Challenges that face Ready-Mix Concrete Industry

منصة سحابية للعمل من مختلف المواقع:

يتوافق  نظام أكفليكس مع العمل علي علي البيئة   الداخلية وكذلك إمكانية العمل علي البيئة السحابية من خلال متصفحات الويب , يتميز العمل السحابي بالعديد من المزايا الهامة منها تسهيل عملية الوصول للنظام وكذلك المعلومات بشكل سريع وسهل وبالأخص من خلال مواقع المشاريع .تتضمن هذه الميزة الأمان  للبيانات والسرعة في الاستخدام  وتوفير الوقت وكذلك تفادي التكاليف الكبرى في تأسيس نظام شبكي مؤمن والعمل على سيرفرات داخلية عالية التكلفة

ربط متكامل لمحطات الخرسانة :

يتيح نظام أكفليكس الربط المتكامل بين محطات الخرسانة  على منصة واحدة , مما يسهل عمل الفروع وإتاحة العديد من تقارير المقارنة لأداء الفروع وربحيتها . ويتيح النظام أيضا منح المستخدمين صلاحيات على المحطات حسب نظام الرقابة الداخلية للمنشأة .

الإشعارات و التنبيهات التلقائية :

 تقدم  خصاية الإشعارات والتنبيهات التلقائية في نظام أكفليكس  ميزة هامة جدا للمستخدمين في المحطات من خلال  جدولة تلقائية للمعلومات الهامة بحيث يتم ارسالها للمستخدمين مثل إرسال تقرير يومي بالايميل لتنبيه المستخدمين بحد الطلب من مخزون الأسمنت أو الديون المتقادمة وغيرها من الاحداث الهامة داخل المنظومة.

الأرشفة الإلكترونية للبيانات :

تمكنك الخاصية من أرشفة المستندات اللازمة المؤيدة للمعاملات في أغلب شاشات النظام مثل انشاء طلب صرف نقدية وارشفة مطالبة المورد والفاتورة الخاصة به كمستند مؤيد, تمكن خاصية الارشفة الإلكترونية المستخدمين من الرجوع السهل للبيانات والمستندات عند الحاجة إليها كما أنها تساهم في تقليل العمل الورقي.

نظام الموافقات الالكترونية :

نظام فرعي مكمل للأنظمة الأساسية , يتيح لك امكانية  وضع سياسات مرنة للموافقة على الطلبات مثل طلبات الشراء وأوامر البيع وغيرها مع امكانية وضع سلسلة موافقات عبر أشخاص معينين في حال توافر شروط معينة مثل اشتراط موافقة المدير العام في حال تجاوز طلبات الصرف مبلغ معين.

يمكن النظام المستخدمين من الموافقة الكترونيا على الطلبات من خلال الجوال مما يسهل ويدعم في سرعة اتخاذ القرارات وتنفيذ الإجراءات.

نظام تحليل البيانات :

احد الانظمة الداعمة لتوفير المعلومات واتخاذ القرارات استنادا إلى معلومات دقيقة , حيث يقدم النظام امكانية جمع وتحليل البيانات ومن ثم عرضها في شكل احصائي مختصر مثل منحنى المبيعات مقارنة المبيعات الشهرية وتحليل التكاليف مما يوفر رؤية أشمل لادارة المنشأة.

دعم ضريبة القيمة المضافة :

تعد منظومة أكفليكس أحد أهم اوائل الانظمة المعتمدة في دعم  النظم الضريبية بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة مع إمكانية الربط والتكامل مع المنصات الضريبية مثل منصة فاتورة في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وكذلك منصة الفوترة الالكترونية في مصلحة الضرائب بمصر.
 

منظومة أكفليكس لادارة قطاع الخرسانة الجاهزة

إدارة المبيعات :

• طلبات عروض الأسعار.

• عروض الأسعار.

• التعاقدات مع العملاء.

• أوامر البيع والحجوزات.

• الفوترة بناءا علي التسليم.

إدارة التشغيل : 

• إدارة جدولة التسليم .

• متابعة تسليمات العملاء.

• متابعة السائقين والخلاطات.

• متابعة المضخات والمشاريع.

إدارة المشتريات  والمخازن :

• تسجيل طلبات الشراء .

• مقارنة عروض الأسعار.

• متابعة أوامر التوريد.

• تسجيل الاستعلامات .

إدارة الموارد البشرية :

• إدارة الملفات الوظيفية.

• إدارة الأجور والمستحقات.

• احتساب العمولات السائقين.

• إدارة الإجازات .

