فى ظل ما يشهده العالم من ثورة تكنولوجيا ودخول الكمبيوتر فى جميع المجالات بما فى ذلك مجال المبيعات ، فقد أصبح انتشار انظمة نقاط البيع سريعاً جداً فلا يوجد مجال فى وقتنا الحالى الا ويدخل فية انظمة نقاط البيع ( السوبر ماركت - الصيدليات - محلات الملابس - محلات الاجهزة المنزلية - وكلات السفر والرحلات - .... وغيرها ) وذلك لما توفره أنظمة نقاط البيع من سهولة وسرعة فى ادارة عمليات البيع فى جزء من الثانية فبمجرد المسح الضوئى لكود الصنف تصدر الفاتورة ، فلو ظل العالم يعتمد على الانظمة الورقية التقليدية لادارة عمليات البيع لاصبح الامر غاية فى التعقيد والبطئ ولتطلبت عملية البيع الواحدة الكثير من الوقت ، ومع وجود هذه الانظمة السريعة التى تقوم بادارة عمليات البيع فى أقل وقت ممكن ، كان لابد من وجود برامج محاسبية تعمل على الربط بين فواتير البيع والبضاعة المخزنية وحركات الصرف والاضافة ، وكذلك الحركات النقدية من ايرادات  ومصروفات نقاط البيع و ترحيل أرصدتها للخزينة والتأثير فى شجرة الحسابات بما يحدث من عمليات من خلال نقاط البيع، بالاضافة الى ما تقوم بتوفيرة للادارة من تقارير تمكن ادارة الشركة (السوبر ماركت – الصيدلية – محل الملابس ... وغيرها ) من اجراء عمليات الرقابة والمتابعة واتخاذ القرارات ، ولذلك كان لابد للشركات من الربط بين أنظمة البيع وبرامج ادارة نقاط البيع ، وسنعرض واحد من أفضل البرامج المحاسبية فى مصر والوطن العربى فى مجال ادارة نقاط البيع وهو برنامج ادارة نقاط البيع أكفليكس .

دورة عمل برنامج ادارة نقاط البيع  أكفليكس 

تعتمد دورة عمل برنامج ادارة نقاط البيع أكفليكس على البساطة والاعتمادية اذ يتكون البرنامج من قائمتين رئيسيتين وهما قائمة الحركات وقائمة التقارير وسوف نتناول هذه القوائم بالتفصيل ولكن قبل البدء فى شرح القوائم لابد من التعرف على كيفية تكويد اصناف المبيعات لتظهر بشاشة الكاشير.

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

أولاً: تكويد الاصناف

تعتبر عملية تكويد الاصناف هى اول خطوة  داخل برنامج ادارة نقاط البيع أكفليكس فيمكن من خلال شاشة الاصناف ببرنامج ادارة المخازن من انشاء صنف جديد باضافة ( أسم الصنف - كود الصنف - سعر بيع الصنف - المخزن المتوافر به الصنف - وحدة قياس الصنف - ...... ) ويتيح لك البرنامج امكانية اضافة أكثر من 14 كود للصنف الواحد ( كود مصنع - كود مورد - كود داخلى .... ) ، وكذلك تحديد أكثر من سعر للصنف ( سعر بيع - سعر جملة - سعر تجزئة .... ) ويمكن ربط الصنف بمجموعة من البدائل أو المكونات ، وكذلك تحديد تاريخ الصلاحية  للصنف اذا كان له تاريخ صلاحية وغيرها من المميزات الرائعة التى تتمتع بها شاشة الاصناف والتى تمكنك من اضافة كل بيانات الصنف بشاشة الكاشير .

 ثانياً : قائمة الحركات 

تعتبر قائمة الحركات هى القائمة الاكثر استخداماً ببرنامج ادارة نقاط البيع اذ تحتوى على مجموعة من الشاشات التى من خلالها تتم ادارة نقاط البيع .

أ - شاشة الكاشير 

تعتبر شاشة الكاشير هى أهم شاشة ببرنامج ادارة نقاط البيع فمن خلال شاشة الكاشير يقوم المستخدم (الكاشير) بكافة حركات البيع واصدار الفواتير البيعية وتتميز شاشة الكاشير ببرنامج ادارة نقاط البيع بمجموعة من المزايا التى تجعلها من أسهل الشاشات من حيت التعامل وكذلك فأنها تغطى كافة احتياجات الشركات من عملية ادارة نقاط البيع ومن اهم هذه المزايا 

1- البرنامج مصمم لادارة جميع الانشطة

من أهم المزايا الموجودة ببرنامج ادارة نقاط البيع أكفليكس  المرونة فالبرنامج يتناسب مع أى نشاط أيا كان فيمكنك من خلال البرنامج ادارة نقاط البيع ( للسوبر ماركت - الصيدليات – الشركات السياحية – محلات الملابس .... ) .

