تعتبر المستخلصات من أهم الخصائص المميزه لنشاط المقاولات ، فما هى المستخلصات ؟ يمكن وصف المستخلص على أنه بمثابة بيان بالاعمال المنجزة بالمشروع خلال فترة زمنية محددة ، وفيما يلى سوف نستعرض الدورة الكاملة لانشاء مستخلصات المقاوليين والمالكين لواحد من أفضل برامج المقاولات بمصر والوطن العربى الذى يتناول مستخلصات المقاولين والمالكين بصورة نموذجية بما يتناسب مع المعايير الدولية المتبعة وبطريقة ادخال هى الابسط والاسهل على الاطلاق وهو ببرنامج المقاولات أكفليكس.

أولاً: قائمة مستخلصات المقاولين

وتحتوى هذه القائمة على كل ما يخص مستخلصات المقاولين ويعتمد ترتيب هذه القائمة على النموذجية والمعايير المتبعة بشركات المقاولات ، اذ يتم انشاء مستخلصات المقاولين على مرحلتين الاولى وهى انشاء مستخلص تمهيدى للمقاول يتم فية حصر الكميات و اعتمادها ويتكون هذا المستخلص من كافة بنود مستخلص المقاول الفعلى وبمجرد اعتماد المستخلص التمهيدى تأتى الخطوة الثانية وهى تحويل المستخلص التمهيدى لمستخلص فعلى كما هو متبع بشركات المقاولات .

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

1-  شاشة مستخلصات المقاولين التمهيدية

ومن خلال هذه الشاشة يتم ادخال بيانات الاساسية للمستخلص (تاريخ بداية اعمال المستخلص – تاريخ نهاية اعمال المستخلص) ويقوم البرنامج بكتابة رقم المستخلص الياً، وتتميز هذه الشاشة بسهولة الادخال فبمجرد اختيار المشروع يظهر المقاولين المسجلين على المشروع فيتم اختيار المقاول وبمجرد اختيار المقاول يظهر كافة بنود عقد المقاول وكذلك كافة الخصومات والاضافات الخاصة بعقد المقاول كما تظهر الكميات السابقة تنفيذها وبمجرد ادخال الكميات المنفذه حالياً يتم الانتهاء من ادخال المستخلص ، وعند اعتماد هذا المستخلص يمكن تحويله لمستخلص فعلى ، ومن المميزات الاضافة فى الشاشة أنة يمكن التعديل على بنود عقد المقاول فيمكن اضافة بند أو حذف بند دون الاخلال بعقد المقاول الاساسى.

2- شاشة مستخلصات المقاولين 

تعتبر شاشة مستخلصات المقاولين هى المستخلص الاساسى للمقاول ، وذلك لان مستخلص المقاول التمهيدى ليس له أى تأثير على حسابات المقاول أو على المخازن أو الضرائب أو الحسابات العامة ، فهو مجرد بيان تحت المراجعة قابل للزيادة أو النقصان ولكنة يمهد لعمل مستخلص المقاول فمن المميز فى شاشة مستخلصات المقاولين هو سهولة انشاء مستخلص المقاول ، فبمجرد اختيار مقاول واستيراد مستخلص تمهيدى له يكون قد انتهينا من اعداد مستخلص المقاول ولكن تتميز هذه الشاشة بأنة بمجرد حفظ المستخلص يقوم البرنامج بعمل قيود مستخلصات المقاولين ألياً والتأثير فى حسابات المقاولين و المخازن ومصروفات المشاريع و الضرائب و غيرها ، ويزيد على هذه الشاشة خيار واحد وهو تحديد ما اذا كان هذا المستخلص ختامى فيطلب البرنامج تحديد تاريخ استحقاق ضمان الاعمال ليقوم البرنامج بعمل قيد ضمان الاعمال الياً وعمل استحقاق له تمهيداً لصرفه ، ومن المميزات الاضافية فى هذه الشاشة أنة عند سداد المستخلص يقوم برنامج المقاولات بإظهار المستخلص  بأنه تم سداده.

3- تقارير مستخلصات المقاولين

يقدم برنامج المقاولات مجموعة مميزة من تقارير مستخلصات المقاولين التى تغطى كافة احتياجات ادارات الشركة والادارة العليا من التقارير فمن خلال ( تقارير مستخلصات المقاولين ) يمكن استعراض كافة بيانات مستخلصات المقاول من بنود للمستخلص و الكميات السابقة والكميات الحالية والكميات الاجمالية ورقم المستخلص وتاريخه والخصومات  والعلاوات وقيمة المستخلص وكافة بيانات المستخلص وكذلك من خلال تقارير ( كشف حساب تأمين الاعمال- أرصدة تأمين الاعمال  ) يمكن استعراض كافة الحركات التى تمت على تأمين الاعمال من خصم أو رد و رصيد تأمين الاعمال وكما يمكن عرض رصيد المقاول وكافة استحقاقات والسدادات للمقاول من خلال تقارير ( أرصدة مقاولين – كشف حساب مقاول ) ومن خلال تقرير ( تقادم دين المقاول ) يمكن استعراض مدى التأخر فى السداد للمقاول بالمدد الزمنية بالاضافة الى العديد من التقارير المميزة التى تغطى كافة المعلومات عن المستخلصات  والتى يمكن استعراضها بأكثر من محدد بحث  مثل( بتاريخ معين – مقاولى مشروع معين – مقاولى بند معين ...... ).

