شجرة الاصناف كيفية انشاء دليل اصناف ببرنامج حسابات المخازن

دليل الاصناف او شجرة الاصناف ودى المرحله التانيه من مراحل تكوين نظام مخزنى متكامل بعد انشاء المخازن الرئيسيه والفرعيه وتكوديها.

لو كنت شغال على برنامج محاسبة ادارة المخازن  فانت محتاج تعمل دليل الاصناف واللى  من خلاله  بتعرف الاصناف على ال System وبتكودها بطريقه معينه وفقا لمرونة برنامج حسابات الذى تعمل عليه ، ودا لانك مش هاتقدر تعمل اى Transactions على السيستم سواء بيع او شراء اوحركات مخزنيه اخرى  لو ماكنش ال Item ده موجود فعليا ومتعرف على السيستم بتاعك بكود او باكواد معينه دا غير حسابات جرد المخازن اللى كود الصنف بيكون ليه دور مهم جدا فيها لتسهيل عملية الجرد.

لو كنت شغال دفترى او على الاكسيل فانت بحاجه الى انشاء دليل الاصناف الشجرى عشان تضمن توحيد مسميات الاصناف بتاعتك وماتبعيش الصنف الوحد اكتر من مره بمسميات مختلفه فى فواتير البيع  او انك تشترى الصنف بمسمى وتبيعه بمسمى تانى وخصوصا لو كان حجم الشركه كبير وفى اكتر من شخص مسؤل عن البيع والشراء وبالتالى لو عندك دليل اصناف وكل صنف ليه كود مميز ليه عن غيره  فامش هايحصل اى اخطاء فى التوجيهات لانك بتتعامل مع ال item على انه رقم وليس اسم.

ازاى اعمل coding  لل Items  فى الStock؟ 

او ماهى الطريقه المثاليه فى انشاء دليل الاصناف الشجرى؟

الخطوه الاولى كيفية انشاء دليل الاصناف ببرنامج حسابات المخازن 

اول خطوه فى انشاء دليل الاصناف هى تقسيم انواع  ال items  الى مجموعات رئيسيه Main Categories  ومجموعات فرعيه Sub Categories  ودا على حسب طريقتك فى تقسيم المخزن داخليا او على حسب تصورك العام لشكل ومحتوى دليل الاصناف زى تقسيم الitems على حسب الbrands  بتاعتها، فلو محل ملابس ممكن يصنفهم على حسب ماركات الملابس او على حسب نوع العميل زى انك تقسمه الى رجالى ونسائي واطفالى ، ولو مصنع معين ممكن يصنف الخامات على حسب ال suppliers اللى بيوردهاله او يصنفها على حسب البلد المصدر للخامات دى، وكذلك بالنسبه لل Finished products .

وفى اغلب الاحوال الcategorization ده بيتم بناءا على حاجتك للمعلومات بخصوص ال Transactions Reports او تقارير الحركات اللى بتتم على المجموعات دي زى تقارير المييعات او المشتريات  والتسويات او تقارير ال ربحيه بانواعها.

الصوره التاليه هى توضيح  لشكل عام لتكوين شجرى للمجموعات  فى برنامج ادارة المخازن كأول مرحله من مراحل انشاء دليل الاصناف:

الخطوه الثانيه تكويد مجموعات الاصناف ببرنامج ادارة المخازن 

الخطوه اللى بعد كدا فى انشاء دليل الاصناف هى تكويد الاصناف ببرنامج ادارة المخازن وهى عبارة عن وضع code او رقم مميز لكل نوع او  مجموعه من مجموعات الاصناف دى يعنى لو انا عندى مجموعة أصناف اسمها كمبيوتر ممكن اديلها كود 01  باعتبارها المجموعه رقم 1 فى المخزن، وبيتفرع منها مجموعتين sub categories  زى السيرفرات اللى اديلها كود رقم 011 وزى مجموعة ال laptop اللى بتاخد كود 012 .

وبعد كدا ممكن افرع مجموعة السيرفرات الى مجموعة السيرفرات الnew  وكودها 0111  ومجموعة السيرفرات الused وكودها 0112  وهكذا.

