الدورة المستندية للمشتريات والمخازن وتطبيقها على برنامج حسابات المخازن

دورة المشتريات هي جميع المراحل التى تمر بها عملية الشراء بدءا من احتياج الاقسام المختصة وحتى توريد البضاعة واستلامها  من الموردين.

ايه مراحل دورة المشتريات ؟ و ما هي سيناريوهات دورة المشتريات  وهل تختلف مراحل دورة المشتريات لو كنت بشتغل على برنامج حسابات ومخازن ؟

مبدئيا خلينا نتفق ان دورة المشتريات هى  مجموعة خطوات ومراحل موحدة متختلفش لو كنت شغال بنظام مانويل او على برنامج ادارة المخازن  ولكن الاختلاف يكون لاعتبارات متعددة منها حجم الشركه، وكمان نظام الرقابة الداخلية المطبقة في الشركة، وان كان  برنامج إدارة المخازن المستخدم فى الشركه بيكون ليه أثر غير مباشر على دورة المشتريات في الشركة من خلال المرونة في تطبيق دورة المشتريات بشكل كامل وامكانية انى ابدأ من أي مرحلة من هذه المراحل.

 وتتأكد من إمكانيات النظام ودعمه لدورة المشتريات

ولان دورة المشتريات ممكن تختلف من شركه لاخرى حبينا نوضح تفاصيل السايكل كامله وكل مرحله ممكن تتم ازاى والتطبيق على برنامج إدارة المخازن

ماهى مراحل وانواع الدورة المستنديه المشتريات (مع التطبيق فى برنامج حسابات ومخازن اكلفليكس)

1) طلب الشراء بقسم المشتريات ببرنامج حسابات المخازن

 ودا اولى مراحل دورة المشتريات و عبارة عن بيان يقدمه القسم المختص (زى قسم المخازن او قسم الـ IT او قسم الانتاج) ادارة المشتريات يطلب منها توفير متطلباته بكميات معينة.وبعد ما يتم الموافقة على طلب الشراء ده سواء كان كله أو بعضه بيقوم قسم المشتريات بالتواصل مع الموردين بتوعه عشان يرسلو له عروض اسعار بالكميات المطلوبة.

الصوره المرفقه هى بيان لبعض المستلزمات المطلوبه من قبل قسم المخازن  تمهيدا لارسالها للموردين بواسطة قسم المشتريات فى برنامج حسابات المخازن 

2) طلب عرض أسعار ببرنامج محاسبة المخازن 

ودا زى ما اتفقنا المرحلة الثانية من مراحل دورة المشتريات ومن اول هنا بيكون دور برنامج المخازن اللى شغال عليه مهم جدا فى أنه يديك الاوبشن انك تقدر تستلم أكثر من عرض سعر من الموردين وتثبيتهم على السيستم تمهيدا للمقارنة بينه.

برنامج إدارة المخازن هيكون مهم فى أنه هايقارنلك مابين العروض وبعضها المستلمة من الموردين، وبصرف النظر عن اعتبار جودة الأصناف، برنامج محاسبة المخازن هايقيملك العروض ماليا وتقدر تختار العرض المناسب ليك، وطبعا المفروض الخطوه دى تتم مانول لو مكنش عندك برنامج حسابات ومخازن.

دى صورة من برنامج ادارة المخازن اكفليكس بتوضح  مرحلة مقارنة عروض الاسعار المستلمه من الموردين

3) ارسال اوامر التوريد ببرنامج ادارة المخازن 

ودى ثالث مرحله من مراحل دورة المشتريات وفيها ادارة المشتريات بترسل  أوامر توريد للموردين بنبلغهم فيها بالأصناف المطلوب شراؤها، ونوضح في أمر التوريد المنتجات او الاصناف المطلوبة وتاريخ التوريد والفرع اللى هايتم التوريد عليه وكمان اسعار الاصناف بناءا على عرض السعر المستلم من المورد.

وبرنامج حسابات ومخازن اكفليكس  بيتميز فى انه ممكن بناءا على التقييم المالي لعروض الموردين يرسل اكثر من امر توريد لكل مورد على حسب الصنف الأقل تكلفة في كل عرض سعر.