• إدارة المستندات الوظيفية.

• تنبيهات للمستندات المنتهية .

• نظام الخدمة الذاتية للموظفين.

إدارة الجودة : 

• متابعة العينات 

• تسجيل نتائج اختبارات الإجهاد.

• تقارير الاختبار.

الإدارة المالية : 

• نظام محاسبي متوافق مع قطاع الخرسانة .

• استخراج التقارير والقوائم المالية.

• تسويات العهد ومتابعة طلبات الصرف.

• المعاملات البنكية والشيكات .

مراحل التهيئة وإعداد النظام :

• ههيكل اداري مرن :

يتيح النظام هيكلة متكاملة لمحطات وادارة شركات الخرسانة حيث يمكن تكوين الهيكل الإداري من المبيعات والمشتريات والمخازن وغيرها مما يساعد في تخصيص المهام وتوزيع الصلاحيات وإدارة الدورة التشغيلية بمرونة.

• تسجيل بيانات الخلطات التصميمية Mix Design  :

حيث يمكن حصر وتسجيل بيانات خلطات الخرسانة الجاهزة وربطها بالمحطات , ومن خلالها يتم تعريف منتجات الخرسانة الجاهزة والمكونات المعيارية لكل نوع خلطة من حيث المواد الخام مثل نوع وكميات الاسمنت وغيرها من المواد , ويساعد ذلك في ادارة العمليات الانتاجية بسهولة وحصر وتتبع استهلاك الخامات بشكل لحظي .

• إدارة المعدات والخلاطات :

حيث يتم تسجيل بيانات المعدات والخلطات  والمضخات المستخدمة في الدورة التشغيلية مع تسجيل بيانات الصيانة مثل آخر موعد صيانة ومواعيد الصيانة المخططة وكذلك تسجيل بيانات فنية مثل بيانات الوكيل وبلد المنشأ وغيرها.

• إدارة عمولات السائقين :

حيث يتيح النظام أكثر من الية تتيح وضع سياسة احتساب عمولات سائقين الخلاطات , حيث يمكن وضع سياسة احتساب عمولات السائقين بناءا على الأماكن وكذلك وضع سياسة احتساب العمولات بناءا علي عدد النقلات " التريبات " للسائق خلال اليوم , ويمكن للمستخدم احتساب العمولات بطريقة الية والربط مع نظام الموارد البشرية مما يحقق التكامل بين أقسام التشغيل والموارد البشرية .

• نظام تسعير مشاريع العملاء :

حيث يمكن تصميم سياسة سعرية تتماشى مع نظام الشركة حيث يتيح النظام امكانية اضافة قوائم اسعار للعميل بشكل منفصل او قائمة اسعار عامة للمنتج  ,ويساعد ذلك في إحكام الرقابة على التعاملات البيعية وكذلك 

الدورة التشغيلية لمنظومة الخرسانة الجاهزة

يقدم اكفليكس دورة تشغيلية ورقابية تتناسب مع تدفق سير العمل في شركات الخرسانة الجاهزة كما أنها تربط كافة أقسام الشركة بابسط الطرق الممكنة ويتيح النظام الدورة التشغيلية التالية :

• تسجيل عروض الأسعار  :

يمكن النظام تسجيل عروض اسعار العملاء سواء بشكل مباشر او من استنادا الي طلب عرض سعر سبق وان تم تسجيله في النظام .

• إدارة العقود مع العملاء  :

وهي شاشة متخصصة لإدارة العقود والاتفاقيات مع العملاء , ويمكن تسجيلها بناء على عرض أسعار مسبقة متفق عليها مع العميل , ويتم تسجيل العديد من البيانات الهامة في شاشة العقود مثل :

• بيانات العميل وإدارة المبيعات.

• كميات واسعار الخلطات الخرسانية المتفق عليها .

• جدولة مواعيد واماكن التسليم.

• ملاحظات المبيعات.

• الارشفة الالكترونية والمستندات.

• تسجيل الحجوزات ( أوامر البيع) :

وتعد من أهم المراحل في دورة عمل شركات الخرسانة حيث يتم تسجيل حجز العميل للمنتجات مع تحديد أماكن وتواريخ الصب , ويمكن تسجيل الحجوزات بشكل مباشر أو استنادا إلى عقود سابقة مع العملاء.

• إدارة عملية التسليم ( جدولة التسليم ) :

ويتم من خلالها تسجيل عمليات التسليم للعملاء  كما أنها تكون استنادا  على الحجوزات المسبقة حيث يتم تسجيل الخلطة المسلمة للعميل ومكوناتها المعيارية من الخامات , ويتم إدارة عملية التسليم  من خلال معالجة حالات التسليم على النحو التالي :

• تم التسليم :  تستخدم في حال ان العميل استلم الكمية وكانت مقبولة . 

