تمثل عمليات البيع والشراء جزء كبير من أنشطة الشركات فلا يوجد شركة لا تقوم بعمليات البيع والشراء مهما كان نشاطها (تجارى – صناعى – زراعى – خدمى ....) أو اياً كان حجمها، ولما تمثله عمليات البيع والشراء من تأثير على حسابات العملاء والموردين والمخازن والضرائب بالاضافة الى التأثير على عمليات الانتاج ومن ثم الارباح، فكان لتخطيط وتنظيم عمليات البيع والشراء و متابعتها بشكل دقيق أهمية كبيرة بالنسبة للشركات فلا يمكن لشركة أن تنجح فى بيئة الاعمال ما لم تقوم بتسجيل كافة حركات البيع والشراء بشكل دقيق ومتابعة مشترياتها من الاصناف وكذلك معرفة الاصناف الاكثر مبيعاً والاصناف الراكدة بالاضافة الى متابعة حسابات العملاء والموردين و معرفه أرصدتهم واجراء الممارسات الداخيلة لعمليات الشراء للمفاضلة بين عروض الموردين للحصول على الاصناف من المورد الاقل سعراً بما يزيد من أرباح الشركة، وكذلك متابعة عروض اسعار العملاء وقاعدة بيانات العملاء والموردين وربطها بالمخازن، كل هذا التخطيط والتنظيم لعمليات البيع والشراء والتأثير اللحظى لهذه الحركات على الاصناف المخزنية ومتابعة حسابات العملاء والموردين لايمكن أن تتم فى وقتنا الحاضر خاصة فى ظل كبر حجم الشركات والتكنولوجيا الهائلة التى تشهدها حياتنا المعاصرة الا بالاستعانة ببرنامج محاسبى لادارة المخازن وعمليات البيع و الشراء وحسابات العملاء والموردين يربط كل هذه الاجزاء ببعضها البعض ويستطيع تقديم المعلومات والتقارير الدقيقة لمستخدميها بشكل لحظى، ولعلنا نقدم نموذج لواحد من أروع برامج حسابات ادارة المخازن وعمليات البيع والشراء وحسابات العملاء والموردين وهو برنامج ادارة المخازن أكفليكس .

تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات 

دورة عمل عمليات البيع والشراء ببرنامج ادارة المخازن أكفليكس 

سوف نستعرض دورة عمل عمليات الشراء و حسابات الموردين وكذك دورة عمل عمليات البيع وحسابات العملاء 

أ- دورة عمل عمليات الشراء وحسابات الموردين  

1- الموردين فى برنامج المخازن

تبدء دورة عمليات الشراء بإنشاء حساب المورد وذلك بإدخال كافة بيانات المورد من (اسم المورد – رقم الهاتف – العنوان – رقم الملف والبطاقة الضريبية ...)، وتحديد ما اذا كان هذا المورد (كاش – أجل) وكذلك ربط المورد بالحسابات الخاصة به بشجرة الحسابات ، وكذلك تحديد الاصناف المخزنية التى يتعامل بها المورد للحصول على عروض اسعار لها ، كما يوجد شاشة لعروض المورد وكذلك شاشة لمتابعة الموقف المالى للمورد ومستحقاته، بالاضافة الى ذلك يوجد اكثر من خاصة يتميز بها برنامج أكفليكس فاذا تم تكويد مورد أكثر من مرة بالخطأ فيمكن تحويل كافة الحركات  التى تمت على المورد الخطأ للمورد الصحيح  فى جزء من الثانية، كما يتيح برنامج المخازن امكانية اضافة الموردين من ملف أكسيل وادخال عدد لا نهائى من الموردين فى لحظات معدودة.

2- دورة الشراء فى برنامج المخازن

يقدم برنامج ادارة المخازن أكفليكس دورة شراء نموذجية يراعى فيها المعايير الدولية المتبعة اذ تبدء دورة الشراء بإنشاء طلب احتياج من القسم أو الادارة المختصة ثم يتم الموافقة على طلب الاحتياج من المستخدم الذى له صلاحية ثم يتم ارسال طلب الاحتياج الى الموردين للحصول على عروض اسعار ويتم ادخال عروض الاسعار بالبرنامج لاجراء المقارنة بينهم للحصول على أفضل سعر ثم يتم انشاء أمر توريد للمورد المختار وبمجرد قيام المورد بتوريد البضاعة يتم انشاء امر استلام للبضاعة ثم فاتورة شراء ويمكن ان يتم إنشاء فاتورة الشراء مباشرة دون التقييد بأي من المراحل السابقة ، و بمجرد أنشاء الفاتورة يتأثر رصيد الاصناف المخزنية وكذلك أرصدة الموردين والحسابات الضريبية ويقوم البرنامج بإنشاء قيود ألية والتأثير فى شجرة الحسابات، وتتميز فاتورة الشراء ببرنامج ادارة المخازن أكفليكس بالعديد من المزايا فيكن ادخال الاصناف من خلال قائمة الاصناف الموجودة بالبرنامج أو بالباركود أو من لوحة المفاتيح ، أو باستيرادها من أمر توريد او اذن استلام وكذلك يتيح لك البرنامج امكانية ربط المورد بخصم معين وانشاء خصم على مستوى الفاتورة وخصم على مستوى كل صنف ، كما يمكنك انشاء مجموعة للضرائب وربها بفاتورة الشراء مباشرة بما يسهل من عملية ادخال الفواتير ويقلل وقت الادخال ، ويمكنك ارفاق اى مستند بالفاتورة وطباعة الفاتورة بأكثر من صيغة فيمكن طباعة الفاتورة كاملة ، او طباعة اصناف الفاتورة بدون اسعار . 

