Accflex ERP | دليل منظومة أكفليكس

دليل منظومة أكفليكس

يتم إنشاء المخازن فى برنامج مخازن آكفليكس بالطريقة التالية :
1- فتح شاشة المخازن.
2- ادخال كود المخزن .
3- اسم المخزن .
4- و تحديد ما إذا كان مخزن عاطى أو مخزن إستهلاك أى للتخزين فقط و ليس للبيع منه .
بعدما تم إنشاء مسميات للمخازن يتم ربط المستخدمين لبرنامج المخازن Stock Control Accflex ERP بهذه المخازن , و هذا من خلال تحديد المخازن بمستخدم معين بهذه الطريقة :
1- شاشة المستخدمين و الصلاحيات من الإعدادات .
2- فتح مستخدم معين .
3- اختيار المخازن المراد ربطها بالمستخدم .
4- ثم حفظ هذه الخطوة .

1- فتح شاشة "ترحيل الرصيد الحالي لكمية البداية ".
2- اختيار المخزن المراد تحويل الكميات منه.
3- تحديد تاريخ آخر يوم من السنة السابقة.
3- تحديد الأصناف المطلوب تحويل الكمية لها .
4- تحديد السنة المالية الجديدة.
5- ثم نقل الكميات الحالية .
فلنفرض أنه وجدت كميات أصناف متبقية من عام 2019  و تم عمل سنة مالية جديدة 2020 و لا توجد بها كميات لهذه الأصناف لأنه لم يتم شراء كميات جديدة لهذا العام , الحل : أنه يتم ترحيل الكميات من 2019 إلى 2020 و هذا يتم من خلال شاشة" ترحيل الرصيد الحالى لكمية البداية" ببرنامج المخازن (Stock Control ) من Accflex ERP كما تم توضيح الخطوات .

يتم إنشاء الأصناف من شاشة الأصناف ببرنامج Stock Control Accflex ERP بالطريقة التالية :
1- فتح شاشة الأصناف .
2- اختيار المجموعة و التي سيكون من ضمنها هذا الصنف .
3- كتابة اسم الصنف
4- اختيار نوع الصنف إذا كان صنف عادى أو صنف خدمة .
5- اختيار طريقة حساب الصنف (Average - Serial - FIFO-LIFO) 
6- اختيار أصغر وحدة للصنف
7- ربط الصنف بالمخازن
8- تحديد أسعار بيع لهذا الصنف.
- فى الخطورة رقم (7)  هي طريقة ربط الأصناف بالمخازن و بهذا تظهر الأصناف في أي عملية داخل برنامج مخازن آكفليكس

إن كانت المخازن ليست بها أصناف و هذه هى المرة الأولى لإدخال كميات لهذه الأصناف فيحدث هذا على برنامج مخازن آكفليكس بهذه الطريقة:
1- فتح شاشة "رصيد بداية أصناف المخازن" .
2- اختيار السنة المالية التى سيتم العمل فيها .
3-تحديد المخزن الذي به الأصناف .
4- تحميل الأصناف الموجودة بالمخزن
5- تظهر جميع الأصناف و بخانة كمية البداية يمكن إدخال كميات لجميع الأصناف أو أصناف محددة فقط .
6- ثم حفظ هذه الحركة .
و بهذه الخطوات نجد أن الأصناف لها كميات و مسموح عمل أى عملية مثل بيع, شراء, تحويل , رد , صرف….إلخ لهذه الأصناف داخل برنامج المخازن Stock Control Accflex ERP

يسمح برنامج المخازن Stock Control Accflex ERP بإضافة أكثر من وحدة للصنف الواحد إن كان للصنف أكثر من وحدة و هذا من خلال الجزء الخاص بوحدات الصنف يتم تحديد وحدة واحدة فقط لتكون الإفتراضية و التى تظهر فى أى عملية داخل برنامج حسابات المخازن أو تظهر في التقارير و يمكن إنشاء أكثر من وحدة بهذه الطريقة :
1- إنشاء وحدة جديدة من (+)
2- اختيار عدد الوحدات لهذه الوحدة الجديدة بالنسبة لأقل وحدة.
3- ادخال كود الوحدة
4- ثم إضافة هذه الوحدة الجديدة .
في الخطوة رقم (3) تعنى أنه لو كانت الوحدة الأقل المستخدمة هى الكيلو و نريد إنشاء وحدة جديدة أكبر و هى الطن , إذن فإن عدد الوحدات للوحدة الجديدة بالنسبة للوحدة الأقل هي 1000 ك.

