الدورة المحاسبية والدورة المستندية بتكنولوجيا المعلومات

الدورة المحاسبية وتكنولوجيا المعلومات

إن الدورة المحاسبية هي الالية التي يتم من خلالها تنفيذ مراحل التدفق والتوجيه المحاسبي والتي تبدأ عادة بحدوث الحدث المالي (التاريخي)، مروراً بالتسجيل الاولى للحدث المالي ثم الترحيل الي دفتر الاستاذ وصولاً الي التبويب بميزان المراجعة ثم اظهار النتائج، يمكننا تلخيص الدورة المحاسبية بالكامل، مهما اختلفت الاداة المستخدمة (دفترياً / اليكترونياً)، في تنفيذ مراحل هذه الدورة برمجياً، من خلال البرامج المحاسبية المعدة بلغات البرمجة المختلفة مثل لغة Visual Basic/C#/C++/Python فعند استخدام احدى هذه اللغات مهما اختلفت اللغة، يتم تنفيذ وتحويل الدورة المحاسبية الى تعليمات برمجية تسمي Modules (موديولز) يتم تنفيذها بواسطة الحاسب الالي عن طريق تحديد دوال ومعادلات ومسارات التبويب والترحيل المعدة برمجياً وتظهر في النهاية للمحاسب (المستخدم) في شكل نوافذ، تحتوي هذه النوافذ على مربعات ادخال مثل Textbox/Combo Box ومفاتيح الاوامر Command Button، لذلك لابد من اختيار الالية الاكثر مرونة وكفاءة وتوافقاً مع النظرية المحاسبية من فروض ومبادئ وقواعد ومعايير.

مفهوم الدورة المحاسبية وتكنولوجيا المعلومات

يقصد بكلمة "الدورة" نقطة البداية وصولا الي نقطة النهاية بالتالي فإن الدورة المحاسبية يقصد به بداية النظام المحاسبي وصولا الي نهايته، وتعتبر نقطة البداية للدورة المحاسبية هي حدوث العملية المالية مرورا بعمليات التشغيل المختلفة علي العملية المالية (التسجيل/الترحيل/الترصيد/التبويب/التسوية) وصولا الي نقطة النهاية وهي اظهار النتائج والمعلومات والقوائم المالية، اما تكنولوجيا المعلومات (تقنية المعلومات) فهي تصميم وتطوير ودعم الانظمة التي تعتمد على أنظمة المعلومات التي تعتمد على الحسابات الالية وحزم البرامج الالكترونية، والتي تعمل على تخزين ومعالجة البيانات وحمايتها وإسترجاعها.

ماهى الدورة المحاسبية الكاملة

الدورة المحاسبية الكاملة هي سلسلة من العمليات والأحداث التي تشكل إطاراً لتسجيل ومتابعة الأنشطة المالية لمؤسسة أو منظمة. يهدف الهدف الرئيسي للدورة المحاسبية إلى توفير نظام محاسبي فعّال يساعد في تحقيق الشفافية المالية والتقارير المالية الدقيقة. إليك وصفًا عن الدورة المحاسبية:

التحليل والتخطيط:

يبدأ العمل بتحديد الأهداف المالية ووضع خطط لتحقيقها، مع التحليل المالي لتقدير الموارد المطلوبة وتحديد استراتيجيات التمويل المناسبة.

التسجيل والتوثيق:

تتضمن هذه المرحلة تسجيل جميع العمليات المالية بدقة، سواء كانت إيرادات أو نفقات، باستخدام أنظمة محاسبية متقدمة. يتم توثيق كل معاملة بشكل ملائم لتوفير سجلات دقيقة.

المراقبة والتدقيق:

يتم تنفيذ عمليات المراقبة لضمان أن جميع الأنشطة المالية تتفق مع السياسات والإجراءات المحاسبية. يشمل ذلك التدقيق الداخلي والخارجي للتحقق من صحة السجلات وتحديد أي نقائص أو مخاطر.

إعداد التقارير المالية:

يتم تجميع البيانات المالية لإعداد التقارير المالية الرئيسية، مثل قائمة الدخل والميزانية وكشف الأرباح والخسائر. تهدف هذه التقارير إلى توضيح الأداء المالي للمؤسسة وتقديم صورة واضحة للمساهمين والجهات الخارجية.

إدارة الضرائب:

تشمل هذه المرحلة احتساب وإعداد الإقرارات الضريبية وضمان الامتثال الكامل للضوابط الضريبية. تتطلب هذه الخطوة فهمًا عميقًا للتشريعات الضريبية المحلية والدولية.

التخطيط المالي:

يتم إعداد خطط وميزانيات للفترات المستقبلية استنادًا إلى التحليل المالي والأداء التاريخي، مما يساعد في تحديد الأهداف المالية وتخصيص الموارد بكفاءة.