3- مرتجعات المشتريات فى برنامج المخازن

من خلال شاشة مرتجع الى المورد يمكن استعراض الفاتورة التى ترغب بإرجاع بعض أو كل اصنافها وبمجرد الضغط على الصنف والحفظ يقوم البرنامج أليا بالتأثير فى المخازن بعمل حركات صرف للبضاعة وكذلك بحسابات الموردين بعمل حركة مدينة بحساب المورد برد البضاعة كما تتأثر حسابات الموردين والمخازن والضرائب بشجرة الحسابات . 

4- تقارير عمليات الشراء وحسابات الموردين فى برنامج المخازن

يقدم برنامج ادارة المخازن أكفليكس مجموعة من التقارير المميزة التى تغطى كافة جوانب عمليات الشراء بدء من طلب الاحتياج مروراً بعروض الاسعار و أوامر التوريد واذون الاستلام و فواتير الشراء والمرتجع للمورد متضمنة كافة محددات البحث والمعلومات التى قد يحتاج اليها المستخدمين ، بالاضافة الى تقارير رائعة عن حسابات الموردين و أعمار الديون وارصدة الموردين على مستوى مخزن معين او فرع معين او لكل الفروع فيمكن من خلا ل محددات البحث بالبرنامج من الحصول على أدق المعلومات المطلوبة . 

ب- دورة عمل عمليات البيع وحسابات العملاء 

1- العملاء فى برنامج المخازن

تبدء دورة عمليات البيع  بإنشاء حساب العميل وذلك بإدخال كافة بيانات العميل من ( اسم العميل – رقم الهاتف – العنوان – رقم الملف والبطاقة الضريبية ... ) ، وتحديد ما اذا كان هذا العميل ( كاش – أجل )  وتحديد حد لمديونية العميل لا يمكن ان يتعداه وكذلك ربط العميل بالحسابات الخاصة به بشجرة الحسابات ،  وكذلك تحديد السعر الذى يحصل عليه العميل سواء كان (سعر بيع – جملة – تجزئة) كما يوجد شاشة لعروض العميل وكذلك شاشة لمتابعة الموقف المالى للعميل والمتأخرات ، بالاضافة الى ذلك يوجد اكثر من خاصة يتميز بها برنامج أكفليكس فاذا تم تكويد العميل أكثر من مرة بالخطأ فيمكن تحويل كافة الحركات  التى تمت على العميل الخطأ للعميل الصحيح  فى جزء من الثانية ، كما يتيح برنامج المخازن امكانية اضافة العميل من ملف أكسيل وادخال عدد لا نهائى من العملاء فى  لحظات معدودة  وكذلك وجود شاشة للربط بين فواتير العميل و السدادات الخاصة بها لاقفال الفواتير .

2- دورة البيع فى برنامج المخازن

يقدم برنامج ادارة المخازن أكفليكس دورة بيع نموذجية يراعى فيها المعايير الدولية المتبعة اذ تبدء دورة البيع بعمل عرض سعر للعميل وبمجرد الموافقة على عرض السعر يتحول الى أمر بيع ثم فاتورة بيع  ويمكن ان يتم إنشاء فاتورة البيع مباشرة دون التقييد بأي من المراحل السابقة ، و بمجرد أنشاء الفاتورة يتأثر رصيد الاصناف المخزنية وكذلك أرصدة العملاء والحسابات الضريبية ويقوم البرنامج بإنشاء قيود ألية والتأثير فى شجرة الحسابات ، وتتميز فاتورة البيع ببرنامج ادارة المخازن أكفليكس بالعديد من المزايا فيكن ادخال الاصناف من خلال قائمة الاصناف الموجودة بالبرنامج أو بالباركود أو من لوحة المفاتيح ، أو باستيرادها من عرض سعر أو أمر بيع وكذلك يتيح لك برنامج المخازن امكانية ربط العميل بخصم معين وانشاء خصم على مستوى الفاتورة وخصم على مستوى كل صنف ، كما يمكنك انشاء مجموعة للضرائب وربها بفاتورة البيع مباشرة بما يسهل من عملية ادخال الفواتير ويقلل وقت الادخال ، ويمكنك ارفاق اى مستند بالفاتورة . 

3- مرتجعات المبيعات فى برنامج المخازن 

من خلال شاشة مرتجع الى المخزن يمكن استعراض فاتورة العميل التى ترغب بإرجاعها أو ارجاع بعض اصنافها و بمجرد اختيار الصنف المرتجع والحفظ يقوم البرنامج أليا بالتأثير فى المخازن بعمل حركات اضافة للبضاعة وكذلك بحسابات العملاء بعمل حركة دائنة  بحساب العميل كما تتأثر حسابات العملاء والمخازن والضرائب بشجرة الحسابات .

4- تقارير عمليات البيع وحسابات العملاء فى برنامج المخازن 

يقدم برنامج ادارة المخازن أكفليكس مجموعة من التقارير المميزة التى تغطى كافة جوانب عمليات البيع بدء من طلب عروض الاسعار و أمر البيع و فواتير البيع والمرتجع للمخازن متضمنة كافة محددات البحث والمعلومات التى قد يحتاج اليها المستخدمين، بالاضافة الى تقارير رائعة عن حسابات العملاء و أعمار الديون وارصدة العملاء على مستوى مخزن معين او فرع معين او لكل الفروع فيمكن من خلال محددات البحث بالبرنامج من الحصول على أدق المعلومات.