الخطوه الثالثه تكويد الاصناف ببرنامج حسابات المخازن 

وهنا بيتم تكويد الاصناف نفسها اللى بتتم عليها الحركات بعد تكويد المجموعات بتاعتى وبيتم تكويد الitemعلى حسب الCategory اللى بينتمى اليها يعنى لو عندى item اسمه "PC  lenovo core i5" ودا جهاز كمبيوتر used تابع للمجموعه الفرعيه للسيرفرات الused  ممكن نديله الكود رقم 0111201  وبكدا الItem  ده اخد كود المجموعه  الرئيسيه والفرعيه يعنى اوتماتيك اول مااشوف الكود ده اعرف ان الصنف ده بينتمى لمجموعة الكمبيوتر الرئيسيه  01 وبينتمى لمجموعة السيرفرات الفرعيه 0111 وبينتمنى لمجموعة السيرفرات الفرعيه الused وكودها 01112  والصنف نفسه اخد كود 01 يعنى اول صنف تحت المجموعه دى.

الصوره المرفقه هى صورة دليل الاصناف من برنامج حسابات ومخازن
 

خد بالك فى اكتر من طريقه اقدر اكود من خلالها الاصناف جوه المخزن ومش شرط انى اكودهم بناءا على المجموعات بتاعتهم وان كان ده هو الدراج فى الواقع .

طيب له بكود الاصناف بالشكل ده فى برنامج محاسبة المخازن

* اهم خطوه فى انشاء نظام مخزنى هى انشاء دليل الاصناف وتكويدها واللى مابتقلش فى اهميتها عن شجرة الحسابات وعلى اساسها بقدر اتحكم فى كل الحركات المخزنيه اللى ممكن تتم على الاصناف دى.

*    عشان اقدر اعمل اى transaction سواء بيع او شراء او تسويه او المرتجعات بانواعها لازم الitems  دى تكون موجوده على السيستم بتاعى بكود مميز لكل صنف منهم وبكدا هاسهل عمليات المراجعه وتتبع الصنف.

* تقسيمة الاصناف وتكويدها فى حد ذاتها هاتريحنى فى شغلى بعد كدا فى انى اقدر اعمل تقارير على مستوى المجموعات دى واستعرضها كمان عند مستوى معين يعنى لو عايز اعرف انا بعت اد ايه من الملابس اعرف فى ثانيه ولاعايز اعرف ان بعت اد ايه من الملابس الرجالى اعرف فى ثانيه وكذا لو عايز اعرف انا بعت اد ايه من التى شيرت الرجالى بس.

ازاى منظومة AccflexERP هاتظبطلك نظام المخازن بتاعك؟

1) المرونه التامه فى تكويد الاصناف اقدر اكود الاصناف وفقا للمجموعات المخزنيه واقدر اكودها وفقا للمورد واكودها  وفقا لوحدات القياس واقدر اعمل كود ميزان لأصناف الوزن دا غير 10 انواع اخرى للاكواد، وبالتالى اقدر اعمل اكتر من دليل اصناف.

2) التكوين الشجرى للاصناف داخل المخزن  يتضمن عدد لانهائي من التفرعات حسب رغبة المستخدم.

3)  يحتوى النظام على كافة التعريفات والبيانات الخاصة بالمخازن ودليل الاصناف، بحيث انى اقدر اميز الصنف بخصائص اللون والوحدات والمقاسات والصلاحيه والوزن والمكونات والبدائل وقوائم الاسعار وكمان حسب طبيعة اذا كان ماده خام ولامنتج نهائي تام الصنع.

4) خاصية تحويل حركات الاصناف اللى من خلالها بقدر اعمل Transfer  لبعض او كل الحركات اللى تمت على صنف معين خلال فتره معينه الى صنف اخر فى حالة الخطأ فى توجيه حركات البيع او الشراء.

5) اقدر اتحكم فى التوجيهات المحاسبيه لكافة الحركات المخزنيه  على مستوى الصنف الواحد  فى دليل الاصناف او على مستوى المجموعه او على مستوى المخزن .