التقييم والتحليل:

تتضمن هذه المرحلة تقييم الأداء المالي بشكل دوري وتحليل الاتجاهات والمؤشرات المالية. يساعد هذا على اتخاذ قرارات استراتيجية تتعلق بإدارة الموارد المالية.

الامتثال والتطور:

يجب أن يكون القسم المحاسبي على دراية بكل التشريعات المحاسبية والمالية ويعمل على الامتثال التام لها. كما يجب أن يكون القسم مستعدًا لتكنولوجيا المعلومات المحاسبية الحديثة والتحديثات في هذا المجال.

الإبلاغ والتوجيه:

يقوم القسم المحاسبي بتقديم تقارير منتظمة إلى إدارة الشركة، ويقدم توجيهًا استراتيجيًا بناءً على التحليل المالي والتوقعات المستقبلية.

الدورة المحاسبية هي عملية مستمرة وحيوية تساهم في فهم وتحليل الأداء المالي للشركة، وتسهم في اتخاذ القرارات الحكيمة وضمان استدامة النجاح المالي.

الية عمل النظام المحاسبي

1- وجود ارصدة افتتاحية من العام السابق تتمثل في عناصر الاصول والالتزامات وحقوق الملكية بكافة تصنيفاتها.

2- اجراء مجموعة الحركات المالية المدينة والدائنة (قيود اليومية) والتي يفترض فيها التوازن والتي تعمل علي زيادة ونقص هذه الارصدة مما يترتب عليه زيادة ونقص الاصول والالتزامات وحقوق الملكية من خلال الحركات المالية الشاملة علي العمليات الايراداية والاستثمارية والتمويلية.

3- اجراء تسويات الفترة وتحديد ما يخص الفترة وما لا يخص الفترة في عناصر الايرادات والمصروفات وكذلك التسويات الخاصة بعناصر الاصول والالتزامات.

4- ينتج عن هذه الارصدة والحركات مجموعتين رئيسيتين من النتائج

الاولى: وهي نتائج الاعمال والانشطة التشغيلية والايرادية وهو ما يعرف بقائمة الدخل او قائمة الارباح او الخسائر.

الثانية: نتائج التغير في هذه الارصدة وهو ما يعرف بالمركز المالي.

التسجيل الاولي للارصدة الافتتاحية

تواجه الشركات والمنظمات الاقتصادية صعوية في الانتقال الكلي سواء من طريقة الي طريقة، او من نظام الي نظام، ففي الحالة الاولى وهي الانتقال من طريقة الي طريقة يقصد بها الانتقال من طريقة معينة يتم بواسطتها تنفيذ الدورة المحاسبية مثل الانتقال من استخدام الطريقة الدفترية الي استخدام النظم الاليكترونية، او الانتقال من استخدام المحاسبة الاليكترونية (الاكسل المحاسبي) الى الطريقة البرمجية، او الانتقال من نظام الى نظام، في حال استخدام برنامج معين والانتقال الي برنامج اخر، وتكمن الصعوبة في الانتقال في الوقوف على الارصدة الدفترية لمكونات المركز المالي، نظراً لعدم وجود نظام ثابت وموثوق من قبل، مثلا في حالة التسجيل على الاكسل فإن التسجيل يتوقف بالاساس على مهارة المحاسب في التصميم، وكذلك مدى توافر الفنيات المحاسبية في التسجيل، مما قد يترتب عليه ظهور نتائج غير سليمة على المستوى المحاسبي، وقد تكون هذه النتائج سليمة في بعضها وغير سليمة في البعض الاخر، وتشيع في الحياة العملية هذه المشكلة نظراً لتعدد ملفات الاكسل المستخدمة، بخلاف المشكلات الناجمة عن تغيير موظفي الحسابات وكلاً منه له طريقته الخاصة في التصميم والتسجيل، وهذه العيوب الخطيرة تلاشت مع استخدام تكنولوجيا المعلومات في المحاسبة، نظراً لوجود مميزات عديدة في البرامج المحاسبية لعل من اهمها امان المعلومات، تضييق مسارات الخطأ في التسجيل والتوجيه والترحيل، إظهار وإكتشاف الاخطاء فور حدوثها، وقد يتم منع بعض الاخطاء بشكل استباقي مثل الاخطاء المتعلقة بالتوازن، الصعوبة البالغة في نقل البرنامج من جهاز الى جهاز اخر.