2- سهولة اضافة الاصناف لشاشة الكاشير 

يتيح لك البرنامج اضافة الاصناف لفاتورة المبيعات بشاشة الكاشير فيمكنك اضافة الاصناف من خلال الضغط على زر بحث بشاشة الكاشير فيبحث فى جميع المخازن عن الصنف أو من خلال مسح كود الصنف بالماسح الضوئى أو من خلال الضغط على زر ( أف 3 ) من لوحة المفاتيح بما يجعل أضافة الاصناف أسهل .

3- اعادة فتح الفاتورة و التعديل علىها 

يمكنك من خلال شاشة الكاشير اعادة فتح فاتورة سابقة والتعديل عليها ما لم يتم اغلاق اليومية ، ومن خلال شاشة الصلاحيات بالبرنامج يمكنك تحديد صلاحيات كل مستخدم وحجم التعامل المسموح له.

4- الاستعلام عن بيانات الصنف 

من خلال الضغط على أيكونة الاستعلام على بيانات الصنف بشاشة الكاشير يمكنك الاستعلام على بيانات الصنف ( أسم الصنف – الكود – السعر - ....) أو بالضغط على زر ( أف 8 ) من لوحة المفاتيح . 

5- اعادة فتح صندوق الفلوس 

من خلال الضغط على ايكونة " اعادة فتح صندوق الفلوس " بشاشة الكاشير يمكنك اعادة فتح صندوق الفلوس اذا استدعت الحاجة لذلك ويمكنك فتحة ايضا بالضغط على زر ( أف 9 ) من لوحة المفاتيح.

6- خصم على اجمالى الفاتورة أو للصنف الواحد

يتيح لك برنامج ادارة نقاط البيع أكفليكس عمل خصم سواء على مستوى الفاتورة ككل كقيمة اجمالية أو على مستوى كل صنف من الاصناف ، ويرجع ذلك تبعا للصلاحيات الممنوحة لكل مستخدم .

7- عمل مرتجع للفاتورة

يتيح لك البرنامج امكانية عمل مرتجع للفاتورة تبعاً للصلاحيات الممنوحة لكل مستخدم وذلك من خلال الضغط على زر " مرتجع " من شاشة الكاشير أو بالضغط على زر ( أف 12 ) من لوحة المفاتيح .

8- اظهار الفاتورة بأكثر من عملة 

يتميز برنامج ادارة نقاط البيع أكفليكس بالمرونة فيمكن اصدار الفاتورة بعملة معينة والسداد بعملة أخرى ومن المميزات بشاشة الكاشير أنة بمجرد الضغط على معامل العملة بالشاشة يظهر لك قيمة الفاتورة بأكثر من عملة ، كما يتيح لك البرنامج امكانية السداد بالفيزا. 

9- تعليق الفاتورة واستعادتها

يتيح لك البرنامج امكانية تعليق الفاتورة وذلك بالضغط على زر " تعليق الفاتورة " من شاشة الكاشير أو بالضغط على زر " أف 6 " من لوحة المفاتيح و يمكن اعادة استعادتها مرة اخرى وتعتبر هذه الميزة من المميزات الرائعة التى تساعد فى عدم توقف عمل الكاشير لاى سبب.

10- صرف نقدى من صندوق الكاشير

من خلال شاشة الكاشير يمكنك عمل صرف نقدى لاى سبب من صندوق الكاشير من خلال الضغط على زر " صرف نقدى " ويتم تسوية حساب المصروفات عند ترحيل اليومية .

11- تحصيل أجل  لصندوق الكاشير

من المميز بالبرنامج المرونة فى استلام مبالغ مالية مباشرة على صندوق الكاشير لعميل أجل واضافتها لرصيد صندوق الكاشير .

12- الدقة فى اغلاق يومية الكاشير 

من المميزات الرائعة بالبرنامج أنة بمجرد الضغط على زر " غلق اليومية " يقوم البرنامج أولاً بإظهار رسالة تحذيرية تفيد ببعض الفواتير / الحركات التى لا تزال مفتوحة ويقوم بالبحث عن كافة الفواتير الغير مسددة لاغلاقها وكافة الحركات الغير تامة ، وبمجرد غلق كافة الفواتير يقوم البرنامج بأحتساب رصيد صندوق يومية الكاشير واذا كان هناك مستخدم أخر يتيح لك امكانية تحويل الرصيد الجديد له ، بما يقدم نموذجا دقيقاً وواقعياً لطبيعة عمل الكاشير . 

13- انشاء كافة القيود ألياً

من المميزات الرائعة ببرنامج ادارة نقاط البيع أكفليكس هو الالية فى أنشاء القيود المحاسبية فبمجرد حدوث أى حركة ببرنامج ادارة نقاط البيع يقوم البرنامج بأنشاء القيود أليا والتأثير فى الحسابات العامة وكذلك التأثير فى الرصيد المخزنى للاصناف والتكاليف.