• تم الرفض والاهلاك : تستخدم في حال تم رفض التسليم من قبل العميل يتم إهلاك الكمية .

• تم الرفض والتوجيه لعميل آخر : تستخدم في حال أن تم رفض الكمية من العميل الأساسي ولكن تم توجيهه النقلة لعميل آخر.

وفي كل الأحوال يتم ربط عملية التسليم بمجموعة بيانات هامة خاصة بطباعة سند تسليم الخرسانة ومنها /

• بيانات السائق .

• بيانات الخريطة.

• بيانات المضخة.

• مشغل المضخة

• .مساعد المشغل.

• المواد المضافة.

• الثلج/ الماء.

• وقت الخروج من المحطة

• وقت الوصول 

• وقت الصب

وغيرها من البيانات الهامة ذات التأثير الهام في جوانب النظام 

• لماذا تعد شاشة التسليم من أهم مراحل العمل ؟ 

تعد مرحلة التسليم داخل منظومة اكفليكس من اهم مراحل عمل شركات الخرسانة نظرا لتأثيرها الهام في باقي أقسام النظام , فعلي سبيل المثال في حال إثبات عملية تسليم يتم التأثير على مايلي:

• انشاء امر انتاج تلقائي يقوم باستهلاك المواد الخام  واضافة منتج تام وفقا لمكونات الخلطة المعيارية مما يسهل العمل على المشغلين .

• التأثير المخزني من خلال خصم رصيد الخامات من المخزون .

• ربط السائقين يؤدي إلى الاحتساب التلقائي للعمولات وفقا لسياسة احتساب العمولات في الشركة.

• إصدار  فواتير البيع :

يتم تسجيل فواتير بيع العملاء استنادا إلى أذون التسليم المقبولة من العملاء ومن ثم يتم التأثير المحاسبي من خلال إصدار قيود يومية تلقائية , كما يتيح النظام الية لإنشاء وإدارة الفواتير الدفعات المقدمة بما يتوافق مع اللوائح الضريبية.

• منظومة تقارير متكاملة :

يتيح النظام مجموعة متنوعة من التقارير المالية والتشغيلية التي تلبي احتياجات المستخدمين من المعلومات في مختلف الأقسام داخل الشركة , فعلي سبيل المثال يقدم نظام الخرسانة الجاهزة مجموعة التقارير التالية :

• تقارير أوامر البيع ( الحجوزات).

• تقارير التسليمات.

• تقارير كشوف حسابات العملاء.

• تقارير تقادم الدين.

• تقارير ربحية مبيعات الأصناف .

• تقارير أرصدة المخزون.
  وغيرها من التقارير الهامة على مستوى كل قطاع .

• ترابط أقسام منظومة الخرسانة الجاهزة

نظام الخرسانة الجاهزة من اكفليكس  يترابط بشكل كامل مع الأقسام المالية والإدارية الأخرى في منصة واحدة على قاعدة بيانات موحدة , ويمكن عرض موجز لأهم عناصر الانظمة الفرعية على النحو التالي :

• الربط مع منظومة الحسابات العامة :

يقوم نظام الحسابات العامة بترجمة المعاملات المالية داخل الشركة الي قيود يومية تلقائية بناءا على توجيهات محاسبية يتم إعدادها بمعرفة الادارة المالية , ويقدم نظام الحسابات العامة المزايا التالية :

• انشاء وتصميم النظام المحاسبي بما يتناسب نشاط الخرسانة الجاهزة.

• انشاء دليل مراكز التكلفة وربطها بالحسابات للحصول على معلومات تحليلية.

• انشاء دليل الفروع للمحطات وربطها بالحسابات امكانية استخراج التقارير على مستوى كل فرع.

• ادارة متكاملة الأصول الثابتة مع احتساب الي للاهتلاكات واستخراج التقارير.

• نظام متكامل لادارة المدفوعات والمقبوضات وخطابات الضمان.

• استخراج القوائم المالية للشركة ككل أو على متسوي اي فرع من الفروع.

• استخراج التقارير الضريبية المتنوعة.

• الربط مع نظام المشتريات والمخازن :

حيث يمكن للمسؤولين في المحطات تنفيذ طلبات الشراء للخامات والموافقة واستنادا إليها يتم إنشاء أوامر التوريد للموردين ويفيد نظام المشتريات والمخازن في العديد من الجوانب ومنها :

• هيكلة متكاملة للادارة المخزنية والمخازن المرتبطة بها مع الربط مع إدارات المشتريات.