شجرة الحسابات Chart of accounts

تتميز تكنولوجيا المعلومات بالمرونة الكبيرة في اعداد الدليل المحاسبي للعديد من المستويات التي قد تصل الي مستويات لا نهائية من التفريع للاباء، فقد يكون الحساب الاب مثلا الاصول الثابتة يتفرع منه ابن مثل السيارات ثم سيارات فرع القاهرة ثم يتفرع منها سيارات البيع والتوزيع وسيارات الانتقال وسيارات النقل الداخلي وسيارات النقل الخارجي، وتحت كل بند هذه البنود يتفرع حساب لكل سيارة وقد يتفرع من كل حساب لهذه السيارات حسابات فرعية اخرى تشتمل على بعض التفصيلات المكونة للاصل، وهذه الميزة الهامة لا تتوافر في كافة الطرق الاخرى سواء الدفترية او الاكسل، نظراً لمحدودية امكانية التفريع او (التشجير) في هذه الطرق مقارنة باستخدام قواعد البيانات الضخمة ولغات البرمجة، كما انه يجب تحديد عدد الاباء والابناء بشكل مسبق في هذه الطرق على النقيض عند استخدام قواعد البيانات التي تتيح عدد غير محدود من التفريعات والمستويات.

النوافذ العامة والنوافذ الفرعية

تتيح البرامج المحاسبية ميزة هامة في عمليات التسجيل، كأن يتم اعداد شاشات خاصة (فرعية) للاقسام المتخصصة، مثل قسم الخزينة او قسم حسابات العملاء او قسم المدفوعات او قسم الموارد البشرية... الخ، يتم ربطها تلقائياً بالحسابات العامة دون الحاجة لتكرار التسجيل بالحسابات الفرعية والحسابات العامة، مثلا في قسم الخزينة، اذا تم تحرير سند قبض نقدية من احد العملاء يتم تسجيل العملية بشاشة خاصة لتحصيلات العملاء، وبمجرد تسجيل السند علي النظام يتم تعلية القيمة على حساب الخزينة العامة والخزينة الفرعية وتخفيض القيمة من رصيد العميل واجمالي حسابات العملاء، وكلما كانت هناك مرونة ودقة في ربط العلاقات والحسابات، كلما امكن الحصول على تقارير وتحليلات مختلفة وبسبل عرض كثيرة

الطباعة اللاحقة للدورة الستندية الداخلية

من الميزات المتطورة في استخدام الانظمة البرمجية امكانية طباعة المستند الداخلي الدال علي العملية المالية بعد الادخال بشكل لاحق، وتحقق هذه الميزة قدراً كبيراً من الرقابة على سلامة الادخال، مثلاً عند ادخال فاتورة مشتريات للنظام من خلال فاتورة المورد ومحضر الاستلام، يتم تسجيل الاسعار والكميات والاصناف علي النظام المحاسبي ثم يتم طباعة إذن استلام البضاعة المستلمة وبعد يتم مطابقة السند المطبوع ومطابقته بالاذون المدخلة، والتطابق يعني بالضرورة سلامة الادخال والتسجيل والترحيل.

مرونة التقارير المحاسبية

تتيح النظم الاليكترونية (البرمجية) مرونة كبيرة في التعديل الشكلي والجوهري للتقارير المالية، وفقاً لاحتياجات الادارة العامة او الادارة المالية، او وفقاً للتعديلات المستمرة للمعايير المحاسبية مثل التعديلات المتعلقة بإعداد وعرض القوائم المالية، وكلما كان هناك مرونة في التعديل كلما كان النظام المستخدم متجدد ومواكب للتغييرات الناجمة عن التحديثات المستمرة في المعايير المحاسبية ومتطلبات الادارة.

الاقفال والفترات المحاسبية

تمتاز نظم المحاسبة الاليكترونية (البرمجية) بأنها قاعدة واحدة تشتمل علي فترات متعددة منفصلة متصلة، وهي ايضاً ميزات غير متوفرة في الطرق الاخرى لتنفيذ الدورة المحاسبية، ففي النظم الاخرى تكون كل فترة مالية منفصلة عن الاخرى تعتمد على النقل الخارجي لارصدة الفترة المالية المنقضية، في الفترة المالية الجديدة، وتحتاج هذه العملية الى العديد من الاجراءات بعكس النظم الاليكترونية التي تقوم بهذه العملية بشكل تلقائي وفي نفس الوقت يمكن الرجوع للفترات السابقة بكل سهولة، كما يمكن ان تتم عملية الاقفال بشكل مؤقت، لحين المراجعة الخارجية او الداخلية على الحسابات، ثم اجراء النقل النهائي، بشكل مرن وبكل سهولة.

وأخيراً فإن تكنولوجيا المعلومات اثرت بالايجاب على دور المحاسب، ولكن لم تلغي او تقلل من دور المحاسبين، فإن النظم الاليكترونية ساعدت المحاسب على انجاز عمله بشكل اسرع وادق وأكثر مرونة وموثوقية، كما اثرت ايضاً بالايجاب على اصحاب رؤوس الاموال في الحفاظ على موارد المنظمة والرقابة عليها.