صورة تقرير أمر التوريد فى برنامج المخازن

4) اذن الاستلام ببرنامج حسابات ومخازن 

رابع مرحلة فى دورة المشتريات هى مرحلة ان الموردين يرسلوا البضاعه ويتم بموجب أذون استلام تفيد باستلام البضاعة  بالكميات المضبوطة وأنها مطابقة للمواصفات والمعايير ويوقع عليه امين المخزن او الشخص المستلم للبضاعه، وطبعا ممكن البضاعة تتورد على كذا مرحلة وبالتالى تتم بموجب اكتر من اذن استلام وفى الاخر يتم اصدار فاتوره واحده مجمعة باجمالى اذن الاستلام  ولو انت شغال على برنامج المخازن فلازم يكون السيستم بيدك المرونة فى تنفيذ دورة المشتريات مع اختلاف السيناريوهات المتبعة.

صورة اذن الاستلام كتقرير يظهر فى برنامج محاسبة وادارة المخازن

5) اذن الاضافة؛ فاتورة الشراء ببرنامج ادارة المخازن 

ودى اخر مرحله من مراحل دورة المشتريات وهي الإثبات المحاسبي لفاتورة الشراء و اثبات استحقاق المديونية على المورد ولازم ناخد بالنا مش شوية اعتبارات فنية في التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ومنها 

ان تكلفة الاصناف او الخامات أو الأصول المشتراة عموما مش بس بتقتصر على سعر الشراء اللى ها تسدده من المورد لا كمان ممكن تدخل بتكلفة إضافية زى النقل والشحن والتفريغ والاكراميات والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.

ان فى احيان كتير بيحصل ان مورد الخدمة زى الشحن والنقل مابيكونش نفسه مورد السلعة المادية وبتالى لازم نراعى فى التوجيه المحاسبي اننا ندخل الصنف المادى بتكلفته بالإضافة الى تكلفة الشحن وعلى الجانب الآخر نثبت استحقاق كل مورد بمديونيته وفى الغالب القيد هيكون بالشكل ده 

من ح المخزون والمشتريات (باجمالى التكلفة)

  إلى مذكورين

ح مورد السلعة (بسعر الشراء)

ح  مورد الخدمة (بتكلفة الخدمة)

وطبعا مع الأخذ فى الاعتبار الحركات الضريبية اللى بتتم على الفواتير.

مرونة برنامج حسابات ومخازن من اكفليكس 

ولذلك برنامج حسابات ومخازن أكفليكس ادى للمستخدم المرونه الكافية فى انه ينشأ أصناف الخدمه اللى مابتسمعش بكميات فى المخزن، ومن هنا يقدر المستخدم يدخل الصنف فى اذن الاضافة بتكلفته الفعلية بالإضافة إلى تكلفة الخدمات الاخرى ومش بس كدا يقدر كمان يحمل استحقاق الخدمات الاخرى على موردين تانيين فى نفس شاشة حركة الشراء.

ان لو حصل وتم مرتجع فى مرحلة اذن الاستلام مش هتاثر معايا فى الحسابات ولكن التأثير المحاسبي هايكون بعد إصدار فاتورة الشراء وان المرتجع لو تم تثبيت استحقاق على المورد بقيمة سعر الشراء اللى جه بيه فى حين تكلفة الخدمات الاخرى مش هاقدر ارجعها للموردين لانى بالفعل استفدت بيها ولذلك الصنف هيدخل المخزن بتكلفة وهيخرج بتكلفة تانيه ومع تعدد الأصناف هنلاقى ان العملية معقدة جدا ولذلك برنامج ادارة المخازن هيقدر يتعامل بكفاءة عالية جدا مع كل السيناريوهات اللى ممكن تتم فى دورة المشتريات وبمنتهى الدقة في التوجيه المحاسبي.

وفى النهاية لازم نلاحظ أن دورة المشتريات مش شوية خطوات جامده ,ممكن دورة المشتريات في شركة ما تكون بتقتصر على المرحلة الأخيرة وهى اصدار فاتورة شراء وممكن فى شركه تانيه تكون بتبدأ من أمر التوريد، وفى شركات تانيه ممكن تبدأ باذون الاستلام .

وبكدا نكون قدرنا نشرح دورة المشتريات وكافة السيناريوهات اللى ممكن تتم عليها بشكل كامل مع تطبيقها على برنامج ادارة المخازن والاعتبارات الهامه فى كل مرحله ايا كان برنامج المخازن اللى بتشتغل عليه.