• تسجيل بيانات الموردين بالبيانات التفصيلية.

• دورة مستندية متكاملة للمشتريات  ( طلبات شراء – عروض الاسعار  _ أوامر التوريد _ الاستلامات  _ مطابقة الفواتير ).

• استلام الكميات داخل المحطات.

• تحديث تلقائي رصيد المخزون من خلال الربط مع نظام الإنتاج.

• إمكانية الربط التلقائي مع الموازين في حال توفر متطلبات الربط .

الربط مع نظام الإنتاج :

يتميز نظام الخرسانة الجاهزة بالضبط التلقائي لنظام الإنتاج مع عمليات التسليم بحيث عندما يتم اصدار سندات التسليم ينتج عنها إصدار امر انتاج تلقائي مما يقل من ازدواجية العمل والتماشي مع طبيعة عمل شركات الخرسانة الجاهزة ويتميز نظام الإنتاج بالمزايا التالية :

• تعريف خطوط الإنتاج وربطها بالمنتجات.

• السحب التلقائي لمكونات المنتج التام من الخامات بناء على تسجيل مسبق لمواصفة المنتج Mix Design .

• احتساب دقيق لتكاليف المنتجات من الخامات والعمالة والتكاليف الغير مباشرة.

• تخطيط عمليات الإنتاج بناءا جدولة طلبات العملاء المسبقة.

• ربط اوامر الانتاج والماكينات الإنتاجية لمعرفة إنتاجية الماكينات.

• استخراج العديد من التقارير التحليلية لمعرفة حجم الإنتاج وتحليل التكاليف.

• الربط مع منظومة الموارد البشرية :

يرتبط نظام الموارد البشرية من اكفليكس مع أقسام منظومة الخرسانة المتكاملة في العديد من الجوانب مثل احتساب عمولات السائقين وربطها مباشرة بنظام الأجور والرواتب ويوفر النظام العديد من المزايا مثل :

• تصميم الهيكل التنظيمي للشركة.

• إعداد الملفات الوظيفية للموظفين.

• ربط الموظفين بالمحطات والإدارات.

• تتبع وأرشفة المستندات الوظيفية مثل العقود الإقامات وغيرها.

• إدارة الإجازات بأنواعها وربط الموظفين بسياسة الإجازات.

• إدارة المستحقات الوظيفية ورواتب الموظفين .

• جدولة الاستقطاعات مثل السلف والجزاءات.

• إدارة المخصصات مثل مخصص نهاية الخدمة.

• تطبيق جوال للموظفين لإدارة الطلبات والمراسلات.

• استخراج تقارير متنوعة مثل مسيرات الرواتب .

                                                                                                               منهجيات تنفيذ برنامج أكفليكس.

تعتمد منهجية تنفيذ نظام أكفليكس على خطوات استراتيجية تبدأ بتحليل احتياجات المصنع وتقييم العمليات الحالية لتحديد مجالات التحسين والتكامل. يتبع ذلك  اقتراح الحلول الملائمة التي تتماشى مع أهداف المصنع, الجانب الأهم في منهجية تنفيذ نظام أكفليكس للمصانع هو الاعتماد علي مستشاري تنفيذ ذوي خبرات كبيرة في المجال مما يساعد في نقل الخبرات للمستخدمين وإرشادهم نحو أفضل الممارسات في الصناعة .

مراحل تنفيذ نظام أكفليكس :

تقوم منهجية التنفيذ على عدة مراحل تضمن نجاح المشروع بشكل كامل وهي : 

1. تحليل احتياجات المصنع:

• يقوم فريق العمل بجمع متطلبات المصنع وفهم العمليات الحالية.

• تحديد الفجوات والمجالات التي تحتاج إلى تحسين.

2. اقتراح الحلول:

• اقتراح  الحلول واليات العمل المناسبة باستخدام أكفليكس لتلبية احتياجات المصنع.

3. التدريب:

• تنفيذ التدريب  في المصنع والتأكد من تمكن العاملين  من استخدامه استخدامه.

• توجيه المستخدمين والإشراف على عملية ادخال البيانات الاساسية.

4. التشغيل الفعلي:

• بعد التأكد من تنفيذ المراحل السابقة يتم الإشراف على عملية التشغيل الفعلي للنظام.

5. الدعم الفني:

• توفير دعم فني لضمان التشغيل السلس للنظام.