بعد ادخال البيانات الاساسية للشركة وتعريف البرنامج بسياسات العمل من خلال قائمة الاعدادات العامة ، يأتى التعرف على دور عمل قائمة برنامج الموارد البشرية والتى من خلالها يتم ادخال بيانات الموظفين وانظمة الحضور والانصراف وتقيمات الاداء والقيام بكافة مهام ادارة الموارد البشرية وكذلك قائمة الحسابات والتى من خلالها يتم احتساب كافة مستحقات الموظفين ( مرتبات - مكافأت - مكافأت نهاية خدمة - سلف .... وغيرها ) والتى تعتمد بالاساس على البيانات الدقيقة سواء من ادارة الموارد البشرية أو من أنظمة الحضور والانصراف ، بالاضافة الى استعراض العديد من التقارير الهامة عن بيانات وحسابات الموظفين من خلال مجموعة من التقارير التى تغطى كل متطلبات ادارة الموارد البشرية . 

أولاً: قائمة الموارد البشرية

وهى قائمة يتم من خلالها اتمام مهام ادارة الموارد البشرية وقد تم تصميمها بشكل نموذجى بما يتناسب مع المعايير الدولية لادارة الموارد البشرية وتحتوى هذه القائمة على مجموعة من الشاشات يمكن عرضها فيما يلى :

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

1-  شاشة الموظفين  

ويتم خلال شاشة الموظفين يتم ادخال كافة بيانات الموظف سواء ( الرقم الوظيفى – رقم الموظف بجهاز البصمة – أٍسم الموظف – وظيفته – القسم التابع له – تاريخ التعيين – الراتب الشهرى ...... وغيرها ) بالاضافة الى تحديد الوردية التابع لها اذا كانت الشركة تعمل بنظام الورديات ، ثم يتم ربط كل موظف بالسياسات الخاصة به ( سياسة الحضور والانصراف - سياسة الغياب - سياسة الاجازات... وغيرها ) ويتم اضافة الرقم التامينى للموظف والشهادات العملية له ، ورقم كارت التامين الطبى وغيرها ، كما يمكن أرفاق عقد الموظف وطباعته وتتميزه هذه الشاشة بأنها تحتوى على مجموعة هائلة من بيانات الموظف التى تؤثر فى باقى شاشات نظام الموارد البشرية ، كما يوجد خاصية الحفظ مع الاستمرار بهذه الشاشة التى تمكنك من ادخال بعض البيانات وحفظ الشاشة ثم العودة لها وادخال باقى البيانات  وكذلك يمكن من خلال هذه الشاشة طباعة عقد عمل الموظف وايقاف خدمتة و كذلك  اعادته للخدمة . 

2-  شاشة الهواتف المحمولة 

ومن خلال هذه الشاشة يتم ادخال ارقام الهواتف المحمولة لكل موظف وادخال قيمة الفاتورة الشهرية وتحديد نسبة أو قيمة ما يتحمله الموظف وما تتحمله الشركة من قيمة الفاتورة الشهرية ، ومن خلال شاشة فواتير المحمول يتم اختيار الشهر و اختيار نوع شبكة المحمول فيظهر جميع الموظفين المستحقه لهم الفواتير ونصيب كل موظف من الفاتورة .

3-  شاشة طلب الاجازة 

تعتبر من الشاشات المميزة التى توفر المزيد من الوقت والمجهود فيمكن للموظف الدخول لشاشة طلب الاجازة وتحديد المدة الزمنية للاجازة والموظف البديل و يصل الطلب أليا من برنامج الموارد البشرية لمديره المباشر فبمجرد الموافقة على الطلب واخذ كافة الاعتمادات عليه يحصل الموظف على الاجازة ، ومن المميز بهذه الشاشة انها تقوم باحتساب رصيد اجازات الموظف أليا بمجرد طلب الاجازة فتظهر رصيد الاجازات وقد يرفض الطلب لعدم وجود رصيد اجازات كافى . 

4-  شاشة تحليل المخاطر

من الشاشات المميزة ببرنامج ادارة الموادر البشرية اكفليكس والتى تحلل حجم المخاطر التى سوف تتعرض لها الشركة فى حال اتخاذ قرارات ادارية ( كتعيين عمالة اضافية – تقليل العمالة .... وغيرها ) . 

5-  شاشة العهد العينية

من خلال هذه الشاشة يتم ربط أصول وممتلكات الشركة بالموظفين فغالبا ما يكون فى حوذه الموظفين العديد من أصول الشركة مثل ( الحواسب الالية – السيارات – الادوات – الهواتف المحمولة .... ).

6-  شاشة اخلاء الطرف 

من خلال شاشة شاشة اخلاء الطرف يمكن أنهاء أجراءات اخلاء الطرف للموظف من خلال البرنامج فبمجرد الدخول على هذه الشاشة واختيار الموظف تظهر كافة العهد العينية للموظف المطلوب ردها للشركة وكافة مستحقاته من رواتب ومكافأت نهاية خدمة والسلف والخصومات المستحقة عليه فيتم طباعة النموذج وأخذ كافة التوقيعات والاعتمادات على طلب اخلاء الطرف ليتم انهاء خدمة الموظف .

