة المستمرة والتحسين فى بيئة الاعمال ويوجد لها منظمة تعطي شهادات للشركات التي تنفذ مبادئها فى الادارة وتلتزم بها
من هنا تجدر الاشارة الى ان التطور والتحسين المستمر فى ادارة المخازن هو امر هام لابد منه وكل الشركات الآن تبحث عن الافضل من أجل زيادة قدرتها التنافسية وحصولها على ثقة العميل بتقديم منتجات ذات جودة عالية وبأقل تكلفة ممكنة ولا يحدث ذلك إلا بادارة مخازن ومستودعات وادارة مخزون على اعلى مستوى من الكفاءة والدقة والسرعة وتقرير فى غاية السرعة والدقة لكافة مستخدميها ولا يحدث ذلك إلا بتوافر برنامج إدارة مخازن ومراقبة مخزون مناسب للشركة يقدم لها كافة الحلول فى هذا الشأن.