يمكن إنشاء أكثر من نوع سعر للصنف الواحد مثل سعر الجملة أو سعر التجزئة أو غيرها و بالتالى يمكن اختيار واحد فقط منهم ليظهر في العمليات كسعر افتراضي و اختيار نفس السعر ليظهر أيضًا في التقارير أو يمكن اختيار سعر مختلف كافتراضي في التقارير و يمكن إنشاء أكثر من سعر بيع بهذه الطريقة:
1- تحديد نوع سعر مسبق لكن بقيمة مختلفة , أو إنشاء سعر جديد من (+).
2- تحديد قيمة سعر البيع .
3- اختيار الوحدة التي سيطبق عليها هذا السعر إن كانت أصغر وحدة أو الوحدة المستخدمة في أى حركة داخل برنامج حسابات المخازن آكفليكس.
4- اختيار عملة لهذا السعر.
5- ثم تحديد التاريخ الذي سيتم تفعيل هذا السعر الجديد فيه
6- و حفظ هذا السعر
يسمح برنامج Stock Control ERP بإضافة أكثر من سعر للبيع و تحديد أى منهم كسعر إفتراضي لفواتير البيع و أيهم سعر افتراضي للتقارير .

لا تظهر المجموعات التي تم إنشاؤها مسبقًا فى شاشة الأصناف في حالة واحدة فقط وهي عند تحديد هذه المجموعة أنها فعالة , و هذه خطوة من ضمن خطوات إنشاء المجموعات التالية :
1- إذا كانت هذه المجموعة فرعية فلابد من اختيار المجموعة الرئيسية أولًا , و فى حالة أن هذه المجموعة رئيسية يمكن كتابة اسم المجموعة و عدم اختيار المجموعة الرئيسية .
2- إدخال كود المجموعة.
3- تأكيد على أن هذه المجموعة (إظهار في القائمة)
و بالتالى ستصبح فعالة و تظهر في جميع الشاشات ببرنامج حسبات المخازن Stock Control Accflex ERP.

إن كان هناك أسعار بيع فعلًا للأصناف تم إدخالها و التعامل بها , ولكن تم تجديد هذه الأسعار لجميع الأصناف , فهناك طريقة لتعديل كل هذه الأصناف مرة واحدة دون الدخول على كل صنف على حدى و هذا يمكن أن يحدث من خلال Excel Sheet فى برنامج حسابات المخازن بالطريقة التالية :
1- فتح قائمة تعديل الأصناف
2- اختيار شاشة تعديل أسعار البيع
3- تحديد الأسعار القديمة أولًا من خلال:
*  اختيار المخزن 
* تحديد نوع سعر هذه الأصناف
* اختيار وحدة الأصناف
* تحديد العملة
* ثم تحميل الأصناف
4- ستظهر جميع الأصناف بأسعارها القديمة
5- تصدير هذه البيانات ل Excel Sheet ثم التعديل على Excel Sheet بالأسعار الجديدة و حفظ هذا الملف
6- العودة مرة أخرى لشاشة "تعديل أسعار البيع" و اختيار "تحديث من ملف أكسيل"
7- ثم حفظ هذه الشاشة بالأصناف التي تحمل الأسعار الجديدة .
و بالتالى فإن بخطوة واحدة يمكن التعديل لعدد لا نهائى من أسعار بيع الأصناف دون اللجوء إلى كل صنف على حدى.

فى حالة حذف صنف و الاستغناء عنه لكن قبل هذا نريد ترحيل كمية هذا الصنف و جميع الحركات و العمليات التي تمت عليه إلى صنف آخر يحمل نفس الاسم أو حتى اسم آخر فيتم ذلك من خلال الجزء الخاص بتعديل الأصناف بالخطوات التالية :
1- اختيار شاشة دمج الأصناف
2- اختيار الصنف الأول و الذي سيتم تحويل كميته و جميع العمليات التي تمت عليه و نقلها إلى الصنف الثانى .
3- اختيار نوع الدمج الذي سيتم على أى جزء (دمج الحركات فقط - دمج الأكواد- دمج البدائل أو الزيادات - …...)
4- اختيار الصنف الثاني و الذي سيتم تحويل كل هذا عليه .
5- ثم اختيار دمج الأصناف
و بهذا تتم عملية الدمج فى خطوة واحدة و هذا ما تفعله شاشة دمج الأصناف ببرنامج محاسبة المخازن Stock Control Accflex ERP

في حالة عدم التأكد ما إذا تم البيع بسعر أقل من سعر التكلفة فيمكن تحديد أن تظهر رسالة توقف عملية البيع هذه و يكون مضمون الرسالة بأنه لا يمكن البيع بسعر أقل من سعر التكلفة و يتم هذا من خلال :
1- فتح شاشة الإعدادات ببرنامج مخازن آكفليكس
2- فتح شاشة إعدادات الحركات
3- تفعيل مقارنة سعر البيع بسعر التكلفة أثناء عملية البيع
و بهذا نضمن عدم البيع بسعر أقل من سعر التكلفة للصنف .