7-  شاشة الاحدث الوظيفية

من خلال شاشة الاحداث الوظيفية يتم ادخال كافة الاحداث التى حدثت للموظف منذ تاريخ ألتحاقه بالشركة حتى تاريخ تركه للشركة ، والتى تعتبر بمثابة سجل كامل لاداء الموظف خلال فترة عمله .

8-  شاشة مستخدمى جهاز البصمة 

من خلال شاشة مستخدمى جهاز البصمة يتم استيراد كافة بيانات بصمة الحضور والانصراف وادخالها لبرنامج ادارة الموارد البشرية .

9-  شاشة الحضور والانصراف الشهرى  

من خلال هذه الشاشة يتم التمهيد لاحتساب الرواتب الشهرية فبعد استيراد بصمة الحضور والانصراف وما تحتوية من بيانات الحضور والانصراف لموظفين يأتى دور شاشة الحضور والانصراف الشهرى لاضافة قواعد وسياسات الشركة (سياسة الوقت الاضافى  –سياسة الغياب – سياسة الانصراف المبكر – سياسة العمل فى الاجازات الرسيمة - ..... وغيرها ) من اجل الاحتساب الدقيق لرواتب الموظفين فى برنامج الموارد البشرية .

10-  شاشات تقييم الاداء  

من خلال شاشة تقييم الاداء يتم انشاء قواعد لتقييم اداء الموظفين فيتم وضع أكثر من معيار كمعيار المظهر – الانضباط – الكفاءة – الاجادة وغيرها ووضع درجات لكل معيار لتقييم الموظفين ومن خلال شاشة تقييم اداء الموظفين يمكن اختيار كل موظف ووضع التقييم المناسب له .

11- تقاير الموارد البشرية 

من خلال قائمة تقارير الموارد البشرية يمكن استعراض كافة بيانات الموظفين وتزويد كافة ادارات الشركة بالتقارير اللازمة عن ادارة الموارد البشرية مثل ( تقرير المستندات المنتهية والغير متوفرة للموظفين – بيانات الموظفين – مدة عمل الموظفين – التأمين الصحى – مدة الدرجة الوظيفية – تقرير الجزاءات – تقرير الدورات التدريبية – الاحداث الوظيفية – تقرير الحضور والانصراف – تقرير تقييم الاداء ..... ) .

ثانياً: قائمة الحسابات

ومن خلال قائمة الحسابات يمكن ادارة حسابات الموظفين والعاملين بالشركة ، وتحتوى هذه القائمة على مجموعة من الشاشات يمكن عرضها فيما يلى :

1-  شاشة حسابات الموظفين 

من خلال شاشة حسابات الموظفين وبمجرد اختيار موظف معين واختيار تاريخ معين  يظهر لك البرنامج كافة مفردات مرتب الموظف من ( راتب اساسى – بدل معيشة – بدل انتقال – علاوة – مكافأت .... ).

2-  شاشات السلف والمشتريات 

من خلال شاشة السلف يتم تحميل الموظفين بقيمة السلف النقدية المنصرفة لهم وتحميل كل موظف بقيمة القسط المستحق من السلفة بناء على المدة الزمنية المحدده للسداد ، أما فى حالة شراء الموظف لبضاعة عينية من الشركة فيتم تحميل الموظف بقيمة المشتريات العينة كسلفة من شاشة المشتريات .

3-  لائحة الجزاءات 

من خلال شاشة لائحة الجزاءات يتم تحميل الموظفين بقيمة الجزاء المستحق عليه والمستقطع من الراتب.

4-  شاشة المرتبات 

من خلال شاشة مرتبات الموظفين يتم احتساب صافى قيمة راتب الموظف المستحق للصرف بعد خصم كافة الخصومات ( السلف – الجزاءات – الغياب – التامينات الاجتماعية – الضرائب .....)  واضافة اى مستحقات للموظف ( الوقت الاضافى – المكافأت – العلاوات ..... ) فبمجرد تحديد الفترة الزمنية واختيار الموظفين يقوم البرنامج أليا بإحتساب صافى رواتب الموظفين وبمجرد اعتمادها يقوم البرنامج بعمل قيود المرتبات ألياً  .

5-  شاشة السياسة الضريبة 

بمجرد الدخول على شاشة السياسة الضريبة فيعرض لك البرنامج السياسة الضريبية المتبعة طبقاً لقانون ضرائب كسب العمل المصرى فيمكنك تعديل الحدود الدنيا والقصوى للسياسة الضريبة وفقاً لاخر تحديث .

6-  شاشة التامينات الاجتماعية 

بمجرد الدخول على شاشة التامينات الاجتماعية فيعرض لك البرنامج نسبة الشركة ونسبة العامل من الراتب الاساسى والراتب المتغيير طبقاً لقانون التامينات الاجتماعية المصرى فيمكنك تعديل النسب وفقاً لاخر تحديث .

7-  تقارير الحسابات  

من خلال قائمة تقارير الحسابات يمكن استعراض كافة مرتبات وسلف ومكافأت الموظفين وكافة البيانات المالية للموظفين وتزويد كافة ادارات الشركة بالتقارير اللازمة عن حسابات الموظفين المالية مثل ( تقرير مرتبات الموظفين – تقرير الموظفين الذى لم يتم اصدار مرتباتهم – تقرير المرتبات بفئات الدخل – تقرير السلف – تقرير المشتريات – مرتبات الموظفين تفصيلى – رصيد سلف الموظفين – تقرير المرتبات للبنك ......) .