ثانياً: قائمة مستخلصات المالكين

وتحتوى هذه القائمة على كل ما يخص مستخلصات المالكين ، اذ يتم انشاء مستخلصات المالكين على مرحلتين الاولى وهى انشاء مستخلص تمهيدى للمالك وبمجرد اعتماد المستخلص التمهيدى تأتى الخطوة الثانية وهى تحويل هذا المستخلص لمستخلص فعلى كما هو متبع بشركات المقاولات.

1- شاشة مستخلصات المالكين التمهيدية

ومن خلال هذه الشاشة يتم ادخال بيانات الاساسية للمستخلص ( تاريخ بداية اعمال المستخلص – تاريخ نهاية اعمال المستخلص) ، وبمجرد اختيار المالك يظهر كافة عقود المشاريع المدرجة تحته بكافة تفاصيلها ( البنود – الخصومات – العلاوات ... وغيرها ) كما تظهر الكميات السابقة تنفيذها وبمجرد ادخال الكميات المنفذه حالياً يتم الانتهاء من ادخال المستخلص ، وعند اعتماد المستخلص المتهيدى للمالك يمكن تحويله لمستخلص فعلى ، ومن المميزات الاضافة فى الشاشة أنة يمكن التعديل على بنود عقد المالك فيمكن اضافة بند أو حذف بند دون الاخلال بعقد المشروع .

2- شاشة مستخلصات المالكين 

تعتبر شاشة مستخلصات المالكين هى المستخلص الاساسى ، وذلك لان مستخلص المالك التمهيدى ليس له أى تأثير على حسابات  أو عقد المالك أو على المخازن أو الضرائب أو الحسابات العامة ، فهو مجرد بيان تحت المراجعة قابل للزيادة أو النقصان ولكنة يمهد لعمل مستخلص المالك ، فبمجرد اختيار المشروع واستيراد مستخلص تمهيدى للمالك يكون قد انتهينا من اعداد مستخلص المالك ولكن تتميز هذه الشاشة بأنة بمجرد حفظ المستخلص يقوم برنامج المقاولات بعمل قيود مستخلصات المالكين ألياً والتأثير فى حسابات المالكين و المخازن ومصروفات المشاريع و الضرائب و غيرها ، ويزيد على هذه الشاشة خيار واحد وهو تحديد ما اذا كان هذا المستخلص ختامى فيطلب البرنامج تحديد تاريخ استحقاق ضمان الاعمال ليقوم البرنامج بعمل قيد ضمان الاعمال الياً وعمل استحقاق له تمهيداً لصرفه ، ومن المميزات الاضافية فى هذه الشاشة أنة عند سداد المستخلص يقوم برنامج المقاولات بإظهار المستخلص بأنه تم سداده. 

3- تقارير مستخلصات المالكين

يقدم برنامج المقاولات مجموعة مميزة من التقارير التى تغطى كافة احتياجات ادارات الشركة والادارة العليا معن مستخلصات المالكين فمن خلال ( تقارير مستخلصات المالكين) يمكن استعراض كافة بيانات مستخلصات المالك من بنود للمستخلص و الكميات السابقة والكميات الحالية والكميات الاجمالية ورقم المستخلص وتاريخه والخصومات  والعلاوات وقيمة المستخلص وكافة بيانات المستخلص وكذلك من خلال تقارير ( كشف حساب تأمين الاعمال -  أرصدة تأمين الاعمال) يمكن استعراض كافة الحركات التى تمت على تأمين الاعمال من خصم أو رد و رصيد تأمين الاعمال وكما يمكن عرض رصيد المالك وكافة المستخلصات المستحقة والمسددة من خلال تقارير ( أرصدة المالكين – كشف حساب مالك ) ومن خلال تقرير ( تقادم دين المالك ) يمكن استعراض مدى تأخر المالك فى السداد بالمدد الزمنية ( أقل من 30 يوم – أكثر من 90 يوم – أكثر من 120 يوم .... وهكذا )  بالاضافة الى العديد من التقارير المميزة التى تغطى كافة المعلومات عن المستخلصات  والتى يمكن استعراضها بأكثر من محدد بحث  مثل ( بتاريخ معين –  مشروع معين – مركز تكلفة معين – فرع معين ...... ).